工作流技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用研究

農(nóng)色兵

摘要：工作流（Workflow）就是“業(yè)務(wù)過程的部分或整體在計算機應(yīng)用環(huán)境下的自動化”，它主要解決的是“使在多個參與者之間按照某種預(yù)定義的規(guī)則傳遞文檔、信息或任務(wù)的過程自動進行，從而實現(xiàn)某個預(yù)期的業(yè)務(wù)目標(biāo)，或者促使此目標(biāo)的實現(xiàn)”。簡單地說，工作流就是一系列相互銜接、自動進行的業(yè)務(wù)活動或任務(wù)。一個工作流包括一組任務(wù)（或活動）及它們的相互順序關(guān)系，還包括流程及任務(wù)（或活動）的啟動和終止條件，以及對每個任務(wù)（或活動）的描述。在辦公自動化中，工作流引擎是實現(xiàn)文件流轉(zhuǎn)的核心組件。通過工作流引擎把各部門的人員及角色關(guān)聯(lián)起來，實現(xiàn)文檔的在線流轉(zhuǎn)與審批。本文將從工作流技術(shù)的需求分析入手，進一步闡述工作流引擎的設(shè)計與實現(xiàn)。最終以辦公系統(tǒng)的應(yīng)用為例，介紹流程圖的配置與啟動過程，將辦公系統(tǒng)與工作流引擎無縫結(jié)合起來，實現(xiàn)辦公自動化。

關(guān)鍵詞：工作流；參與者；任務(wù)；角色

中圖分類號：TP3 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044（2016）05-0210-04

工作流技術(shù)起源于二十世紀七十年代中期辦公自動化領(lǐng)域的研究，由于當(dāng)時計算機尚未普及，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平還很低以及理論基礎(chǔ)匱乏，這項新技術(shù)并未取得成功。1983年至1985年間，在圖像處理領(lǐng)域和電子郵件領(lǐng)域出現(xiàn)了早期的含有工作流特征的商用系統(tǒng)。進入九十年代以后，隨著個人計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及和推廣，以及信息化建設(shè)的日益完善，使得工作流技術(shù)的研究與開發(fā)進入了一個新的熱潮。

1 工作流模型

工作流模型主要包含起點模型，激活模型，運轉(zhuǎn)模型，流程組合嵌套模型，流程整合模型等。實際應(yīng)用中，可能存在的模型更為復(fù)雜，也會考慮很多因素（組織模型，安全，信息文檔等等）?？紤]的因素越多，涉及的流程復(fù)雜度越高，對工作流引擎的要求就越高。下面介紹幾個常見的模型。

1.1 起點模型

1）單起點：單起點是工作流應(yīng)用中最為普遍的。單起點是指只有一個起始節(jié)點。

2）多起點：多起點的工作流，在現(xiàn)實應(yīng)用多不是太多。其主要表達的是，在同一流程中，存在多個起點。

1.2 基本運轉(zhuǎn)模型

1）串行：是最為簡單，也最為容易理解的模型。按照預(yù)定的任務(wù)列表（Task A，Task B，Task C ），有序的執(zhí)行。

2）自循環(huán)：自循環(huán)的模型，主要用于表示：同一個任務(wù)節(jié)點，重復(fù)的執(zhí)行多次。

1.3 發(fā)散運轉(zhuǎn)模型

1）并行：就涉及流程的分支概念。就是說在流程運行過程中，因為不同的條件或情況，或者處理的業(yè)務(wù)需要多部門（多任務(wù)）分開處理，而產(chǎn)生了流程分支。

2）獨占式選擇：當(dāng)一個任務(wù)處理完后，發(fā)現(xiàn)其后面可允許走多個分支流程，但只允許選擇其中某一個分支運行。這個選擇是人為決策的，預(yù)先沒有設(shè)點選擇的規(guī)則。

1.4 抄送模型

抄送模型，是指存在主流程（A—C），在一個任務(wù)（A）執(zhí)行完畢后，會繼續(xù)執(zhí)行主流程上下一個預(yù)定任務(wù)（C），但是同時也會激活另一任務(wù)（B）（或另外的流程）的執(zhí)行，但是任務(wù)B以及任務(wù)B的后續(xù)流程，不會對主流程運轉(zhuǎn)造成影響。

