淺議辦公室跨崗交流學(xué)習(xí)的經(jīng)驗與思考

王健 常冬艷

【摘要】本文結(jié)合目前辦公室跨崗交流學(xué)習(xí)的現(xiàn)狀，就如何使青年員工快速成長，進(jìn)行深入思考，并提出了促進(jìn)青年員工跨崗交流學(xué)習(xí)成長的對應(yīng)措施。

【關(guān)鍵詞】跨崗交流；青年員工；成長平臺；經(jīng)驗

公司辦公室（黨委辦公室）作為服務(wù)公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門、員工和公司經(jīng)營發(fā)展的綜合性部門，主要承擔(dān)調(diào)研督辦、重要會議組織協(xié)調(diào)、公司文件辦理、信訪、機要、公務(wù)接待以及領(lǐng)導(dǎo)交辦事項等工作，具有綜合性較強，接觸面較廣的特點。因此，人力資源部與辦公室聯(lián)合開展青年員工跨崗交流學(xué)習(xí)活動，吸引其他部門青年員工到辦公室短期工作，既能使青年員工在不同崗位得到學(xué)習(xí)鍛煉，也能使辦公室員工更多了解基層情況，對人才的培養(yǎng)與發(fā)展起著互相促進(jìn)的作用。

一、跨崗交流學(xué)習(xí)的基本情況

（一）目前現(xiàn)狀。目前跨崗交流學(xué)習(xí)人員一般為近三年入職的高校畢業(yè)生，進(jìn)入辦公室學(xué)習(xí)，每批次1-2人，交流時間為3個月。這些青年員工均是經(jīng)人力資源部選拔，有著年輕、富有朝氣、可塑性強等特點，他們大多數(shù)都是在基層單位從事工藝技術(shù)工作。借助交流平臺，促進(jìn)了青年員工在管理與技術(shù)工作方面的有機融合，在承擔(dān)辦公室文秘崗位缺員后部分工作的同時，也可為以后的職業(yè)生涯發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

（二）呈現(xiàn)的優(yōu)缺點。具體如下：

1.優(yōu)點。一是促進(jìn)年輕人才的成長。青年員工作為公司的新生力量，由于工作年限較短，部門之間工作輪換少，容易形成思維拓展的局限性。通過交流學(xué)習(xí)，既可以使辦公室員工了解學(xué)習(xí)到更多的基層信息和專業(yè)知識，又可以讓交流人員學(xué)習(xí)到辦公室管理工作的方法與經(jīng)驗。二是為青年員工提供展現(xiàn)自我風(fēng)采的平臺。辦公室工作業(yè)務(wù)綜合性較強，平時與領(lǐng)導(dǎo)及各部門接觸較多，個人平時的工作作風(fēng)及態(tài)度也會受到領(lǐng)導(dǎo)與同事的關(guān)注，青年員工創(chuàng)新力較強，可以借助交流學(xué)習(xí)平臺，發(fā)揮個人工作優(yōu)勢，充分展現(xiàn)自我風(fēng)采。三是促進(jìn)部門間交流經(jīng)驗的推廣與應(yīng)用。經(jīng)過學(xué)習(xí)與鍛煉，個人工作能力會有一定的提升，在結(jié)束交流后，可以將一些好的管理經(jīng)驗與做法運用到以后的工作中，補齊短板、全面發(fā)展。

2.不足。由于交流人員個體的差異，有時在某一方面還不能盡快適應(yīng)崗位要求，主要體現(xiàn)以下三個方面：一是人員缺乏綜合能力經(jīng)驗。由于對辦公室的業(yè)務(wù)了解認(rèn)識程度不夠，平時接觸到文稿寫作類的工作較少，加上平時與領(lǐng)導(dǎo)接觸少，缺乏溝通技巧，在工作初期不順暢也容易引起畏難情緒。二是能力提升有限。因跨崗位交流，學(xué)習(xí)人員來到辦公室后對工作環(huán)境的適應(yīng)需要一定時間，適應(yīng)期較長的人員，能真正承擔(dān)一部分工作時，已經(jīng)面臨交流期結(jié)束，而在這段時間，正是能力提升較快、快速成長的時間，由于時間有限會使交流學(xué)習(xí)人員只能學(xué)習(xí)到基本的日常性事務(wù)的處理方法，對于文稿的撰寫能力提升有限。三是交流學(xué)習(xí)方式單一。目前交流學(xué)習(xí)為單向交流，而秘書到其他部門交流學(xué)習(xí)機會較少，雖然辦公室也曾經(jīng)派人到其他部門進(jìn)行過短暫的交流，取得了良好的交流成果，但這種機制還沒有完全建立起來。

二、促進(jìn)交流學(xué)習(xí)人員成長的措施

（一）加強對交流學(xué)習(xí)人員的指導(dǎo)力度，樹立端正的工作態(tài)度。青年員工剛走上工作崗位不久，正處于成長期，有知識，有激情。而對于講求效率和效益的辦公室來講，任何一項工作都要求辦公室員工必須本著極為嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真、負(fù)責(zé)的工作態(tài)度。交流人員辦公室工作經(jīng)驗不足，常常會導(dǎo)致工作開展較為困難，因此，加強對交流人員的培養(yǎng)與指導(dǎo)力度，使他們順利地開展工作，端正工作態(tài)度，提高服務(wù)意識，站在服務(wù)者的角度思考問題，可以發(fā)揮能力長處，盡快提升個人素質(zhì)能力。

