醫(yī)院人事檔案管理工作淺析

謝娜

【摘 要】醫(yī)院的人事檔案管理工作是醫(yī)院人事部門(mén)的核心工作內(nèi)容，對(duì)于醫(yī)院人事工作的順利開(kāi)展意義重大，在醫(yī)院進(jìn)行人事調(diào)動(dòng)、人員管理以及制度改革等方面有著不可替代的作用。但就現(xiàn)階段的情況來(lái)看，我國(guó)醫(yī)院的人事檔案管理工作依然存在著相當(dāng)多的問(wèn)題，這對(duì)于醫(yī)院的更好更快發(fā)展無(wú)疑是有著制約和限制作用的。本文旨在對(duì)如何改善和醫(yī)院人事檔案管理工作進(jìn)行深度解讀，以期為醫(yī)院人事資源的有效利用提供借鑒和參考。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；人事檔案；管理；措施

伴隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，醫(yī)藥衛(wèi)生體制的改革工作也在不斷得到深化。醫(yī)院的人事檔案管理工作是醫(yī)院現(xiàn)代化管理工作中不可或缺的重要部分，對(duì)于醫(yī)院的人才計(jì)劃、可持續(xù)發(fā)展都有著深遠(yuǎn)的影響。但由于種種原因的制約，醫(yī)院的人事檔案管理工作一直都存在著各方面的問(wèn)題，如何才能提升醫(yī)院人事檔案管理工作的水平，使醫(yī)院的檔案資源能否發(fā)揮其應(yīng)有的作用，是醫(yī)院管理層和檔案管理部門(mén)相關(guān)人員亟待解決的問(wèn)題。

1 醫(yī)院人事檔案管理工作的意義

醫(yī)院的人事檔案主要指在醫(yī)院對(duì)人力資源進(jìn)行管理時(shí)所留存下來(lái)的、關(guān)于醫(yī)院工作人員履歷與品德的記錄文件。人事檔案通常涵蓋了學(xué)歷、操行評(píng)語(yǔ)、履歷、工作業(yè)績(jī)等信息，往往以文字的形式保存。伴隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院人事檔案管理工作也在逐漸向信息化、數(shù)字化的方向改進(jìn)。

在醫(yī)院的日常運(yùn)營(yíng)與管理中，檔案管理工作有著重要的意義，記錄和反映了醫(yī)務(wù)人員從事醫(yī)療、科研、教學(xué)等工作的具體情況，是醫(yī)院對(duì)人才進(jìn)行選拔、任免以及考核的主要參考依據(jù)。不僅如此，醫(yī)院的人事檔案還能夠?yàn)獒t(yī)務(wù)工作者職稱評(píng)定、社保辦理、留學(xué)深造等提供幫助。由于多種因素的制約，現(xiàn)階段的人事檔案管理工作往往無(wú)法滿足醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的現(xiàn)實(shí)需要，也未能起到其應(yīng)有的作用。因此，醫(yī)院人事檔案管理工作的改良和提升急需得到相關(guān)部門(mén)與醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的高度重視與關(guān)注。

2 醫(yī)院人事檔案管理工作的現(xiàn)狀

2.1 觀念淡漠

眾所周知，醫(yī)院的工作核心在于醫(yī)療、科研以及教學(xué)工作，主要方向在于提升醫(yī)療工作的質(zhì)量，并通過(guò)科研、教學(xué)實(shí)現(xiàn)其水平的增長(zhǎng)，而對(duì)于人事檔案管理工作而言，則很少有人能否充分地意識(shí)到其重要性。一般員工大多不具有較強(qiáng)的檔案意識(shí)，也對(duì)檔案所具有的作用不甚了解。如果醫(yī)院的人事檔案管理工作僅僅只是對(duì)檔案進(jìn)行適當(dāng)方式的保存以及調(diào)閱，那么它必然無(wú)法發(fā)揮應(yīng)有的作用。

