略論醫(yī)院綜合檔案的管理改進(jìn)

江麗

摘 要：近年來(lái)，我國(guó)醫(yī)療事業(yè)迅猛發(fā)展，迎來(lái)了新的景象，由于各種醫(yī)療機(jī)構(gòu)的興起以及外來(lái)的競(jìng)爭(zhēng)，我國(guó)醫(yī)院發(fā)展也面臨這嚴(yán)峻形勢(shì)。而作為醫(yī)院所有信息的載體—醫(yī)院綜合檔案，在醫(yī)院的建設(shè)與發(fā)展中有著重要的意義，因?yàn)槠浜w了醫(yī)院活動(dòng)中的各個(gè)方面，對(duì)醫(yī)院綜合檔案的管理也日益被重視。由于我國(guó)檔案管理事業(yè)起步較晚，所以醫(yī)院綜合檔案的管理還存在著諸多問(wèn)題，制約著醫(yī)院的正常管理與發(fā)展。認(rèn)清我國(guó)醫(yī)院綜合檔案管理的現(xiàn)狀，找出普遍存在的問(wèn)題，并提出相應(yīng)的改進(jìn)方法對(duì)策，對(duì)我國(guó)醫(yī)院和醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展有著重要意義。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；綜合檔案；管理；現(xiàn)狀問(wèn)題；方法對(duì)策

1 引言

截止到2015年底，我國(guó)醫(yī)院的總數(shù)已經(jīng)多達(dá)2.8萬(wàn)，并且還呈上升趨勢(shì)，這標(biāo)志著我國(guó)的醫(yī)療事業(yè)在不斷的改革中已經(jīng)取得了較大成就。雖然我國(guó)醫(yī)院在管理上隨著社會(huì)的進(jìn)步有了較大程度的提高，但是在醫(yī)院檔案的管理上還存在諸多不足之處。許多醫(yī)院不重視醫(yī)院綜合檔案的管理，不知道醫(yī)院管理的重要性，在管理中抓不住重點(diǎn)，使得綜合檔案的管理混亂，嚴(yán)重影響了我國(guó)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。

醫(yī)院綜合檔案涉及醫(yī)院各個(gè)部門(mén)各個(gè)方面，包括財(cái)務(wù)、行政、基建、人事、科研、醫(yī)療技術(shù)等。對(duì)醫(yī)院綜合檔案的管理意味著對(duì)整個(gè)醫(yī)院信息的整理與利用，加強(qiáng)其管理不僅可以對(duì)醫(yī)院整體發(fā)展有著詳細(xì)的了解，還可以根據(jù)這些信息對(duì)醫(yī)院的整體發(fā)展做出規(guī)劃，同時(shí)也利于醫(yī)院開(kāi)展一系列的工作，保證各項(xiàng)工作順利實(shí)施，從而為醫(yī)院的文化建設(shè)，思想政治建設(shè)，經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供可靠地保障。但是，目前我國(guó)醫(yī)院綜合檔案管理還存在著較多問(wèn)題，找出這些問(wèn)題，并加以解決是每一個(gè)醫(yī)院檔案管理工作者的首要任務(wù)。

2 我國(guó)醫(yī)院綜合檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）醫(yī)院綜合檔案管理人員問(wèn)題

由于我國(guó)醫(yī)院檔案管理起步較晚，并且許多醫(yī)院致力于醫(yī)院的收益，“重經(jīng)營(yíng)，輕檔案”的現(xiàn)象在醫(yī)院中很常見(jiàn)。故而，在進(jìn)行醫(yī)院檔案綜合管理時(shí)候?qū)n案管理人員的配備就不夠，有的醫(yī)院的綜合檔案管理者僅僅只有兩三個(gè)人，這對(duì)于每天都會(huì)產(chǎn)生各種檔案的醫(yī)院來(lái)說(shuō)，檔案管理人員明顯不足。還有就是檔案管理人員的素質(zhì)亟待提高，有的醫(yī)院綜合檔案管理人員不僅文化水平較低而且意識(shí)薄弱，有的管理人員是還是關(guān)系戶，在醫(yī)院檔案管理過(guò)程中馬馬虎虎，歸檔不及時(shí)，導(dǎo)致檔案丟失等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。人員的配備不足與素質(zhì)的缺乏，是醫(yī)院檔案管理最基礎(chǔ)也是最普遍的問(wèn)題，是醫(yī)院綜合檔案管理工作質(zhì)量低下的根本原因。嚴(yán)重影響著醫(yī)院的其他管理，阻礙著醫(yī)院的發(fā)展。

