高校數(shù)字檔案資源建設(shè)內(nèi)容與管理的研究

申昌安

摘要：隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，Interact的普及和電子文檔的大量產(chǎn)生，數(shù)字檔案資源建設(shè)已經(jīng)成為國(guó)內(nèi)外檔案學(xué)界關(guān)注的熱點(diǎn)。本論文從高校開展數(shù)字檔案資源建設(shè)實(shí)踐的角度以及自身工作出發(fā)，對(duì)高校數(shù)字檔案資源建設(shè)工作進(jìn)行思考，剖析高校數(shù)字檔案資源建設(shè)的內(nèi)容與管理機(jī)制。

關(guān)鍵詞：高校檔案館：檔案：檔案教字資源

一、背景

隨著計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和普及，信息的生產(chǎn)、存儲(chǔ)和傳遞的方式發(fā)生了翻天覆地的變化。數(shù)字信息資源以傳統(tǒng)信息資源難以比擬的優(yōu)勢(shì)逐漸成為信息資源的主體。

國(guó)內(nèi)高校大多建校歷史悠久，歷史遺留下來(lái)的檔案豐富，原始記錄性強(qiáng)，進(jìn)行高校檔案數(shù)字資源建設(shè)將具有一定的歷史價(jià)值、科技價(jià)值和文化價(jià)值，可以實(shí)現(xiàn)管理高校檔案的信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化，更好的保護(hù)與搶救珍貴的高校檔案。

二、數(shù)字檔案資源建設(shè)的內(nèi)容

進(jìn)入數(shù)字時(shí)代，以計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)為載體的信息資源以幾何級(jí)的速度產(chǎn)生、傳播。檔案信息資源具有獨(dú)特的價(jià)值，承載著國(guó)家、民族、社群以及個(gè)體的過(guò)往歷程。

數(shù)字資源建設(shè)，就是運(yùn)用數(shù)字化的技術(shù)手段，將文字、圖像、聲音、動(dòng)畫等多種形式的信息，進(jìn)行數(shù)字化的處理和加工，同時(shí)對(duì)已經(jīng)形成的數(shù)字信息資源進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃、選擇、采集、組織，使之形成可資利用的數(shù)字信息資源體系的全過(guò)程。數(shù)字資源建設(shè)內(nèi)容一般包括數(shù)字資源建設(shè)規(guī)劃、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)信息資源的開發(fā)和組織、電子資源的購(gòu)買、數(shù)字資源的整合等內(nèi)容。

高校數(shù)字檔案資源建設(shè)，基于互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)，以檔案數(shù)字化為主體，以文本、圖片、音頻、視頻等各種形式記錄，構(gòu)建反映高校文化和歷史進(jìn)程的資源庫(kù)。

高校檔案館數(shù)字資源的來(lái)源，主要在于兩個(gè)層面：館藏檔案的數(shù)字化，包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案全文數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)等；電子文件的采集和接收，包括各類型電子文件及其元數(shù)據(jù)的收集和接收、專題數(shù)據(jù)庫(kù)的采集、互聯(lián)網(wǎng)上其他具有檔案價(jià)值的信息下載等。

高校數(shù)字檔案資源建設(shè)具有非常廣的拓展性，基于內(nèi)容豐富的數(shù)字資源體系，可以進(jìn)行多種形式的再開發(fā)，形成多種多樣的衍生產(chǎn)品，進(jìn)行學(xué)校文化教育、學(xué)校形象宣傳等。

高校數(shù)字檔案資源建設(shè)主要包括以下幾個(gè)方面：

（1）館藏檔案的數(shù)字化成果

館藏檔案的數(shù)字化成果是將接收歸檔資料進(jìn)行數(shù)字化處理形成的數(shù)字資源，以及經(jīng)加工獲得的二次文獻(xiàn)、三次文獻(xiàn)等開發(fā)產(chǎn)品的數(shù)字資源。檔案館數(shù)字資源建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容就是館藏的內(nèi)容的數(shù)字化。高校檔案館開展數(shù)字資源建設(shè)，首先必須致力于館藏資源的數(shù)字化。高校檔案館保存了大量的歸檔資料，這些資料有的以電子版直接提交檔案館，有的以其他保存方式提交然后被檔案館進(jìn)行數(shù)字化處理。

（2）歸檔部門提交的電子文檔

高校各個(gè)部門歸檔的電子文檔包括各種電子文件、圖紙的數(shù)字化光盤以及各種數(shù)據(jù)資料。檔案材料具有原始性，在歸檔后內(nèi)容不能更改。在材料內(nèi)容進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理的過(guò)程中，材料數(shù)據(jù)所包含的信息等內(nèi)容都要與非數(shù)據(jù)化的原件保持一致。所以說(shuō)，數(shù)據(jù)化的過(guò)程是根據(jù)館藏內(nèi)容來(lái)分批逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化，歸檔部門不斷移交電子文檔是對(duì)數(shù)字檔案資源的不斷補(bǔ)充。

（3）檔案館專門數(shù)據(jù)庫(kù)

檔案館提供各項(xiàng)服務(wù)，需要建立專門數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)需要在工作中維護(hù)、更新數(shù)據(jù)庫(kù)。專門數(shù)據(jù)庫(kù)大致包括：文件數(shù)據(jù)庫(kù)、教學(xué)學(xué)籍管理數(shù)據(jù)庫(kù)、科研項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫(kù)、基建項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫(kù)等。

（4）檔案館日常工作所形成的數(shù)字資源

高校檔案館在日常工作中會(huì)形成大量的管理文件、文檔資料、電子傳真等材料以及單位參加或組織的會(huì)議、活動(dòng)所形成的具有保管意義的數(shù)字資料。

三、數(shù)字檔案資源建設(shè)的管理

（1）建立和維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)

