以風險管控為核心的鐵路非運輸企業(yè)合同管理探索與實踐

林偉

（中國鐵路經(jīng)濟規(guī)劃研究院有限公司 工程師，北京 100038）

0 引言

黨的十八大以來，黨中央提出協(xié)調(diào)推進“四個全面”戰(zhàn)略布局，對推進改革開放和社會主義現(xiàn)代化建設(shè)邁上新臺階具有十分重要的意義。全面依法治國作為“四個全面”的重要組成部分，為發(fā)展社會主義市場經(jīng)濟提供了強力保障，為提高企業(yè)治理水平提供了根本遵循。中國鐵路總公司（以下簡稱鐵總）要求下屬企業(yè)從依法治企和防范國有資產(chǎn)流失的高度，提高對合同管理尤其是風險管控重要性的認識，規(guī)范企業(yè)經(jīng)營管理行為，增強法律風險防范能力，切實維護企業(yè)合法權(quán)益。本文以中國鐵路經(jīng)濟規(guī)劃研究院有限公司 （以下簡稱經(jīng)規(guī)院公司）為例，簡要介紹鐵路非運輸企業(yè)合同管理中的風險管控探索與實踐。

1 合同風險管控現(xiàn)實要求

合同是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動最重要的載體之一，合同管理是現(xiàn)代企業(yè)管理的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié),合同管理中的風險管控是企業(yè)風險防控的一個重點領(lǐng)域。在當今全面依法治國的政策環(huán)境下，企業(yè)建立一套行之有效的合同管理體系是十分必要的，而做好合同管理中的風險管控就顯得尤為重要。對于國有企業(yè)來說，合同管理的主要風險在于合同管理的程序性方面和履行方面[1]。做好合同管理中的風險管控，首先要有合理規(guī)范的合同運作流程，開展合同聯(lián)簽審查、法律審查，對文本標準化，詳實的、動態(tài)的合同臺賬，以及賬實一致情況進行整理、檢查，從源頭上控制風險，提高合同簽訂履行的質(zhì)量，從而有效防范企業(yè)經(jīng)營風險。

經(jīng)規(guī)院公司由原鐵道部直屬的事業(yè)單位——鐵道部經(jīng)濟規(guī)劃研究院轉(zhuǎn)企改制而來，現(xiàn)為鐵總下屬的獨資子公司。轉(zhuǎn)企之后，經(jīng)規(guī)院公司提出了打造“一流鐵路行業(yè)智庫”的企業(yè)戰(zhàn)略目標，按照企業(yè)化市場化要求開展經(jīng)營活動。近年來，隨著企業(yè)不斷發(fā)展壯大，來自市場的業(yè)務(wù)越來越多，且涵蓋了所有業(yè)務(wù)和部門；簽署的合同數(shù)量大幅提高，以2018年和2011年對比，無論合同總量還是合同總額都增加了三倍以上。客觀上講，合同數(shù)量越多，合同數(shù)額越大，市場份額占比越高，發(fā)生風險的概率就越大，風險管控的壓力就越大。另外，較之于鐵路運輸企業(yè)，像經(jīng)規(guī)院公司這樣的非運輸企業(yè)，實行企業(yè)體制機制相對較晚，和市場打交道的經(jīng)驗相對不足，企業(yè)規(guī)模相對較小，抗風險的能力相對較弱，處理風險的經(jīng)驗也相對欠缺。這就要求經(jīng)規(guī)院公司必須探索有效方法，努力做好合同管理中的風險管控，充分掌握企業(yè)經(jīng)營中存在的潛在風險，及時發(fā)布指導、修正流程，通過分析經(jīng)驗、改善合同簽訂質(zhì)量、提升履行能力，為企業(yè)經(jīng)營減少不必要的損失，從而保障企業(yè)經(jīng)濟利益。

2 合同風險管控方法探索

2.1 完善合同管理制度

合同管理制度作為企業(yè)內(nèi)部的一項管理制度，其規(guī)范的對象不僅包括合同文本，還應(yīng)包括以合同形式表現(xiàn)出來的全部交易過程，是企業(yè)合同管理的綱領(lǐng)性文件[2]。經(jīng)規(guī)院公司在認真總結(jié)過去經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，積極探索合同管理中風險管控的有效方法，及時修改完善合同管理辦法，并于2019年初頒發(fā)實施。

