試論執(zhí)法單位如何加強(qiáng)文書檔案管理

賀飛

【摘要】執(zhí)法單位的文書檔案管理工作已經(jīng)成為各相關(guān)單位以及社會(huì)廣大民眾所普遍關(guān)注的問(wèn)題，加強(qiáng)文書檔案管理不僅僅可以為執(zhí)法單位的順利發(fā)展以及執(zhí)法工作的開展提供積極的支持，還能夠確保法律授權(quán)工作的順利開展。文中主要對(duì)執(zhí)法單位的文書檔案管理的重要性、強(qiáng)化文書檔案管理的措施進(jìn)行了分析與探討，以期能夠促進(jìn)執(zhí)法單位的文書檔案管理工作的改進(jìn)。

【關(guān)鍵詞】文書檔案；執(zhí)法單位；管理

執(zhí)法單位中的文書檔案的形成貫穿于從受理開始到審查、核準(zhǔn)以及最后發(fā)布公告的各個(gè)環(huán)節(jié)，并在對(duì)執(zhí)法單位的監(jiān)督管理工作中形成。在執(zhí)法單位的日常工作中，文書檔案管理工作有著非常重要的作用，因此執(zhí)法單位的年度報(bào)告以及日常監(jiān)督管理中所形成的各種文件都應(yīng)該及時(shí)地送交給檔案管理人員，確保文書檔案能夠及時(shí)歸檔。

一、執(zhí)法單位做好文書檔案管理工作的重要性

（一）提供具備有法律效力的憑證。執(zhí)法單位產(chǎn)生的文書檔案是單位設(shè)立、變更以及開展各種活動(dòng)的歷史記載，同時(shí)也是真實(shí)反映執(zhí)法單位開展各項(xiàng)執(zhí)法活動(dòng)以及開展法律授權(quán)工作整個(gè)過(guò)程的重要憑證。這些原始材料能夠?yàn)閳?zhí)法單位以及其余各個(gè)相關(guān)部門查處違法違紀(jì)行為提供非常重要的依據(jù)，同時(shí)還可以在相關(guān)的訴訟之中發(fā)揮出非常重要的憑證作用。

（二）是國(guó)家檔案的重要組成部分。在我國(guó)，開展檔案工作的基本原則是：對(duì)國(guó)家全部檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，維護(hù)檔案信息的完整和安全，為黨和國(guó)家的各項(xiàng)工作提供有力支持。執(zhí)法單位在我國(guó)的經(jīng)濟(jì)、政治以及文化活動(dòng)中都有著非常重要的作用，特別是對(duì)于社會(huì)的發(fā)展有著相當(dāng)重要的影響。執(zhí)法單位文書檔案作為執(zhí)法單位發(fā)展變化情況的真實(shí)記錄，是國(guó)家檔案的重要組成部分。建立并保管好執(zhí)法單位文書檔案是對(duì)國(guó)家歷史檔案的一種重要補(bǔ)充。

（三）為社會(huì)大眾提供重要的查詢服務(wù)。社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制逐步完善，市場(chǎng)體系也在這一過(guò)程中得到了完善。執(zhí)法單位在社會(huì)經(jīng)濟(jì)生活中所發(fā)揮的作用也越來(lái)越重要。執(zhí)法單位中的文書檔案真實(shí)記錄了單位的各項(xiàng)活動(dòng)情況。這些檔案資料根據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行合理地開發(fā)利用能夠?yàn)樯鐣?huì)各個(gè)方面提供具有巨大價(jià)值的信息服務(wù)。

