環(huán)保檔案工作的現(xiàn)狀與對(duì)策

張肅

環(huán)保檔案是各個(gè)時(shí)期環(huán)保工作活動(dòng)的歷史記錄，有廣義與狹義之分。廣義的環(huán)保檔案是指在社會(huì)生產(chǎn)活動(dòng)過程中形成的與環(huán)保相關(guān)的有保存價(jià)值的各種資料的總稱，包括黨群、行政、人事、財(cái)會(huì)、環(huán)境管理、環(huán)境監(jiān)測(cè)、環(huán)境污染及其防治、自然保護(hù)、環(huán)境科學(xué)研究、環(huán)境工程與基本建設(shè)、環(huán)境設(shè)備與儀器、環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)與計(jì)量等環(huán)境保護(hù)領(lǐng)域內(nèi)開展的所有社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的檔案。本文針對(duì)狹義的環(huán)保檔案，即指各級(jí)環(huán)境保護(hù)行政主管部門及其直屬事業(yè)單位在環(huán)境保護(hù)活動(dòng)中直接形成的，對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。具體是環(huán)境管理、環(huán)境監(jiān)測(cè)、環(huán)境監(jiān)察、環(huán)境污染及其防治、自然保護(hù)、環(huán)境科學(xué)研究、環(huán)境工程與基本建設(shè)、環(huán)境設(shè)備與儀器、環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)與計(jì)量等環(huán)境保護(hù)活動(dòng)中形成的檔案。

環(huán)保檔案作為國家檔案的重要組成部分，與其他門類的檔案相比，具有以下特點(diǎn)：

1.來源的廣泛性和內(nèi)容的綜合性。環(huán)境保護(hù)工作涉及到社會(huì)的諸多領(lǐng)域，環(huán)境保護(hù)檔案就其來源而言，涉及到工業(yè)、農(nóng)業(yè)、交通、能源、生態(tài)、城鄉(xiāng)建設(shè)及個(gè)人的居住環(huán)境等許多方面的內(nèi)容。面廣量大，其載體形式也是多種多樣的，包括文字、圖表、磁盤、聲像等等。環(huán)境保護(hù)檔案幾乎涉獵了人類現(xiàn)有的一切科學(xué)領(lǐng)域。如生物學(xué)、醫(yī)學(xué)、物理學(xué)、建筑學(xué)、法學(xué)等諸多學(xué)科。

2.保管的久遠(yuǎn)性。環(huán)保檔案是人類認(rèn)識(shí)和改造環(huán)境的歷史記錄，它與人類生存環(huán)境的關(guān)系密切，這一特點(diǎn)是環(huán)境質(zhì)量狀況對(duì)人類保護(hù)環(huán)境的客觀需要所決定的。環(huán)境質(zhì)量狀況影響到人類的健康，甚至對(duì)人類的生存造成一定的威脅，其后果的顯現(xiàn)，往往要有一個(gè)過程，需要一定的時(shí)間，而治理污染的效果同樣需要一定的時(shí)間。鑒于環(huán)境污染的隱蔽性，就必須長期保存有關(guān)環(huán)境污染及其狀況的檔案，以便追本溯源，這就決定了環(huán)保檔案保存的久遠(yuǎn)性。

3.應(yīng)用的共同性。地球是人類的共同家園，人類生存的環(huán)境需要全人類來共同保護(hù)。但人類的活動(dòng)卻對(duì)地球造成了嚴(yán)重的破壞。利用環(huán)保檔案信息進(jìn)行科學(xué)研究，控制環(huán)境惡化，創(chuàng)造美好家園，是環(huán)保檔案開發(fā)利用共同性這一特點(diǎn)的社會(huì)基礎(chǔ)。

一、環(huán)保檔案的現(xiàn)狀

1.由于現(xiàn)行的檔案接收體制和制度，我們的環(huán)保檔案館藏建設(shè)普遍存在宏觀材料（指環(huán)保方面的大政方針、重要決策、會(huì)議開成的文件材料）齊全，微觀材料（具體、細(xì)節(jié)問題）缺乏的問題。宏觀材料固然重要，但是“開發(fā)”、‘“開放”更多關(guān)注的是民生問題，如：環(huán)保問題引發(fā)的天氣變得極端、暴雨洪澇加劇、干旱加劇、傳染疾病威脅、農(nóng)業(yè)糧食安全、水資源矛盾突出、霾來了等環(huán)保問題均與民眾的日常生活息息相關(guān)，還有我省乃至全國倡導(dǎo)的無車日、節(jié)能熄燈一小時(shí)、低碳生活等等都是老百姓普遍關(guān)心的問題，與這些問題有關(guān)的檔案資料具有民生性，應(yīng)是環(huán)保檔案機(jī)構(gòu)收藏的重點(diǎn)內(nèi)容，而不應(yīng)僅僅做到有文必檔。

