石油化工行業(yè)國際貿(mào)易業(yè)務(wù)案例分析

李佳

摘 要：近年來，石油石化行業(yè)中的煉油化工企業(yè)面臨著舊裝置更新升級的問題，舊裝置更新升級是為了增強(qiáng)企業(yè)整體運(yùn)行的安全性、提高企業(yè)的運(yùn)營效率，降低成本。在這個(gè)過程中企業(yè)需要重新采購大量設(shè)備和備件，物資采購過程中對進(jìn)度和質(zhì)量的把控尤為重要。本文主要結(jié)合實(shí)際案例，對物資采購過程中如何做好質(zhì)量和進(jìn)度控制進(jìn)行了闡述，并提出了相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：石油化工；物資采購；過程控制；質(zhì)量管理

1 石油化工行業(yè)國際貿(mào)易業(yè)務(wù)案例背景分析

該業(yè)務(wù)為2013年某石化大型煉化企業(yè)大檢修進(jìn)口物資采購，用戶為煉廠，供應(yīng)商為北京京儀機(jī)電有限責(zé)任公司（以下簡稱“京儀”），制造商為高質(zhì)泵有限公司（以下簡稱“高質(zhì)”），制造地點(diǎn)為美國高質(zhì)泵工廠。供貨物資為2臺泵殼，金額數(shù)百萬元，合同簽約時(shí)間為2013年3月，合同約定交貨期為2013年6月底，交貨地點(diǎn)為用戶庫房。

該業(yè)務(wù)第一臺泵殼在驗(yàn)收時(shí)發(fā)現(xiàn)泵殼外觀不符合標(biāo)準(zhǔn)和表面存在裂紋的質(zhì)量問題。第二臺泵殼在生產(chǎn)過程中表面出現(xiàn)裂紋，加工時(shí)進(jìn)行了返修，存在質(zhì)量不合格的隱患，并且兩次推遲交貨，最終延遲交貨3個(gè)月，對煉廠的三催化裝置及時(shí)開車造成影響。由于商務(wù)合同簽約方為中間商，也導(dǎo)致簽約公司和制造商協(xié)商現(xiàn)場設(shè)備維護(hù)和監(jiān)測的方案時(shí)較被動(dòng)。

2 石油化工行業(yè)國際貿(mào)易業(yè)務(wù)出現(xiàn)異常的原因分析

2.1 交貨期延遲

2013年6月底京儀按時(shí)完成第一臺泵殼的交貨，第二臺泵殼交貨期延遲至2013年8月21日。遲交貨的原因體現(xiàn)在三個(gè)方面：一是由于泵殼通常屬于質(zhì)量等級C級物資，各方對進(jìn)度控制重視不夠，合同執(zhí)行人員沒有及時(shí)向中間商和制造商強(qiáng)調(diào)按時(shí)交貨的重要性，要求制造商嚴(yán)格按照合同約定的交貨期排產(chǎn)，也沒有主動(dòng)和制造商直接溝通，導(dǎo)致沒有在第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)遲交貨跡象；二是執(zhí)行人員進(jìn)度信息主要來源于中間商，而中間商提供的進(jìn)度信息沒有真實(shí)反映制造商的制造進(jìn)度，截至交貨期前一周中間商反饋的進(jìn)度信息依然是能按時(shí)交貨；三是制造廠遺漏了第二臺泵殼的排產(chǎn)，制造過程中又發(fā)生質(zhì)量問題。

2.2 質(zhì)量不達(dá)標(biāo)

第一臺泵殼2013年6月底交付后，用戶在組織驗(yàn)收時(shí)發(fā)現(xiàn)外觀粗糙，沒有涂層。經(jīng)過水壓試驗(yàn)、打磨、涂層和熱處理，發(fā)現(xiàn)該泵殼表面存在深度為12.8MM，長度為10CM的裂紋，用戶認(rèn)為對后期設(shè)備安全運(yùn)行存在隱患。第二臺泵殼在機(jī)械加工時(shí)出現(xiàn)裂紋，需要返修。出現(xiàn)這些質(zhì)量問題的主要因素是制造商沒有對原材料入廠后的質(zhì)量進(jìn)行復(fù)驗(yàn)。

