淺談信息化時代電子文件的歸檔管理

孫麗華

隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應用，當今社會已經(jīng)進入信息化、數(shù)字化時代，無論是我們的生活方式，還是工作方式都在悄然進行著一場“變革”。這種“變革”，也給我們檔案工作者帶來新的課題，如何做好電子文件的歸檔管理，已經(jīng)成為檔案管理工作的重要內(nèi)容，也是我們檔案工作者必須承擔起來，并要切實做好的重要工作任務。

一、電子文件的概念、特點

電子文件，是指機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比，電子文件具有無可比擬的優(yōu)越性。主要具有以下幾個特點：

1.便捷性。計算機具有強大的信息處理能力，借助計算機系統(tǒng)可達到一次錄入，多次多種形式輸出，方便進行查找和利用，這為檔案現(xiàn)代化管理奠定了基礎(chǔ)。文件的起草、修改、傳遞，資料的收集、分類、查閱都可在網(wǎng)上進行，十分便捷，減少了周轉(zhuǎn)時間，又節(jié)省了大量紙張，極大地提高了工作功效。

2.共享性。電子文件能夠同時滿足多個用戶的需要，實現(xiàn)信息共享。而且可依托網(wǎng)絡服務平臺、數(shù)據(jù)查詢系統(tǒng)提供遠程服務，提高了檔案利用的質(zhì)量和效率；也可運用網(wǎng)絡技術(shù)，采集相關(guān)數(shù)據(jù)信息，不斷豐富已有檔案及資料的內(nèi)容，有效提升檔案工作的服務水平。

3.集成性。電子文件可以將文字、圖形、圖像、影像、聲音等各種信息形式，加以有機組合，圖、文、聲、像并茂，能夠更加真實地再現(xiàn)當時的活動情況，從而強化了文件對社會活動的記憶和再現(xiàn)功能。

二、電子文件歸檔的重要意義

電子文件是信息社會交往的基本工具，離開了電子文件，信息社會就失去了可信的信息基石。電子文件的歸檔管理，具有極其重要的價值和作用，能夠極大地提高檔案信息查詢效率和檔案信息利用率。更重要的是，電子文件已經(jīng)成為社會記憶和文化傳承的重要載體。如果電子文件流失，將嚴重損害社會記憶的延續(xù)性，造成歷史的空白。在電子文件管理的短暫歷史上，已經(jīng)發(fā)生過不少這樣的教訓。比如：原民主德國（東德）產(chǎn)生的包括行政文件、農(nóng)業(yè)文件、勞工資料、監(jiān)獄登記、人事案卷在內(nèi)的成千上萬份電子文件，在德國統(tǒng)一之后，由于諸多原因不能讀取，雖經(jīng)全力搶救也無法挽回，造成了東德歷史的一段空白。

三、電子文件歸檔的主要原則

與紙質(zhì)文件歸檔范圍相比，制定電子文件歸檔范圍時要遵循以下原則：

1.吻合性原則。決定文件保存價值的關(guān)鍵是文件的內(nèi)容，而文件內(nèi)容的重要性取決于產(chǎn)生文件的業(yè)務活動的重要性。從這一點來看，電子文件和紙質(zhì)文件的價值鑒定原則是一致的，電子文件的歸檔范圍應與內(nèi)容相同的紙質(zhì)文件歸檔范圍基本吻合。因此，應在原有歸檔范圍基礎(chǔ)上根據(jù)電子文件的特點制定電子文件歸檔范圍及保管期限表，不必完全另起爐灶。

2.適度放寬原則。由于電子文件存儲的高密度性，若遇到在紙質(zhì)環(huán)境中可歸檔可不歸檔的文件，可以適當考慮放寬納入歸檔范圍。比如，紙質(zhì)文件歸檔強調(diào)結(jié)論性和總結(jié)性的材料而相對忽略過程性、具體性材料，但在電子文件歸檔時則可以同時歸檔。當然，是否放寬以及放寬到何種程度，還需要綜合考慮電子文件的價值和維護成本最終確定。