2.政府信息公開使檔案管理面臨轉(zhuǎn)型，國家的發(fā)展、社會(huì)的進(jìn)步、人民生活水平的提高、各行業(yè)的發(fā)展，對(duì)環(huán)保檔案的需求也越來越高，不再局限于本機(jī)關(guān)的利用，還要滿足于政府決策，滿足于相關(guān)單位、企業(yè)的利用；不再是提供本單位的幾個(gè)數(shù)據(jù)、幾張圖紙，而是要求系統(tǒng)地查閱某一事項(xiàng)的前因及后果關(guān)系，打破了時(shí)間、地域、部門限制，從而系統(tǒng)成套地利用環(huán)保檔案。對(duì)檔案管理來說，傳統(tǒng)的檔案管理是以檔案實(shí)體管理為中心，以“管”為中心，隨著政府信息公開的實(shí)施，檔案開發(fā)、開放的觀念逐漸被認(rèn)識(shí)，工作重心必須做出適當(dāng)調(diào)整，即由檔案實(shí)體管理向檔案信息資源的開發(fā)利用轉(zhuǎn)變，向檔案信息資源的公開、開放轉(zhuǎn)變。

3.部分領(lǐng)導(dǎo)輕檔案管理，檔案意識(shí)薄弱，對(duì)檔案工作重視不夠，工作中較少聽取檔案部門的意見和建議。每年移交檔案時(shí)我廳各處室兼職檔案員由于忙于事務(wù)性工作，收集資料、立卷歸檔之事多由抽調(diào)的臨時(shí)人員完成，而這些人沒有經(jīng)過檔案專業(yè)培訓(xùn)，基礎(chǔ)工作不扎實(shí)，專業(yè)知識(shí)不熟，對(duì)各種材料的收集心中無底，往往手頭有什么存什么，對(duì)于重大項(xiàng)目檔案的收集整理是否齊全、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等認(rèn)識(shí)不足，從而導(dǎo)致檔案的整理、分類等不夠規(guī)范，收集材料不夠齊全，制成材料達(dá)不到永久、長期保存的質(zhì)量要求。

4.檔案人員的素質(zhì)難以適應(yīng)檔案管理的要求。逐步建立健全的環(huán)保行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案工作無論在管理方法還是在檔案文件的形成、收集、管理、保管、利用、編研等方面都有章可循。但是，在檔案管理人員中，尤其在基層部門中，卻存在“三多一少”的現(xiàn)象，即非檔案專業(yè)畢業(yè)的多、兼職的多、沒有參加過專業(yè)培訓(xùn)的多，系統(tǒng)掌握檔案管理、信息技術(shù)的復(fù)合型人才極少，而且，檔案人員往往身兼數(shù)職，最重要的是，計(jì)算機(jī)技術(shù)、縮微技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)在檔案工作中的逐步推廣應(yīng)用，也給進(jìn)一步做好檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。

5.各單位檔案工作不能在同一水平線上均衡發(fā)展。由于受職權(quán)、資金、場(chǎng)地、人員等因素的影響，我廳13家直屬事業(yè)單位過半沒有專門的檔案室，有些單位連最基本的檔案保管條件都無法保證，很難實(shí)現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，檔案工作的發(fā)展極不平衡。

6.環(huán)保檔案管理系統(tǒng)分散。項(xiàng)目立項(xiàng)、環(huán)評(píng)、監(jiān)測(cè)、督查各自收集資料組卷，另外，環(huán)保檔案管理工作隨著環(huán)保事業(yè)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，出現(xiàn)了前所未有的變化。首先，檔案的載體不再以傳統(tǒng)的紙質(zhì)為主，出現(xiàn)了電子文件、多媒體光盤等多種形式的載體。如我廳內(nèi)部文件的起草、簽發(fā)、催辦等運(yùn)作過程都是在OA辦公系統(tǒng)中完成，上下級(jí)之間的文件來往也直接從網(wǎng)上接收與上報(bào)；環(huán)境監(jiān)測(cè)中空氣、水、污染源也相繼采用在線監(jiān)測(cè)，所獲大量的原始數(shù)據(jù)直接從通訊線路上傳遞，造成信息分散，系統(tǒng)不配套。沒有建立有效的綜合分析手段和方法，信息資源不能共享，大大降低了檔案效益發(fā)揮。

