事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新措施分析

白文紅

[摘 要]事業(yè)單位在中國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中不可或缺，在其運(yùn)營(yíng)中有著相當(dāng)復(fù)雜的檔案，這些檔案包含的信息量極其龐大，范圍也十分廣泛。筆者結(jié)合自身經(jīng)驗(yàn)，就當(dāng)下事業(yè)單位檔案管理存在的問題及原因進(jìn)行論述，并給出事業(yè)單位檔案管理的相關(guān)創(chuàng)新思路，旨在加強(qiáng)檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)，提高事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)性。

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新；數(shù)字化建設(shè)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.04.129

[中圖分類號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2016）04-0-02

21世紀(jì)的今天，社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)得到了突飛猛進(jìn)的發(fā)展，這使得我國(guó)事業(yè)單位在很多方面進(jìn)行了改革。要想更好地促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)進(jìn)步，事業(yè)單位必須采取可行的措施，不斷尋找并創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理的思路以及方法。就事業(yè)單位而言，做好相應(yīng)的檔案管理工作，不僅有利于事業(yè)單位人才的提升和選拔，還有利于提高事業(yè)單位的工作效率，更好更快地實(shí)現(xiàn)單位的發(fā)展。近年來，人們更多地關(guān)注網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及信息技術(shù)的使用，這在一定程度上方便了檔案管理人員的操作，讓工作人員能夠更好地認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)檔案管理中存在的不足，進(jìn)而提出創(chuàng)新檔案管理的相關(guān)措施。可見，做好事業(yè)單位檔案管理工作是實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位發(fā)展的重中之重。

1 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

1.1 對(duì)檔案管理工作重視不足

事業(yè)單位中，很多職工甚至是單位領(lǐng)導(dǎo)都不太重視檔案管理工作。某些單位領(lǐng)導(dǎo)只重視能給單位帶來直接經(jīng)濟(jì)效益的東西，而檔案管理這種不能為單位產(chǎn)生直接經(jīng)濟(jì)效益的工作，有時(shí)不會(huì)納入年度或者是任期的考核中，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏強(qiáng)有力的支持，久而久之，只會(huì)阻礙單位的發(fā)展。此外，事業(yè)單位檔案管理工作人員自身沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，在管理過程中，一直認(rèn)為只要不丟失、不泄露檔案就算是完成了工作，沒有盡心盡力去收集、整理檔案，導(dǎo)致年終審查時(shí)檔案不齊全、不規(guī)范。

1.2 檔案管理人員素質(zhì)較低

檔案管理是一項(xiàng)繁瑣的工作，它要求高素質(zhì)、系統(tǒng)化以及專業(yè)化的人才去展開工作，但目前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理存在的問題卻很多，如工作人員身兼數(shù)職、待遇不高等，這就常常出現(xiàn)人員不足的狀況。在日常工作中，有些單位為了應(yīng)付上級(jí)的監(jiān)督管理，會(huì)聘用一些沒有經(jīng)過檔案管理專業(yè)培訓(xùn)的人員，這些人只能自己在日常工作中不斷摸索，使得檔案管理工作更加繁瑣、冗余。

1.3 缺乏科學(xué)有效的管理方式

計(jì)算機(jī)技術(shù)的普遍應(yīng)用，給人們的生產(chǎn)生活帶來了諸多便利。事業(yè)單位當(dāng)下要做的就是積極進(jìn)行管理方面的改革，以期更好地利用計(jì)算機(jī)管理。在我國(guó)很多事業(yè)單位，已經(jīng)引進(jìn)了有效的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，但引進(jìn)系統(tǒng)不代表有效完成了檔案管理工作，它還需要擁有計(jì)算機(jī)技術(shù)的專業(yè)檔案管理人員。由于專業(yè)工作人員缺乏，使得單位不能有效利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，具體工作中仍沿用傳統(tǒng)的人工管理方式，顯然，這并不符合當(dāng)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展需要。

2 事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新措施

2.1 注重檔案管理部門的硬件完善

當(dāng)下，事業(yè)單位存在設(shè)備老化及工作效率低下的問題，在創(chuàng)新事業(yè)檔案管理中，采取完善檔案管理部門硬件設(shè)施的方法，希望能夠提升檔案管理部門的效率。在企業(yè)實(shí)際生產(chǎn)以及經(jīng)營(yíng)中，硬件設(shè)施占有十分重要的地位，重視完善相關(guān)硬件設(shè)施，不僅可以為企業(yè)贏得更大的市場(chǎng)，還能讓企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的現(xiàn)代企業(yè)中脫穎而出。事業(yè)單位首先要做的就是積極完善硬件設(shè)施，讓檔案管理部門可以更好地發(fā)揮自身作用。為此，單位可以引進(jìn)一些高技術(shù)的管理設(shè)備，并聘用專業(yè)化的檔案管理人員，使檔案管理工作更多地呈現(xiàn)優(yōu)質(zhì)化、便捷化的特點(diǎn)，力爭(zhēng)在減少相關(guān)成本的同時(shí)，提高工作的準(zhǔn)確性以及科學(xué)性，這是新形勢(shì)下保障事業(yè)單位檔案管理工作有效展開的前提。