2.3 對制造商控制力弱

當(dāng)出現(xiàn)交貨期延遲和設(shè)備質(zhì)量存在缺陷后，該業(yè)務(wù)被列入重大異常并在第一時(shí)間與用戶、中間商和制造商一起協(xié)商補(bǔ)救方案。在整個(gè)溝通過程前期出現(xiàn)溝通效果差，工作效率低的問題，主要原因是簽約方為中間商，在確認(rèn)設(shè)備制造進(jìn)度以及要求制造廠優(yōu)化排產(chǎn)進(jìn)度時(shí)，制造商反饋較慢，態(tài)度上也不配合，而中間商只是扮演了傳話筒的角色。另外由于制造商沒有與我們直接簽署商務(wù)合同，任何涉及遲交貨索賠或?qū)Υ嬖谫|(zhì)量缺陷的泵殼要求退貨的問題都不能對制造商造成威脅，這就導(dǎo)致制造商在應(yīng)對問題時(shí)積極性和配合度不高。

3 石油化工行業(yè)國際貿(mào)易業(yè)務(wù)出現(xiàn)的異常問題解決措施

3.1 第一時(shí)間介入，使交貨期延遲造成的影響可控。

3.1.1發(fā)現(xiàn)遲交貨的情況后，簽約公司立即向用戶進(jìn)行報(bào)告并召開了緊急協(xié)調(diào)會議，對遲交貨的影響做了梳理并提出了應(yīng)急預(yù)案，最后確定第二臺泵殼需要在2013年8月中旬交貨的目標(biāo)。隨后簽約公司組織中間商和制造商將海運(yùn)改為空運(yùn)，對熱處理、機(jī)械加工、噴漆、包裝、排空倉、離港、到國內(nèi)機(jī)場、清關(guān)、貨到用戶的9個(gè)節(jié)點(diǎn)提出明確完成時(shí)間，從每個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)控制進(jìn)度。

3.1.2為了保證交貨時(shí)間，簽約公司要求中間商、制造商和物流商對每個(gè)制造環(huán)節(jié)和發(fā)運(yùn)環(huán)節(jié)給予重視，每天組織召開電話會議，各方匯報(bào)當(dāng)天的工作完成情況以及下一步工作安排，是否出現(xiàn)計(jì)劃外的事項(xiàng)，如出現(xiàn)異?？梢栽诘谝粫r(shí)間協(xié)商并提出補(bǔ)救措施。

3.1.3 準(zhǔn)備預(yù)留方案，確保用戶大檢修順利進(jìn)行。由于泵殼是三催化裝置大檢修中重要設(shè)備，如果不能及時(shí)到貨將影響整個(gè)裝置的運(yùn)行。簽約公司在盡力催交的同時(shí)也與制造商協(xié)商預(yù)留方案，制造商從已經(jīng)完成生產(chǎn)的同類泵殼中進(jìn)行調(diào)配，將臺灣用戶的泵殼優(yōu)先調(diào)配給用戶使用，最終由于該泵殼也出現(xiàn)質(zhì)量問題，沒有使用該方案。

3.2 安排設(shè)備全生命周期質(zhì)量排查，排除隱患

3.2.1請用戶提供泵殼的技術(shù)要求和質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，提出泵殼的材質(zhì)為CHROM-NK 316L，使用標(biāo)準(zhǔn)為API610-2004。

3.2.2第一臺泵殼入場驗(yàn)收時(shí)發(fā)現(xiàn)表面裂紋后，簽約公司要求制造商對第一臺泵殼的生產(chǎn)過程記錄進(jìn)行排查，對每一道工序完成后的質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告復(fù)查，結(jié)果為2份過程檢驗(yàn)報(bào)告均顯示泵殼符合質(zhì)量要求，驗(yàn)收合格。第二臺泵殼在加工過程中出現(xiàn)裂紋后及時(shí)進(jìn)行修復(fù)，修復(fù)后對每到工序進(jìn)行檢驗(yàn)，最終5份驗(yàn)收報(bào)告均顯示符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。

3.2.3邀請第三方藍(lán)光恒遠(yuǎn)和天潤對第一臺泵殼再次進(jìn)行厚度檢驗(yàn)和水壓試驗(yàn)，從多渠道對出現(xiàn)的質(zhì)量問題進(jìn)行鑒定，最終驗(yàn)收結(jié)果為合格。

3.2.4根據(jù)鑒定結(jié)果請制造商對出現(xiàn)的質(zhì)量問題出具書面承諾函，承諾出現(xiàn)的裂紋厚度滿足現(xiàn)場工況和使用壽命的要求，并要求對所做的承諾承擔(dān)法律責(zé)任。