二、執(zhí)法單位加強(qiáng)文書檔案管理的措施

（一）做好宣傳教育工作，改善對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。首先，需要做好對(duì)檔案管理工作的宣傳以及對(duì)相關(guān)法規(guī)的學(xué)習(xí)與貫徹工作，讓單位上下都能夠從思想上真正地認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作的重要性，進(jìn)而營(yíng)造出一種關(guān)心、支持文書檔案管理工作的氣氛，讓各個(gè)部門相互之間能夠加強(qiáng)配合、協(xié)調(diào)與支持，上下齊心協(xié)力做好文書檔案管理工作。其次，要從領(lǐng)導(dǎo)干部開始，對(duì)文書檔案管理事業(yè)的發(fā)展引起高度重視，將文書檔案管理工作融入整體工作計(jì)劃之中，定期對(duì)存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并及時(shí)進(jìn)行指導(dǎo)與幫助，要從辦公條件、人員配備以及學(xué)習(xí)培訓(xùn)等多個(gè)方面進(jìn)行傾斜，為開展文書檔案管理工作營(yíng)造良好的外部環(huán)境。最后，需要樹立檔案管理是一項(xiàng)全局性、基礎(chǔ)性工作的牢固意識(shí)，不能僅僅認(rèn)為文書檔案管理是檔案管理工作者的任務(wù)，要認(rèn)識(shí)到文書檔案管理是整個(gè)單位的工作任務(wù)，每一個(gè)人都要遵守檔案法規(guī)，每一個(gè)人都有義務(wù)、有責(zé)任提供、保管各種文書檔案資料，避免讓檔案工作者去“孤軍奮戰(zhàn)”。

（二）強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)。要選拔一些具有較強(qiáng)政治意識(shí)、責(zé)任心以及良好專業(yè)技術(shù)能力的人才到執(zhí)法單位的文書檔案管理工作崗位上來(lái)。需要加強(qiáng)對(duì)執(zhí)法單位文書檔案管理人員的日常性教育以及管理，要鼓勵(lì)他們用務(wù)實(shí)的工作態(tài)度以及扎實(shí)的工作作風(fēng)，及時(shí)去收集與整理各種文書檔案，并定期將這些檔案移交到檔案室中，以便于及時(shí)準(zhǔn)確對(duì)文書檔案歸檔整理，不出現(xiàn)疏漏的地方。

（三）強(qiáng)化各個(gè)部門之間的協(xié)調(diào)與配合。執(zhí)法單位中文書檔案管理工作不可能僅僅是依靠一個(gè)部門就能夠做得很好，還需要執(zhí)法單位中的其他各個(gè)部門的協(xié)作與配合。為此，需要不斷增強(qiáng)各個(gè)部門之間的協(xié)調(diào)與配合，只有這樣才可以保證執(zhí)法單位的文書檔案收集工作更加全面、完整，才能夠保證執(zhí)法單位的文書檔案管理工作取得實(shí)效。

（四）打造完善的監(jiān)管體系。執(zhí)法單位想要確保文書檔案管理工作可以順利地開展，就需要讓監(jiān)督工作體系得到不斷地完善，也就是需要針對(duì)文書檔案管理工作中所可能出現(xiàn)的漏洞、疏忽去選擇相對(duì)應(yīng)的監(jiān)督方法：首先，執(zhí)法單位要建立起文書檔案監(jiān)督管理部門，要保證文書檔案管理相關(guān)的各項(xiàng)工作都可以得到有效監(jiān)督。其次，要能夠?qū)Σ煌募?shù)據(jù)來(lái)源的真實(shí)性進(jìn)行有效的甄別，盡可能避免無(wú)效數(shù)據(jù)為管理以及領(lǐng)導(dǎo)階層的預(yù)測(cè)帶來(lái)誤導(dǎo)，盡可能減少各種負(fù)面影響。最后，需要做好檔案工作人員的監(jiān)督，要利用制度、措施以及政策等多種方法來(lái)改善執(zhí)法單位文書檔案管理工作的有效性、真實(shí)性以及全面性，發(fā)揮出執(zhí)法單位的作用。

三、結(jié)語(yǔ)

在新時(shí)期的大環(huán)境之下，執(zhí)法單位的文書檔案管理工作從根本上體現(xiàn)出了單位的內(nèi)部管理水平，文書檔案管理也開始逐步地實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、制度化與科學(xué)化。為此執(zhí)法單位需要從多方考慮，在明確文書檔案管理重要性的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)文書檔案管理，改善文書檔案管理工作的效率以及質(zhì)量。

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