1.5 聚合運轉(zhuǎn)模型

1）簡單聚合：是指多分支在聚合的時候，采用類似于“先進先出”法則，哪一個分支先達到，則最先激活流程的運行。后續(xù)的分支則到此就會終止。

2）同步聚合：是指多分支在聚合的時候，無論哪一支先到達都需要等待其余分支的到來，才能激活后續(xù)的流程。

2 工作流需求分析

工作流是一種反映業(yè)務(wù)流程的計算機化的、實現(xiàn)經(jīng)營過程集成與經(jīng)營過程自動化而建立的可由工作流管理系統(tǒng)執(zhí)行的業(yè)務(wù)模型。工作流起源于生產(chǎn)組織和辦公自動化領(lǐng)域，其目的是將現(xiàn)有工作分解，按照一定的規(guī)則和過程來執(zhí)行并監(jiān)控，提高效率，降低成本。

2.1 流程定制工具

本部分主要完成企業(yè)信息流中業(yè)務(wù)過程的圖形化建模，定制工具提供豐富的圖形化元素、簡單易懂的建模方法以及完善的模型管理方式。流程定制用例圖如圖1所示。

2.2 流程監(jiān)控與管理

本部分主要完成工作流在整個組織內(nèi)的流動狀況進行監(jiān)視，并提供一系列的管理功能，實現(xiàn)安全性、過程控制和授權(quán)操作等方面的管理，同時還提供工作流相關(guān)的各類指標(biāo)統(tǒng)計等。

2.4 工作流運行服務(wù)

本部分主要提供定制好的工作流業(yè)務(wù)過程的運行環(huán)境，對于系統(tǒng)最終用戶來說不可見，主要包括實例化及執(zhí)行過程模型，與外部資源交互，維護運行環(huán)境內(nèi)部各種數(shù)據(jù)信息，協(xié)調(diào)恢復(fù)各種檢查數(shù)據(jù)和恢復(fù)重要數(shù)據(jù)等。

3 工作流引擎的設(shè)計與實現(xiàn)

3.1 流程圖設(shè)計器的實現(xiàn)

1）一般業(yè)務(wù)流程圖都是根據(jù)辦公自動化的需求，用流程定制工具來實現(xiàn)的，生成具有可編程性的一些節(jié)點，以便程序的調(diào)用。我們通過前面模型分析、需求分析以及相關(guān)的技術(shù)架構(gòu)把流程圖設(shè)計器做成可視化的一個編輯器。流程圖的基本屬性有“流程ID”、“流程名稱”、“流程版本號”、“版本名稱”、“備注”等信息。

流程ID：Guid數(shù)據(jù)類型，用于程序調(diào)用時識別該流程圖的唯一標(biāo)識。

流程名稱：記錄該流程圖的名稱。

流程版本號：用于記錄該流程圖的版本號，因為在流程使用過程中可能會修改，所以每個流程圖都可以有多個子版本。

版本名稱：用于記錄該流程圖的版本名稱。

備注：用于記錄備注信息。

2）在流程圖設(shè)計器工具欄上有“新建”、“加載”、“導(dǎo)入”、“導(dǎo)出”、“保存”、“另存為新版本”、“清空”、“撤銷”、“重做”、“布局”、“刪除”等11種操作。

新建：用于新建一個流程圖實例。

加載：用于加載已經(jīng)保存過的流程圖實例。

導(dǎo)入：用于導(dǎo)入流程圖實例（xml數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)）。

