加強(qiáng)大數(shù)據(jù)時代人事檔案管理工作的探討

崔潔

摘要：社會的不斷進(jìn)步，帶動了信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，在企業(yè)中人事檔案的管理工作十分重要，如何利用大數(shù)據(jù)技術(shù)做好現(xiàn)代企業(yè)中的人事檔案管理工作是企業(yè)中的重要問題。大數(shù)據(jù)就是指利用先進(jìn)技術(shù)，集中管理大量的數(shù)據(jù)信息。在企業(yè)中人事檔案包含各種信息，歸檔管理的數(shù)據(jù)十分豐富又十分復(fù)雜。人事檔案管理部門要響應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的要求，建立大檔案思維，使人事檔案數(shù)據(jù)的管理工作合理有序，為企業(yè)的人才培養(yǎng)和評估以及組建科研團(tuán)隊(duì)提供方便。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；高校；人事檔案管理

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）009-0000-02

進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代后，人們能夠在多領(lǐng)域多層次下獲取全面、完整的信息量，用于在當(dāng)前世界中獲取新知識和探索新經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步獲取大量的商機(jī)。大數(shù)據(jù)時代的到來，為企業(yè)的人事檔案這類用于數(shù)據(jù)整理和歸類的工作來說，既提供了機(jī)遇，同時也帶來了新的挑戰(zhàn)，此外，還為我們在思路和方法上開辟了新的路徑。當(dāng)前，在我國的企業(yè)中一般都是以收集、整理和保存作為人事檔案管理共組的基本模式和內(nèi)容，并不能真正意義上達(dá)到大數(shù)據(jù)時代對數(shù)據(jù)的管理需要。當(dāng)前科技十分發(fā)達(dá)，運(yùn)用大數(shù)據(jù)理念對人事檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，是我們需要面臨的重要問題。

一、企業(yè)人事檔案管理存在的問題

在企業(yè)人事檔案管理中作用，有一個經(jīng)常被提起的話題，就是人事檔案缺乏完整性和全面性。進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代后，對數(shù)據(jù)的需求量和管理量的要求很高，更重要的是要求研究數(shù)據(jù)的完整性和真實(shí)性。

1.保密性原則導(dǎo)致檔案所有人無法及時完整地核對、補(bǔ)充個人信息

人事檔案在企業(yè)中是重要的機(jī)密文件，一般會有專門的人員統(tǒng)一進(jìn)行整理、檢查、審核、保存和傳遞，檔案所有人是沒有資格自行申請的，特別是一些保密級別高的個人人事資料，就算是檔案所有人自己在申請查看這一方面，也是沒有資格的。這些因素導(dǎo)致了檔案所有人不能及時了解自己的檔案信息，檔案所有人也沒有辦法及時了解，更沒有辦法做到及時補(bǔ)充和完善了。

2.檔案所有人的個人重視程度不夠

人事檔案是一個人所經(jīng)歷的所有歷程和在各個方面所取得的成績的信息檔案匯總資料，需要有專業(yè)的檔案管理人進(jìn)行記錄和整理，非專業(yè)人員是無法認(rèn)識到檔案的重要性的，同時也不會明白檔案中需要記錄的重要信息有哪些。企業(yè)一般在市場和科研上投入大量的人力、經(jīng)理和物力，而忽視了個人檔案的整理和完善工作。

3.人事檔案收集頻率過低，導(dǎo)致歸檔信息有所丟失

我國在考察教職工年度工作成果的時候，一般采取年度總結(jié)的匯報(bào)方式，考察教職工的各項(xiàng)工作表現(xiàn)，同時在必要的時候還要將證明材料一并歸入到個人檔案中。但是由于一年的時間過長，很多重要資料在時間面前都失去了重要價值，同時由于保管不當(dāng)，還會出現(xiàn)資料丟失的情況，這些問題都直接導(dǎo)致了人事檔案信息的丟失。

