淺議供水系統(tǒng)機(jī)電設(shè)備檔案資料收集與優(yōu)化管理措施

周懋瓊

摘要：溫宿縣新水廠的供水系統(tǒng)機(jī)電設(shè)備的竣工驗(yàn)收后，對(duì)在新水廠供水系統(tǒng)機(jī)電設(shè)備檔案資料的收集提出新要求和優(yōu)化管理措施，是對(duì)今后檔案工作的一種任務(wù)，也是對(duì)機(jī)電設(shè)備將來養(yǎng)護(hù)和維修的保障，根據(jù)新水廠供水系統(tǒng)機(jī)電設(shè)備檔案特點(diǎn)，從更新觀念、加強(qiáng)檔案法制意識(shí)、提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平、建立科學(xué)化的新水廠供水系統(tǒng)，機(jī)電設(shè)備檔案管理制度方面需提出加強(qiáng)機(jī)電工程檔案管理的有效優(yōu)化管理措施。

關(guān)鍵詞：供水系統(tǒng)；機(jī)電設(shè)備；檔案收集；優(yōu)化管理

一、機(jī)電工程檔案資料的內(nèi)容

1.綜合性文件資料。主要包括上級(jí)批準(zhǔn)文件；招投標(biāo)文件，計(jì)劃任務(wù)書；工程地質(zhì)、水文、氣象、地震資料等文件資料；項(xiàng)目的方案及初步設(shè)計(jì)文件資料；規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料；機(jī)電工程施工、監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同、協(xié)議書；工程竣工驗(yàn)收及質(zhì)量鑒定文件資料；工程竣工結(jié)算及其審計(jì)報(bào)告等文件資料；工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等。

2.機(jī)電工程及輸送電線路、變壓器，高壓控制柜，復(fù)控開關(guān)、低壓控制柜，電機(jī)、變頻器，設(shè)備安裝工程施工文件資料。主要包括開/竣工報(bào)告：圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更、技術(shù)交底記錄及材料代用單等文件材料；項(xiàng)目的施工組織設(shè)計(jì)；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)及工程例會(huì)紀(jì)要等：原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或變壓器試驗(yàn)檢測(cè)資料等試驗(yàn)報(bào)告；隱蔽工程驗(yàn)收記錄；泵房內(nèi)輸水管打壓試驗(yàn)等觀測(cè)記錄；工程質(zhì)量檢驗(yàn)及評(píng)定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料：施工技術(shù)總結(jié)等。

3.竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖：室內(nèi)高低壓柜電路圖，室內(nèi)各種電線竣工圖；機(jī)電工程竣工圖；以及其他特殊專業(yè)工程竣工圖。

4.機(jī)電設(shè)備資料收集內(nèi)容。溫宿縣城鎮(zhèn)供水二期設(shè)備安裝及供水管網(wǎng)項(xiàng)目（二）第一標(biāo)段：供水設(shè)備及相關(guān)機(jī)電設(shè)備采購及安裝，用電設(shè)備資料清單.天津天能干式電力變壓器安裝使用說明書，主要材料/構(gòu)配件/施工設(shè)備報(bào)送表、國家消防裝備質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)中心檢驗(yàn)報(bào)告、惟海滅火器合格證及手提式檢驗(yàn)結(jié)果匯總表、干式變壓器控制器產(chǎn)品合格證、給水用PP-R管材、管件質(zhì)量合格證、長城電纜有限公司電力電纜產(chǎn)品合格證、控開產(chǎn)品合格證、新型低噪音節(jié)能型外轉(zhuǎn)子風(fēng)機(jī)使用說明書，EV2100系列變頻器用戶手冊(cè)、LR系列基本型二氧化氯發(fā)生器產(chǎn)品合格證及使用說明書、BWD3K130系列干式變壓器電腦溫控器使用說明書、干式變壓器試驗(yàn)報(bào)告、新疆一開電氣制造有限公司開關(guān)柜出廠檢查試驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量管理體系認(rèn)證證書、DJW45-2000-630智能型萬能式斷路器使用說明書、有源濾波器監(jiān)測(cè)試驗(yàn)報(bào)告、CZW系列單吸臥式離心泵使用說明書及產(chǎn)品介紹、D系列電磁隔膜計(jì)量泵操作說明書、MDI型電動(dòng)葫蘆使用說明書、山東省慶云縣國營管件廠的法蘭化學(xué)成份檢驗(yàn)結(jié)果合格證書、蝶閥合格證，多功能水泵控制閥合格證、管道伸縮節(jié)合格證、金屬氧化物避雷器安裝使用說明書、塑料球閥合格證、電抗器合格證、以及其他需要收集的相關(guān)材料。

