做好單位綜合辦公室工作的思考

劉念

【摘要】辦公室承擔(dān)著上情下達、下情上報、對外交往、后勤服務(wù)等綜合工作，是單位的運轉(zhuǎn)中心、信息中心、服務(wù)中心。做好辦公室工作，關(guān)鍵是要自覺強化“五種意識”：同時要正確處理好四個辯證關(guān)系。

【關(guān)鍵詞】辦公室工作；五種意識；四個辨證關(guān)系

一、辦公室的地位和作用

辦公室承擔(dān)著上情下達、下情上報、對外交往、后勤服務(wù)等綜合工作，是單位的運轉(zhuǎn)中心、信息中心、服務(wù)中心。如果把辦公室簡單地視為單位的一個后勤服務(wù)部門，而忽視其參謀、協(xié)調(diào)、服務(wù)、督辦等職能，辦公室就會變成勤雜室。辦公室工作人員每天就會沉浸于紛繁零碎的瑣事之中，就沒有時間去抓信息工作和搞調(diào)查研究。下情不了解，就談不上給領(lǐng)導(dǎo)提供決策參考。

二、做好辦公室工作，關(guān)鍵是要自覺強化“五種意識”

（一）強化責(zé)任意識。辦公室工作無小事，每一項工作都來不得半點虛假，一旦出現(xiàn)疏漏，都可能捅婁子、誤大事，從而給全局工作帶來不利影響。因此，辦公室人員要切實樹立“責(zé)任重于泰山”的意識，做到工作認真、態(tài)度端正、處事果斷，在任何人面前、在處理任何事上，都要從嚴要求、從優(yōu)服務(wù)，高標準、高質(zhì)量，確保工作萬無一失。

（二）強化效率意識。在科學(xué)技術(shù)突飛猛進，知識經(jīng)濟日新月異的今天，辦公室人員尤其需要增強效率意識，努力做到“三快”：一是耳聰目明反應(yīng)快。要時刻關(guān)注和把握重點工作，做到早介入、早思考、早研究，增強工作的主動性。二是分秒必爭節(jié)奏快。對領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情，要說辦就辦、急事急辦、特事特辦，決不能推諉扯皮、拖拖拉拉。三是跟蹤問效反饋快。對領(lǐng)導(dǎo)決策，要全程跟蹤，全程督察，將落實決策的各個階段、環(huán)節(jié)以及存在的困難和問題及時、準確地反饋給領(lǐng)導(dǎo)，為領(lǐng)導(dǎo)進一步完善決策、制定下一步措施提供第一時間的服務(wù)。

（三）強化服務(wù)意識。為領(lǐng)導(dǎo)、基層、職工做好服務(wù)是辦公室的重要工作職責(zé)。做好辦公室的工作，必須強化服務(wù)意識，提倡奉獻精神。服務(wù)工作搞得好不好，能不能讓領(lǐng)導(dǎo)滿意、基層滿意、職工滿意，是衡量辦公室工作的根本標準。這就要求辦公室自覺做到不斷拓寬服務(wù)層面，提高服務(wù)水平。在為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)上要努力實現(xiàn)由處理具體事務(wù)向善于謀全局、當(dāng)高參轉(zhuǎn)變；由滿足于做好眼前工作向把握經(jīng)濟社會發(fā)展大勢、積極做好超前服務(wù)轉(zhuǎn)變；由被動完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)向主動提供全方位、多層次的服務(wù)轉(zhuǎn)變；在為職工服務(wù)上要牢固樹立“職工利益無小事”的政治立場和政治態(tài)度。充分發(fā)揮辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系職工的橋梁和紐帶作用，確保職工的意愿能夠為領(lǐng)導(dǎo)所了解，確保領(lǐng)導(dǎo)的決策體現(xiàn)職工的根本利益；在為部門和基層服務(wù)上要平等協(xié)商，端正態(tài)度。對同級部門，要相互尊重、相互支持；對基層的同志，要滿腔熱情，放下架子。

