關(guān)于檔案管理中電子信息技術(shù)的應(yīng)用分析

孫芳芳

【摘要】當(dāng)前，電子信息技術(shù)的發(fā)展使人們的生活與生產(chǎn)活動發(fā)生了天翻地覆的變化。在檔案管理中引入電子信息技術(shù)，不僅是時代發(fā)展的要求，更是檔案管理工作自身發(fā)展的需要。本文結(jié)合檔案管理中引入電子信息技術(shù)的必要性進(jìn)行了分析，并就其具體應(yīng)用進(jìn)行了闡述。

【關(guān)鍵詞】檔案管理 電子信息技術(shù) 必要性 應(yīng)用分析

當(dāng)前，是信息技術(shù)的時代，任何技術(shù)的發(fā)展，都離不開信息技術(shù)。信息技術(shù)的普及給人們的生活帶來了極大的便利，不但提高了工作效率，更讓人們實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)化、科學(xué)化與技術(shù)化的生活、生產(chǎn)方式。

在傳統(tǒng)的檔案管理中，面對繁多的檔案信息，完成一項管理任務(wù)需要耗費(fèi)大量的人力物力，不僅效率低下，還面臨著錯誤率高的風(fēng)險。而在當(dāng)前的電子信息技術(shù)下，通過引入電子信息技術(shù)，檔案管理實(shí)現(xiàn)了質(zhì)的飛躍。

一、檔案管理引入電子信息技術(shù)的必要性

1、檔案管理工作的繁雜性

檔案管理工作最為突出的特點(diǎn)就是繁雜，當(dāng)前，每一天，甚至每一刻，都有無數(shù)的信息的產(chǎn)生，這些信息匯聚成檔案信息，要通過人工進(jìn)行整理，看起來是一項難以完成的工作。

此外，除了當(dāng)前不斷產(chǎn)生的新的信息，檔案管理工作人員還面臨著對過去的檔案進(jìn)行歸類、整理等工作，更是一項繁雜的工作。這是由于過去的檔案可能會因?yàn)楣芾碓颉n案管理地點(diǎn)遷移原因等，造成檔案的缺失與毀損，給工作人員帶來了更大的檔案管理壓力。

2、電子信息技術(shù)的優(yōu)越性

當(dāng)前，我國許多的工作都已實(shí)現(xiàn)了電子化，通過電子信息技術(shù)，為工作帶來了極大的便利。

電子信息技術(shù)在許多的方面都有著人工難以比擬的優(yōu)越性，如對龐大數(shù)據(jù)的處理能力，電子信息技術(shù)可以在短短的幾秒鐘實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)的搜索與歸類，而人工則需要耗費(fèi)幾十倍的時間才能完成；又如對數(shù)據(jù)的保存，電子信息技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)無限期的保存，并確保資料不會發(fā)生丟失與損毀，而人工保存則面臨著損毀、遺失的可能性。

3、檔案管理工作人員的工作繁瑣性

部分檔案管理工作人員在剛接觸檔案管理時，日常的工作都是進(jìn)行檔案的整理，較為繁瑣，則逐漸對自身的工作失去的熱情，甚至產(chǎn)生厭煩的情感。這是由于檔案管理工作內(nèi)容龐雜，工作量大，工作性質(zhì)較為單一，工作內(nèi)容繁瑣，因此工作人員對其工作可能會逐漸失去興趣。

為了提高工作人員的工作熱情與積極性，則需要從其工作著手，如何實(shí)現(xiàn)讓工作人員效率提高、興趣增加的管理，是檔案管理的難題。而引入電子信息技術(shù)，則可以解決以上難題，既能提高工作人員的工作效率，也能使工作人員的工作更為靈活，提高工作人員對其工作的熱情。