2.2 制度不完備

現(xiàn)如今，人才流動(dòng)的頻率和幅度遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)以往，但醫(yī)院的人事檔案管理制度卻并沒(méi)有很好地隨之進(jìn)行調(diào)整，其補(bǔ)充與修訂工作往往不夠及時(shí)。甚至一些醫(yī)院在設(shè)定考核目標(biāo)時(shí)都沒(méi)有將人事檔案管理工作納入其中，也未能及時(shí)制定相應(yīng)的規(guī)章制度和管理模式，在這種情況下，醫(yī)院的人事檔案管理工作很難有較高的水平和良好的環(huán)境。

2.3 方法陳舊

由于醫(yī)院的人事檔案管理工作具有著很大的工作量，但沒(méi)有較為完備的檔案管理系統(tǒng)和管理軟件，因此缺乏較為高效的管理管理方法。有相當(dāng)一部分醫(yī)院并未專門(mén)配置計(jì)算機(jī)錄入檔案并建立數(shù)據(jù)庫(kù)，而是依然使用較為原始的人工管理。此外，由于大多數(shù)醫(yī)院受資金等因素的制約，未能給予人事檔案管理足夠的扶持，因此常常出現(xiàn)設(shè)施配備不齊、防護(hù)措施不到位的情況。

2.4 人員不專業(yè)

由于人事檔案涉及一定的利益關(guān)系與個(gè)人隱私，所以相關(guān)材料必須由專人進(jìn)行整理，并妥善保管。實(shí)際上，醫(yī)院的人事檔案管理工作也具有著高度的保密性。但從實(shí)際情況來(lái)看，大多數(shù)醫(yī)院所選聘的人事檔案管理人員多為兼職，未曾有過(guò)專業(yè)檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)和學(xué)習(xí)經(jīng)歷，一般無(wú)法較好地滿足現(xiàn)代化的檔案管理工作的實(shí)際需要。這對(duì)于醫(yī)院人事檔案管理工作水平和質(zhì)量的提升有著極大的制約。

3 醫(yī)院人事檔案管理工作的改進(jìn)措施

3.1 強(qiáng)化人事管理意識(shí)

從事醫(yī)院人事檔案管理工作的相關(guān)人員必須完成觀念的轉(zhuǎn)變和思想的解放，徹底扭轉(zhuǎn)以往只關(guān)注檔案的收集整理，卻忽視其有效應(yīng)用的狀況，將工作重心轉(zhuǎn)移到滿足醫(yī)院乃至全社會(huì)的實(shí)際需要上來(lái)，繼而走出一條更新、更高效的人事檔案管理之路。此外，醫(yī)院應(yīng)充分強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)于人事檔案管理工作的關(guān)注與重視程度，在合理范圍內(nèi)盡可能多地對(duì)人事檔案工作予以扶持和幫助，從而保障其順利運(yùn)轉(zhuǎn)。不僅如此，醫(yī)院人事檔案管理部門(mén)的工作人員也要用更高的標(biāo)準(zhǔn)和更嚴(yán)的要求來(lái)約束自己，用自己的實(shí)際行動(dòng)來(lái)讓廣大醫(yī)務(wù)工作者對(duì)人事檔案管理工作有全面深入的了解，并接受大家的監(jiān)督。只有檔案管理意識(shí)得到全方位的加強(qiáng)，醫(yī)院人事檔案管理工作才能更順利、更有效地開(kāi)展。

3.2 改革舊有管理模式

醫(yī)院的人事檔案管理制度在近年來(lái)逐漸朝著更加透明、更加開(kāi)放的方向發(fā)展，為適應(yīng)新時(shí)代的要求和市場(chǎng)浪潮，醫(yī)院人事檔案管理模式也需要及時(shí)地進(jìn)行自我調(diào)整。從整體上來(lái)說(shuō)，醫(yī)院人事檔案管理工作要由專門(mén)的管理部門(mén)進(jìn)行專職處理，并專門(mén)選聘員工，而非隨意選擇工作人員兼管。此外，所有醫(yī)務(wù)工作者的檔案應(yīng)統(tǒng)一由當(dāng)?shù)厝松绮块T(mén)管理，從而確保人事代理制與戶籍制度能夠得以維護(hù)，這對(duì)于醫(yī)院人事檔案管理工作新模式、新思路的構(gòu)建有很大幫助。

