突發(fā)事件中企業(yè)檔案應(yīng)對(duì)的不足及對(duì)策

丁瑞琪 陳誠 康雨培

摘 要：本文通過對(duì)突發(fā)事件及其對(duì)企業(yè)的影響描述，簡要分析了企業(yè)檔案在應(yīng)對(duì)突發(fā)事件中存在的不足，并提出相應(yīng)對(duì)策，不足之處敬請(qǐng)指正。

關(guān)鍵詞：突發(fā)事件；企業(yè)檔案；對(duì)策

1 企業(yè)突發(fā)事件的定義和影響

什么是突發(fā)事件？MBA智庫百科中給出了以下觀點(diǎn)：第一、從突發(fā)性進(jìn)行分析，強(qiáng)調(diào)事件的負(fù)面影響。認(rèn)為“突發(fā)事件是指突然發(fā)生的危及到生命財(cái)產(chǎn)的重大事件，諸如飛機(jī)失事、火車脫軌、輪船沉沒、毒氣泄露、火災(zāi)、爆炸坍塌、漏水、漏油等惡性事故?！钡诙?、從系統(tǒng)論角度進(jìn)行分析，注重事件發(fā)生原因和過程。認(rèn)為“突發(fā)事件就是在特殊情況下，由于系統(tǒng)的內(nèi)部條件和外部環(huán)境發(fā)生急劇變化，系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可控性遭到破壞，系統(tǒng)的行為出現(xiàn)異常情況而發(fā)生質(zhì)變的一類無秩序的意外事件?！钡谌慕M織危機(jī)角度進(jìn)行分析，抓住突發(fā)性、情急性特點(diǎn)。認(rèn)為“突發(fā)事件是指超常規(guī)的、突然發(fā)生的、需要立即處理的事件。突發(fā)事件會(huì)對(duì)其相關(guān)政府組織構(gòu)成威脅，重大的、涉及面廣的突發(fā)事件還可能使政府組織處于危機(jī)狀態(tài)。因此，突發(fā)事件也可稱為危機(jī)事件。”第四、從哲學(xué)角度進(jìn)行分析，強(qiáng)調(diào)不可預(yù)測性。認(rèn)為“突發(fā)事件是事物內(nèi)在矛盾由量變到質(zhì)變的飛躍過程，是通過一定的契機(jī)誘發(fā)的，而這個(gè)契機(jī)是偶然的?！钡谖?、從構(gòu)成要素角度進(jìn)行分析，強(qiáng)調(diào)其發(fā)生具有必然性的一面。認(rèn)為“突發(fā)事件是指在某種必然因素支配下出人意料地發(fā)生，給社會(huì)造成嚴(yán)重危害、損失或影響且需要立即處理的負(fù)面事件。”

上述觀點(diǎn)對(duì)“突發(fā)事件”存在著共性認(rèn)知，即時(shí)間上不可預(yù)測性、過程中不可控制性、發(fā)生后影響負(fù)面性。綜上，本文認(rèn)為企業(yè)突發(fā)事件是指企業(yè)在科研、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動(dòng)中，由某種必然因素支配下不可預(yù)測地發(fā)生，給企業(yè)造成嚴(yán)重的危害、損失或影響，且需要立即處理解決的負(fù)面事件。那么企業(yè)一旦發(fā)生突發(fā)事件，會(huì)帶來什么影響？

1.1 造成重大經(jīng)濟(jì)損失

從突發(fā)事件的含義上就能看出，無論是突發(fā)性的自然災(zāi)害還是人為傷害，所造成的建筑工程、設(shè)備設(shè)施、人員傷亡等實(shí)體損失還是生產(chǎn)中斷、項(xiàng)目延期、客戶賠償?shù)乳g接損失，其帶來的直接結(jié)果就是使企業(yè)面臨不可避免的經(jīng)濟(jì)損失，更甚者企可能會(huì)破產(chǎn)倒閉、不復(fù)存在。

1.2 影響企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)