二、機(jī)電工程檔案資料的特征

1.真實(shí)性和全面性。真實(shí)性是對(duì)所有文件、機(jī)電檔案資料的共同要求，但對(duì)供水行業(yè)機(jī)電工程的文件和檔案資料來講，這方面的要求更為迫切。機(jī)電工程文件和檔案資料只有全面反映機(jī)電工程的各類信息，形成一個(gè)完整的供水系統(tǒng)，才更有實(shí)用價(jià)值，片面地引用往往會(huì)起到誤導(dǎo)作用。所以，機(jī)電工程文件和檔案資料必須真實(shí)反映供水建設(shè)工程的施工情況，包括發(fā)生的事故和存在的隱患。

2.分散性和復(fù)雜性。供水建設(shè)工程項(xiàng)目周期長且影響因素多，運(yùn)行工藝復(fù)雜，建筑材料種類多，建設(shè)階段性強(qiáng)且互相穿插，由此導(dǎo)致了供水建設(shè)工程文件和檔案資料的分散性和復(fù)雜性。這個(gè)特性決定了機(jī)電建設(shè)工程文件和檔案資料的多層次、多環(huán)節(jié)及相互關(guān)聯(lián)的復(fù)雜系統(tǒng)。

3.繼承性和實(shí)效性。隨著機(jī)電設(shè)備安裝技術(shù)、施工工藝、新材料和施工企業(yè)管理水平的不斷提高，機(jī)電建設(shè)工程文件和檔案資料可被繼承和不斷積累。同時(shí)，機(jī)電建設(shè)工程文件和檔案資料具有很強(qiáng)的實(shí)效性，其作用會(huì)隨著時(shí)間的推移而衰減，因此，文件和檔案資料一經(jīng)形成就必須盡快送達(dá)有關(guān)檔案保管部門，否者會(huì)造成嚴(yán)重后果。

4.隨機(jī)性。機(jī)電建設(shè)工程文件和檔案資料產(chǎn)生于項(xiàng)目建設(shè)的整個(gè)過程中，工程前期、工程開工、施工和竣工等各個(gè)階段和環(huán)節(jié)都會(huì)產(chǎn)生各種各樣文件和檔案資料。雖然各類報(bào)批文件的產(chǎn)生具有規(guī)律性，但還是有相當(dāng)一部分文件和檔案資料的產(chǎn)生是由于具體工程事件引發(fā)的，因此具有隨機(jī)性。

5.多專業(yè)性和綜合性。機(jī)電建設(shè)工程文件和檔案資料涉及機(jī)電安裝、設(shè)備調(diào)試、消防等各個(gè)專業(yè)，也涉及力學(xué)、電學(xué)電子、聲學(xué)等多種學(xué)科，依附于不同的專業(yè)對(duì)象而存在，且同時(shí)綜合了質(zhì)量、進(jìn)度、造價(jià)、合同、組織、協(xié)調(diào)等方面的內(nèi)容，又依賴于不同的載體而流動(dòng)，因此，具有多專業(yè)性和綜合性的特點(diǎn)。

