縣區(qū)重點(diǎn)水利工程建設(shè)檔案規(guī)范化管理

李秀紅

隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，重點(diǎn)水利工程在縣區(qū)防洪、灌溉、航運(yùn)等方面發(fā)揮了巨大的社會與經(jīng)濟(jì)效應(yīng)。同時，它對社會經(jīng)濟(jì)和生態(tài)環(huán)境的影響也正在引起人們的高度重視。水利行業(yè)自2009年開始已邁入了加速通道，上行趨勢已經(jīng)確立。黨的十八大報(bào)告繼續(xù)對水利工作給予高度重視，并將水利放在生態(tài)文明建設(shè)的突出位置，提出新的明確要求。在水利基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，強(qiáng)調(diào)要加快水利建設(shè)，增強(qiáng)城鄉(xiāng)防洪抗旱排澇能力，強(qiáng)化水、大氣、土壤等污染防治。因此規(guī)范、科學(xué)、系統(tǒng)地做好水利工程建設(shè)檔案管理工作，對工程建設(shè)過程中形成的材料進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范的整理、歸檔，并實(shí)現(xiàn)水利工程檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化，可為水利工程的建設(shè)和管理提供真實(shí)豐富的信息資源，成為水利工程檔案管理中一個不可或缺的重要環(huán)節(jié)。

一、重點(diǎn)水利工程建設(shè)檔案管理的現(xiàn)狀

1.相關(guān)部門對檔案管理制度重視不足，落實(shí)不夠

在水利工程建設(shè)過程中，檔案管理工作往往不會被納入工程建設(shè)的同布置、同檢查，檔案管理與工程建設(shè)質(zhì)量、進(jìn)度、安全等問題相比，重視程度不夠。在工程建設(shè)之初各參建單位在工程建設(shè)各階段對檔案資料管理應(yīng)承擔(dān)的工作職責(zé)沒有進(jìn)行明確，造成了檔案資料管理職責(zé)不清。在日常的文件材料管理方面各單位的崗位責(zé)任制、文件歸檔制度、文件保管制度、檔案鑒定制度等大多是流于形式，沒有形成有效的管理體制，也就使得水利工程建設(shè)檔案管理工作無明確的辦事規(guī)程和行動準(zhǔn)則。在實(shí)際建設(shè)施工過程中，各參建單位對文件材料的管理仍舊是以水利工程建設(shè)的實(shí)施為主，側(cè)重于科技檔案的收集、整理。再加之水利工程建設(shè)周期較長、文件材料交接手續(xù)不到位，檔案驗(yàn)收無檔案部門參加等因素，使得檔案管理工作的開展未能達(dá)到有關(guān)規(guī)定要求的深度。

2.檔案管理人員非專業(yè)，保管環(huán)境不達(dá)標(biāo)

調(diào)查中的重點(diǎn)水利工程內(nèi)容大多涉及多領(lǐng)域多專業(yè)。工程中的各個單項(xiàng)工程會被分成多個標(biāo)段，標(biāo)段內(nèi)又會分包。參與施工的單位多而雜，素質(zhì)參差不齊。這些施工單位一般重視技術(shù)工作，檔案收集管理意識薄弱，片面的認(rèn)為工程質(zhì)量和按時完工才是主要工作內(nèi)容，對檔案收集管理工作不重視，普遍沒有設(shè)置專門的檔案管理機(jī)構(gòu)和崗位。對于文件材料的收集整理工作，基本是由行政人員、技術(shù)人員兼職管理，這部分人員中又以參加工作時間不長的青年居多，他們經(jīng)驗(yàn)不足，又沒有經(jīng)過專業(yè)檔案培訓(xùn)，且身兼數(shù)職、精力有限。所謂的檔案管理工作只是被動的接受并保存文件資料。再加上工程工期長、臨時機(jī)構(gòu)解散、人員流動性等不確定性因素，還會發(fā)生文件材料遺失、缺項(xiàng)漏項(xiàng)、簽章手續(xù)不全等問題。這就造成了檔案管理工作明顯滯后于水利工程建設(shè)工作的情況，還會出現(xiàn)工程面臨竣工驗(yàn)收時才會想到檔案收集整理工作的現(xiàn)象。于是，為了能順利完成驗(yàn)收，就會突擊補(bǔ)材料，這樣材料的真實(shí)性就無法保證。此外，水利工程項(xiàng)目在施工建設(shè)時都會成立項(xiàng)目部，選址一般都在工程所在地，房屋結(jié)構(gòu)為彩鋼瓦。由于場地和條件的限制，項(xiàng)目部無集中統(tǒng)一管理檔案的檔案室，各參建單位的檔案會放在辦公室的鐵皮柜中保存，項(xiàng)目部環(huán)境雜亂，檔案保管的“八防”標(biāo)準(zhǔn)無法達(dá)到。