（四）強化團結(jié)意識。團結(jié)出凝聚力、戰(zhàn)斗力和新生產(chǎn)力，團結(jié)出正氣、形象和干勁。辦公室工作有分工，大家要按照分工履行職責(zé)、狠抓落實，但辦公室工作分工不分家，大家既要做好份內(nèi)工作更要團結(jié)干事。只有相互補臺才能好戲連臺。辦公室每一個成員都要正確對待自己，多學(xué)別人的長處，克服自己的不足，做好本職工作。辦公室同志之間應(yīng)該建立一種正常、健康、友善的同志關(guān)系而不是庸俗關(guān)系。要增強集體主義觀念，以事業(yè)為重，擰成一股繩，一門心思干工作，一絲不茍抓落實。才能形成合作共事、責(zé)任共擔(dān)、和諧共融的良好風(fēng)氣。

（五）強化紀律意識。辦公室工作人員必須有很強的紀律意識。講紀律是對辦公室工作人員最基本的要求。要珍惜和維護單位領(lǐng)導(dǎo)集體的權(quán)威，不亂傳話、不搬弄是非，不做違反政治紀律的事。要嚴明工作紀律。辦公室人員要擺正位置，嚴格按程序、規(guī)定辦事，不越權(quán)、不越位。

三、做好辦公室工作，必須正確處理好四個辯證關(guān)系

（一）正確處理好政務(wù)和事務(wù)的關(guān)系。所謂政務(wù)，就是出謀獻策。它是在具體工作中，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確立一個時期工作的指導(dǎo)思想和思路，制定發(fā)展規(guī)劃和工作方案，預(yù)測工作中可能發(fā)生的問題，以及就已經(jīng)發(fā)生和未發(fā)生的問題，提出具有真憑實據(jù)和具有說服力的措施和預(yù)見性的建議或意見，組織和實施工作計劃。所謂事務(wù)，就是日常的服務(wù)性工作，包括日常的辦文、辦事、辦會、接待來訪等。根據(jù)當(dāng)前地質(zhì)工作的情況，許多新情況、新問題不斷出現(xiàn)，要搞好辦公室工作，在思想和行為上就應(yīng)該實現(xiàn)三個轉(zhuǎn)變：一是要從事務(wù)工作為主轉(zhuǎn)到以調(diào)查研究為主，為領(lǐng)導(dǎo)提供有情況、有分析、有預(yù)測、有建議、帶規(guī)律性的參考材料。二是要從收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)為收集處理信息，溝通上下情況，提供準確的信息供領(lǐng)導(dǎo)決策時參考。三是要從一般的反映情況轉(zhuǎn)變?yōu)榧确从城闆r又提出建議，針對當(dāng)前工作總體形勢，運用成功的做法推動單位工作的發(fā)展。

（二）正確處理好被動與主動的關(guān)系。辦公室工作的服務(wù)性職能決定了其工作的被動性，要做好辦公室工作，必須發(fā)揮人員的主動性，善于在被動中求主動，變被動為主動。對一些常規(guī)性、規(guī)律性、階段性等確定性工作，不要消極等待，要主動著手，提前準備。對領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的任務(wù)、應(yīng)急事件和突發(fā)事件等非確定性工作，要有靈活的應(yīng)變能力，做到忙而不亂。同時要積極適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作思路，想領(lǐng)導(dǎo)之所想，謀領(lǐng)導(dǎo)之所謀，把工作做在前頭，主動做好超前服務(wù)。

（三）正確處理辦公室內(nèi)部與外部的關(guān)系。要發(fā)揮辦公室的整體功能，保證全局工作的順利進行，不僅要求辦公室內(nèi)部要協(xié)調(diào)一致，而且要與其他業(yè)務(wù)部門相互配合。首先要善于協(xié)調(diào)辦公室內(nèi)部的關(guān)系。通過協(xié)調(diào)辦公室各個不同職能的工作，充分發(fā)揮各方面的主觀能動性和個人的聰明才智，有效地形成合力，積極地、創(chuàng)造性地開展工作。其次要善于協(xié)調(diào)辦公室與其他部門的關(guān)系。從既維護全局利益，又保護部門工作積極性的角度出發(fā)，出面做好公司各部門的協(xié)調(diào)工作，求同存異，避免不必要的扯皮和內(nèi)耗，把各部門的積極性，引導(dǎo)到確保單位中心工作任務(wù)的完成上來。

