論高校學(xué)生檔案管理工作

丁玉芝

摘 要：高校學(xué)生檔案是為用人單位提供的大學(xué)生綜合素質(zhì)的有力依據(jù)，但是，我國的教育事業(yè)發(fā)展迅猛，管理工作出現(xiàn)很多問題，諸如人員稀缺、精力不足、設(shè)備不先進(jìn)、檔案數(shù)據(jù)老化、記錄不準(zhǔn)確等問題，本文通過建立學(xué)生檔案管理制度、加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)、正視管理制度、采用數(shù)字化管理四大點(diǎn)進(jìn)行有效解決，具體文章要略都在下文部分。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理；工作問題；管理措施

高校學(xué)生檔案是高校學(xué)生管理工作的重要內(nèi)容，也是教育工作者為我國人才開發(fā)提供的一組比較客觀的數(shù)據(jù)，其中記錄了大學(xué)生在校學(xué)習(xí)成績、社會實(shí)踐、家庭狀況和經(jīng)濟(jì)狀態(tài)等，在學(xué)生畢業(yè)后，單位企業(yè)在用人方面都會首先考慮到學(xué)生檔案方面和簡歷，再對大學(xué)生綜合能力進(jìn)行估測，采決錄用結(jié)果。

1 高校檔案管理工作概述

1.管理和推進(jìn)學(xué)生成才

在現(xiàn)階段，培養(yǎng)高等人才是國家和各高校的共同目標(biāo)，并且人才的實(shí)用性和有用性，全在于細(xì)致入微的科學(xué)管理工作。學(xué)生檔案管理、管理隊(duì)伍建設(shè)是高校管理工作的重點(diǎn)，制定相關(guān)的規(guī)章制度，提高學(xué)生對高校檔案管理的思想意識，幫助學(xué)校解決教育中存在的問題，從而使整體教育水平有質(zhì)的飛躍，推動學(xué)校的科學(xué)發(fā)展。因?yàn)榇髮W(xué)生是未來社會發(fā)展的頂梁柱，大學(xué)生的優(yōu)秀與否關(guān)乎著國家未來的發(fā)展，通過高校管理制度，加強(qiáng)大學(xué)生自律，優(yōu)化人文環(huán)境，就能實(shí)現(xiàn)培養(yǎng)學(xué)生成長成才的現(xiàn)實(shí)目標(biāo)。

2.管理和推進(jìn)高校發(fā)展

高校檔案管理工作，要具體給全校學(xué)生記錄在校期間的生活實(shí)踐以及學(xué)習(xí)表現(xiàn)，主要是社會實(shí)踐活動、在校學(xué)習(xí)學(xué)習(xí)成績、獎懲及評價的具體情況，其次是家庭狀況、政治狀態(tài)和經(jīng)濟(jì)情況的真實(shí)記錄。高校檔案管理的建立，比較具有科學(xué)性，大學(xué)生可以通過上網(wǎng)在學(xué)校網(wǎng)站里查詢，了解檔案管理關(guān)于自身的詳細(xì)記錄，清楚自己的特長與不足，并加以保持或改善，能夠充分激發(fā)大學(xué)生的學(xué)習(xí)積極性，同樣也會形成競爭性，體現(xiàn)大學(xué)生實(shí)事求是精神，塑造大學(xué)生樂觀向上活力四射的良好形象，促進(jìn)大學(xué)生全面的蓬勃發(fā)展。

3.滿足社會以及用人單位現(xiàn)實(shí)需求

各企業(yè)和社會對人才的需求量與日俱增，質(zhì)量要求也越來越高，而就業(yè)對象基本上都是大學(xué)生群體。盡管如此，用人單位對大學(xué)生的要求依然很高，在平常的招聘中，用人單位都會首先提供一份客觀檔案，用學(xué)歷證書、思想傾向、言談舉止等作為參考，決定是否錄用來應(yīng)聘的大學(xué)生。總之，提高大學(xué)生綜合素質(zhì)，就能提高大學(xué)生就業(yè)能力，校方管理階層要重視大學(xué)生綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，滿足社會與各企業(yè)的現(xiàn)實(shí)需求。