3.檔案收集整理不規(guī)范

一是原始資料收集不齊全，整理歸類不合理。因檔案管理人員缺乏檔案專業(yè)知識，導(dǎo)致文件資料收集不及時、內(nèi)容不齊全、整理不規(guī)范、分類不準(zhǔn)確、卷內(nèi)文件聯(lián)系不緊密，組合不合理，案卷書寫不規(guī)范。如工程建設(shè)中，各單位只顧及工程數(shù)據(jù)資料的收集，往往不會留存施工建設(shè)場面的影像資料。有的工程連基本的工程施工前后的對比照片都不齊全。有照片的也沒有按檔案整理的要求放入檔案專用照片冊中，并配以詳細(xì)的文字說明有。二是案卷內(nèi)容不完整。工程建設(shè)檔案的形成與收集整理沒有系統(tǒng)的流程，歸檔范圍也沒有嚴(yán)格的界定，再加上工程建設(shè)檔案資料內(nèi)容繁雜，涉及的單位部門較多，受時間約束較大，造成歸檔材料不完整。如工程施工、監(jiān)理日志做不到一日一記，出現(xiàn)對應(yīng)不上的情況；工程的監(jiān)理，往往只有監(jiān)理員在工程現(xiàn)場，監(jiān)理總監(jiān)不到位，需監(jiān)理簽字的資料會由他人替簽或集中補(bǔ)簽。三是文件材料的搜集整理與移交接收工作嚴(yán)重脫節(jié)，造成檔案的缺失。目前，檔案行政管理部門一般不直接參與到水利工程建設(shè)實(shí)施過程中，這樣就造成水利工程建設(shè)過程中文件材料收集和整理工作中出現(xiàn)的問題不能及時被檔案行政管理部門發(fā)現(xiàn)，有些因遺漏而未被整理入卷的應(yīng)歸檔的文件材料，在水利工程完工移交后，能被找到的可能性幾乎為零，從而導(dǎo)致水利工程檔案不可逆轉(zhuǎn)的缺失，對今后的保管利用都造成很大的影響。

4.檔案信息化程度不高

隨著水利事業(yè)的不斷發(fā)展，作為水利工程建設(shè)主體的地方水務(wù)部門的水利工程檔案的數(shù)量也在不斷增多。從目前調(diào)查的情況來看，水務(wù)部門及工程參建單位的水利工程建設(shè)檔案管理工作仍然保留著傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式。計(jì)算機(jī)的運(yùn)用主要是進(jìn)行登記，檢索工具只有“目錄檢索”一種，檔案信息化程度低。

二、重點(diǎn)水利工程建設(shè)檔案規(guī)范化管理的建議

1.增強(qiáng)檔案意識，建立完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)與制度

長期以來，地方政府以及工程參建單位都視重點(diǎn)水利工程建設(shè)檔案管理工作是水利工程建設(shè)中一項(xiàng)基礎(chǔ)性和邊緣性的工作。要想規(guī)范重點(diǎn)水利工程建設(shè)檔案的管理工作，首先要對水利工程建設(shè)檔案的意義有正確的認(rèn)識，同時將檔案管理工作質(zhì)量納入工程建設(shè)的同布置、同檢查。地方檔案行政管理部門要發(fā)揮其職能，主動上位，與水利行政管理部門相互配合，從工程立項(xiàng)之初對項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo)。項(xiàng)目從建設(shè)初期要逐步設(shè)立由各參建單位領(lǐng)導(dǎo)組成的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，形成領(lǐng)導(dǎo)掛帥、各參建單位分管，檔案管理人員負(fù)責(zé)，各崗位工作人員同參與的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

俗話說“沒有規(guī)矩不能成方圓”，要規(guī)范項(xiàng)目檔案管理，就必須健全各項(xiàng)檔案管理制度，各參建單位要根據(jù)自身的特點(diǎn)，建立符合自己單位的文件材料的收集整理制度，文件材料的利用管理制度，檔案管理人員的崗位責(zé)任制度等檔案管理的規(guī)章制度，以此來規(guī)范水利工程建設(shè)過程中文件材料的管理工作，使水利工程建設(shè)檔案從形成、收集、整理、保管等階段均有明確規(guī)定和相應(yīng)的制約措施。實(shí)現(xiàn)用制度管人，按制度辦事，只有這樣，項(xiàng)目檔案管理工作才能走上良性循環(huán)的可持續(xù)發(fā)展道路。

2.多措并舉，提高檔案管理人員的素質(zhì)

