基于會計電算化角度的企業(yè)內部控制研究

馮軍

摘要：隨著我國經濟發(fā)展水平的不斷提高，會計電算化得到了迅速發(fā)展與進步，隨著計算機技術的不斷發(fā)展與普遍使用，會計電算化成為會計工作的一個發(fā)展趨勢。會計電算化工作涉及內容眾多，有系統(tǒng)開發(fā)、實施控制、管理控制、日?？刂乒芾淼?，通過對這些內容的分析能夠發(fā)現(xiàn)會計電算化實施上存在的問題，比如，原始數(shù)據(jù)準確性問題、操作控制問題、會計檔案無紙化、操作無形化等內容。本文將對會計電算化角度下企業(yè)內部控制進行研究與分析，確保會計電算化系統(tǒng)運行更加安全、有效的運行，使數(shù)據(jù)更加真實、可靠。

關鍵詞：會計電算化；企業(yè)內部控制；控制管理

企業(yè)內部控制不僅涉及到企業(yè)財產、物質安全與完整更是企業(yè)經濟活動的直觀反映與體現(xiàn)。企業(yè)要想實現(xiàn)自身發(fā)展目標就要將內部控制制度建立起來從而保證企業(yè)能夠持續(xù)、健康發(fā)展。企業(yè)在制定了電算化系統(tǒng)以后，在會計核算與管理方法上出現(xiàn)諸多改變，會計電算化成為以計算機為主的會計實物，能夠基于計算機進行記賬、算賬、報賬以及賬務查詢等，改變了過去由人腦計算、統(tǒng)計、分析的局面，使各項工作開展更加及時、高效、快速。會計電算化與原始手工會計相比具有諸多優(yōu)勢之處，數(shù)據(jù)共享、檢索更加及時、快速，報表制作、修改更加容易等。具體工作中能夠大大節(jié)省人力、物力與時間。與此同時，會計電算化也為企業(yè)內部控制帶來新的問題，如果不能及時發(fā)現(xiàn)、處理這些問題將阻礙企業(yè)有序發(fā)展。

一、會計電算化在企業(yè)內部控制中存在的問題

在信息技術不斷發(fā)展下，企業(yè)應用信息技術已經非常普遍，會計電算化伴隨著信息技術產生與發(fā)展，已經有10多年的發(fā)展歷史，到了二十世紀九十年代以后，計算機技術發(fā)展更快，電算化會計軟件已經由過去簡單的數(shù)值計算變?yōu)橄到y(tǒng)化的數(shù)值核算與統(tǒng)計，更向人工智能領域發(fā)展與突破。即使我國會計電算化發(fā)展下取得了很多成績，但依然存在一些問題。

（一）原始數(shù)據(jù)操作準確性低

在會計電算化應用當中，計算機操作能自動實現(xiàn)數(shù)據(jù)的輸出或輸入，還能對輸入的數(shù)據(jù)進行存儲或者加工，主要存儲在磁性介質上，能在計算機程序控制下自動進行記賬、分析、編制會計報表等。但是，計算機中的原始數(shù)據(jù)必須人工核算，沒有錯誤后才能輸入到計算機中，如果原始數(shù)據(jù)輸入發(fā)生錯誤計算機將很難識別，后來計算出的數(shù)據(jù)也是錯誤的，影響到各項工作的開展。會計電算化這一不足直接對內部控制提出了更高要求：必須對數(shù)據(jù)處理方法進行規(guī)范，使數(shù)據(jù)更加準確、穩(wěn)定，才能使會計信息質量真實性得到提高，保持完整性與準確性[1]。

（二）控制操作人員的失職

企業(yè)內部控制較常見的是授權、批準控制。手工會計操作中一些經濟性業(yè)務各個基礎環(huán)節(jié)都需要相應權限人員的簽章與審核才能減少錯誤，步驟繁瑣、麻煩。但會計電算化的應用則使企業(yè)各項業(yè)務出現(xiàn)了根本性改變，不同業(yè)務都以電算化為主導，使電算化功能與知識全部集中起來，這種高度集中狀態(tài)使會計人員職能發(fā)生改變，從過去的核算型人才轉變?yōu)楣芾硇腿瞬?。還有一部分人員從數(shù)據(jù)輸入工作轉變?yōu)閿?shù)據(jù)報送、制作，由此，如果不能做好企業(yè)內部控制，將出現(xiàn)計算機操作人員直接修改系統(tǒng)程序或者數(shù)據(jù)庫的情況，對結果進行操縱非常容易出現(xiàn)舞弊風險[2]。