2 分析高校管理工作問題

1.學(xué)生檔案管理問題

高校檔案管理是學(xué)校擁有大批高質(zhì)量人才的體現(xiàn)，它存在管理意識不強(qiáng)的問題。高校檔案管理階層主要是為學(xué)生檔案進(jìn)行優(yōu)化和整理，管理意識不強(qiáng)工作水平也就差強(qiáng)人意，就會影響學(xué)校培養(yǎng)人才的效果。首先管理階層要重視大學(xué)生綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，必須設(shè)定一個負(fù)責(zé)學(xué)生檔案管理的職業(yè)，選用務(wù)實(shí)、可靠的人員，保證檔案管理不出任何紕漏，其次強(qiáng)化檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)，檔案管理部門要加強(qiáng)相關(guān)工作人員的日常監(jiān)督，對不足之處給予業(yè)務(wù)指導(dǎo)，通過親密的交流，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)水平。

2.管理階層發(fā)展問題

高校檔案管理是學(xué)校擁有大批高質(zhì)量人才的體現(xiàn)，它存在管理階層發(fā)展問題，高校檔案管理工作者是為大學(xué)生服務(wù)的，管理人員應(yīng)當(dāng)投入更多精力把檔案管理工作做好。首先學(xué)校必須重視檔案管理隊(duì)伍的強(qiáng)化，目前發(fā)現(xiàn)許多學(xué)校檔案管理人員不充足，甚至直接是由一些教師兼任，出現(xiàn)很多教學(xué)與管理不能兼顧的現(xiàn)象。其次要充分利用學(xué)生專職做檔案管理人員，但不能濫用，要選擇與管理技術(shù)強(qiáng)硬的大學(xué)生。總的來說，高校管理工作出現(xiàn)人員稀缺、管理經(jīng)驗(yàn)不足、精力不足等問題，學(xué)校要大力培養(yǎng)管理人員的綜合素質(zhì)與業(yè)務(wù)能力，發(fā)展管理隊(duì)伍建設(shè)，提高高校檔案管理部門的辦事效率。

3.管理制度不明確不完整

高校檔案管理是學(xué)校擁有大批高質(zhì)量人才的體現(xiàn)，它存在管理制度不嚴(yán)格、不明確等問題。高校檔案管理沒有健全的規(guī)章制度，就只能結(jié)合高?，F(xiàn)實(shí)狀況和以往經(jīng)驗(yàn)來開展學(xué)生檔案管理工作，從而延誤學(xué)校建立學(xué)生檔案管理制度的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。首先規(guī)章制度不嚴(yán)格導(dǎo)致了學(xué)生檔案收集、整理、歸檔出錯，然后學(xué)生對于檔案管理的借閱、轉(zhuǎn)出和利用造成困擾。其次學(xué)生因此填寫內(nèi)容不完整，移交手續(xù)不縝密，檔案管理沒有形成統(tǒng)一，影響高校檔案管理工作的質(zhì)量，達(dá)不到檔案管理的客觀標(biāo)準(zhǔn)。

4.管理工作投入不足

高校檔案管理是學(xué)校擁有大批高質(zhì)量人才的體現(xiàn)，它存在工作投入不足的問題。檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化沒有得到校方領(lǐng)導(dǎo)的重視，檔案管理設(shè)備和人員配備都不充足，也不具先進(jìn)性，并且管理方式落后，整個高校檔案管理工作缺乏發(fā)展力，導(dǎo)致檔案管理工作頻繁出現(xiàn)問題。首先檔案庫房紙質(zhì)腐爛、照片褪色、錄像帶及錄音帶老化、檔案字跡模糊等沒有得到相應(yīng)解決。其次沒有發(fā)展經(jīng)費(fèi)供檔案管理部門優(yōu)化管理環(huán)境，使檔案庫房達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)水平，影響檔案管理人員工作質(zhì)量，增加工作難度。