三、機(jī)電設(shè)備工程檔案管理需要解決的問題

1.檔案材料不完整。檔案材料不完整是機(jī)電設(shè)備工程檔案存在的主要問題。我們公司專門成立檔案收集小組全程跟中服務(wù)，安排工程項(xiàng)目檔案歸檔率較好，能達(dá)到了90%左右，較差的單位情況就不同了。很多機(jī)電設(shè)備工程項(xiàng)目竣工后沒有檔案材料，或只有機(jī)電設(shè)備工程主體檔案，沒有配套工程檔案，清水池和泵房鏈接件、地下管線、城市管網(wǎng)和泵房銜接體等檔案材料寥寥無幾。

2.缺乏統(tǒng)一的管理模式。從檔案管理機(jī)構(gòu)上看，有的單位成立了專門的檔案室，工程檔案管理較好。有的單位則不然，工程檔案由其他業(yè)務(wù)部門代管或由文書檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。

3.缺乏復(fù)合型檔案管理人員?；鶎訂挝坏臋n案管理人員專業(yè)素質(zhì)較差，既缺乏檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，又缺乏相關(guān)的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，難以適應(yīng)供水系統(tǒng)機(jī)電檔案工作需要。

四、機(jī)電設(shè)備工程檔案有效管理的優(yōu)化措施

1.思想上要重視機(jī)電工程檔案管理工作。機(jī)電設(shè)備工程建設(shè)中普遍存在著對(duì)工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗(yàn)收時(shí)，才開始應(yīng)付整理，這給檔案整理帶來很大難度。由于資料整理瑣碎，不產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，施工過程中現(xiàn)場(chǎng)又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對(duì)資料整理一般都是被動(dòng)應(yīng)付。如果不認(rèn)真進(jìn)行督導(dǎo)檢查，到最后公司內(nèi)部機(jī)電設(shè)備檔案很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺資料，所以公司內(nèi)部檔案資料應(yīng)定期或不定期檢查評(píng)比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時(shí)可采取強(qiáng)制措施與計(jì)量支付掛鉤，為搞好檔案管理工作提供保證。 2.建立健全檔案整理制度是做好供水機(jī)電設(shè)備工程檔案管理的基礎(chǔ)。為了加強(qiáng)對(duì)供水系統(tǒng)機(jī)電設(shè)備工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，建設(shè)施工單位在項(xiàng)目建設(shè)初期（從工程立項(xiàng)開始）就應(yīng)按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合供水行業(yè)實(shí)際情況，制定相應(yīng)的檔案管理制度、措施。同時(shí)要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、招投標(biāo)代理機(jī)構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項(xiàng)目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)和任務(wù)，規(guī)范檔案資料的收集、整理。

3.嚴(yán)格把好竣工驗(yàn)收檔案資料質(zhì)量關(guān)，使工程竣工驗(yàn)收檔案充分發(fā)揮其憑證作用。工程竣工驗(yàn)收時(shí)，建設(shè)單位檔案管理人員要會(huì)同工程項(xiàng)目管理人員，按照供水行業(yè)機(jī)電設(shè)備工程檔案歸檔范圍的要求，對(duì)工程建設(shè)中形成的全部文件進(jìn)行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，補(bǔ)缺補(bǔ)漏，務(wù)必使得竣工材料做到真實(shí)、完備、及時(shí)，歸檔范圍符合檔案歸檔要求，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》和《工程竣工驗(yàn)收備案制》的有關(guān)條文，把好竣工驗(yàn)收關(guān)，把竣工檔案的驗(yàn)收、移交作為整個(gè)工程驗(yàn)收的一個(gè)重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，做到工程竣工驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收同步。移交合格工程檔案的，由建設(shè)單位發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》。不按規(guī)定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》，建設(shè)單位可以不結(jié)清尾款，以確保供水行業(yè)機(jī)電設(shè)備工程建設(shè)檔案的完整、準(zhǔn)確、全面、系統(tǒng)。

