單位會議匯報(bào)的新方式

熊宗炬

摘要：會議匯報(bào)的傳統(tǒng)方式是觀眾聽講的方式，觀眾對于匯報(bào)材料的進(jìn)度和內(nèi)容沒有主動(dòng)性。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展以及智能平板電腦的出現(xiàn)給改變這種形式提供了新的解決方案，該文提出了利用云云端服務(wù)器、無線局域網(wǎng)和智能平板電腦構(gòu)建嶄新的會議匯報(bào)形式的思路，并對這個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)行管理提出了一些合理的規(guī)范和建議，該系統(tǒng)能夠提升單位形象，節(jié)約紙張，也更加方便管理。

關(guān)鍵詞：會議匯報(bào)；云平臺；用戶互動(dòng)

中圖分類號：TP393 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044（2016）09-0281-02

不管那個(gè)行業(yè)內(nèi)部，各單位都有大量的接待參觀和考察的任務(wù)。其中的一項(xiàng)活動(dòng)就是聽取或者觀看匯報(bào)幻燈。簡而言之就是一個(gè)人通過投影講很多人聽或者看，觀眾對于匯報(bào)材料的進(jìn)度和內(nèi)容沒有主動(dòng)性，完全是被動(dòng)的接收，這樣令人發(fā)困的形式能不能有所改觀呢？互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展以及智能平板電腦的大量涌現(xiàn)給了改變這種形式的新思路和新方案，那就是移動(dòng)辦公。本文設(shè)計(jì)并實(shí)現(xiàn)了一種基于智能平板電腦和無線局域網(wǎng)的新型匯報(bào)演示系統(tǒng)，利用該系統(tǒng)，為單位內(nèi)部的各類會議、匯報(bào)、檢查、評審等由多個(gè)不同單位來源的人員組成的外單位或上級單位的會議完成臨時(shí)材料分發(fā)及展示，展示的方式可以多種多樣，包括音視頻、圖片、文字材料等，觀眾可以根據(jù)自己的關(guān)注焦點(diǎn)對這些材料進(jìn)行重點(diǎn)觀看。

1 系統(tǒng)組成

如圖所示，該系統(tǒng)簡化模型由三個(gè)部分組成。

簡單介紹一下：云端服務(wù)器主要存儲包括音視頻圖片文字等各類格式的電子文件材料，同時(shí)也負(fù)責(zé)對用戶訪問進(jìn)行身份驗(yàn)證和授權(quán)；無線局域網(wǎng)主要用于智能平板電腦和云端服務(wù)器之間的無線通信協(xié)議的實(shí)現(xiàn)；智能平板電腦用于接收從云端服務(wù)器上下載的資源，呈現(xiàn)各種電子文件材料，包含必要的音視頻解碼器。為了管理上的便利，可以對智能平板電腦的桌面進(jìn)行定制，讓一般用戶只能訪問會議資源而不能進(jìn)行其他的操作。為了美觀意見，可以考慮統(tǒng)一定制智能平板電腦的外殼，并印上單位的LOGO和必要的提示標(biāo)語。

2 技術(shù)實(shí)現(xiàn)

總體而言系統(tǒng)采用B/S結(jié)構(gòu)，云端服務(wù)器是S（Server）端，智能平板電腦屬于B（Browser）端。每次會議前，云服務(wù)管理員根據(jù)會議的安排將會議材料在云端服務(wù)器上生成一個(gè)目標(biāo)文件夾，然后在智能平板電腦上生成一個(gè)文件鏈接，該鏈接指向云端服務(wù)器的目標(biāo)材料的網(wǎng)絡(luò)地址，用戶首先利用智能平板電腦進(jìn)行登錄和身份認(rèn)證，通過認(rèn)證后，通過點(diǎn)擊鏈接進(jìn)行瀏覽目標(biāo)材料，目標(biāo)材料完全存放于網(wǎng)絡(luò)上，智能平板電腦通過無線局域網(wǎng)下載緩沖后用專門的應(yīng)用APP打開，不提供轉(zhuǎn)存或保存到本地的功能，平板不支持與其他設(shè)備互聯(lián)，會議結(jié)束后所有材料存入云端服務(wù)器以留底備審計(jì)，云端服務(wù)器同時(shí)保存智能平板電腦對文件資源的訪問記錄和智能平板電腦的分配方案以便能夠追溯到具體人員。

3 安全措施及注意事項(xiàng)