（二）系統(tǒng)性培養(yǎng)，拓展發(fā)展空間。交流人員初到辦公室，對環(huán)境的適應(yīng)能力不足，指定專人管理，專人負(fù)責(zé)，系統(tǒng)性地制定交流學(xué)習(xí)計劃，達(dá)到有計劃、有目標(biāo)、有實施、有總結(jié)的閉環(huán)管理培養(yǎng)模式，讓交流學(xué)習(xí)人員在工作中挖掘自身潛力，善于發(fā)現(xiàn)問題和總結(jié)成果，在交流到一定階段后，可以適當(dāng)讓交流人員承擔(dān)重要工作任務(wù)，通過壓擔(dān)子的方式，進(jìn)一步拓展發(fā)展空間。

（三）“請進(jìn)來”與“走出去”相結(jié)合，進(jìn)一步完善交流機制。根據(jù)以往跨崗交流學(xué)習(xí)的經(jīng)驗來看，通過對公司發(fā)展中存在的問題及不足開展調(diào)查研究，交流人員對公司經(jīng)營工作的復(fù)雜性有了更為直觀的認(rèn)識和感受，也通過自身的工作實踐，提出了解決問題的建議與想法，這對于促進(jìn)公司中心工作的開展以及辦公室員工個人的素質(zhì)提升都有好處，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步研究和實踐，構(gòu)建更多展示平臺，設(shè)定科學(xué)考評標(biāo)準(zhǔn)，并建立起雙向交流機制。

三、珍惜機會，嚴(yán)格要求，共同把跨崗交流做得更好

（一）樹立目標(biāo)，堅定信念。首先要樹立正確的目標(biāo)，向優(yōu)秀的老員工學(xué)習(xí)，端正自己的工作態(tài)度。工作不是學(xué)習(xí)的結(jié)束，而是學(xué)習(xí)的開始，在學(xué)校里，我們學(xué)到了大量的理論知識，工作后，要對這些理論知識進(jìn)行實踐驗證。因為有許多人從事的工作與在所學(xué)專業(yè)大相徑庭，就更要求我們要加強學(xué)習(xí)，注重業(yè)務(wù)技能素質(zhì)的提高。對于每項工作，要完成到什么程度，什么時間完成，可以制訂簡單的工作計劃，出現(xiàn)異常時，要及時向領(lǐng)導(dǎo)請示匯報，保證最終目標(biāo)實現(xiàn)，要相信通過自己的努力，一定可以把工作做好。

（二）明確思路，提高認(rèn)識。文稿的起草需要通過前期扎實的調(diào)研、跟會等渠道獲取信息，然后要通過對各類信息的整理，辨識出哪些材料可以作為寫作素材進(jìn)行精加工。

文稿要經(jīng)過反復(fù)的斟酌、推敲，從一詞一句再到篇章結(jié)構(gòu)，要經(jīng)過反復(fù)的修改完善才能成為“成品”。質(zhì)量高不高，主要取決于平時的積累多不多；角度、高度和站位準(zhǔn)不準(zhǔn)，主要取決于對最新形勢的了解掌握程度夠不夠、分析夠不夠，是否能夠跟上領(lǐng)導(dǎo)的思路等等?！拔乃瓶瓷讲幌财健薄笆朗露疵鹘詫W(xué)問，人情練達(dá)即文章”。身在兵位、胸為帥謀，對自己的要求就一定要高，要多注意觀察領(lǐng)導(dǎo)處理事務(wù)和決策的方式，認(rèn)真傾聽領(lǐng)導(dǎo)在各種場合的發(fā)言，通過梳理，形成系統(tǒng)的思路，才能寫出貼合形勢、符合要求的文稿。冰凍三尺非一日之寒，秘書撰寫出一篇高質(zhì)量的文稿，和設(shè)計人員開發(fā)出一個優(yōu)秀的產(chǎn)品一樣，都需要有扎實的前期積累，需要投入足夠的精力，傾注大量心血。因此，作為交流人員來講，在抓緊機遇學(xué)習(xí)的同時，更要塌下心來，多做積累，多做練習(xí)，杜絕心浮氣躁、急于求成。

（三）創(chuàng)新方法，善于總結(jié)。如何在平凡的崗位上閃現(xiàn)亮點，如何在例行性事務(wù)中體現(xiàn)特色，需要我們創(chuàng)新工作方法。而創(chuàng)新首先要建立在熟悉業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，因此對于崗位工作流程與規(guī)范，要熟悉掌握，然后要逐步積累，總結(jié)經(jīng)驗，對于重復(fù)性及繁瑣的工作可以省略合并。例如辦公室在進(jìn)行調(diào)研督辦的時候，可以綜合近期各項工作，能合并辦理盡量合并，避免出現(xiàn)同一個部門多次跑辦的情況。其次，要善于總結(jié)工作辦理過程中出現(xiàn)的失誤，分析問題原因，避免多次重復(fù)出現(xiàn)類似問題。

總的來講，跨崗交流，新的崗位是新的平臺，新的平臺上有新的視野，新的視野可能會成就新的職業(yè)生涯。盡管在陌生的崗位上會遇到許多之前未遇到過的新問題，但“天下事有難易乎？為之，則難者亦易也；不為，則易者亦難也”，只要找到處理問題的方式方法，主動克服困難，積極調(diào)整工作思路，一切問題都會迎刃而解。也許短短幾個月的經(jīng)驗，也許領(lǐng)導(dǎo)的一次當(dāng)面指教和夸獎，經(jīng)歷的一次公司級項目，都會照亮青年員工成長的一段路程，跨崗交流也會發(fā)揮積極促進(jìn)作用。