4.加強(qiáng)對(duì)工程檔案管理人員和有關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)的力度。隨著改革開放的不斷深入和供水行業(yè)的不斷發(fā)展，供水行業(yè)機(jī)電設(shè)備檔案管理工作的特點(diǎn)也有了新的變化，從而提高檔案管理隊(duì)伍的管理水平也更加重要。檔案管理人員要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，認(rèn)清檔案工作的意義和重要性。檔案管理人員要更新觀念，提高認(rèn)識(shí)，變被動(dòng)為主動(dòng)，認(rèn)真領(lǐng)會(huì)和掌握有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)內(nèi)容及主管部門的有關(guān)規(guī)定，在工作中靈活運(yùn)用；要有較強(qiáng)的責(zé)任心，嚴(yán)把供水行業(yè)工程檔案質(zhì)量關(guān)。

5.加強(qiáng)施工管理，強(qiáng)化檔案材料編制工作。按照標(biāo)準(zhǔn)編制供水行業(yè)機(jī)電設(shè)備工程檔案材料，是施工單位最基本的業(yè)務(wù)條件。一個(gè)施工隊(duì)不會(huì)編制工程內(nèi)部材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質(zhì)量，關(guān)鍵在于編制形成過程。施工單位應(yīng)明確自己的責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)施工技術(shù)人員編制檔案材料的訓(xùn)練，不斷提高編制工程檔案材料的業(yè)務(wù)水平。加強(qiáng)對(duì)施工的監(jiān)督和管理，檢查機(jī)電設(shè)備工程檔案材料編制情況，按照標(biāo)準(zhǔn)形成供水行業(yè)機(jī)電設(shè)備檔案材料，給后人留下寶貴的財(cái)富。

6.充分利用現(xiàn)代化手段，多角度、多層次開發(fā)供水行業(yè)工程檔案信息資源，做好檔案信息統(tǒng)計(jì)工作。當(dāng)前，美國、德國、荷蘭對(duì)縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用CAD光盤技術(shù)。我們可以借鑒先進(jìn)管理方法，采用先進(jìn)技術(shù)，避免走彎路。近幾年，公司也開始對(duì)機(jī)電設(shè)備照片檔案、錄像檔案、紙質(zhì)檔案制成多媒體和進(jìn)行光盤刻錄，對(duì)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化作了有益探索。提高各部門的檔案管理水平，提高各部門檔案管理工作的協(xié)調(diào)工作能力，方便各部門對(duì)檔案資料的利用，提高工作效率。按照檔案的性質(zhì)和類型，收集整理部門的檔案資料，內(nèi)部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進(jìn)行分類與編號(hào)；對(duì)外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質(zhì)不同分類，編號(hào)采用其自然形成（特定）的編號(hào)。

7.及時(shí)做好傳遞和變更記錄。在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時(shí)的對(duì)檔案的增減變動(dòng)及傳遞情況做出相關(guān)記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時(shí)，有效檔案資料或信息。

當(dāng)前，我們供水行業(yè)面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)和激烈的競爭，管理體制必將漸進(jìn)改革，機(jī)電設(shè)備建設(shè)工程檔案管理也會(huì)涌現(xiàn)新情況，同時(shí)也存有較大的發(fā)展機(jī)遇和空間。我們應(yīng)以積極學(xué)習(xí)和借鑒國外先進(jìn)機(jī)電設(shè)備建設(shè)工程檔案管理經(jīng)驗(yàn)的態(tài)度，充分發(fā)揚(yáng)我們已有的優(yōu)勢(shì)，重視加強(qiáng)供水行業(yè)機(jī)電設(shè)備工程檔案人才的培養(yǎng)和激勵(lì)機(jī)制的完善，不斷總結(jié)供水行業(yè)工程檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，使供水行業(yè)工程檔案更好地為我們的城市經(jīng)濟(jì)建設(shè)和構(gòu)建和諧社會(huì)服務(wù)。