3.2.5要求制造商將原合同約定的設(shè)備質(zhì)量保證期由一年延長至四年，第三年至第四年每兩個(gè)月安排現(xiàn)場服務(wù)工程師對設(shè)備進(jìn)行免費(fèi)監(jiān)測和維護(hù)，2014年5月，制造商完成質(zhì)保期內(nèi)第一次檢測，檢測結(jié)果為泵殼測量厚度在正常范圍內(nèi)，可以正常使用。

3.3 發(fā)揮各方力量督促制造商配合工作

3.3.1在中間商表示無力指揮制造商執(zhí)行整改方案后，簽約公司直接向制造商施壓。由于制造商和簽約公司沒有直接簽署商務(wù)合同，不能受到違約處罰的制約，但是制造商考慮到長期的合作和用戶對產(chǎn)品的評價(jià)會影響將來的訂貨，制造商最終配合一起完成相關(guān)工作。

3.3.2充分發(fā)揮簽約公司總部對供應(yīng)商的集中管理能力，利用供應(yīng)商業(yè)績考核機(jī)制、暫停供應(yīng)商資格等措施制約制造商潛在的業(yè)務(wù)發(fā)展空間，必要時(shí)與制造商高層直接溝通。

3.4 合理索賠之外再爭取額外補(bǔ)償

按照合同要求對供應(yīng)商的遲交貨索賠6萬元，除此之外為了消除用戶對質(zhì)量的顧慮，簽約公司和用戶商議后要求制造商將質(zhì)保期由一年延長至四年，并在質(zhì)保期內(nèi)定期安排工程師赴現(xiàn)場免費(fèi)提供服務(wù)。四年質(zhì)保期結(jié)束前不向供應(yīng)商支付質(zhì)保金，質(zhì)保期結(jié)束后需要用戶出具設(shè)備運(yùn)行符合要求后再釋放質(zhì)保金。

3.5 使用“二八原則”對石油化工行業(yè)的物資供應(yīng)進(jìn)行過程控制

按照如果出現(xiàn)質(zhì)量問題對生產(chǎn)建設(shè)影響大小的原則，對所有物資分A、B、C三類實(shí)行質(zhì)量控制；按照如果出現(xiàn)進(jìn)度問題對生產(chǎn)建設(shè)影響大小的原則，對所有物資分一、二、三、四級實(shí)施進(jìn)度控制。

A類物資指如果出現(xiàn)質(zhì)量問題則對生產(chǎn)建設(shè)產(chǎn)生重大影響的物資。在石油化工行業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目中，A類物資金額約占所有物資的15-20%。

一級物資指如果不能按期交貨則對生產(chǎn)建設(shè)產(chǎn)生重大影響的物資。通常情況下，制造周期在12個(gè)月以上的長周期物資可以歸為一級。二、三、四級物資對生產(chǎn)建設(shè)的影響依次遞減，通常情況下，制造周期在6-12個(gè)月的物資可歸為二級。在石油化工行業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目中，一級、二級物資合計(jì)金額約占所有物資的18-25%。

控制住A類和一級、二級物資，基本就控制住了生產(chǎn)建設(shè)物資供應(yīng)的大局；反之，不分類、不分級就會造成眉毛胡子一把抓，顧此失彼。

不同級別物資實(shí)施不同的進(jìn)度控制措施。對于一級物資，往往需要對外購原材料或外協(xié)件的采買、制造、發(fā)貨、到貨等時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行跟蹤檢查，定期赴制造廠檢查關(guān)鍵制造節(jié)點(diǎn)進(jìn)展，對于大件設(shè)備要精心準(zhǔn)備物流方案等；對于二級物資，往往需要對外協(xié)件的采買、到貨等節(jié)點(diǎn)進(jìn)行跟蹤核實(shí)，對關(guān)鍵制造節(jié)點(diǎn)進(jìn)行抽查等。

4 從案例分析中獲取的相關(guān)業(yè)務(wù)啟示

4.1煉化企業(yè)大檢修物資存在交貨周期短、進(jìn)度等級低的特點(diǎn)。這就要求在具體實(shí)施采購的過程中根據(jù)實(shí)際需要將物資等級提升到1級或2級，至少每周與供應(yīng)商核實(shí)進(jìn)度，為確保進(jìn)度信息的真實(shí)性也要取得相關(guān)進(jìn)度證明文件，必要時(shí)請簽約公司的境外兄弟公司到實(shí)地檢查。

4.2在簽約階段要對簽約供應(yīng)商進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估，對于中間商不熟悉的設(shè)備或部件或涉及中間環(huán)節(jié)多的業(yè)務(wù)，最好直接與制造商簽署合同，避免和中間商簽約，采購核心部件也需要用戶提供技術(shù)協(xié)議，在技術(shù)協(xié)議中必要時(shí)對原材料和外協(xié)件的質(zhì)量要求進(jìn)行約定。

