細心做好檔案工作提供優(yōu)質(zhì)檔案服務

楊再朝

【摘要】作為企業(yè)工作范圍極其廣泛，涉及人們生活的方方面面，因此需要有效的數(shù)據(jù)信息作為開展各項工作的基礎。檔案管理工作便是行政單位中的基礎性工作，提升檔案信息管理效率與服務質(zhì)量，對行政單位的整體工作效率與質(zhì)量的提升具有重要作用。具體的檔案管理工作主要是負責文本信息、圖片信息以及電子信息的收集與整理工作，并且提供相應的檔案查詢服務，以滿足行政單位服務職能的不斷提升需要。

【關(guān)鍵詞】檔案工作；檔案服務；工作效率；數(shù)字化

在新形勢下，檔案工作只有緊緊圍繞工作中心，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，拓寬服務領域，延伸服務范圍，創(chuàng)新服務機制，最大限度地開發(fā)挖掘檔案信息資源，才能充分發(fā)揮檔案獨特的服務實戰(zhàn)的功能，從而為社會的發(fā)展和人類的進步做出新貢獻。

一、檔案服務工作的重難點

1.提供檔案利用服務是檔案基礎業(yè)務工作的出發(fā)點和歸宿

“利用檔案”和“提供檔案利用”是檔案利用工作的兩個方面，是對利用者和檔案工作人員而言的，二者緊密相連，相輔相成。檔案利用工作是利用檔案的必要條件，利用檔案發(fā)揮作用，是利用工作的直接目的。保存檔案和開發(fā)檔案信息資源的目的只有一個，就是為社會提供利用服務，充分發(fā)揮檔案的內(nèi)在價值和社會效益，把死檔案變成活檔案。這既是整個檔案業(yè)務工作的出發(fā)點，也是檔案工作的落腳點。

2.利用服務工作直接關(guān)系檔案工作的整體發(fā)展

檔案是社會各項活動的歷史真實記錄，具有記載憑證、科學參考借鑒作用。保存管理好檔案，就是為了發(fā)揮其潛在價值，更好地為社會服務。而利用工作是對檔案工作最好的宣傳工作。通過利用服務工作，能擴大檔案工作在社會上的影響，引起社會的廣泛關(guān)注，提高自身的地位，獲得各界的支持。

3.利用服務工作對檔案整體工作有檢驗帶動作用

利用服務工作如何，直接檢驗檔案整體工作的優(yōu)劣，既可以看出檔案收集、整理、編目、鑒定、保管、編研開發(fā)和現(xiàn)代化管理各環(huán)節(jié)工作的好壞，也能檢驗出工作人員的業(yè)務水平和服務理念、服務態(tài)度。如果我們重視檔案利用服務工作，及時聽取采納在利用服務中的好的反饋意見，對檔案工作各項業(yè)務工作的整體均衡發(fā)展、改進和提高，必將起到極大的帶動作用。

二、行政單位的檔案服務工作

1.樹立檔案服務意識

為實現(xiàn)行政單位檔案管理與服務質(zhì)量的提升，檔案管理人員首先就要及時轉(zhuǎn)變自身的管理意識，樹立新的檔案服務意識。只有這樣，才能在開展檔案管理工作的過程中實現(xiàn)真正的工作價值，充分發(fā)揮檔案管理的服務職能。與此同時，檔案管理人員還要不斷提升自身的服務意識，明確檔案管理工作是為日后的工作開展服務，為人們的生活服務，從而有效創(chuàng)新發(fā)展新的管理模式。既然是具備服務職能的工作，就要及時了解被服務對象的真實需求，才能體現(xiàn)工作價值。因此，檔案管理人員可以及時走進基層，積極與不同部門溝通，從而獲取最有價值的檔案管理服務信息。當前的檔案管理工作中，信息技術(shù)已經(jīng)成為主要的載體，因此檔案管理部門要迅速依靠信息技術(shù)建立起相應的檔案服務機制，從而保障檔案資料信息時效性的有效發(fā)揮。通過檔案管理工作人員不斷提升自身的綜合工作素質(zhì)，能夠?qū)崿F(xiàn)對信息工具的有效利用，從而發(fā)揮檔案管理工作的預見性，做到更好的超前服務，滿足不同部門的工作需求。

2.強化檔案管理服務職能

檔案管理工作發(fā)展至今已經(jīng)不再是單純的開展檔案資料收集、整理和歸檔等工作，而是開始朝著服務化功能方向集中發(fā)展。因此，為提升自身的服務質(zhì)量與效率，檔案管理人員就要在的工作過程中，不斷開展更加全面的服務功能?？梢詫⒎辗秶粩鄶U大，將檔案的具體來源、使用情況等工作都納入到服務范圍內(nèi)。并且還要注重信息反饋工作的有效開展，及時建立相關(guān)的信息咨詢與反饋機制，幫助行政單位工作人員快速、及時的獲得所需資料，并對檔案管理服務對象的使用情況、服務滿意度作出調(diào)查，以便及時改進自身的管理與服務工作，提升工作效率與質(zhì)量。行政單位的檔案管理工作還是一項較為綜合性的管理工作，因此，為保障有關(guān)服務職能得以順利開展，還要做到各項檔案管理工作的協(xié)調(diào)同步。這種從被服務對象角度出發(fā)，擴大自身管理職能的工作辦法，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)信息資源的有效快速整合，提升檔案服務管理質(zhì)量，還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的社會價值。

3..堅持以人為本，將“服務”作為檔案事業(yè)發(fā)展的第一要務

檔案工作的出發(fā)點和落腳點歸結(jié)為“服務”，一切工作都必須圍繞服務這個主題來謀劃，首先要更新服務觀念、改進服務方式。從方便用戶角度出發(fā)，將用戶滿意作為工作出發(fā)點，采取最簡單、快捷的方式對用戶提供服務。利用現(xiàn)代化、數(shù)字化手段完成檔案內(nèi)部管理工作。目前，川西北公管中心正在按照集團公司統(tǒng)一部署及西南油氣田公司、礦服部館藏檔案數(shù)字化建設相關(guān)要求，進行檔案數(shù)字化掃描工作，目的就是最大限度地實現(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享，發(fā)揮檔案信息的增值作用，更好地履行檔案的服務功能。其次，注重拓展服務范圍，充分利用檔案信息資源，積極開展技術(shù)咨詢服務。讓用戶更多地了解檔案業(yè)務內(nèi)容，擴大檔案服務范疇。

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