該辦法詳細列舉了經(jīng)規(guī)院公司受托承擔鐵路工程咨詢、前期規(guī)劃研究及科研開發(fā)項目、建設(shè)標準編制及相關(guān)技術(shù)服務(wù)、對外轉(zhuǎn)讓專利技術(shù)、對外委托購置、購買服務(wù)、租賃房屋等主要經(jīng)濟活動內(nèi)容，并就合同承辦部門和合同管理部門的職責做了詳細分工。將合同劃分為收入、支出和其他三大類，其中收入性合同主要有：工程咨詢、規(guī)劃研究、科研開發(fā)、標準編制、技術(shù)轉(zhuǎn)讓等技術(shù)咨詢服務(wù)合同；支出性合同主要有：固定資產(chǎn)購置或維修、辦公用品采購、購買服務(wù)、房屋租賃等合同；其他合同為：收入性、支出性合同以外的合同。堅持依法訂立合同、切實履行合同、及時處理糾紛、妥善保存檔案的原則，將風險防控嵌入到各環(huán)節(jié)條款中，從落實合同聯(lián)簽審查、聘請法律顧問法律審查、重大合同報審、以“一事一檔”為基礎(chǔ)的合同審查材料管理等方面構(gòu)筑起一道道防火墻，讓經(jīng)辦人員知道應(yīng)該怎樣做、不這樣做會出現(xiàn)什么風險，從而達到超前預防、主動預防的目的。

2.2 規(guī)范管理環(huán)節(jié)和流程

2.2.1 合同簽訂前進行資信審查管理

合同成形之前，對合同管理的風險管控就已經(jīng)開始了。合同簽訂前，資信審查環(huán)節(jié)也很關(guān)鍵，關(guān)系到在一份合同里，是否選取了合適的交易對象、采取了合適的交易方式。經(jīng)規(guī)院公司通過實踐探索，總結(jié)了一套適合本企業(yè)經(jīng)營特點的資信審查方式，即根據(jù)合同對方是新合作方或長期合作方，以及合同對方單位屬性的不同，資信審查采取區(qū)別對待的方式。具體做法如下：

1）對于新引入的合同對方的資信審查。必須提供營業(yè)執(zhí)照（如對方是事業(yè)單位則提供組織機構(gòu)代碼證）；如對方是政府部門，基于對政府的信任則不必進行資信審查；如果是政府部門下設(shè)的臨時性機構(gòu)，可提供批準成立該臨時機構(gòu)的政府相關(guān)文件替代。盡量提供合同對方法定代表人身份證明，非法定代表人簽訂合同時，則需要提供授權(quán)委托書和授權(quán)人身份證明等。

2）根據(jù)交易類別判斷需要提交的資料。特定交易所需的各類行業(yè)相關(guān)資質(zhì)證書及許可文件，如與經(jīng)銷商交易，應(yīng)提供制造商正式授權(quán)或代理的證明文件。

3）對于已有合作記錄的合同對方的資信審查。適當簡化審查標準，資信材料動態(tài)更新。

為了簡化承辦部門的工作流程，有一類合同例外：對于收入類技術(shù)服務(wù)合同，且合同金額較小，由于在合同標準文本中明確了先付款后提供技術(shù)服務(wù)的條款，實際上已規(guī)避了收款風險，可不進行資信審查。這類合同數(shù)量大，套用統(tǒng)一的合同文本模板，既防范了風險，又可減少工作量，大大提高了合同審查的效率。

2.2.2 合同簽訂中規(guī)范審核簽署流程

1）規(guī)范合同簽訂流程。提出簽報報批（收入類合同無需此環(huán)節(jié)）——草擬合同文本——合同談判——制訂正式合同——合同聯(lián)簽審查——法定代表人或委托代理人簽字——合同蓋章——合同登記及編號——合同存檔。

所有合同必須進行聯(lián)簽審查，專業(yè)把關(guān)，明確審查具體分工。對于支出性合同，承辦部門必須先對委托單位選擇、工作內(nèi)容、費用及支付方式、合同期限等合同標的情況提出專題簽報，經(jīng)履行審批程序后，作為合同簽訂和費用支付的依據(jù)。涉及企業(yè)“三重一大”事項的重大合同，須按規(guī)定履行程序后方能簽訂合同。