（三）會計檔案無紙化與電腦操作無形化問題

各種數(shù)據(jù)信息在過去手工方式下，信息多以帳目、證明、報表等方法存儲在不同紙質上，增或減都在賬冊上勾畫，長期下來很多筆跡與印章雜亂交錯，很難讓人一下看清楚。但是使用電算化會計以后，傳統(tǒng)記錄方法大大減少，手工會計系統(tǒng)被有形記錄取代，很多會計操作，包括信息錄入、閱讀或者查詢等都要在計算中操作。此外，數(shù)據(jù)載體也出現(xiàn)改變，數(shù)據(jù)與程序成為信息來源，開始存儲就使用到磁盤介質。還有一些業(yè)務或者處理結果能直接打印出來需要使用計算機查詢到這些數(shù)據(jù)。如果企業(yè)不能進行有效的內部控制或者管理隨意改動數(shù)據(jù)將查找不到有用的數(shù)據(jù)，還會造成數(shù)據(jù)丟失，并且數(shù)據(jù)改動沒有痕跡。電子磁盤介質受損或者丟失內部數(shù)據(jù)就會丟失，為企業(yè)帶來危機。由此，會計數(shù)據(jù)或者其他資料不僅需要紙質方式存儲還需要存儲到計算機磁盤內，加強對磁盤中各種文檔、資料的保護，完善內部控制推進電算化進程[3]。

二、會計電算化工作中存在的安全問題

（一）當前，使用的很多會計軟件系統(tǒng)在設計、開發(fā)或者應用中存在需求少、功能少等不足，軟件最初設計應用的語言或者數(shù)據(jù)庫安全性較低，軟件一旦投入使用將暴漏出很多安全問題，比如，數(shù)據(jù)庫長期處于開放狀態(tài)、打開查找數(shù)據(jù)、文件更加容易，應用系統(tǒng)也存在很多安全漏洞。并且上述問題不能完全杜絕，與此同時，因為安全保護設施配置不完備，硬件、軟件自身性能較差等直接影響到系統(tǒng)軟件的運行。此外，一些操作人員或者管理人員缺少安全意識、未能及時設置安全碼，管理制度不健全、檢查不及時等。

（二）隨著信息技術的不斷發(fā)展，信息系統(tǒng)網絡化也面臨諸多安全問題，表現(xiàn)在以下幾方面：互聯(lián)網建立在INTER NET/INTRANET體系基礎上使用的協(xié)議為TCP/IP，以廣播方式傳播，在偵聽、口令竊取、假冒上將更加容易。電子商務是網絡經濟下的一種體現(xiàn)，電子商務涉及到的內容眾多，有電子單據(jù)、電子貨幣等，更為不法分子的惡意攻擊提供了條件[4]。

（三）會計信息化將促使財務管理與業(yè)務管理形成一體化的趨勢，企業(yè)各項經營活動對網絡系統(tǒng)依賴很大，如果企業(yè)網絡管理與維護水平過低或者不采取管理監(jiān)控將容易造成系統(tǒng)癱瘓，影響到企業(yè)各項生產與運行狀態(tài)。由此，企業(yè)做好內部控制是非常關鍵的。

三、會計電算化條件下內部控制對策

（一）加強對程序的操作控制

要想使信息處理更加有質量，防止出現(xiàn)嚴重的事故或者偏差就要對上機守則與操作規(guī)章制定并完善，能夠將操作控制制度具體體現(xiàn)出來。上位機守則是計算機房內部管理的一部分，而操作規(guī)程則是針對計算機業(yè)務提出的步驟與要求，其中包含各種操作指令、設備使用以及人員操作規(guī)范等。具體包括：嚴格審批錄入數(shù)據(jù)、原始憑證的完整性與真實性；如果數(shù)據(jù)錄入存在問題需及時核對并記錄，請求上級指示，不能隨便修改或者刪除；除了機房工作人員外，外來人員需嚴格看管，防止出現(xiàn)修改或盜取數(shù)據(jù)；不隨意將外來人員帶入到機房內；如果發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息有誤，修改需在系統(tǒng)提示下進行，比如，補充登記需對憑證進行改正；正式開機運行以后，操作人員不能擅自離開崗位，而是要采取輪崗制看管；做好對重要數(shù)據(jù)、資料的備份，做好周備份、月備份、季度備份等。制度一經形成，后期可以繼續(xù)完善、改進，但必須結合企業(yè)經營的實際情況，只有企業(yè)內部制定出了完整、可靠、具體的制度才能將錯誤發(fā)生率降低，從根本上保證會計信息的真實、完整。

（二）加強對人員職能的控制

組織控制就是將系統(tǒng)中不相關的職責分割開，對系統(tǒng)各級人員進行分工協(xié)作，并依據(jù)職能制定出配套管理規(guī)章，使職能管理更加高效、可行。職能控制的目的是設立出一種相互監(jiān)督、相互稽核、相互牽制的機制保障信息可靠、安全、真實，防止出現(xiàn)徇私舞弊的行為。職責分工最重要的就是分清電算化部門與用戶部門的職責。用戶部門就是原始數(shù)據(jù)來源部門，這些部門的人員工作是收集并整理數(shù)據(jù)。在這兩個部門間對職責進行分工使業(yè)務授權、執(zhí)行、保存、記錄獨立完成，使電算化部門內部職責實現(xiàn)分離。只有對內部職責分工才能防止造成職能高度集中，彌補職能不統(tǒng)一或者集中化的不足。會計電算化當中，要想使操作人員的職能得到控制還要依據(jù)系統(tǒng)支持的不同軟件對職能進行分工，這樣才能使各部門權力相互制衡。比如，商業(yè)企業(yè)軟件控制使用局域網服務器、PC機、POS機，從商業(yè)企業(yè)自身特點出發(fā)，依據(jù)ORACLE8數(shù)據(jù)庫建立良好的保密機制，還可以結合口令技術特征設置出SUN服務器上運行的ORACLE8，表示“后臺”，然后使用LINIX操作系統(tǒng)與帳臺POS機聯(lián)機操作實現(xiàn)數(shù)據(jù)的輸入或者輸出。進貨環(huán)節(jié)需先進行登記，然后財務部門審核數(shù)據(jù)，最終入賬匯總，各類報表生成的目的就是供入賬使用，進而將不同部門相互制約、相互監(jiān)督的格局形成。