（四）正確處理大事與小事的關(guān)系。何謂大事，辦公室的辦文、辦會、辦事的范疇中都會遇到大事，比如上級機關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)交辦的是大事，涉及到全局性的是大事，影響到單位形象和聲譽更是大事。大事因為其重要性而必須擺在工作的首要位置，辦大事要絕對保證時效和質(zhì)量，絲毫不得馬虎和大意。對日?，嵥榉彪s的事務(wù)性工作，即通常認為的“小事”，不能輕視麻痹。一旦出了錯漏，小事就會釀成大錯，搞出大亂子，對工作造成不良后果，甚至?xí)绊懝ぷ鞯娜帧倪@個意義上講，辦公室工作沒有絕對的大事小事之分，因此，在工作中就要謹慎細心，抓住重點，只有這樣才能保證工作的協(xié)調(diào)發(fā)展。

四、懂全局、管本行，切實提高辦公室的服務(wù)保障水平

（一）要懂全局，牢牢把握辦公室工作的主動權(quán)。辦公室是單位的綜合辦事機構(gòu)，管的就是全局。只有站得高才能望得遠，只有大局明才能思路清。只有懂全局才能融入全局，只有謀全局才能更好地服務(wù)全局，只有在全局中盡責(zé)才能在全局中有所作為。時時把握全局、緊緊圍繞全局、主動服務(wù)全局是做好辦公室工作的基礎(chǔ)。辦公室同志必須做到“三個一”：腦中要有一根弦，始終保持清醒的政治頭腦，自覺地同黨中央保持高度一致，時刻注意維護單位的權(quán)威，切實把握好全局，這是做好辦公室一切工作的出發(fā)點；胸中要有一盤棋，考慮問題要站得高一些，要站在全局的高度、領(lǐng)導(dǎo)的角度，把各項工作置于全局改革、發(fā)展、穩(wěn)定的大局中去謀劃，從推動中心工作落實的角度選好切入點，抓重點、創(chuàng)特色、出成效；心中要有一本賬，準確把握單位經(jīng)濟發(fā)展的規(guī)劃、目標和任務(wù)，準確把握各個時期內(nèi)外發(fā)展的動態(tài)，準確把握一年中各個時段單位的重大決策、重點工作和重要活動。

（二）要管本行，切實提高工作水平。辦公室工作的要求非常高。辦公室工作管本行，就是要努力在參與政務(wù)、管好事務(wù)、搞好服務(wù)上下功夫、見實效。要管好本行，最基本的就是要精通業(yè)務(wù)，文書、保密、機要、檔案、信訪、接待等各個崗位的工作都要與時俱進、開拓創(chuàng)新。辦公室每位工作人員都掌握與辦公室秘書工作相稱的文字水平、調(diào)研能力和服務(wù)本領(lǐng)。因此，要多學(xué)習(xí)、勤學(xué)習(xí)，不僅學(xué)習(xí)政治理論和文秘知識，更要學(xué)習(xí)管理、法律等方面的基本知識。要適應(yīng)辦公室工作的需要，就要在進一步提高文字水平、研究能力和管理技能的基礎(chǔ)上，努力增強各種能力。

五、結(jié)束語

綜上所述，從某種意義上講，單位的決策部署貫徹落實得如何，很大程度上取決于辦公室工作水平的高低。做好辦公室工作，重點要在加強認識、處理好關(guān)系和提高辦公室的服務(wù)保障水平上下功夫。辦公室崗位特殊，對個人能力素質(zhì)的要求比較高。要做好辦公室工作，辦公室每位同志都應(yīng)該做到開口能講、提筆能寫、靜心能思、有事會辦、辦事能成。