3、綜合性原則。這里的綜合性是指在判斷電子文件歸檔范圍時要綜合考慮相關(guān)信息、材料對文件保存價值的輔助作用，除了文件本身之外，對于保證電子文件長期真實、完整、可用、安全的其他相關(guān)材料，如電子公文的收發(fā)登記表、機讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等，應與相對應的電子文件一同歸檔保存。

四、電子文件歸檔管理的對策

電子文件作為一種新型的信息載體，給檔案管理工作帶來新的變革。電子文件歸檔管理要做好以下幾點：

1. 高標準嚴要求，走安全立檔之路。堅持“安全立檔”的工作理念，全面加強電子檔案的安全防護，這是當前信息化時代檔案管理的基礎(chǔ)性工作，更是檔案事業(yè)這座“大廈”的根基。電子檔案的安全防護和應用系統(tǒng)的開發(fā)利用同樣需要頂層設計，科學規(guī)劃，統(tǒng)一開發(fā)，高標準做好安全防護工作。同時，增強檔案管理人員的保密意識，對檔案信息嚴格審查，嚴格管理，建立切實可行的管理辦法和規(guī)章制度，從根本上保障電子檔案的安全；建立行之有效的安全保障應急防范機制，定期對系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行備份和統(tǒng)計，定時對系統(tǒng)的硬件環(huán)境進行保養(yǎng)和維護。

2. 建立統(tǒng)一標準，走規(guī)范興檔之路。嚴格遵照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，實施標準化建設，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)采集制度，主要涵蓋電子檔案管理、電子文件歸檔、檔案信息資源的使用和存儲等。電子文件作為一種嶄新的文件和檔案門類，有其特殊性，管理中會出現(xiàn)許多新情況，必須突破原有管理模式，根據(jù)電子文件的特殊需要來制定相應的管理標準。如電子文件的命名標準、登記標準、收集標準、歸檔標準、鑒定標準、防護標準、安全標準等等，促使電子文件的管理逐步走向標準化、規(guī)范化、科學化的軌道。

3. 加強培訓教育，走科學強檔之路。人是事業(yè)之本，人才是成功實施檔案信息化工作的關(guān)鍵。實現(xiàn)檔案信息化、數(shù)字化，必須加強培訓，提高檔案管理人員素質(zhì)，著力建設一支具有信息化技術(shù)、擁有檔案管理知識，并能嚴格遵從行業(yè)紀律的檔案隊伍；注重引進先進的科學技術(shù)和高層次的技術(shù)人才，不斷充實檔案隊伍的新鮮血液，提高檔案工作的科技含量。

4.務必超前介入，走全程監(jiān)管之路。為了保證電子文件歸檔時的質(zhì)量要求和技術(shù)要求，就要超前介入，對電子文件實施全過程的監(jiān)督與控制。文書工作者、檔案管理者、網(wǎng)絡服務者都要直接參與電子文件管理系統(tǒng)的開發(fā)論證，達到電子文件的運轉(zhuǎn)同辦公自動化、檔案管理系統(tǒng)相關(guān)數(shù)據(jù)的無縫銜接。在文件形成之始就設計管理過程，對文件的形成到最終歸檔進行整體規(guī)劃，按照統(tǒng)一的規(guī)范和標準，實行全程監(jiān)督和維護，使文件流程與工作流程有機融合，實現(xiàn)電子文件的全程連續(xù)管理。

5.明確工作職責，走文檔一體之路。電子文件從形成到歸檔，涉及多個部門，因此必須建立文檔一體化管理模式。生成電子文件的文書部門、檔案部門以及網(wǎng)絡服務等單位要明確職責，相互協(xié)作，密切配合。檔案部門要參與到電子文件生成、運行、歸檔與管理的全過程，并且檔案管理人員要對電子文件及時進行分類整理；將收集文件生成軟件，并做好設備環(huán)境、相關(guān)數(shù)據(jù)登記工作；要“紙質(zhì)”與“電子”兩種形式同步歸檔，揚電子檔案的便捷之“長”，避其不穩(wěn)定性的“短”，與紙質(zhì)檔案形成優(yōu)勢互補，既解決了歸檔文件的憑證、依據(jù)作用，確保其法律效力，又提高了歸檔文件的利用效率，也為資源共享奠定了良好基礎(chǔ)。

（作者單位：平泉縣人力資源和社會保障局）