4.企業(yè)人事檔案信息歸檔存在的問題

首先，人事檔案或者是業(yè)績檔案在歸檔前都要經(jīng)過仔細(xì)的篩選和審查，而且要嚴(yán)格遵循“優(yōu)先歸檔重要信息，其次歸檔重要信息，對于一般的無用信息采取不歸檔”的原則。在企業(yè)中專門有專業(yè)工作人員來從事信息的判斷工作，而這些工作人員在學(xué)歷水平、知識結(jié)構(gòu)和個人喜好等方面都會影響到歸檔信息的評估，造成在歸檔過程中誤判或丟失一些重要信息，或者是存儲了一些無用信息。丟失部分的重要信息，有可能在企業(yè)的長期發(fā)展戰(zhàn)略的制定和人才培養(yǎng)以及科研團(tuán)隊(duì)的組建工作中用到，所以信息的丟失會造成檔案失去了參考價值。

其次，在企業(yè)中，人事檔案部門一般采取條目式或概要性的歸檔方式來管理企業(yè)人事檔案存儲工作，重點(diǎn)關(guān)注記錄發(fā)生時間、地點(diǎn)、內(nèi)容和造成的結(jié)果，以及產(chǎn)生的重要影響等。詳細(xì)內(nèi)容則由檔案所有人自己保管，對于一些重要成果也可以保存在相關(guān)的職能部門。如果需要調(diào)取具體的信息內(nèi)容的時候，若只是人事檔案中的資料無法滿足這一需求，可以求助于其他部門提供資料。因此，人事檔案信息歸檔是目前企業(yè)人事檔案管理要解決的主要問題之一。

二、人事檔案管理制度中存在問題的解決措施

1.建立完善的人事檔案數(shù)據(jù)庫

（1）人事檔案的保密形式

人事檔案中由個人填寫，完善個人信息、教學(xué)成果和科研成果，這部分信息可以采取開放式的處理方式，便于檔案所有人及時查看和隨時完善，確保歸檔資料的全面和完整，至于組織評價等重要信息，要采取保密原則進(jìn)行封閉式管理。

（2）加大宣傳力度，提高員工檔案意識

企業(yè)人事檔案管理部門要擴(kuò)大宣傳，讓職工了解到人事檔案的重要性，培養(yǎng)職工的檔案管理理念，培養(yǎng)他們主動完善人事檔案的好習(xí)慣。

（3）創(chuàng)建人事檔案實(shí)時更新平臺

大數(shù)據(jù)時代對于數(shù)據(jù)的真實(shí)性和實(shí)效性的要求比較高，企業(yè)的人事檔案管理部門要及時更新人事檔案信息，做好人事管理和服務(wù)等工作，將數(shù)據(jù)信息及時、準(zhǔn)確的錄入到人事檔案數(shù)據(jù)庫中，保護(hù)職工在科研和創(chuàng)作，以及社會服務(wù)的業(yè)績的安全性、準(zhǔn)確性和及時性。

2.創(chuàng)新“大檔案”思維，掌握人事檔案信息

進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代后，人們已經(jīng)不用擔(dān)心海量信息的分析、整理和存儲的工作。數(shù)據(jù)分析在檔案管理工作中的作用更加突出，如果這些數(shù)據(jù)都記錄在書中，那么這些書連起來能夠覆蓋整個中國高達(dá)52次。若說這些數(shù)據(jù)存儲在光盤上，那么把這些光盤堆起來可以從地球推到月球上，并且可以堆成五堆。我們相信隨著科技的發(fā)展和進(jìn)步，在存儲方面的技術(shù)水平也會越來越高，所以在信息的存儲上，我們可以對企業(yè)的檔案信息進(jìn)行更加有效的管理。企業(yè)要根據(jù)自身的實(shí)際發(fā)展情況，建立起適合自己的大檔案體系，從而促進(jìn)企業(yè)的生產(chǎn)發(fā)展。大檔案體系主要指的是在端口中能夠迅速、準(zhǔn)確和全面的搜索到個人的全部信息資料，即個人基本信息、工作情況、科研成果、等所有信息，包括各個方面、各種形式（文字、圖片、視頻）的全部資料。大檔案體系的建立能夠有效提升企業(yè)各部門的辦事效率，同時對于企業(yè)的統(tǒng)籌規(guī)劃、人才評估和科研團(tuán)隊(duì)的組建都有十分重要的意義。但是大數(shù)據(jù)時代背景下檔案的建立需要對信息安全進(jìn)行管理，用于用戶的權(quán)限設(shè)定、限制訪問權(quán)限和標(biāo)注等級和密級，這樣可以防止企業(yè)的人事信息泄露，維護(hù)企業(yè)人事信息的安全。

