電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)控制探討

穆磊

摘 要：基于信息化時(shí)代下，計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及性應(yīng)用改變了人們工作、學(xué)習(xí)以及生活等的方式，在此背景下，辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)促使企業(yè)逐漸實(shí)現(xiàn)了檔案的信息化管理。以電子信息檔案來取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，能夠?yàn)樘岣邫n案信息管理的效率提供保障，但是基于計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)本身所存在的弊端，致使電子信息檔案管理風(fēng)險(xiǎn)問題隨之凸顯?；诖?，本文針對(duì)如何實(shí)現(xiàn)對(duì)電子信息檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的有效規(guī)避與控制進(jìn)行了探討，并提出了對(duì)策，以供參考。

關(guān)鍵詞：電子信息檔案；管理；風(fēng)險(xiǎn)控制；探討

在計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅速發(fā)展的背景下，基于計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的逐步應(yīng)用與完善下，電子信息檔案管理模式與方式逐漸被企業(yè)應(yīng)用于檔案信息管理工作之中，而借助這一電子信息化管理手段，能夠?yàn)槠髽I(yè)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的高效管理并充分發(fā)揮出檔案信息的使用價(jià)值提供了保障。但是，基于信息化管理模式下，電子檔案無論是在應(yīng)用上還是在管理上都存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)，計(jì)算機(jī)病毒的入侵以及網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊都會(huì)影響到數(shù)據(jù)信息的安全性與可靠性。因此，如何實(shí)現(xiàn)對(duì)電子信息檔案風(fēng)險(xiǎn)的有效控制，亟待解決。

1 當(dāng)前在落實(shí)電子信息檔案管理工作過程中所呈現(xiàn)出的問題

主要表現(xiàn)在如下兩點(diǎn)：第一，尚未針對(duì)該項(xiàng)管理工作建立起完善的管理體系。當(dāng)前，在采用電子信息檔案模式進(jìn)行檔案信息管理的過程中，基于傳統(tǒng)管理理念的束縛，對(duì)于檔案信息本身的重視程度不足，加上電子檔案信息管理模式的實(shí)施尚在探索與完善中，使得缺乏完善管理理論的支撐，相應(yīng)管理體系的不健全致使難以實(shí)現(xiàn)安全管理內(nèi)容的充分落實(shí)；第二，安全意識(shí)理念淡薄。電子檔案信息是借助計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)與應(yīng)用的，而計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)本身所存在的風(fēng)險(xiǎn)隱患問題將直接影響到電子信息檔案的安全性，但相應(yīng)管理人員由于缺乏安全意識(shí)理念，致使很多時(shí)候都是電子檔案信息遭到竊取或是丟失等才會(huì)意識(shí)到安全問題的重要性，但為時(shí)已晚，所以這就需要實(shí)現(xiàn)預(yù)防性保護(hù)措施的落實(shí)來確保電子檔案信息的安全性，實(shí)現(xiàn)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的控制、規(guī)避以及分散等。

2 電子信息檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的控制策略

（一）實(shí)現(xiàn)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)因素有效規(guī)避的對(duì)策

對(duì)于電子信息檔案管理中所呈現(xiàn)出的安全風(fēng)險(xiǎn)隱患問題，在實(shí)際落實(shí)相應(yīng)管理工作的過程中則就需要以預(yù)防性措施手段的落實(shí)來實(shí)現(xiàn)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的規(guī)避，進(jìn)而從根本上消除潛在風(fēng)險(xiǎn)隱患，確保信息數(shù)據(jù)的安全可靠性。在實(shí)際踐行的過程中，可采用如下方法來落實(shí)：第一，制定完善的管理制度體系，為了確保檔案信息資源的安全性，需要在明確落實(shí)管理職責(zé)的基礎(chǔ)上，要求要以授權(quán)的方式來明確該系統(tǒng)的操作權(quán)，確保檔案信息的安全性；第二，要采用加密技術(shù)等，通過設(shè)置密碼的方式來確保系統(tǒng)的安全可靠性，并要及時(shí)消除風(fēng)險(xiǎn)隱患，針對(duì)計(jì)算機(jī)本身所固有的缺陷，要求在使用的過程中要落實(shí)病毒掃描以及木馬攔截等防護(hù)措施，以確保整個(gè)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性，規(guī)避相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)隱患問題。

（二）實(shí)現(xiàn)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)問題有效緩解的對(duì)策

一旦當(dāng)電子信息檔案在管理與應(yīng)用的過程中受到了外界干擾，這一風(fēng)險(xiǎn)隱患的呈現(xiàn)將直接影響到電子信息檔案的安全性，所以當(dāng)面對(duì)這一問題時(shí)，對(duì)于相應(yīng)的管理人員而言則就需要實(shí)現(xiàn)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的有效緩解，確保將風(fēng)險(xiǎn)降低到可控的范圍內(nèi)。針對(duì)這一問題，在實(shí)際踐行的過程中，通常采用的是風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的方法，一般是在制定并實(shí)施應(yīng)變計(jì)劃方案的基礎(chǔ)上，以容災(zāi)恢復(fù)技術(shù)的應(yīng)用以及信息檔案資料進(jìn)行重新載入設(shè)置來降低安全風(fēng)險(xiǎn)所帶來的影響。而在實(shí)際實(shí)施這一風(fēng)險(xiǎn)緩解措施的過程中，需要將事前與事后風(fēng)險(xiǎn)控制相結(jié)合的方式，并要在發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)的第一時(shí)間內(nèi)落實(shí)防護(hù)措施，以力圖將這一風(fēng)險(xiǎn)所帶來的影響與損失降至最低。