2）合同文本標準化。鐵總推出了一系列標準（示范）合同文本，經(jīng)規(guī)院公司規(guī)定，合同文本起草時，有鐵總標準文本的，必須使用標準文本，有鐵總示范文本的，力爭使用示范文本。具體實施時，由合同管理部門匯同承辦部門就生產(chǎn)經(jīng)營中常用的幾類合同，如工程設(shè)計技術(shù)咨詢、定額軟件技術(shù)服務(wù)等，在鐵總示范文本的基礎(chǔ)上，進行合同模板細化，并經(jīng)法律顧問審查修改后，作為模板進行套用。這樣既保證了合同文本的質(zhì)量，又大大提高了審查簽訂效率。

3）規(guī)范合同用印管理。合同管理部門除核對相關(guān)合同是否經(jīng)聯(lián)簽審查外，還應(yīng)對審查意見是否采納、是否已進行修改反饋及說明進行把關(guān)。如審查意見未達成一致的，承辦部門要說明未采納的理由并報分管領(lǐng)導同意后才能簽署，否則不予用印。

4）規(guī)范合同檔案管理。合同生效后，承辦部門應(yīng)將合同送合同管理部門統(tǒng)一編號、存檔。合同管理部門應(yīng)按照一事一檔的原則對合同及相關(guān)材料進行立卷歸檔，建立合同檔案。合同檔案包括：合同文本正本、合同審查表、對方資質(zhì)證明、授權(quán)委托書、合同簽訂的依據(jù)資料。承辦部門存檔合同副本，并保管雙方合同談判時的相關(guān)會議材料、往來文電數(shù)據(jù)資料、相關(guān)說明材料等合同簽訂、履行全過程的所有資料。

2.2.3 合同簽訂后進行履行跟蹤管理

合同簽訂完畢后，對于合同的管理和風險管控并沒有結(jié)束，后續(xù)的履行跟進才是重點。合同承辦部門和管理部門要共同跟進合同履行。

1）合同承辦部門承擔合同主體責任。承辦部門應(yīng)當嚴格按照合同約定行使權(quán)利，履行義務(wù)。對方當事人未按約定履行合同的，承辦部門應(yīng)督促對方當事人及時全面履行合同，并收集保全相關(guān)證據(jù)材料。承辦部門按照合同約定組織合同標的物驗收、交接、確認等相關(guān)環(huán)節(jié)事項，并做好書面記載。每個部門都應(yīng)當就各自承辦的合同建立履行跟蹤臺賬，記錄以上詳細信息，動態(tài)更新，和管理部門的整體合同臺賬定期核對，互相補充，共同組成企業(yè)經(jīng)營的數(shù)據(jù)庫，完善關(guān)鍵信息鏈條。

2）合同管理部門發(fā)揮履行監(jiān)督作用。管理部門要在合同履行的關(guān)鍵節(jié)點進行把控監(jiān)督，比如資金管理環(huán)節(jié)，管理部門通過生產(chǎn)經(jīng)費分劈和合同付款審核兩種形式來管理跟進合同資金的收付。如果是收入類合同，當財務(wù)部門收到資金款項時，需將銀行進賬告知合同管理員，再由合同管理員將該筆收入依據(jù)合同分劈到具體項目中，明確經(jīng)費使用部門、合同編號、項目名稱、付款單位、合同金額、到款經(jīng)費等內(nèi)容，出具生產(chǎn)經(jīng)費分劈單，分送財務(wù)部門做賬使用，并通知承辦部門合同資金進度。如果是支出類合同，承辦部門必須辦理合同付款申請，由合同管理部門和財務(wù)部門共同審核，并在合同履行臺賬中登記，從而有效地跟蹤合同履行中的資金進度。

3）過程變化及時變更、解除合同。合同履約過程中因發(fā)生不可抗力、簽訂合同時所依據(jù)的客觀情形發(fā)生重大變化，以及合同約定的變更、解除事項出現(xiàn)時，經(jīng)當事人協(xié)商一致，應(yīng)及時變更、解除合同。以下用實例說明及時變更合同、避免發(fā)生風險的重要性。