（二）醫(yī)院綜合檔案監(jiān)督體系問(wèn)題

目前，醫(yī)院綜合檔案管理還缺乏完整的監(jiān)督體系。在醫(yī)院的規(guī)章制度中，很少有醫(yī)院將檔案管理的監(jiān)督工作和建立監(jiān)督體系相關(guān)內(nèi)容寫(xiě)進(jìn)去，這使得醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)綜合檔案的管理工作往往是不聞不問(wèn)，只是在需要某一檔案時(shí)候打電話給檔案管理工作人員，讓其送到辦公室。監(jiān)督體系的缺乏和不完善，也是繼人員素質(zhì)低之后影響檔案管理工作質(zhì)量的重要因素，沒(méi)有相應(yīng)的監(jiān)督管理，檔案管理工作人員往往會(huì)工作不認(rèn)真，敷衍了事。沒(méi)有監(jiān)督人員的指導(dǎo)，綜合檔案的管理也就會(huì)存在很多問(wèn)題，并且這些問(wèn)題得不到及時(shí)解決，久而久之，就會(huì)使得整個(gè)檔案管理混亂，影響該部門(mén)的正常運(yùn)營(yíng)，從而影響到各項(xiàng)醫(yī)療活動(dòng)的順利進(jìn)行。

（三）醫(yī)院綜合檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題

二十一世紀(jì)是信息化時(shí)代，各行各業(yè)都在加緊相應(yīng)的信息化建設(shè)，自我國(guó)頒布《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》之后，醫(yī)院也開(kāi)始了相應(yīng)的檔案信息化建設(shè)工作，但是由于投資力度和重視度的問(wèn)題，我國(guó)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的發(fā)展速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于其他方面的信息化建設(shè)。檔案信息化建設(shè)相應(yīng)的電腦等設(shè)備缺乏，信息化專業(yè)人才的缺乏，信息化建設(shè)理念的缺乏等使得醫(yī)院綜合檔案信息化建設(shè)步履維艱。信息化建設(shè)的不到位，一方面降低了醫(yī)院綜合檔案的管理效率，并且降低了其時(shí)效性和真實(shí)性，因?yàn)樾畔⒌貌坏郊皩?shí)地更新和保存，容易造成信息丟失。另外一方面，也影響了醫(yī)院對(duì)其整體發(fā)展的規(guī)劃。

3 加強(qiáng)醫(yī)院綜合檔案的管理改進(jìn)方法對(duì)策研究

（一）提升醫(yī)院綜合檔案管理人員素質(zhì)，打造專業(yè)化管理隊(duì)伍

提升醫(yī)院綜合檔案管理人員素質(zhì)，第一，給醫(yī)院綜合檔案管理人員配備足夠的人員，并且制定相應(yīng)的人員分管某幾類檔案，確保人員的充分利用，使得人盡其才又不顯得混亂。第二，對(duì)于綜合檔案管理者要不斷地加強(qiáng)思想政治建設(shè)和專業(yè)技能培訓(xùn)，可以定期的將工作人員送去高校回爐深造或者與其他醫(yī)院進(jìn)行相關(guān)的交流，從而提升其專業(yè)技能。醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)人員，要定期地與工作人員進(jìn)行思想交流座談會(huì)，讓工作人員從根本上意識(shí)到綜合檔案管理的重要性。第三，嚴(yán)格人事招聘，杜絕任人唯親的現(xiàn)象，要從各高校畢業(yè)生中招聘優(yōu)秀的人才，并通過(guò)一定的實(shí)踐實(shí)習(xí)之后再讓其上崗，并定期進(jìn)行考核，不合格的要及時(shí)地處理。只有打造專業(yè)化的醫(yī)院檔案綜合管理隊(duì)伍，才能從根本上解決問(wèn)題。