（三）實(shí)現(xiàn)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)問題進(jìn)行有效分散的措施

在實(shí)際落實(shí)管理工作的過程中，很多企業(yè)目前還會(huì)以風(fēng)險(xiǎn)分散的措施與手段來實(shí)現(xiàn)對(duì)該風(fēng)險(xiǎn)隱患問題的有效控制，并將所點(diǎn)來的影響降至最低。而所謂的風(fēng)險(xiǎn)分散則是指將風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行轉(zhuǎn)移，在實(shí)際踐行的過程中，可以通過購(gòu)買風(fēng)險(xiǎn)保險(xiǎn)的方式以及外包等途徑，促使將這一風(fēng)險(xiǎn)所帶來的損失進(jìn)行分散處理后來降低自身的損失。在此過程中，整個(gè)風(fēng)險(xiǎn)管理問題則就被有效簡(jiǎn)化，相應(yīng)的管理系統(tǒng)能夠?yàn)闈M足現(xiàn)階段企業(yè)實(shí)施電子檔案信息化管理之需。目前，在采取風(fēng)險(xiǎn)分散措施的過程中，除了上述方式外，還能夠通過與軟件供應(yīng)商的協(xié)調(diào)，促使軟件供應(yīng)商在設(shè)計(jì)該系統(tǒng)軟件的過程中結(jié)合企業(yè)的實(shí)際需求來進(jìn)行安全設(shè)置，進(jìn)而確保相應(yīng)的安全服務(wù)協(xié)議能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)隱患問題的有效規(guī)避，確保電子檔案的信息的安全可靠性。在此過程中，需要強(qiáng)調(diào)的是，采用外包的方式來實(shí)現(xiàn)對(duì)該管理風(fēng)險(xiǎn)的分散，此種方式在很大程度上還是存在一定風(fēng)險(xiǎn)的，當(dāng)相應(yīng)外包企業(yè)或者參與人員自身的技術(shù)水平不達(dá)標(biāo)等，則直接會(huì)致使這一分散策略失去應(yīng)用的作用。因此，要想確保在實(shí)際實(shí)施這一風(fēng)險(xiǎn)分散轉(zhuǎn)移策略的過程中，要針對(duì)所選擇的外包公司與人員進(jìn)行綜合考慮，確保相應(yīng)的參與人員能夠按照操作標(biāo)準(zhǔn)來實(shí)現(xiàn)具體工作的落實(shí)，以規(guī)避人為因素所帶來的風(fēng)險(xiǎn)問題，確保電子檔案信息管理系統(tǒng)的安全性。

（四）實(shí)現(xiàn)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)問題進(jìn)行有效評(píng)估的策略

針對(duì)該系統(tǒng)所存在的安全隱患問題，對(duì)于企業(yè)而言，要想將這一風(fēng)險(xiǎn)問題所帶來的影響與損失降至最低，則就需要在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生時(shí)積極且有效的落實(shí)相應(yīng)的處理措施，將風(fēng)險(xiǎn)減小到可控的范圍內(nèi)，以降低風(fēng)險(xiǎn)所帶來的損失。而實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估能夠?yàn)閷?shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防方案的科學(xué)制定提供保障，確保在明確引發(fā)該系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)隱患主要因素的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)有針對(duì)性防范措施的制定。在實(shí)際踐行的過程中，要結(jié)合風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率、影響范圍以及所帶來的影響后果等進(jìn)行明確，然后制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防措施方案，確保在實(shí)際落實(shí)該項(xiàng)管理工作的過程中，能夠在風(fēng)險(xiǎn)隱患萌芽狀態(tài)下將其扼殺，以預(yù)防性措施的落實(shí)來實(shí)現(xiàn)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的規(guī)避與控制。

3 總結(jié)

綜上，基于電子信息檔案管理中所存在的風(fēng)險(xiǎn)隱患問題，為了實(shí)現(xiàn)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)隱患的有效規(guī)避與控制，確保該信息系統(tǒng)的安全可靠運(yùn)行，則就需要實(shí)現(xiàn)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)問題的有效規(guī)避與控制。在實(shí)際踐行的過程中，則需要從風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)緩解、風(fēng)險(xiǎn)分散以及風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估這幾方面來實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防、控制以及規(guī)避措施的落實(shí)，進(jìn)而確保充分的發(fā)揮出電子信息檔案管理系統(tǒng)的作用與價(jià)值。

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