醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化策略

王剛

摘 要：在醫(yī)院的辦公室業(yè)務(wù)中，非常重要的一項工作內(nèi)容就是檔案管理，能夠展現(xiàn)出醫(yī)院發(fā)展的軌跡。辦公室檔案管理工作為醫(yī)院的科學發(fā)展與事業(yè)研究提供了重要的依據(jù)。辦公室檔案管理對醫(yī)院的發(fā)展與建設(shè)有著非常重要的作用，但是在目前的檔案管理中還存在著一些問題，這就需要不斷的優(yōu)化辦公室檔案管理的工作。因此，本文對醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化策略進行了探討。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；辦公室；檔案管理；優(yōu)化策略

隨著人們生活水平的不斷提高，越來越重視健康，這就對醫(yī)院的管理提出了更高的要求。醫(yī)院為了做好自身的工作，促進醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，就需要加強醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化。但是在目前的辦公室檔案管理工作中，還存在著一些問題，這就使得檔案管理工作不能夠得到有序的開展。因此，醫(yī)院應該結(jié)合辦公室檔案管理工作中的問題提出具體的優(yōu)化策略。

1 醫(yī)院辦公室檔案管理工作中存在的問題

在目前的醫(yī)院檔案管理工作中，還存在著一些問題，嚴重影響著檔案管理工作的進行。我們應立足實際，就需要對管理工作中存在的問題進行分析。首先，辦公室檔案管理人員的意識比較的薄弱，使得檔案完整性嚴重的流失。醫(yī)院的很多領(lǐng)導及其管理人員都比較缺少檔案管理的意識，這就造成了實際檔案管理工作中問題的不斷出現(xiàn)。沒有一個科學有序的檔案管理，就可能使得醫(yī)院檔案管理的完整性不斷的流失，降低了檔案管理工作的效率。其次，檔案管理設(shè)備落后。落后的檔案管理設(shè)施會嚴重的降低檔案管理的水平，加大檔案管理的難度。最后，檔案管理制度散亂，缺乏統(tǒng)一的管理標準。在辦公室檔案管理工作中，不健全的檔案管理制度會影響檔案的收集，使得檔案信息資源比較的缺乏，不利于辦公室檔案管理工作的進行。

2 醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化策略

2.1 提高領(lǐng)導班子檔案意識，加大硬件設(shè)施投入

在進行醫(yī)院辦公室檔案管理工作時，領(lǐng)導班子應該重視醫(yī)院辦公室檔案的管理提高自身的檔案管理意識，從而為檔案現(xiàn)代化的管理提供依據(jù)。在醫(yī)院檔案管理的轉(zhuǎn)變過程中，主要的轉(zhuǎn)變模式為由粗放型、單純經(jīng)營性的管理模式向集約型、科學性的管理模式進行轉(zhuǎn)變，從而不斷的提高醫(yī)院辦公室檔案管理的水平與服務(wù)質(zhì)量，增加經(jīng)濟效益與社會效益。醫(yī)院辦公室這種檔案管理模式的轉(zhuǎn)變能夠使得醫(yī)院更加的具有競爭力。此外，在辦公室檔案的管理過程中，還應該對單位檔案室的建設(shè)進行不斷的加強，并且完善其設(shè)施，加大檔案管理硬件設(shè)施的投入力度。完善的檔案管理設(shè)施能夠使得管理更加的方便、科學，從而實現(xiàn)醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化。