實例：經(jīng)規(guī)院公司受業(yè)主方委托，與其簽訂某鐵路項目工程一類變更技術(shù)咨詢合同。由于在簽訂之初不可預知該項目一類變更數(shù)量及具體完成時間，所以簽訂了一攬子包干合同，內(nèi)容涵蓋所有的一類變更，履行時間至該項目結(jié)束。咨詢費的支付方式約定為兩期：第一期，合同簽訂后支付60%，第二期，提供最后一份咨詢報告前支付40%。這是在當時對合同內(nèi)容不明確的情況下的折中之舉。隨著項目正常進展，該線路通車，大部分一類變更已完成并提交咨詢報告，受托方此時提出撥付40%尾款的申請，但業(yè)主方考慮到通車至竣工決算期間還將發(fā)生少量一類變更，認為該合同項下工作尚未全部完成，不愿支付全部合同尾款。作為已交付大部分標的物卻有較大比例資金未收取的受托方來說，合同履約風險提高，建議與業(yè)主方簽訂合同變更協(xié)議。鑒于工程完工時間已相對明確，經(jīng)雙方協(xié)商合同變更協(xié)議修改了支付方式：追加第二期，在簽訂變更協(xié)議后支付30%，第三期，在工程完工后的指定日前支付10%。該實例通過及時合理地變更合同，既降低了受托方的收款風險，也考慮到業(yè)主方的訴求，公正地保障了雙方利益，從而保證了合同的正常履行。

3 合同風險管控效果分析

以經(jīng)規(guī)院公司市場委托的設(shè)計咨詢合同為例，對近三年分別承辦此類合同的部門A和部門B合同履行進行統(tǒng)計分析，具體情況見表1。

表1 合同履行情況對比分析

從統(tǒng)計結(jié)果可看出，部門A合同履行情況明顯好于部門B。究其原因，部門A建立了詳細的合同跟蹤臺賬，記錄了合同履行期、收款節(jié)點、交付環(huán)節(jié)等，對合同履行進行動態(tài)跟蹤管理，對合同有效期限內(nèi)未履行完畢的合同及時盯控并簽訂補充合同。而部門B沒有進行有效的合同跟蹤管理，導致未按期履行合同較多。

由此進一步說明，經(jīng)規(guī)院公司正在推行的合同管理風險管控措施，能夠有效地管控合同風險，很大程度上減少經(jīng)營損失，確保企業(yè)經(jīng)營正常發(fā)展。

4 合同管理尚需改進的方面

在當今信息化高度發(fā)達的時代，已經(jīng)有許多先進的企業(yè)實現(xiàn)了合同管理信息化。信息化的優(yōu)勢既可以實現(xiàn)資信材料資源共享，也可以提高承辦部門和審核部門的工作效率，且審簽過程留痕，便于后期查詢、管理和追責。

經(jīng)規(guī)院公司目前借助其他信息化平臺輔助，進行合同審查和履行跟蹤管理，還沒有實現(xiàn)完全的合同管理信息化，風險管控的手段距先進企業(yè)的水平還有一定差距。值得探索的是將來如何開發(fā)一套專門的合同管理系統(tǒng)，實現(xiàn)網(wǎng)上聯(lián)簽審查和履行跟蹤管理，設(shè)置關(guān)鍵時間節(jié)點發(fā)送提示、預警通知，并實現(xiàn)與已有的系統(tǒng)聯(lián)動，資源共享，不必重復上傳數(shù)據(jù)。利用合同管理系統(tǒng)對合同進行全程控制，規(guī)范合同履行，實現(xiàn)相關(guān)部門聯(lián)合管理，通過及時監(jiān)督，避免企業(yè)違約風險，提升合同管控效率[3]。

5 結(jié)語

從經(jīng)規(guī)院公司的探索和實踐來看，通過一套完整的制度流程設(shè)計和規(guī)范化操作管理，可以大大降低合同管理風險，能夠保證生產(chǎn)經(jīng)營活動正常開展，同時為企業(yè)贏得良好的社會信譽。下一步，隨著經(jīng)營發(fā)展，還要不斷發(fā)現(xiàn)新情況、解決新問題，持之以恒地做好合同管理，從根本上有效防范經(jīng)營風險，進一步開創(chuàng)依法治企工作新局面。