2.2 加強(qiáng)檔案管理人力資源建設(shè)

人力資源是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，事業(yè)單位檔案管理部門要實(shí)現(xiàn)人力資源的高效運(yùn)用，應(yīng)采取如下措施。首先，聘用專業(yè)化的管理人員。社會(huì)中有很多綜合能力強(qiáng)、素質(zhì)高的人才，人力資源管理部門要做的就是及時(shí)發(fā)掘這些人才，并盡力將其引入到單位中，這些人才在工作中會(huì)呈現(xiàn)出較強(qiáng)的工作能力，能更好地促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展及創(chuàng)新；其次，對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，單位應(yīng)制訂一套可行的培訓(xùn)方案，各單位由于經(jīng)營(yíng)范圍、企業(yè)文化以及條例規(guī)章等的不同，使檔案管理工作也不一樣，為此，在工作之初，就要對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓檔案管理人員最大限度地熟悉企業(yè)，在信息錄入以及信息調(diào)取中優(yōu)化操作，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

2.3 加大對(duì)檔案管理部門的經(jīng)費(fèi)扶持

我國(guó)大多事業(yè)單位檔案管理?xiàng)l件之所以落后，是因?yàn)槭聵I(yè)單位規(guī)模小或者是經(jīng)濟(jì)條件差，在這樣的條件下，事業(yè)單位若想在短期內(nèi)通過自身力量進(jìn)行檔案管理工作，顯然是異想天開。針對(duì)這一問題，事業(yè)單位應(yīng)積極、主動(dòng)地向當(dāng)?shù)卣暾?qǐng)資金扶持，當(dāng)?shù)卣粌H可以協(xié)助事業(yè)單位逐漸改善工作條件，還能進(jìn)一步幫助事業(yè)單位更新檔案管理設(shè)備，從而保障事業(yè)單位檔案管理工作快速、健康地展開。在實(shí)際工作中，也存在一些有一定規(guī)模且資金寬裕的單位，這些單位并不需要政府的大力扶持，而需要單位領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)變自身觀念，重視檔案管理部門的地位及作用，主動(dòng)將一些資金集中到檔案管理部門，主要用于升級(jí)檔案管理設(shè)備。值得重視的是，增加檔案管理部門經(jīng)費(fèi)的途徑有很多，領(lǐng)導(dǎo)者需重視的是投入的資金使用是否科學(xué)、合理。

2.4 建立健全檔案工作規(guī)章制度

在事業(yè)單位檔案管理工作中，最重要的就是健全的檔案工作規(guī)章制度，這是規(guī)范檔案工作行為的基礎(chǔ)。在建立健全有關(guān)規(guī)章制度的同時(shí)，要注意以下幾點(diǎn)：第一，各項(xiàng)規(guī)章、制度要具有可行性以及科學(xué)性，要從單位具體發(fā)展情況及實(shí)際需要出發(fā)，否則，制定的規(guī)章制度只能流于形式；第二，確保規(guī)章制度簡(jiǎn)明、實(shí)用、合理，一些事業(yè)單位的規(guī)章制度顯得繁瑣、冗余，理解起來相對(duì)困難，這在很大程度上加大了執(zhí)行難度；第三，確保制度約束的地位平等。單位之所以制定制度，是想通過制度提高員工工作的積極性以及主動(dòng)性，這就要求制度不僅要約束職工也要約束領(lǐng)導(dǎo)，只有實(shí)現(xiàn)員工和領(lǐng)導(dǎo)之間地位的平等，才能順利執(zhí)行制度；第四，獎(jiǎng)懲分明，針對(duì)那些表現(xiàn)優(yōu)異的人員，要給予精神上甚至是物質(zhì)上的獎(jiǎng)勵(lì)，而那些給單位帶來損失的人員，也要嚴(yán)懲不貸，真正意義上地做到有功必獎(jiǎng)、有過必罰。

3 結(jié) 語

2014年2月，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作意見的通知》（中辦發(fā)[2014]15號(hào)），體現(xiàn)了黨中央、國(guó)務(wù)院對(duì)檔案工作的高度重視和大力支持。2015年，國(guó)家檔案局下發(fā)《國(guó)家檔案局關(guān)于開展數(shù)字檔案室建設(shè)試點(diǎn)的通知》（檔函[2015]114號(hào)），要求以《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》為依據(jù)，用1～2年時(shí)間在全國(guó)建設(shè)一批機(jī)關(guān)（含團(tuán)體、事業(yè)單位）數(shù)字檔案室建設(shè)示范單位，為“十三五”期間全面推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)建立基礎(chǔ)。各事業(yè)單位應(yīng)按照國(guó)家檔案局要求的工作步驟、時(shí)間進(jìn)度、工作內(nèi)容開展工作，制定、完善實(shí)施方案，保質(zhì)保量實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)工作。

本文提出了一系列創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理工作的措施，著重指出要注重檔案管理部門硬件的完善，不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，此外，各單位要采取措施，不斷加強(qiáng)檔案管理部門的經(jīng)費(fèi)扶持，同時(shí)建立可行的檔案工作規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)。

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