關(guān)于大專院校圖書館辦公室工作的思考

作者簡介：許芬麗（1979.09-），女，漢族，云南陸良人，大學(xué)本科，麗江師范高等專科學(xué)校，助理館員，研究方向：圖書館服務(wù)、文獻(xiàn)資源建設(shè)、管理、辦公室業(yè)務(wù)等。

摘要：本文以麗江師專圖書館為例，探討了大專院校圖書館辦公室工作的特點并針對辦公室工作人員提出了幾點意見和建議。

關(guān)鍵詞：大專院校；圖書館；辦公室

麗江師專圖書館于（以下簡稱我校圖書館）2010年7月新館建成使用，現(xiàn)使用面積10488平方米；擁有紙質(zhì)藏書75.67萬冊，各類電子圖書50GB，全館有閱覽座位800個；建有圖書館自動化集成管理系統(tǒng)；設(shè)圖書外借、報刊閱覽等7個服務(wù)窗口。新館建成后，圖書館硬件設(shè)施得到了很大改善，服務(wù)窗口也有所增加，每年讀者接待量也逐年增加。但圖書館工作人員只有12人，沒有增加，這就給我們工作人員造成了一定的壓力，除圖書館外借處有兩人外，其他每個服務(wù)窗口都只有一人。

一、圖書館辦公室工作的特點

（一）事情多而雜

我校圖書館辦公室只有一名工作人員，負(fù)責(zé)處理辦公室的一切事務(wù)。圖書館辦公室的特點是對外要處理與學(xué)校各部門的關(guān)系，對內(nèi)要協(xié)調(diào)圖書館內(nèi)部工作人員的各種事情。頭緒多而雜，辦公室工作人員經(jīng)常要去學(xué)校其他部門交材料、報賬、郵寄刊物等，還要負(fù)責(zé)采買圖書館所需日常工作用品、整理檔案、完成領(lǐng)導(dǎo)臨時交代的其他任務(wù)。

（二）做事情要格外認(rèn)真負(fù)責(zé)

當(dāng)然，作為一名合格的工作人員，做任何事情都要認(rèn)真負(fù)責(zé)。我這里說的“格外認(rèn)真負(fù)責(zé)”是指辦公室的部分事情如果出現(xiàn)一丁點紕漏，后果就會很嚴(yán)重。比如負(fù)責(zé)較大金額的報賬業(yè)務(wù)時，就要格外認(rèn)真，否則后果就會很嚴(yán)重；還有管理國有資產(chǎn)，圖書館那么多的資產(chǎn)都?xì)w辦公室工作人員管理，壓力還是比較大。

（三）辦公室工作人員心理壓力較大

如上述所說，正因為圖書館辦公室工作人員事情多而雜，還要承擔(dān)一定的風(fēng)險，這就給工作人員帶來一定的心理壓力。辦公室人員還要承擔(dān)來自圖書館內(nèi)部的人際關(guān)系方面的壓力。因為圖書館辦公室是連接圖書館內(nèi)部工作人員與外界的橋梁，比如學(xué)校要統(tǒng)計圖書館的各部門數(shù)據(jù)、填寫員工信息、上報員工材料、傳達(dá)學(xué)校文件等事情，都需要辦公室工作人員與內(nèi)部館員的協(xié)調(diào)、溝通。大多是情況下，大家都能夠順利共同完成學(xué)校下達(dá)的任務(wù)，但有時候，會因種種問題無法保質(zhì)保量完成。這時候，學(xué)校部分就會催圖書館辦公室人員，辦公室的工作人員就不得不催促館員。這種情況下，大家互相諒解還好，如果一時不理解就會造成誤會。圖書館辦公室工作人員也會覺得心里委屈，形成一定的心理壓力。再者，圖書館辦公室工作人員還要完成領(lǐng)導(dǎo)臨時交代一些事情。這些臨時交代的事情往往緊而急，工作人員接受任務(wù)那一刻起心里就會惴惴不安，直到事情做好后才會稍微放松。

（四）辦公室工作人員職業(yè)倦怠

其實，圖書館工作人員在一個崗位上工作時間較長后，每天重復(fù)一樣的事情，都會產(chǎn)生一定的職業(yè)倦怠。我館辦公室工作人員只有一名，每天只是疲于應(yīng)付辦公室需要處理的日常事務(wù)，對于工作創(chuàng)新，恐怕也是心有余而力不足。工作上無法創(chuàng)新，日復(fù)一日，就會產(chǎn)生職業(yè)倦怠。還有，辦公室工作人員也需要通過科研來評職稱，但繁重的工作量使他們很難空出時間鉆研科研。