導(dǎo)出：用于導(dǎo)出流程圖的xml結(jié)構(gòu)。

保存：用于保存正在編輯或已經(jīng)發(fā)生修改的操作。

另存為新版本：將現(xiàn)有版本保存為一個子版本。

清空：用于將節(jié)點清空。

撤銷：用于撤銷上一步的操作。

重做：用于恢復(fù)上一步的操作。

布局：用于自動布局。

刪除：用于刪除節(jié)點或者線。

3）流程圖步驟節(jié)點有“開始節(jié)點”、“操作員節(jié)點”、“結(jié)束節(jié)點”三種。

開始節(jié)點：用于流程實例的起始節(jié)點。

操作員節(jié)點：用于設(shè)置文件流轉(zhuǎn)過程傳遞的步驟，每個步驟均可設(shè)置人員篩選條件。

結(jié)束節(jié)點：用于流程實例的結(jié)束節(jié)點。

4）流程圖節(jié)點連接的線類型包括“單行”、“并行”、“合并”、“退回”、“合并退回”等5種線類型。

單行：單行線主要是串行模式的文件傳遞，從A步驟到B步驟之間，只能選一個目標(biāo)人，以確保文件只有一個傳遞過去。

并行：并行線主要是用于并行模式的文件傳遞，從A步驟到B步驟之間，可以選擇多個目標(biāo)人，實現(xiàn)多份文件同時分發(fā)出去。

退回：退回線是用于把文件退回到上一個節(jié)點人員的特殊線類型，退回線也是單行線的特例，但不同的是退回找到的是前一個節(jié)點操作人為轉(zhuǎn)發(fā)目標(biāo)。

合并退回：合并退回線是合并線的特例，跟一般的合并線不同的是，它具有尋找前一節(jié)點操作人的功能，也就是可以將目標(biāo)指向上一步驟的人來合并。

3.2 流程圖實例設(shè)計

一個流程實例，是指符合用戶需求的流程圖設(shè)計，包含開始和結(jié)束節(jié)點，及各個步驟之前的關(guān)聯(lián)。使用的連接線等等。假如現(xiàn)在需求是：如何實現(xiàn)從普通職員發(fā)文，到部門領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)審核，遞呈更高級的領(lǐng)導(dǎo)審核，直到修改完成發(fā)文。根據(jù)這個需求我們按如圖4所示設(shè)計出流程圖。

由圖可知擬稿人發(fā)起一個流程，下一步將轉(zhuǎn)給部門負責(zé)人審核，部門負責(zé)人可以退給擬稿人，也可以選擇轉(zhuǎn)給辦公室秘書，部門負責(zé)人轉(zhuǎn)給辦公室秘書后，秘書可以轉(zhuǎn)給辦公室領(lǐng)導(dǎo)或者退給部門負責(zé)人再由部門負責(zé)人轉(zhuǎn)交給擬稿人修改，辦公室領(lǐng)導(dǎo)接收到文件后，可以直接轉(zhuǎn)給校領(lǐng)導(dǎo)或退回辦公室秘書，再由秘書退回部門負責(zé)人修改，校領(lǐng)導(dǎo)接收文件后可以直接轉(zhuǎn)給擬稿人辦結(jié)，或者通過辦公室秘書退回修改。這樣整個流程圖即可往前辦理，也可以往后退回去，直到完成所有的審核和修改。

3.3 流程圖實例導(dǎo)出

由流程圖設(shè)計器設(shè)計生成的流程圖實例，是由xml結(jié)構(gòu)組成的一個配置文件。系統(tǒng)管理員可以使用“導(dǎo)出”工具將xml結(jié)構(gòu)的文件導(dǎo)出，這種數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)就是提供給程序調(diào)用的流程實例，其代碼如下所示。

3.6流程圖版本管理

審批表業(yè)務(wù)流程圖在使用過程中可能會因為業(yè)務(wù)發(fā)生重大改變時進行對應(yīng)的修改，一個審批表可以對應(yīng)多個流程圖，所以只需綁定審批表的當(dāng)前流程圖即可。因此保障用戶在子版本上修改相關(guān)的節(jié)點配置不會影響舊版流程圖的使用，從而實現(xiàn)流程業(yè)務(wù)變更時的無縫切換。

4 總結(jié)

工作流可以描述為在網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器和多臺計算機客戶端的硬件平臺上，業(yè)務(wù)過程按照預(yù)先設(shè)定的規(guī)則并借助應(yīng)用程序和人對相關(guān)數(shù)據(jù)的處理而完成。在辦公自動化中有多種實現(xiàn)方法，本文主要是通過分析工作流模型，以及對需求的分析，從而選擇一種符合自身開發(fā)條件的實現(xiàn)方式。在辦公系統(tǒng)中將工作流獨立出來，由管理員設(shè)計好的配置，應(yīng)用到審批表中，從而實現(xiàn)公文按照預(yù)定的規(guī)則進行流轉(zhuǎn)。在系統(tǒng)實現(xiàn)過程中，依然有許多困難未能解決，此項研究工作有待以后進一步完善和提高。

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