3 高校管理工作完善措施

1.建立學(xué)生檔案管理制度

檔案管理部門要明確工作職責(zé)，并各司其職，而且學(xué)生歸檔時間必須有時限性，存檔標(biāo)準(zhǔn)要嚴(yán)格，例如學(xué)生心理健康、學(xué)習(xí)成績、學(xué)籍檔案等要有一個明確標(biāo)準(zhǔn)，保證學(xué)生檔案的質(zhì)量和有效性。要合理規(guī)劃，把相關(guān)目標(biāo)和嚴(yán)格對待的問題建立一個學(xué)生檔案管理制度，促進(jìn)檔案管理工作的良性循環(huán)。

2.加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)

校方領(lǐng)導(dǎo)首先要給予檔案管理部門經(jīng)濟(jì)支持，要求該部門設(shè)置專職管理學(xué)生檔案的職位，防止人員變動導(dǎo)致檔案的流失和接收不明確等問題發(fā)生。其次檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)管理人員業(yè)務(wù)能力，提高業(yè)務(wù)人員綜合素質(zhì)，并且加強(qiáng)日常交流，互督互促，提高檔案管理工作質(zhì)量。

3.高校學(xué)生正視管理制度

高校領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理工作者要明白學(xué)生檔案管理工作的重要性，因?yàn)閷W(xué)生檔案關(guān)系到學(xué)生未來發(fā)展以及就業(yè)問題，要正確的看待學(xué)生檔案管理制度，不足之處要及時修繕，要引起學(xué)生重視，畢竟學(xué)生檔案管理的核心是圍繞學(xué)生展開的，只有學(xué)生“遵法守法”，學(xué)校的規(guī)章制度才行之有效，學(xué)生檔案管理工作才能真正提高。

4.采用數(shù)字化管理

各高校的發(fā)展速度在迅猛增長，全國大學(xué)生越來越多，管理難度相對較大，采用數(shù)字化管理是不二之選。首先計(jì)算機(jī)的普及和信息時代的潮流兩大優(yōu)勢，都相應(yīng)為高校學(xué)生檔案數(shù)字化管理提供了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。其次高校學(xué)生檔案管理階層意識覺悟較高，高校專業(yè)管理人員和高校人才密切合作，為學(xué)生檔案管理隊(duì)伍建設(shè)貢獻(xiàn)了發(fā)展基礎(chǔ)，從而形成了一個有效、完整的學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)，整體提高了學(xué)生檔案管理的質(zhì)量，減輕了管理人員工作負(fù)擔(dān)?？偠灾瑢W(xué)生檔案管理工作是圍繞學(xué)生開展的，學(xué)生檔案與學(xué)生未來發(fā)展就業(yè)關(guān)系重大，校方要重視管理工作的加強(qiáng)、管理質(zhì)量的提高、管理制度的完善。

因?yàn)楣ぷ魅藛T管理意識不強(qiáng)，相關(guān)部門配備設(shè)施不充足，經(jīng)費(fèi)不寬裕，隊(duì)伍建設(shè)沒有發(fā)展力，管理人員少，工作態(tài)度松散，沒有先進(jìn)的管理方法等都是學(xué)生檔案管理工作存在的問題。檔案管理工作者要各司其職，維護(hù)管理系統(tǒng)的有效運(yùn)行，管理階層要指導(dǎo)管理人員業(yè)務(wù)水平，培養(yǎng)管理人才，提高工作人員綜合素質(zhì)。另外，校方領(lǐng)導(dǎo)要重視管理制度，更新管理設(shè)備，提高檔案管理工作者整體工作水平。

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