“人”是重點(diǎn)水利工程建設(shè)檔案管理工作的核心，貫穿于檔案管理的每個環(huán)節(jié)，沒有“人”，一切都是空談。水利工程建設(shè)檔案管理需要綜合能力強(qiáng)的人才。一是提高檔案管理人員的法律意識。檔案行政管理部門可以有針對性組織他們?nèi)鎸W(xué)習(xí)國家和各部門頒發(fā)的有關(guān)水利工程檔案管理方面的法律、法規(guī)、規(guī)定、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等。二是增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)知識。各單位要創(chuàng)造條件讓他們不斷學(xué)習(xí)掌握水利工程建設(shè)的專業(yè)知識和技能，如水利、建筑、市政、測繪等，鼓勵他們參加專業(yè)技能資格考試，爭取做到持證上崗。三是強(qiáng)化檔案管理知識技能培訓(xùn)。水利行政主管部門聯(lián)合檔案行政管理部門舉辦檔案管理工作知識培訓(xùn)，使他們能夠了解并熟悉水利工程建設(shè)過程中文件材料的收集、整理工作。

3.跟蹤管理，做好檔案的收集、整理、移交等工作

目前縣區(qū)各重點(diǎn)水利工程項(xiàng)目普遍采用 “誰形成，誰整理”的原則管理檔案，導(dǎo)致檔案材料比較分散。為此可在四個階段抓緊檔案的管理工作。一是工程建設(shè)前期階段。檔案及水務(wù)行政管理部門可以在了解工程建設(shè)各個環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容后，協(xié)助各參建單位根據(jù)其參與水利工程建設(shè)的內(nèi)容制定文件材料歸檔范圍，并確定不同類別文件材料的保管單位。二是工程施工階段。這是文件材料形成、傳遞最多的階段，工程建設(shè)單位和水利行政管理部門應(yīng)定期深入項(xiàng)目建設(shè)施工現(xiàn)場，對各單位的檔案材料進(jìn)行跟蹤管理，重點(diǎn)監(jiān)控各參建單位文件材料的流轉(zhuǎn)、使用、整理質(zhì)量。水利工程建設(shè)通常由多個企業(yè)共同完成，并非所有的施工單位都是在工程整體竣工的時候完工，為了把這些單位的工程檔案及時歸檔，保障這些檔案不出現(xiàn)缺失或錯漏，建議采取“分段完工，分段建檔，分段移交”的管理模式。此外，水利工程項(xiàng)目都會不同程度的出現(xiàn)因?yàn)檎鞯夭疬w、資金不到位等因素制約而導(dǎo)致工程進(jìn)度滯緩的狀況，其中有嚴(yán)重些的項(xiàng)目會停工幾個月甚至幾年，在項(xiàng)目停工期間，已形成的項(xiàng)目資料往往得不到有效保管，會造成檔案資料的流失、損毀。這種情況，也可采取上述的管理模式，以確保工程建設(shè)檔案的齊全、完整。三是工程竣工驗(yàn)收階段。水利工程檔案行政管理部門要主動參與，協(xié)助做好竣工文件材料的收集、整理、審核工作，為工程竣工驗(yàn)收做準(zhǔn)備。在工程竣工驗(yàn)收后，整個項(xiàng)目的檔案要按照《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》向項(xiàng)目法人單位移交。四是工程質(zhì)保期階段。重點(diǎn)水利工程建設(shè)檔案經(jīng)過前面三個階段的管理，其質(zhì)量基本上可以保證。在工程竣工驗(yàn)收備案后，工程備案資料、各種文書資料以及其他因故緩交的檔案材料要交由項(xiàng)目法人單位進(jìn)行集中統(tǒng)一保管。結(jié)合多方考慮，建議項(xiàng)目法人單位在工程過質(zhì)保期后三個月內(nèi)，向縣區(qū)檔案館報(bào)送符合規(guī)定的建設(shè)工程檔案。一是可以緩解項(xiàng)目法人單位無檔案室，或檔案室空間有限不能妥善保存檔案資料的局面；二是可以加快檔案館檔案資源的整合；三是可以促進(jìn)水利工程檔案更高效提供利用。

4.加大投入，促進(jìn)檔案信息化工作穩(wěn)步開展

當(dāng)今社會是知識經(jīng)濟(jì)和信息時代，隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的普及，水利工程建設(shè)檔案的現(xiàn)代化檔案管理也是勢在必行。課題中所調(diào)查的幾項(xiàng)重點(diǎn)水利工程建設(shè)檔案的管理仍舊是以紙質(zhì)辦公為主，信息化管理程度低。不得不說與檔案管理費(fèi)用低有很大的關(guān)系。檔案資源信息化就是要在檔案管理的總體規(guī)劃、分類設(shè)置、材料收集整理以及掃描、建立目錄等方面形成一個集成化的系統(tǒng)。因此要加大投入，增加設(shè)施設(shè)備，在保管條件、載體材料、翻拍、復(fù)印和裝訂手段等方面實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。

重點(diǎn)水利工程建設(shè)檔案管理是一項(xiàng)長期的基礎(chǔ)性工作，做好檔案管理有利于工程的養(yǎng)護(hù)、維修及加固；有利于工程的改擴(kuò)建工作。合理地發(fā)揮其積極作用，能夠在一定程度上提高員工的工作效率，能夠很好的提高水利工程的經(jīng)濟(jì)效益。

（作者單位：秦皇島市山海關(guān)區(qū)檔案館 ）