檔案工作人員根據(jù)相關(guān)的分類標(biāo)準(zhǔn)整理檔案輸入專門的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，最后形成數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)庫(kù)不僅包括所有的檔案信息還要包括在信息整理中形成的有關(guān)的注冊(cè)、登錄、加密等一系列的信息數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)庫(kù)建立起來(lái)以后，依靠網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字資源交換、利用。

（2）數(shù)字檔案資源的質(zhì)量控制

檔案館館藏是當(dāng)前數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的基礎(chǔ)。檔案館館藏豐富，其中很大一部分無(wú)法得到有效有用，若能予以數(shù)字化，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)有效共享和利用，就能成為當(dāng)前數(shù)字檔案館信息采集最主要的來(lái)源。館藏檔案數(shù)字化的質(zhì)量控制一般有以下幾個(gè)方面：1、館藏?cái)?shù)字化的質(zhì)量控制，在進(jìn)行館藏檔案數(shù)字化進(jìn)程時(shí)，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，制定嚴(yán)格的數(shù)據(jù)質(zhì)量驗(yàn)收指標(biāo)。檔案館驗(yàn)收人員必須對(duì)數(shù)字化檔案信息進(jìn)行全面進(jìn)行驗(yàn)收，確保數(shù)字化檔案信息的完整、準(zhǔn)確。2、電子文件接收的質(zhì)量控制，高校數(shù)字檔案館檔案信息資源的重要來(lái)源是學(xué)校各部門、單位形成的電子文件。為確保進(jìn)館電子文件的真實(shí)性和完整性，必須重視進(jìn)館電子文件的鑒定工作。對(duì)于不符合技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的電子文件，要求立檔單位重新發(fā)送；對(duì)于無(wú)須進(jìn)館的電子文件，堅(jiān)決拒收。

（三）數(shù)字檔案資源的安全機(jī)制

為保證數(shù)字檔案的信息安全，我國(guó)已經(jīng)制定并公布了一些相關(guān)法律，如《中華人民共和國(guó)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》，《計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國(guó)際聯(lián)網(wǎng)安全保護(hù)管理辦法》、《網(wǎng)絡(luò)安全法》等。

檔案工作部門應(yīng)建立一整套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度，對(duì)每份電子檔案均實(shí)行“全過(guò)程管理”，從每一個(gè)環(huán)節(jié)解決信息失真的隱患。數(shù)字檔案信息的不安全因素貫穿于其形成、處理、收集、整理、歸檔、保管、利用的各個(gè)環(huán)節(jié)。必須建立一整套科學(xué)、合理、嚴(yán)格的制度規(guī)范，在完善監(jiān)督機(jī)制的同時(shí)，保證制度規(guī)范的嚴(yán)格執(zhí)行。

（四）數(shù)字檔案資源的長(zhǎng)期保存

數(shù)字檔案資源具有脆弱性、易逝性、依附性等特征帶來(lái)了數(shù)字檔案資源的易消亡性。因此，數(shù)字資源長(zhǎng)期保存自然有著非同一般的價(jià)值和意義以及迫切性。數(shù)字資源逐漸成為信息時(shí)代生產(chǎn)和利用的重要對(duì)象，數(shù)字資源長(zhǎng)期保存已成為數(shù)字檔案館以及其他數(shù)字信息系統(tǒng)的戰(zhàn)略問(wèn)題。運(yùn)用各種手段使得數(shù)字資源能夠長(zhǎng)期、可靠的存取，保存管理是數(shù)字資源長(zhǎng)期保存的核心與關(guān)鍵所在，只有做好長(zhǎng)期保存管理，存取服務(wù)才能持續(xù)而穩(wěn)定的進(jìn)行。

（五）數(shù)字檔案資源的備份機(jī)制

為了確保檔案信息資源的絕對(duì)安全，必要的備份機(jī)制以防問(wèn)題的出現(xiàn)和帶來(lái)的不良后果。一般來(lái)說(shuō)，數(shù)字檔案資源存儲(chǔ)的形態(tài)可分為傳統(tǒng)方式、數(shù)字方式、縮微方式。當(dāng)前，為了解決數(shù)字檔案資源因保存不當(dāng)帶來(lái)的信息損害，一般采用異質(zhì)備份和云備份。

（六）數(shù)字檔案資源的服務(wù)機(jī)制

在當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，借助于多途徑的網(wǎng)絡(luò)接入方式和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檔案館數(shù)字資源能夠突破時(shí)空的限制，更能方便為師生提供利用。高校檔案館數(shù)字資源營(yíng)造的數(shù)字化環(huán)境不僅能夠讓校內(nèi)用戶隨時(shí)隨地獲取需要的信息，也能為跨高校數(shù)字檔案信息資源整合創(chuàng)造可能和便利。高校檔案館應(yīng)為利用者提供更加方便、準(zhǔn)確、快捷的信息服務(wù)，加快檔案信息化、數(shù)字化管理，以滿足各類用戶的需求。

四、結(jié)語(yǔ)

高校數(shù)字檔案資源建設(shè)能有效地改善高校檔案資源結(jié)構(gòu)，擴(kuò)大資源范疇。高校數(shù)字檔案資源需要收藏與信息組織并重，達(dá)到數(shù)字信息的資源價(jià)值最大化實(shí)現(xiàn)。與此同時(shí)，高校數(shù)字檔案資源建設(shè)在提升高校檔案館的公眾滿意度方面做出積極的貢獻(xiàn)。檔案館對(duì)于公眾最直接的意義在于獲取檔案資源，檔案館有能力提供充足的、高質(zhì)量的數(shù)字資源。數(shù)字資源建設(shè)開展起來(lái)，利用者可快速、準(zhǔn)確地獲取有用信息。

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