（五）辦公室工作有一定的保密性

這里說的保密性，不是指泄露國家或?qū)W校機(jī)密的受法律保護(hù)的秘密文件或信息，而是指不誤傳、不聲張、不議論學(xué)?；驁D書館的一些重大決定或人事變動等等。也就是辦公室工作人員要管好自己的嘴，一切以學(xué)?；驁D書館官方通報為準(zhǔn)。當(dāng)然，這是我們應(yīng)該遵守的職業(yè)道德，不只是圖書館辦公室人員要這樣，我們每個人都應(yīng)該這樣。

二、關(guān)于圖書館辦公室工作的一點思考

（一）辦公室工作人員協(xié)調(diào)能力要強(qiáng)

辦公室的工作性質(zhì)就是協(xié)調(diào)館內(nèi)外的各種關(guān)系，工作人員必須要有較強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力才能勝任這個工作。對外，可以與學(xué)校其他部門保持良好的合作關(guān)系；對內(nèi)，可以與館內(nèi)同事相處融洽，互幫互助。

（二）辦公室工作人員要心細(xì)、勤快

辦公室工作多而雜，工作人員要心思細(xì)密，做事情有條不紊。哪些事情要先做，哪些事情要后做，怎么做才妥當(dāng)，心里都要有數(shù)，才能安排穩(wěn)妥，不出差錯。辦公室的人還要勤快，因為辦公室的事情很多都是需要即時即辦的，拖不得，否則，事情一天推一天，越積越多，還會耽擱重要事情。

（三）辦公室工作人員要有較強(qiáng)的心里承受能力

如上文所述，辦公室工作人員要承受館外部、館領(lǐng)導(dǎo)和館內(nèi)部三方面的壓力，工作人員要學(xué)會自我排解，不要壓在心底。有些壓力可以通過細(xì)心工作來化解，但有些壓力就要通過自己心理調(diào)適，過一段時間就好了。在工作中，我們常常微笑待人，說話客氣，做事情不拖拉，主動幫助有困難的同事，常站在對方的角度來思考問題。我認(rèn)為，如果能做到以上幾點，工作中的人際關(guān)系就會順暢很多，同時也會化解工作上很大一部分的壓力。

（四）辦公室工作人員要有創(chuàng)新意識

辦公室工作多而雜，工作人員不能滿足于每天完成工作就完事大吉。閑暇時間還是要考慮下工作中需要改進(jìn)的地方，爭取把工作做得更好。由于辦公室工作人員接觸館內(nèi)外人員較多，信息量也大。有時候，能從不同角度來考慮圖書館的各個方面?？梢越梃b館外好的并適用于圖書館的管理辦法或者服務(wù)理念。比如，我館辦公室借鑒學(xué)校檔案室的管理方法來整理我館檔案，大大方便了檔案查找。

（五）辦公室工作人員要提高科研意識

有時候，辦公室工作人員會抱怨每天處理各種事情，根本沒時間看圖書館專業(yè)書籍，科研更無從談起。辦公室事情多這是事實，但搞科研寫文章也可以與日常工作緊密聯(lián)系起來。每天工作時邊工作邊思考，不只是為完成工作而完成工作，通過思考后會有一定的心得體會，這也可以寫成文章，也是科研的一部分?？蒲信c工作始緊密相連的，不要隔離開來。

（六）辦公室工作人員要適當(dāng)輪崗

任何一個人，在同一個工作崗位工作時間長了，都會產(chǎn)生倦怠感。職業(yè)倦怠容易讓一個人在工作中疲于應(yīng)付，沒有激情，在工作中感覺不到成就感。無論從工作效率來看，還是從個人職業(yè)發(fā)展來看，這都是非常不利的。因此，我認(rèn)為，辦公室工作人員兩年或三年在圖書館內(nèi)部輪崗一次。這樣，辦公室工作人員也由機(jī)會更多時間接觸圖書館專業(yè)知識，同時，也可以讓其他的同志來體會下辦公室的工作。以后，大家就會多一份理解，多一份支持。（作者單位：麗江師范高等?？茖W(xué)校）