二、檔案管理中電子信息技術(shù)的應(yīng)用

1、應(yīng)用電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案整理

要利用電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案整理，首先需要對檔案進(jìn)行搜集。利用電子信息技術(shù)，可以通過統(tǒng)一的檔案管理平臺，由工作人員向檔案的相關(guān)內(nèi)容錄入檔案管理平臺，由檔案管理平臺對檔案信息進(jìn)行自動的分類，如通過檔案內(nèi)容類型、檔案錄入時間、檔案重要程度等，建立多個交叉管理的數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)多種分類。

對于較為重要的檔案信息，工作人員可以通過掃描的方式，將內(nèi)容掃描到檔案管理平臺中，并建立相關(guān)的管理文件夾，實(shí)現(xiàn)對重要檔案的管理。通過這種管理方式，能實(shí)現(xiàn)檔案管理的效率的極大提高，也減輕了檔案管理工作人員的工作負(fù)擔(dān)。

2、應(yīng)用電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案查閱

檔案整理的最終目的是為了方便以后進(jìn)行查閱與了解，通過電子信息技術(shù)，可以十分迅速地實(shí)現(xiàn)檔案的查閱。

通過對檔案進(jìn)行分類，在進(jìn)行查閱時，可以通過檔案管理平臺，實(shí)現(xiàn)分類查閱、關(guān)鍵詞查閱、內(nèi)容查閱等方式，不同方式都可以查閱到需要的內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)了查閱效率的提高，也有利于工作人員對檔案進(jìn)行后期的管理與維護(hù)。

此外，還可以引入智能化查閱系統(tǒng)，通過對容易用戶的查閱記錄，為其推薦其可能有興趣的相關(guān)內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)智能化管理。

3、應(yīng)用電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案的后期維護(hù)

檔案在進(jìn)行保管的過程中，由于數(shù)量較多，需要占據(jù)大量的空間，而檔案的儲存空間有限，不可能把所有的檔案原件都進(jìn)行儲存，在后期進(jìn)行維護(hù)時面臨著保管的難題。

引入電子信息技術(shù)，可以將檔案電子版上傳到檔案管理平臺，實(shí)現(xiàn)檔案空間的優(yōu)化。根據(jù)檔案的重要性程度進(jìn)行分類，重要程度較低的則直接保存電子版，重要程度較高的則需要同時保存檔案的電子版與原件，并對電子版進(jìn)行多次的備份，防止出現(xiàn)檔案的遺失。

4、應(yīng)用電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案的系統(tǒng)管理

在傳統(tǒng)的人工管理中，檔案管理只能實(shí)現(xiàn)對現(xiàn)有資料的管理與分類，而通過電子信息技術(shù)，則可以實(shí)現(xiàn)對檔案的大范圍搜索與分類。

工作人員在對檔案進(jìn)行錄入后，還可以通過對相關(guān)聯(lián)的檔案進(jìn)行搜索，在不同的數(shù)據(jù)庫中尋找可能有關(guān)的檔案，一并進(jìn)行整理，使得檔案的管理更加完善與豐富，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化的管理。與此同時，在進(jìn)行檔案系統(tǒng)化管理的基礎(chǔ)上，不同的檔案管理平臺還可以通過數(shù)據(jù)共享的方式，實(shí)現(xiàn)部分非機(jī)密檔案的共享，有利于檔案信息的流通與自身檔案庫內(nèi)容的擴(kuò)充，是一種值得推廣的雙贏的發(fā)展模式。

三、小結(jié)

電子信息技術(shù)給檔案管理帶來了極大的便利，實(shí)現(xiàn)了工作效率的提高與工作質(zhì)量的提高，減輕了工作人員的工作壓力。未來仍是電子信息技術(shù)發(fā)展的時代，應(yīng)當(dāng)僅僅把握時代發(fā)展的特征，及時引入先進(jìn)的電子信息技術(shù)，使得檔案管理更為規(guī)范化、科學(xué)化與技術(shù)化，實(shí)現(xiàn)檔案管理的全面提高。

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