2.2 加強檔案管理人員的學習，提高自身的業(yè)務(wù)水平

在醫(yī)院辦公室檔案管理的工作中，為了實現(xiàn)管理的工作的優(yōu)化，解決檔案管理存在的問題，就需要定期對辦公室檔案管理人員進行培訓，加強檔案管理人員的學習，從而提高其自身的業(yè)務(wù)水平。利用檔案是醫(yī)院辦公室管理檔案的主要目的，但是由于醫(yī)院辦公室的檔案較多，并且種類千差萬別，這就加大的醫(yī)院辦公室檔案管理工作的難度，不利于檔案的有效管理。因此，醫(yī)院應該定期的組織辦公室檔案管理的人員進行培訓，讓其進行學習，掌握專業(yè)的檔案管理技能，從而使得辦公室的檔案管理能夠做好收集、整理、鑒定、保管以及統(tǒng)計使用的工作，保證檔案管理工作的順利進行。辦公室檔案管理人員在技能的學習過程中，還會使得自身的業(yè)務(wù)水平得到不斷的提高，從而適應社會發(fā)展的要求。隨著科學技術(shù)的快速發(fā)展，電子計算機技術(shù)也逐漸的應用到了醫(yī)院辦公室檔案的管理工作中，這就使得檔案的管理更加的自動化、電子化，也便于檔案的管理。但是這就需要檔案管理人員具有較強的計算機水平與檔案管理水平，從而真正的做到辦公室檔案管理工作的優(yōu)化。

2.3 健全辦公室檔案管理制度，加強檔案集中管理

醫(yī)院辦公室的檔案管理對醫(yī)院的發(fā)展與科研工作的進行有著非常重要的作用，為了能夠?qū)崿F(xiàn)辦公室檔案管理工作的優(yōu)化，就需要對辦公室檔案管理制度進行健全，并加強檔案的集中管理。根據(jù)醫(yī)院的業(yè)務(wù)范圍與職能要求，需要將黨政管理、教學科研、醫(yī)療業(yè)務(wù)、設(shè)備設(shè)施、人員結(jié)構(gòu)以及財會統(tǒng)計等工作的檔案進行綜合整理，這些檔案具有非常重要的保存與研究的價值，不僅影響醫(yī)院的發(fā)展，還與廣大的群眾健康有著密切的聯(lián)系。結(jié)合醫(yī)院辦公室的檔案能夠給對醫(yī)院的各項工作進行協(xié)調(diào)指導，并為醫(yī)院的決策與工作計劃提供重要的依據(jù)。因此，醫(yī)院應該制定一個比較健全完善的辦公室檔案管理制度，確保管理人員嚴格的按照相應的規(guī)章制度進行檔案的管理，做好檔案的收集、整理、提交、登記以及歸檔等工作，從而保證辦公室的檔案不會缺失，實現(xiàn)辦公室檔案管理工作的優(yōu)化。

2.4 拓展辦公室檔案管理人員的職業(yè)視野

實現(xiàn)辦公室檔案管理工作的優(yōu)化，還應拓展檔案管理人員的職業(yè)視野。首先，對檔案管理人員實施動員。拓展辦公室檔案管理人員的職業(yè)視野能夠使得管理工作順利的開展，通過動員來提高檔案管理人員的職業(yè)危機意識，從而使得管理人員在檔案管理工作中更加的積極主動。其次，多渠道提升職業(yè)專業(yè)視野。醫(yī)院辦公室的檔案管理是非常專業(yè)的工作，不僅需要管理人員對檔案分類學的基本知識熟練的掌握，還需要能夠?qū)χ︶t(yī)院發(fā)展與文書檔案管理之間的關(guān)系進行系統(tǒng)的把握，加強檔案的管理。醫(yī)院可以通過組織檔案管理人員進行外部參觀與內(nèi)部業(yè)務(wù)培訓的形式來不斷的提高檔案管理人員的職業(yè)視野。最后，比較下增強職業(yè)發(fā)展視野。為了激發(fā)辦公室檔案管理人員的學習意識，就需要通過競爭比較來實現(xiàn)。在比較下能夠促進檔案管理人員發(fā)現(xiàn)自身存在的不足，并通過業(yè)務(wù)學習或者業(yè)務(wù)交流來不斷的提升自身的業(yè)務(wù)水平，從而拓展職業(yè)視野。因此，醫(yī)院辦公室在進行檔案管理工作的優(yōu)化時，需要加強管理人員的素質(zhì)，并不斷的拓展其職業(yè)視野。

3 總結(jié)

綜上所述，在醫(yī)院的辦公室業(yè)務(wù)中應重視檔案管理工作。為對醫(yī)院辦公室檔案管理工作進行優(yōu)化，就需要解決當前工作中的不足，并且提出有效的完善策略，使得檔案管理為醫(yī)院發(fā)展及醫(yī)療服務(wù)提升做出貢獻。

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