4.3在合同執(zhí)行階段要嚴(yán)格按照石化行業(yè)相關(guān)規(guī)章制度開展工作，按照《中國石化物資供應(yīng)質(zhì)量管理辦法》中提到的在需求計(jì)劃階段要明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)要求和合理的采購周期，采購階段加強(qiáng)供應(yīng)商的管理，加強(qiáng)原材料和外協(xié)件的管理，并對原材料質(zhì)量和外協(xié)件的質(zhì)量嚴(yán)格把關(guān)，保留原材料和外協(xié)件的出廠和入廠檢驗(yàn)質(zhì)量證明文件。加強(qiáng)制造過程管理。與中間商簽署合同的業(yè)務(wù)一定要確保取得原廠直接提供的過程文件，包括進(jìn)度報(bào)告和質(zhì)量報(bào)告。

4.4業(yè)務(wù)人員要提高自身的責(zé)任心，如按照公司崗位職責(zé)分工的要求，合同交接前如已經(jīng)簽發(fā)采購意向書的合同由合同簽約人員負(fù)責(zé)跟蹤進(jìn)度并落實(shí)排產(chǎn)計(jì)劃。在合同交接后1周內(nèi)，合同執(zhí)行人員應(yīng)與供應(yīng)商建立聯(lián)系并核實(shí)排產(chǎn)計(jì)劃。對于合同約定的交貨期在1個(gè)月以內(nèi)的，應(yīng)每周聯(lián)系供應(yīng)商核實(shí)交貨進(jìn)度。在1至3個(gè)月以內(nèi)的，至少每兩周聯(lián)系供應(yīng)商核實(shí)交貨進(jìn)度1次。大于3個(gè)月的，至少每月聯(lián)系供應(yīng)商核實(shí)交貨進(jìn)度1次。發(fā)現(xiàn)異常后，應(yīng)立即編制異常記錄向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并按要求及時(shí)向用戶反饋。對異常記錄至少每周更新一次，發(fā)給相關(guān)單位和人員。

4.5業(yè)務(wù)出現(xiàn)異常后及時(shí)采取應(yīng)對措施，建立有效的溝通機(jī)制，如安排專人負(fù)責(zé)與每個(gè)參與單位對接進(jìn)度，組織電話會議，對異常進(jìn)行跟蹤，并對異常情況進(jìn)行記錄直至異常關(guān)閉，每天或每周將異常進(jìn)展向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

4.6充分發(fā)揮石化企業(yè)大公司的平臺優(yōu)勢和對供應(yīng)商掌控力強(qiáng)的優(yōu)勢，在出現(xiàn)協(xié)調(diào)困難的局面時(shí)請相關(guān)管理部門對工作給予指導(dǎo)和幫助。

4.7完善供應(yīng)商動(dòng)態(tài)量化考核機(jī)制，如由中間商簽署商務(wù)合同的，合同關(guān)閉時(shí)應(yīng)該可以對中間商和制造商都進(jìn)行考核評分。

5 結(jié)論

2011年以來，中國的石油化工行業(yè)迅速發(fā)展，對物資的需求量迅速增加。據(jù)統(tǒng)計(jì)，中國石油化工股份有限公司、中國石油天然氣股份有限公司、中國海洋石油總公司的固定資產(chǎn)投資共約5000億元，按工程建設(shè)中物資采購金額占60%估計(jì)，僅三大石油化工公司的工程建設(shè)用設(shè)備材料需求大約為3000億元。

這些物資能否實(shí)現(xiàn)安全、及時(shí)、經(jīng)濟(jì)供應(yīng)，對石油化工行業(yè)的工程建設(shè)、生產(chǎn)運(yùn)行起到至關(guān)重要的作用。物資采購的過程控制是否到位，在很大程度上決定了能否實(shí)現(xiàn)物資安全供應(yīng)、及時(shí)供應(yīng)和經(jīng)濟(jì)供應(yīng)。

所以，在物質(zhì)采購過程中做好進(jìn)度控制和質(zhì)量控制是非常重要的。這需要采購人員除了解國際貿(mào)易業(yè)務(wù)知識外，還需要對整個(gè)采購過程嚴(yán)格把控，提高自身的責(zé)任心，最終才能做到“安全、及時(shí)、經(jīng)濟(jì)”的物資供應(yīng)。

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