文書辦公檔案現(xiàn)代化管理的研究與探討

賀曉倩

摘要 隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，街道工作對文書辦公檔案管理工作提出了更高的要求，文章從文書辦公檔案管理工作的重要性入手，著重分析了現(xiàn)階段文書辦公檔案管理工作存在的問題，對如何做好文書辦公檔案管理工作進行了詳細闡述，從四個方面提出了具體的改進措施，為新形勢下文書辦公檔案管理工作的發(fā)展提供參考。

[關鍵詞]文書辦公；檔案；現(xiàn)代化管理

1 前言

所謂的文書辦公檔案管理，就是針對文書辦公檔案的收集、鑒別、整理、存檔、保管、統(tǒng)計等所進行的一系列活動。隨著經(jīng)濟的發(fā)展和社會的進步，加強文書辦公檔案的信息化和科學化管理，使其能夠在個人及組織單位的發(fā)展過程中發(fā)揮積極的作用，具有現(xiàn)實的意義，是各街道機關事業(yè)單位深化改革、創(chuàng)新發(fā)展的的必然選擇。

2 文書辦公檔案管理工作的重要性

首先，做好文書辦公檔案管理工作是為了保守人員檔案機密。文書辦公檔案，真實的記錄了個人的成長，是個人經(jīng)歷的客觀體現(xiàn)。目前，個人的工資漲幅、福利待遇、職務晉升、醫(yī)療保險等諸多方面都與文書辦公檔案有著密切的聯(lián)系。

其次，雖然文書辦公檔案管理工作起步較晚，但是經(jīng)過近些年的發(fā)展，辦公檔案管理已經(jīng)在促進街道單位和諧發(fā)展方面發(fā)揮出巨大的潛力。做好辦公檔案管理能夠有力的保證辦公檔案的完整性，避免人事資料的遺失或損壞。

最后，做好文書辦公檔案管理工作，便于辦公檔案的使用?？茖W有序的檔案保管就是為了方便合理的使用，是檔案得以高效使用的前提條件，在維護社會和諧穩(wěn)定方面發(fā)揮著越來越重要的作用。

3 文書辦公檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在問題

目前，我國的文書辦公檔案管理工作的發(fā)展主要受以下幾方面因素的制約：

第一，主觀方面，主管領導和相關工作人員沒有充分認識到文書辦公檔案管理工作的重要性，管理意識不足。人在社會活動中發(fā)揮主觀能動作用，是各項社會和工作活動的載體?，F(xiàn)階段的文書辦公檔案管理工作中，部分工作人員的思想不夠重視，沒有充分的認識到文書辦公檔案管理工作的重要性，還有部分工作人員缺少工作責任心，崗位專業(yè)技術欠缺，這些都是制約文書辦公檔案管理工作發(fā)展的主要原因。

第二，文書辦公檔案管理工作量大，工作內容繁瑣，需要相關工作人員具有較強的專業(yè)技術，相應的崗位人員需求量大。目前，多數(shù)組織的文書辦公檔案管理人員配備數(shù)量不足。檔案管理人員供求機制體制的不完善、不健全，是制約文書辦公檔案管理工作的客觀原因。良好的制度是文書辦公檔案管理工作高效運行的基礎，但是，目前條件下相應的保障制度不完善，文書辦公檔案管理工作設施環(huán)境得不到保障，現(xiàn)代化的管理手段欠缺，管理模式落后，管理信息不通暢，這些因素都導致了文書辦公檔案管理工作無法高效運行，不能為單位和組織發(fā)展提供積極動力。

第三，檔案資料流于形式，內容缺乏，檔案資料缺乏真實性。檔案資料來源于自然個人，不可避免的存在主觀因素的影響。此外，文書辦公檔案管理工作量較大，要求相關工作人員細致、認真，重復性的工作容易使人產(chǎn)生疲憊、懈怠的心理，直接導致文書辦公檔案管理工作形式化嚴重。

4 如何做好文書辦公檔案管理工作

新的發(fā)展形勢下，做好文書辦公檔案管理工作不僅僅可以維護個人的合法利益，更重要的是可以維護單位的和諧穩(wěn)定，促進社會的繁榮發(fā)展。具體來說，可以從以下四個方面來改善目前現(xiàn)有的文書辦公檔案管理工作：

第一，加強檔案管理工作的思想宣傳，提高領導干部及相關工作人員的思想認識，重視文書辦公檔案管理工作。文書辦公檔案管理工作的重要性，已經(jīng)越來越凸顯，對于各類不同的單位來講都是不可缺少的重要管理手段，應該引起單位和組織管理層的充分重視，將文書辦公檔案管理工作中納入到常規(guī)的管理手段中來，積極主動地做好文書辦公檔案管理工作，支持和推動文書辦公檔案管理的合理發(fā)展。

第二，思想上的不重視，導致文書辦公檔案管理工作資金投入不足，專業(yè)技術人才短缺。一方面，政府及街道應該把文書辦公檔案管理納入正常的財政預算，加大資金投入，并將此項工作作為意向長遠的任務有效的開展下去；另一方面，相關的文書辦公檔案管理人員應該在崗位上加強自身主頁技術的學習，掌握現(xiàn)代的檔案管理技術，努力使自己成長為具有主頁素養(yǎng)的辦公檔案管理人員。

第三，文書辦公檔案材料客觀真實地反應街道單位的人事狀況和組織架構，同時也見證了街道的發(fā)展和變革，其重要性對檔案管理人員的素質提出了很高的要求。健全檔案材料的核實制度，增強工作人員的責任心，必要時可以實行檔案管理工作的實名制管理模式，將每一份檔案資料的存檔實施落實到人，減少工作懈怠心里。

第四，通過加強信息化建設，建立更加完善的文書辦公檔案管理體系。良好的信息溝通是單位和組織發(fā)展的積極因素。將現(xiàn)代化的統(tǒng)計分析技術與傳統(tǒng)的文書辦公檔案管理模式相結合，能夠更加有效地促進文書辦公檔案管理工作開展和高效發(fā)展，使得文書辦公檔案管理與快速的社會和經(jīng)濟發(fā)展相適應。

5 結語

綜上所述，文書辦公檔案管理工作是一項系統(tǒng)性的工作，具有復雜性和嚴謹性的顯著特點。本文從四個具體的方面探討了提升和改進文書辦公檔案管理工作的方法。如何讓文書辦公檔案管理工作更好的適應現(xiàn)代社會的發(fā)展，仍然要求我們相關的單位組織提高思想認識，加大相關資金投入，檔案管理工作人員加強自身檔案管理技術水平，積極學習先進檔案管理技術，更好的服務于文書辦公檔案管理工作，促進文書辦公檔案管理工作的不斷發(fā)展。

作者單位

青島市市北區(qū)人民政府登州路街道辦事處