3.組建“大檔案團(tuán)隊(duì)”

進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代后，建立“大檔案”體系是包含在人事檔案管理工作中的，是人事檔案信息量的龐大需要專業(yè)的管理人才對檔案進(jìn)行管理，建立完整的信息數(shù)據(jù)庫，才能夠加強(qiáng)對企業(yè)人事檔案的管理。大數(shù)據(jù)的核心作用是預(yù)測和統(tǒng)計(jì)，為企業(yè)尋找需要的人才。所以認(rèn)識檔案信息要做到數(shù)據(jù)化而不是數(shù)字化。數(shù)據(jù)化和數(shù)字化聽起來差不多，但是實(shí)際內(nèi)容南轅北轍。數(shù)據(jù)化是將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為表格用來分析量化形式。數(shù)字化指的是將模擬數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成數(shù)字的二進(jìn)制碼。比如說數(shù)字化的表現(xiàn)形式就是通常說的電子書，通過數(shù)據(jù)化的統(tǒng)計(jì)為企業(yè)人事信息管理產(chǎn)生重要的作用。因此，企業(yè)的人事檔案若要實(shí)現(xiàn)實(shí)時檢索，就必須要進(jìn)行數(shù)據(jù)化，真正意義上的發(fā)掘數(shù)據(jù)的價值。

進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代后，企業(yè)要進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案信息管理就要做到以下幾個方面：首先，整合企業(yè)數(shù)據(jù)能力，對企業(yè)人事信息檔案進(jìn)行有效的管理；其次，挖掘數(shù)據(jù)的背后價值和準(zhǔn)確制定行動綱領(lǐng)的能力；最后是行動時精確、快速地能力。企業(yè)大檔案的數(shù)據(jù)建立，為企業(yè)人事信息檔案管理帶來了很大的方便。因此，企業(yè)要建立專業(yè)的信息管理團(tuán)隊(duì)，對企業(yè)人事檔案信息進(jìn)行管理，需要有各學(xué)科門類的頂級專家學(xué)者、資深的人力資源從業(yè)人員、IT精英、數(shù)據(jù)分析高手等共同構(gòu)成。根據(jù)各個學(xué)科的不同特點(diǎn)和院校的下一步發(fā)展計(jì)劃，首先進(jìn)行程序設(shè)計(jì)，其次有人事檔案信息為我們提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)，最后為了促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，制定相應(yīng)的發(fā)展戰(zhàn)略和制定培養(yǎng)，優(yōu)化設(shè)置課程，此外還要根據(jù)準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)分析組建一支科研團(tuán)隊(duì)。通過分析員工的基本信息，可以了解到員工的年齡層次、學(xué)歷水平、男女比例等信息，在現(xiàn)階段，想要做到這些還十分簡單，隨著大數(shù)據(jù)的發(fā)展，相信會取得良好的成果，通過分析員工的科研成就，可以清楚地了解到企業(yè)的整體上的科技水平?？蒲袌F(tuán)隊(duì)的建立可以從各個方面保障企業(yè)的持續(xù)健康的發(fā)展。

三、結(jié)語

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會的進(jìn)步，檔案的數(shù)量也會積存的越來越多，為檔案管理工作帶來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。這主要是因?yàn)楫?dāng)前的檔案管理模式已經(jīng)拖累了檔案管理工作的發(fā)展，需要進(jìn)一步提升檔案管理人員的專業(yè)水平，提升檔案資源的利用率。進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代后，可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來管理檔案管理工作，更新檔案管理模式，這也是檔案管理工作的發(fā)展方向。特別是在當(dāng)前只是管理理念盛行的情況下，檔案管理工作要及時抓住大數(shù)據(jù)時代帶來的機(jī)遇，建立一套新型、完善的檔案管理方式，提高檔案的使用率和管理率。

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