企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)是一個(gè)整體化行為，一個(gè)完整的鏈條。突發(fā)事件的爆發(fā)會(huì)導(dǎo)致這個(gè)鏈條中的某個(gè)環(huán)節(jié)甚至幾個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，從而破壞企業(yè)的整體運(yùn)轉(zhuǎn)，擾亂生產(chǎn)、經(jīng)營活動(dòng)的計(jì)劃，使企業(yè)陷入無序混亂的狀態(tài)。

1.3 降低企業(yè)信譽(yù)

在信息化極速發(fā)展的今天，各種大眾媒體幾乎無處不在、無時(shí)不在。自媒體、微媒體的普及使得每個(gè)自然人都可能成為的新聞的發(fā)布者和傳播者，且發(fā)布和傳播的速度之快、范圍之廣超乎想象。突發(fā)事件一經(jīng)曝光，會(huì)大大降低企業(yè)信譽(yù)，公眾和客戶可能因此而拒絕企業(yè)提供的產(chǎn)品和服務(wù)，從而大大影響企業(yè)的生產(chǎn)發(fā)展。

1.4 破壞企業(yè)形象

如果說突發(fā)事件對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動(dòng)產(chǎn)生的影響可能一次活動(dòng)、一個(gè)市場等，其相對(duì)后果是局部的、有限的，短期的，那么它對(duì)企業(yè)形象的影響則是整體性的，破壞性更大的、長期的。“企業(yè)形象是企業(yè)的生命，是企業(yè)市場競爭力和對(duì)公眾吸引力的重要組成部分，是企業(yè)最重要的無形資產(chǎn)，而一旦遭遇突發(fā)事件，企業(yè)千辛萬苦塑造的形象很有可能毀于一旦。”

2 企業(yè)檔案應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的不足

一旦發(fā)生突發(fā)事件，為了化解危機(jī)，降低危害，減小損失，企業(yè)需要在最短時(shí)間內(nèi)，用最快速度，制定最有效的方案和措施來解決問題，那么此時(shí)，企業(yè)檔案將發(fā)揮至關(guān)重要的作用。通過檔案數(shù)據(jù)信息來確定企業(yè)的受損情況，提供突發(fā)事件發(fā)生原因的分析依據(jù)，制定解決問題恢復(fù)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的有效策略。但是，在企業(yè)檔案應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的實(shí)際工作中，還是難以盡如人意的，原因有很多，本文主要從以下方面進(jìn)行分析。

2.1 檔案管理手段落后，實(shí)體分散，難以在時(shí)間上保證有效應(yīng)對(duì)企業(yè)突發(fā)事件

盡管現(xiàn)代社會(huì)信息化、大數(shù)據(jù)、云存儲(chǔ)、人工智能等快捷、智能的管理工具不斷滲透進(jìn)各行各業(yè)的工作中，但檔案行業(yè)在這方面的整體進(jìn)展卻存在著較大的滯后性，行業(yè)內(nèi)的發(fā)展也參差不齊。大多數(shù)的基層企業(yè)和中小型企業(yè)對(duì)檔案的認(rèn)知以及對(duì)檔案建設(shè)的人、財(cái)、物投入都嚴(yán)重不足，企業(yè)管理層對(duì)檔案管理工作僅僅是口號(hào)喊得響；另外，一些企業(yè)由于特殊管理要求無法借助現(xiàn)代化、社會(huì)化的手段導(dǎo)致檔案管理工作的手段落后，仍然需要工作人員手工查閱紙質(zhì)檔案。

目前一些企業(yè)的檔案實(shí)體的保管大多數(shù)是采取分散保管的方式，總體文件和紅頭文件可能保存在總部，一些具體的技術(shù)方案和實(shí)施過程記錄各自保存在生產(chǎn)單位；或者沒有二級(jí)單位的企業(yè)文檔大多也分散保存在各個(gè)部門，從而導(dǎo)致工作人員在查閱工作中花費(fèi)大量的時(shí)間，有時(shí)甚至仍然無法查到。這樣一來在企業(yè)突發(fā)事件發(fā)生后，人們無法快速、準(zhǔn)確的獲得有用信息來幫助恢復(fù)企業(yè)生產(chǎn)。