1）為了使電子資料傳播受控，必須將智能平板電腦的藍(lán)牙和usb口禁用，防止和其他非授權(quán)設(shè)備互聯(lián)以傳遞文件，可以考慮設(shè)置兩級用戶權(quán)限，系統(tǒng)級和用戶級；

2）智能平板電腦通過專用無線局域網(wǎng)只能訪問特定的地址和資源，不能訪問單位內(nèi)網(wǎng)的其他網(wǎng)段地址和資源，該網(wǎng)絡(luò)不能與國際互聯(lián)網(wǎng)直接相連，可以使用訪問控制列表來實(shí)施；

3）專用無線局域網(wǎng)需要控制使用范圍，例如通過調(diào)節(jié)無線AP的功率以限制只有特定場所的范圍才能接入，在接入設(shè)備上設(shè)置只對這些授權(quán)的智能平板電腦開放，其他用戶無法接入，會議結(jié)束要及時(shí)關(guān)閉無線局域網(wǎng)；

4）智能平板電腦上不保存資料，所有資料保存于網(wǎng)上云端服務(wù)器內(nèi)，需要查看時(shí)智能平板電腦通過無線局域網(wǎng)下載緩沖后用專門的應(yīng)用app打開，在退出系統(tǒng)時(shí)對緩沖進(jìn)行自動(dòng)清理；

5）智能平板電腦在訪問資源前需要先進(jìn)行登錄和身份認(rèn)證操作，所有的訪問記錄和授權(quán)操作在云端服務(wù)器上都記錄在案，系統(tǒng)管理員定期對這些記錄進(jìn)行審計(jì)；

6）指定專人負(fù)責(zé)管理維護(hù)，如檔案室或者技術(shù)處之類的單位，會議結(jié)束后要及時(shí)對智能平板電腦進(jìn)行充電，有損壞的設(shè)備要添加到黑名單中，這樣這些設(shè)備就無法在無線局域網(wǎng)中通過身份認(rèn)證，從而防止因?yàn)樵O(shè)備丟失或者被盜產(chǎn)生的安全風(fēng)險(xiǎn)；

7）智能平板電腦上需要安裝各類APP應(yīng)用以支持不同格式的電子資料的展現(xiàn)，如常見的文檔格式、圖片格式和音視頻格式，如果智能平板電腦缺乏相關(guān)的視頻格式解碼應(yīng)用，就需要考慮在云端服務(wù)器進(jìn)行視頻格式的轉(zhuǎn)換。由于智能手持設(shè)備的大量普及，呈現(xiàn)給用戶的應(yīng)該是比較熟悉的不需要培訓(xùn)的用戶界面，這樣方便用戶操作。

4 運(yùn)行規(guī)范

每次會議前，由會議承辦單位和專門負(fù)責(zé)人員進(jìn)行會議準(zhǔn)備和技術(shù)管理。工作事項(xiàng)包括：架設(shè)專用無線局域網(wǎng)，收集會議材料，對會議材料進(jìn)行必要的格式調(diào)整以適應(yīng)智能平板電腦的屏幕，在智能平板電腦上生成指向會議材料的鏈接或者文件夾，登記發(fā)放智能平板電腦，回收智能平板電腦并登記，會議材料存檔，定期審計(jì)等。在會場入口處，把智能平板電腦分發(fā)給觀眾并登記，會議結(jié)束后回收設(shè)備。

5 結(jié)束語

在設(shè)計(jì)這個(gè)系統(tǒng)的時(shí)候，有這樣一個(gè)前提，就是單位內(nèi)部的信息雖然不一定是秘密信息，但并不適合對全社會公開，所以在信息的呈現(xiàn)方式上考慮了使用專門的智能平板電腦來展示。如果這些信息是可以面向全社會公開的，那么這個(gè)系統(tǒng)可以更加簡單。運(yùn)行管理也沒有那么多條條框框，可以在會場提供開放的無線局域網(wǎng)的接入，并在醒目位置提供電子資料的入口二維碼，用戶使用自己的手機(jī)通過掃描二維碼就能立即訪問這些電子資料了。

相對于傳統(tǒng)的幻燈匯報(bào)方式，采用統(tǒng)一包裝的智能平板電腦能有力提升單位形象，而且能夠提升觀眾的興趣和熱情，還能讓受眾能有一種參與感。相對于打印材料能更加節(jié)約紙張，而且方便對材料的修改。電子資料也更加方便管理。

參考文獻(xiàn)：

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