（二）完善綜合檔案管理規(guī)章制度，建立健全醫(yī)院綜合檔案監(jiān)督體系

目前，有關(guān)醫(yī)院綜合檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)還不是很健全，有的醫(yī)院在制定規(guī)章制度時(shí)候照搬照抄條例，而不根據(jù)自身實(shí)際情況制定，使得有關(guān)綜合檔案管理的規(guī)章制度不切實(shí)際。醫(yī)院要根據(jù)自身發(fā)展情況合理地制定綜合檔案管理的規(guī)章制度，要明確檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)和注意事項(xiàng)，并且制定出相應(yīng)的監(jiān)督管理?xiàng)l例。要做好醫(yī)院綜合檔案的監(jiān)督管理工作要從兩方面出發(fā)，一方面醫(yī)院要成立領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督小組，定期對(duì)醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行核查監(jiān)督；另外一方面，檔案辦公室要成立監(jiān)督小組，對(duì)每個(gè)檔案管理人員進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督，并將每個(gè)人的工作態(tài)度以及成果作為其績(jī)效考核的重要部分，檔案辦公室監(jiān)督小組也要定期的對(duì)領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督小組進(jìn)行檔案管理的工作匯報(bào)。只有完善規(guī)章制度，建立合理監(jiān)督體系，才能使得相關(guān)人員有章可循，保證工作順利開(kāi)展。

（三）加強(qiáng)綜合檔案管理信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理智能化

加強(qiáng)綜合檔案信息化建設(shè)，首要任務(wù)是要加強(qiáng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者以及工作人員的信息化建設(shè)意識(shí)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員要定期舉行綜合檔案管理信息化建設(shè)的會(huì)議，對(duì)一定時(shí)間內(nèi)的相關(guān)工作進(jìn)行總結(jié)，找出其中問(wèn)題。另外，工作人員也要不斷地探索新的信息化建設(shè)途徑，可以將醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)與醫(yī)院信息系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化等醫(yī)院的各項(xiàng)信息化建設(shè)聯(lián)系起來(lái)，建立起屬于檔案管理的信息收集、歸類以及交流的完整系統(tǒng)。通過(guò)信息化建設(shè)可以使得醫(yī)院中各項(xiàng)檔案數(shù)據(jù)信息能夠及實(shí)地被存入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并且自動(dòng)分類，使得后期各部門(mén)對(duì)檔案的利用更加的快捷方便，使得檔案管理逐漸智能化。

（四）加大綜合檔案信息分析，提升綜合檔案使用價(jià)值

綜合檔案的主要作用就是為醫(yī)院的各項(xiàng)發(fā)展提供可靠地依據(jù)，但是目前由于綜合檔案管理不善以及對(duì)檔案信息開(kāi)發(fā)的不夠，使得檔案價(jià)值大大貶低。醫(yī)院在做好檔案其他建設(shè)的方面，還要通過(guò)各種方法對(duì)檔案信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，例如對(duì)人事檔案進(jìn)行仔細(xì)分析，在醫(yī)院進(jìn)行人事調(diào)動(dòng)或者相應(yīng)的績(jī)效考核時(shí)候領(lǐng)導(dǎo)人員可以及實(shí)地做出計(jì)劃；對(duì)基建檔案信息分析，可以掌握在過(guò)去的基礎(chǔ)建設(shè)中哪家建筑公司較好或者為醫(yī)院創(chuàng)造了怎樣的價(jià)值，在后期的建設(shè)中就可以選擇合適的公司進(jìn)行合作，而不是盲目抓瞎等。醫(yī)院在做好綜合檔案管理同時(shí)，要進(jìn)一步開(kāi)發(fā)其信息，從而使得綜合檔案充分發(fā)揮其價(jià)值。

4 結(jié)語(yǔ)

綜合檔案在醫(yī)院的管理建設(shè)中占據(jù)重要的地位，不能一味地放任其發(fā)展，要根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況，采取一系列相應(yīng)的措施對(duì)綜合檔案的管理進(jìn)行加強(qiáng)，并確保其價(jià)值得以發(fā)揮。這樣不僅可推動(dòng)醫(yī)院的發(fā)展，還會(huì)為我國(guó)醫(yī)療事業(yè)走向國(guó)際舞臺(tái)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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