3.3 構(gòu)建動(dòng)態(tài)管理制度

隨著醫(yī)院與醫(yī)院之間的競(jìng)爭(zhēng)趨向白熱化，要想實(shí)現(xiàn)本院競(jìng)爭(zhēng)力的充分提升，就必須高度重視醫(yī)院人事檔案管理工作。人事檔案管理工作是人力資源管理的絕對(duì)核心，只有充分提升其管理質(zhì)量和管理水平，才能夠更好地面對(duì)和處理各種新問(wèn)題、新情況。只有構(gòu)建起動(dòng)態(tài)化的、更加健全的管理制度，才能夠使檔案管理工作更加順暢和高效。這對(duì)于檔案工作人員的綜合素養(yǎng)自然是提出了很高的要求。

其一，檔案資料的更新和維護(hù)必須及時(shí)、定時(shí)；其二，對(duì)于醫(yī)務(wù)工作者的品德、工作作風(fēng)、學(xué)術(shù)與業(yè)務(wù)水準(zhǔn)等等都要有充分了解，并及時(shí)摘錄到人事檔案中，從而為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)醫(yī)務(wù)工作者進(jìn)行考核、提拔、機(jī)會(huì)分配時(shí)有足夠可靠的依據(jù)作為參考；其三，這對(duì)于醫(yī)院?jiǎn)T工的工作積極性和工作人情也是一個(gè)極為有效的刺激因素。

3.4 引入電子信息手段

現(xiàn)如今，許多醫(yī)院都在推行信息化改革與建設(shè)，這就要求醫(yī)院能將計(jì)算機(jī)技術(shù)充分運(yùn)用到人事檔案管理中來(lái)，進(jìn)而通過(guò)信息化手段實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的錄入、存儲(chǔ)、管理及使用。不僅如此，醫(yī)院還應(yīng)大力推進(jìn)人事檔案電子數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，通過(guò)掃描儀等設(shè)備保障由紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化時(shí)的高效性、可靠性。醫(yī)院也應(yīng)加大對(duì)人事檔案管理部門(mén)的資金投入力度，引進(jìn)和配置更先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，從而提升人事檔案管理工作質(zhì)量。不僅要?jiǎng)澏ù鎯?chǔ)檔案所需的庫(kù)房，還要專門(mén)為其必配備除濕機(jī)、密集架等設(shè)施，并安裝檔案管理軟件，構(gòu)筑檔案存儲(chǔ)、檔案檢索以及檔案監(jiān)控系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)檔案資源更加合理、高效的使用。

3.5 嚴(yán)抓專業(yè)人才培養(yǎng)

鑒于普遍存在的人事檔案管理人員素質(zhì)較差的現(xiàn)狀，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時(shí)組織周期性的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不僅要樹(shù)立良好的服務(wù)觀念、培養(yǎng)高超的業(yè)務(wù)水平，更要使檔案管理人員心懷責(zé)任感和使命感，積極投入到人事檔案和人力資源管理工作中來(lái)，從而構(gòu)筑起一支精干、正派、扎實(shí)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)娜耸聶n案管理團(tuán)隊(duì)，掌握最新的人事檔案管理技術(shù)和理念，使醫(yī)院的人事檔案管理工作高效、平穩(wěn)運(yùn)轉(zhuǎn)。

4 結(jié)語(yǔ)

作為醫(yī)院現(xiàn)代化管理的重要環(huán)節(jié)，醫(yī)院人事檔案管理工作有著不可替代的重要作用。伴隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和醫(yī)藥衛(wèi)生體制的變革，醫(yī)院人事檔案管理工作在醫(yī)院的科技發(fā)展和人才振興等方面將會(huì)扮演著越來(lái)越重要的角色，只有充分保障檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化，才能夠使醫(yī)院的日常運(yùn)行與管理更加穩(wěn)定、高效，進(jìn)而更好地為社會(huì)和廣大人民群眾提供服務(wù)。

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[責(zé)任編輯：楊玉潔]