7.歸檔與建檔的并存。在檔案管理實(shí)踐中，“歸檔"歷來被看作是檔案館藏建設(shè)的入口控制環(huán)節(jié)，檔案機(jī)構(gòu)的館藏結(jié)構(gòu)與質(zhì)量在很大程度上取決于歸檔組織工作的水平與質(zhì)量。由于以“歸檔"為入口的館藏建設(shè)在館藏對(duì)象、館藏內(nèi)容和館藏時(shí)機(jī)選擇上均具有一定的被動(dòng)性，檔案機(jī)構(gòu)在館藏組織過程中也很少顧及公眾的實(shí)際利用需要，這就使檔案館藏利用率不高成為一個(gè)普遍現(xiàn)象。如何在檔案館藏建設(shè)中實(shí)現(xiàn)“存史"與“服務(wù)"的并重，構(gòu)建覆蓋全社會(huì)的檔案資源體系，迫切需要改變單一被動(dòng)歸檔的局面，實(shí)現(xiàn)向主動(dòng)建檔與適時(shí)捕獲檔案信息的轉(zhuǎn)變。

二、做好環(huán)保檔案工作的對(duì)策

1.加大宣傳力度，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視，營造良好氛圍。通過多種方式增強(qiáng)社會(huì)的檔案意識(shí)，促進(jìn)檔案工作的自主能動(dòng)性，力爭(zhēng)各個(gè)部門、每個(gè)人都來關(guān)心和支持檔案工作，把環(huán)保檔案管理納入環(huán)保工作考核責(zé)任制，目標(biāo)分解到環(huán)境監(jiān)測(cè)、法規(guī)等各個(gè)環(huán)節(jié)，努力形成主要領(lǐng)導(dǎo)親自管，分管領(lǐng)導(dǎo)具體管，部門協(xié)同合力管，切實(shí)把環(huán)保檔案管理工作列入議事日程，切實(shí)擺上位、擺到位，健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)。

2.擔(dān)負(fù)利用服務(wù)工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，必須具備較高的政治、業(yè)務(wù)、文化素質(zhì)，要堅(jiān)持不斷地學(xué)習(xí)，定期參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平，在檔案利用中，要根據(jù)利用對(duì)象的不同，加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)護(hù)，以保證檔案的完好無損，要做到嘴勤、眼勤、手勤、腦勤，完成從被動(dòng)服務(wù)、事務(wù)服務(wù)、原件服務(wù)的檔案保管員到能夠從事審查與監(jiān)管、參與決策、技術(shù)規(guī)劃、信息開發(fā)等工作的信息主管和知識(shí)導(dǎo)航員的轉(zhuǎn)化。

3.檔案機(jī)構(gòu)與利用者打交道，比較了解用戶的需求，筆者認(rèn)為，在檔案資源建設(shè)方面應(yīng)賦予檔案機(jī)構(gòu)及其工作人員更多的自由選擇權(quán)，可允許檔案機(jī)構(gòu)在科學(xué)合理的范圍內(nèi)主動(dòng)申報(bào)收集計(jì)劃，這樣，才能保證檔案記憶工具對(duì)環(huán)?；顒?dòng)的記錄更加完備，才能使檔案服務(wù)更加貼近用戶需求。

4.對(duì)管轄范圍內(nèi)的案件與管轄范圍外的案件可分類管理。可以設(shè)置專職人員，負(fù)責(zé)信訪接訪、處理、歸檔整理，做到一案一卷，有檔可查；堅(jiān)持與環(huán)保工作“三同時(shí)”制度同步跟進(jìn)、同步管理、協(xié)同配合，抓住工作重點(diǎn)和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對(duì)信訪舉報(bào)事項(xiàng)可增設(shè)現(xiàn)場(chǎng)勘查情況、回訪情況等內(nèi)容，方便接訪人員與執(zhí)法人員對(duì)信訪案件的對(duì)接；細(xì)化信訪案件歸檔管理，讓每個(gè)信訪案卷中均包括信訪登記表、執(zhí)法文書、執(zhí)法筆錄、影像資料及被舉報(bào)者相關(guān)基本資料等。

（作者單位：河北省環(huán)境保護(hù)廳）