試論電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)控制對策

楊海燕

摘 要：當(dāng)今社會中，電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在各行業(yè)中發(fā)揮著越來越大的作用，尤其是近些年數(shù)據(jù)庫技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，對各行業(yè)的改革產(chǎn)生直接的影響。計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，也使檔案管理發(fā)展成電子信息檔案管理。電子信息檔案的風(fēng)險(xiǎn)主要在信息技術(shù)的數(shù)據(jù)儲存和網(wǎng)絡(luò)傳輸當(dāng)中，所以對其安全隱患做好風(fēng)險(xiǎn)防控，是使信息檔案管理工作的可靠性與安全性得到保障的重要舉措。本文結(jié)合實(shí)際和工作需求，對電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)控制進(jìn)行研究。

關(guān)鍵詞：電子信息檔案；檔案管理；風(fēng)險(xiǎn)控制

信息時代的降臨，促進(jìn)了電子信息檔案管理這種先進(jìn)檔案管理模式的形成，其對企業(yè)的發(fā)展具有十分重要的影響。然而，電子信息技術(shù)進(jìn)行儲存和傳輸時，存在某些安全隱患，例如相比于傳統(tǒng)紙張，其風(fēng)險(xiǎn)性更加突出，一旦未將風(fēng)險(xiǎn)防范工作得到落實(shí)，將很有可能導(dǎo)致檔案資料出現(xiàn)丟失。因此，只有有效落實(shí)電子信息檔案的風(fēng)險(xiǎn)控制工作，才能使電子檔案信息管理的可靠性與安全性得到保障。

一、規(guī)避安全風(fēng)險(xiǎn)的相關(guān)措施

1.加強(qiáng)先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用

電子信息檔案管理通過引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)，可使計(jì)算機(jī)工作有效地規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，從而有效提升電子信息檔案管理的安全性與可靠性。其中，密碼設(shè)置是其中至關(guān)重要的措施，在密碼設(shè)置之后，需要保管好密碼，與此同時，需要對相關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行訓(xùn)練提高其管理控制能力，從而防止信息資源丟失和破壞情況的發(fā)生。

2.制定風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防制度

信息資源管理制度的制定是必不可少的內(nèi)容，要求企業(yè)需要進(jìn)行相應(yīng)預(yù)防制度的制定。通過風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防制度的制定，再促使該制度得到嚴(yán)格的實(shí)施。例如，可作出以下規(guī)定：規(guī)定系統(tǒng)操控只能由管理人員進(jìn)行，其他無關(guān)人員不具有系統(tǒng)操作的權(quán)利。

3.及時消除潛在風(fēng)險(xiǎn)

安全防護(hù)是電子信息檔案消除危險(xiǎn)的重要措施，企業(yè)需要通過有效的安全防護(hù)，確保信息數(shù)據(jù)不受其他因素的影響，保障信息的可靠性與安全性。及時消除潛在風(fēng)險(xiǎn)，是確保信息檔案數(shù)據(jù)安全的重要舉措。計(jì)算機(jī)維修的過程中，企業(yè)需要采取相應(yīng)的措施，就可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行應(yīng)對。鑒于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)具有較高的復(fù)雜程度，電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)控制，需要對問題進(jìn)行全方位的思考，從而使問題得到有效的解決。

二、風(fēng)險(xiǎn)緩解的相關(guān)措施

電子信息檔案在受外界影響的情況下，為最大程度上降低安全風(fēng)險(xiǎn)，需要管理人員將風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行嚴(yán)格的把控?，F(xiàn)階段，電子信息檔案管理可以憑借應(yīng)變計(jì)劃、災(zāi)難恢復(fù)技術(shù)等的制定與實(shí)施，盡可能使電子信息檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)減小。風(fēng)險(xiǎn)緩解的措施通常分別事前與事后兩個部分。事前措施是指在發(fā)生損失之前，為減小損失而采取的措施。事后措施是指在損失發(fā)生之后，為避免損失進(jìn)一步擴(kuò)大而采取的措施。需要注意的是，及時處理風(fēng)險(xiǎn)，這才是風(fēng)險(xiǎn)緩解工作中最為重要的。

三、分散風(fēng)險(xiǎn)的相關(guān)措施

電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避，可以采用轉(zhuǎn)移策略，實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的轉(zhuǎn)移，達(dá)到降低風(fēng)險(xiǎn)的目的。通常，風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的方法包括購買保險(xiǎn)、修改配置模式以及外包給其他機(jī)構(gòu)等。通過轉(zhuǎn)移策略的實(shí)施，簡化原本存在的復(fù)雜問題，優(yōu)化電子信息檔案管理的措施，促進(jìn)電子信息檔案管理水平的提高。并且，需要注意與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商之間的協(xié)調(diào)與合作，在選擇外包的過程中，需要對外包人員的職業(yè)素質(zhì)進(jìn)行嚴(yán)格考核，同時加強(qiáng)操作方面的監(jiān)管。

四、風(fēng)險(xiǎn)評估的相關(guān)措施

風(fēng)險(xiǎn)評估工作是為風(fēng)險(xiǎn)防控工作提供參考，促進(jìn)預(yù)防計(jì)劃的科學(xué)合理，基于電子信息檔案的全方位分析，對風(fēng)險(xiǎn)引發(fā)因素及風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生后果進(jìn)行探究。評估的內(nèi)容包括危險(xiǎn)發(fā)生的概率、危險(xiǎn)產(chǎn)生的后果、危險(xiǎn)的成本以及危險(xiǎn)的防控措施等。并且，企業(yè)管理人員需要增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范意識，及時地制定完善的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防計(jì)劃。就電子信息檔案管理人員而言，其需要對檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格的把控，其也是檔案管理工作的基本要求。在風(fēng)險(xiǎn)評估的過程中，管理人員需要保持高度的警覺性，及時發(fā)現(xiàn)存在的安全隱患，及早將其消滅。針對已經(jīng)發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)的事項(xiàng)，需要根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)實(shí)際情況，及時采取具有針對性的措施，盡可能減小因風(fēng)險(xiǎn)而造成的損失。

五、結(jié)語

總而言之，結(jié)合電子信息檔案管理工作中，風(fēng)險(xiǎn)管控的全方位分析與研究，再聯(lián)系實(shí)際，電子信息檔案管理工作中，管理工作人員必須具有較強(qiáng)的風(fēng)險(xiǎn)防控意識。需要明確的是，電子信息檔案的風(fēng)險(xiǎn)是客觀存在的，并且具有不確定性的特征。正由于其具有不確定性，所以其可能導(dǎo)致較大的危險(xiǎn)。因此，相關(guān)工作人員需要保持高度的警覺，重視檔案管理工作中風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)防，及時進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防范措施的制定，有效提高電子信息檔案的管理水平，從而實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的有效規(guī)避，使風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)致的損失盡可能減少，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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