（三）建立健全檔案管理制度

企業(yè)內部檔案多指打印出的各種賬簿、會計報表、憑證、單據(jù)、磁盤介質等。這些內容的使用必須進行管理。系統(tǒng)開發(fā)各種文檔資料與會計資料功能的目的是確保系統(tǒng)內部各種文檔的完整、保存、保密，并且檔案管理制定與實施一般需滿足以下幾方面內容：由會計主管與系統(tǒng)管理員負責簽字、蓋章以后才能歸檔保存；必須實施有效的保護措施，備份軟、硬磁盤上面可以貼上標簽寫上編號，放置在干燥、通風的地方；如果使用磁盤介質保存會計檔案需定期檢查并復制，查看磁盤中的內容確保內容完整、真實。外次，還要注重人才培養(yǎng)，定期進行培養(yǎng)教育，將這些工作人員的業(yè)務素質提高，組建出素質高、專業(yè)能力強的會計團隊為會計電算化工作的開展提供支持。

（四）加強系統(tǒng)內部控制

企業(yè)內部控制的目的是保障計算機系統(tǒng)運行安全與穩(wěn)定，防止各種外界環(huán)境對運行起到干擾，出現(xiàn)錯誤運行。安全控制主要包括以下幾方面內容：接觸控制、環(huán)境保護以及安全控制、安全管理等。接觸控制就是預防沒有授權人員隨意使用系統(tǒng)中的資源，使內部資源正確性得到保證。其中包含的控制內容包括以下幾方面：制定內部操作制度，防止未授權的人員操控計算機；將操作權限限制設置出，目的與上面相同；針對操作人員采取的身份密碼控制；隔離數(shù)據(jù)存儲與處理；將接觸與操作的日志控制設置出來。以上內容的控制目的都是減少外界因素對計算機運行的干擾，減少出現(xiàn)計算機運行故障，保障計算機得以安全、穩(wěn)定運行，還包括環(huán)境保護、設備配備、安裝供電系統(tǒng)等內容。

最后，加強內部審計。內部審計是內部控制中的重要組成，也是針對內部會計監(jiān)督制度使之得到強化的安排，在會計電算化中，因為“人機”對話有著特殊形態(tài)對內部審計提出了更多標準與要求。內部審計具體包含以下內容：定期審計會計資料，對會計電算化賬務進行審查，查看其是否正確，是否嚴格遵循《會計法》中的規(guī)范執(zhí)行，審核時費用簽字也要與內部控制制度相適應，對附件等憑證進行審查，分析其是否完整、規(guī)范；計算機內部數(shù)據(jù)與書面資料一致性進行審查，比如，賬冊內容與帳表內容是否符合，應及時調整錯誤賬表；對數(shù)據(jù)保存過程進行監(jiān)督，分析數(shù)據(jù)保存是否合法、安全，防止出現(xiàn)非法修改數(shù)據(jù)的情況；加強對系統(tǒng)運行中各環(huán)節(jié)的審查，防止出現(xiàn)審查漏洞或者失誤。

四、結束語

本文主要對會計電算化角度下的企業(yè)內部控制存在的問題進行了分析，并結合這些問題提出了幾點加強對策，可見，企業(yè)內部控制關系到企業(yè)未來發(fā)展，而會計電算化也是企業(yè)中的重要內容，兩者相互影響，缺一不可。由此，從會計電算化角度加強內部控制非常關鍵，是實現(xiàn)企業(yè)安全、穩(wěn)定發(fā)展的關鍵。

參考文獻：

[1]胡潔，章旭穎，蔣翠等.會計電算化環(huán)境下企業(yè)內部控制存在的問題及對策研究[J].商業(yè)會計，2012（12）：118-119.

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[3]歐陽琴.信息技術條件下會計電算化課程教學改革——線上與線下學習有效結合[J].商業(yè)會計，2015（22）：128-129.

[4]杜曉彤.中小企業(yè)實施會計電算化的影響因素分析與建議[J].商業(yè)會計，2013 （24）：109-110.

[5]趙霞.會計電算化環(huán)境下企業(yè)內部控制存在的問題研究[J].中國商貿，2014 （29）：62-63.

（作者單位：武漢商學院工商管理學院）