2.2 檔案整理系統(tǒng)性差，收集不完整，難以從質(zhì)量上保證有效應(yīng)對(duì)企業(yè)突發(fā)事件

在檔案整理過程中，按照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或企業(yè)檔案制度，檔案人員按照一定的分類原則和順序進(jìn)行組卷，保證了收集的檔案在一定程度上較為齊全、完整、準(zhǔn)確。但是由于檔案人員缺乏專業(yè)知識(shí)，不能系統(tǒng)、全面、準(zhǔn)確的對(duì)檔案進(jìn)行分類；而專業(yè)人員又對(duì)檔案認(rèn)識(shí)不足，對(duì)企業(yè)活動(dòng)中形成的部分文件或其他載體重視不夠，造成檔案文件應(yīng)歸未歸，企業(yè)檔案部門最后形成的檔案往往并不能及時(shí)、完整、準(zhǔn)確的反映整個(gè)項(xiàng)目或企業(yè)的情況。

3 企業(yè)檔案應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的措施

3.1 加快檔案信息化建設(shè)

建立高效的檔案信息化管理系統(tǒng)，進(jìn)行檔案異地異質(zhì)備份，通過數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析等功能，在文檔之間建立關(guān)聯(lián)聯(lián)系，提供種檔案管理利用的多形式和多種渠道，能夠?yàn)槠髽I(yè)提供有效決策服務(wù)，改變傳統(tǒng)檔案管理方式無法快速、準(zhǔn)確提供檔案信息的現(xiàn)狀，進(jìn)而加快檔案應(yīng)對(duì)企業(yè)突發(fā)的響應(yīng)速度。

3.2 加強(qiáng)特殊載體、特殊專業(yè)、特殊時(shí)期的檔案收集

一些特殊載體檔案如聲像檔案、實(shí)物檔案等，比起文字說明和圖紙圖樣等更能直觀、準(zhǔn)確、生動(dòng)、形象的反映科研生產(chǎn)或經(jīng)營管理活動(dòng)的過程和真實(shí)情況，因而在企業(yè)突發(fā)事件后往往能更加有效的提供利用。

特殊專業(yè)和特殊時(shí)期的檔案從某種意義上說其實(shí)也是一種重要的專題檔案，具有專屬性、專門性、專用性等特點(diǎn)，對(duì)于研究某個(gè)專題、領(lǐng)域或某個(gè)特定時(shí)期的工作有重要意義和價(jià)值，同樣，對(duì)于某個(gè)專題、領(lǐng)域或者某個(gè)特定時(shí)期的工作恢復(fù)也必將有不可低估的重要作用。

因此，加強(qiáng)特殊載體、特殊專業(yè)、特殊時(shí)期的檔案收集，在應(yīng)對(duì)企業(yè)突發(fā)事件時(shí)必將事半功倍，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的有效性。

3.3 加強(qiáng)檔案的預(yù)立卷管理

檔案整理的系統(tǒng)性差，其中一個(gè)重要的原因就是在項(xiàng)目管理過程中，管理人員忽視預(yù)立卷的管理，在準(zhǔn)備檔案驗(yàn)收時(shí)才開始“臨時(shí)抱佛腳”，突擊整理檔案。加強(qiáng)檔案的預(yù)立卷管理，在項(xiàng)目開始初期就制定好檔案收集范圍、分類原則、整理標(biāo)準(zhǔn)、組卷要求等，根據(jù)項(xiàng)目階段劃分，完成一個(gè)階段的工作，就進(jìn)行該階段的檔案預(yù)立卷，并嚴(yán)格審查，及時(shí)整改，把檔案的問題提前解決，從而提高檔案形成的準(zhǔn)確性和完整性，為最終的檔案形成打好基礎(chǔ)，進(jìn)而在企業(yè)突發(fā)事件下更好的提供服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]https：//wiki.mbalib.com/wiki/突發(fā)事件，2019-3-14.

[2]王玉東.GD研究所地震災(zāi)后加固工程項(xiàng)目管理組織與實(shí)施[D].西南交通大學(xué)，2015：25-29.

[3]王新霞.由爆炸事故反思油田管網(wǎng)檔案管理[J].檔案管理，2014年第3期.