綜合檔案館檔案利用與公布中的問(wèn)題及對(duì)策分析

王守梅

摘 要：在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代發(fā)展的今天，檔案館的工作越來(lái)越被社會(huì)所重視，而在檔案館諸多工作中，存在問(wèn)題最多的就是檔案的利用和公布過(guò)程的相關(guān)工作，由于我國(guó)相關(guān)的法律法規(guī)并不完善，同時(shí)在使用和公布權(quán)限的劃定方面還不是十分的明確，而在實(shí)際的工作中，如果無(wú)法解決這些問(wèn)題就會(huì)給整個(gè)檔案工作的發(fā)展帶來(lái)一定的影響，因此，我們必須要采取一定的措施對(duì)其進(jìn)行完善和優(yōu)化，確保檔案利用和公布具有較高的規(guī)范性。

關(guān)鍵詞：檔案利用；檔案公布；檔案館

隨著近幾年的發(fā)展，我國(guó)政府越來(lái)越重視服務(wù)方面的職能，并且已經(jīng)逐步在行政工作中轉(zhuǎn)變其原來(lái)的角色，而各個(gè)綜合檔案館是隸屬于政府的部門，所以檔案館更要注重自身的服務(wù)職能，在實(shí)際工作中，我們需要明白在檔案利用和公布的過(guò)程中是存在很多問(wèn)題的，這些問(wèn)題如果不加以解決，那么將會(huì)對(duì)我們?nèi)蘸蟮墓ぷ鲙?lái)很大的影響。

1 檔案利用和公布過(guò)程中存在的問(wèn)題

1.1 檔案利用與公布的法律建設(shè)不完善

由于檔案館的穩(wěn)定存在，我國(guó)針對(duì)于檔案利用的法律法規(guī)一直以曾經(jīng)頒布的為主，沒(méi)有新的法律條文進(jìn)行約束，導(dǎo)致當(dāng)前的法律條文中很多內(nèi)容已經(jīng)不符合時(shí)代的需要。最為典型的就是中外有別的規(guī)定、檔案利用和檔案公布的制度，前者與國(guó)民待遇相關(guān)規(guī)定之間有極大的沖突，而后兩者與如今數(shù)字化檔案館理念和建設(shè)存在著分歧。大數(shù)據(jù)時(shí)代要求的是信息共享，而在檔案工作中對(duì)于檔案的公開(kāi)公布、傳播利用等問(wèn)題并沒(méi)有很明確的加以規(guī)定，因此，檔案的法律法規(guī)模糊，檔案利用和公布方面的沖突等問(wèn)題就需要檔案工作者對(duì)其進(jìn)行全面的思考和分析。

1.2 檔案利用公布的人員的權(quán)利范圍不明確

一份檔案的利用和公布過(guò)程一般要涉及三個(gè)主體，檔案創(chuàng)造者、檔案館以及檔案利用者，三者間的權(quán)利范圍并沒(méi)有很合理的進(jìn)行明確劃分，其所承擔(dān)的責(zé)任也模棱兩可，十分不清晰。第一，綜合檔案館所能夠?yàn)橛脩籼峁┑臋n案相關(guān)的利用服務(wù)的權(quán)利以及其對(duì)檔案開(kāi)放利用和公布過(guò)程的審查具有很強(qiáng)的集中性，在檔案館的日常工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)執(zhí)行者說(shuō)了算的情況；第二，作為檔案的利用者，其并不明確自己所擁有的公開(kāi)公布的權(quán)限范圍，因此檔案公布過(guò)程中很多涉及到利用者權(quán)限的問(wèn)題都不能很好地解決，例如利用者是否可以對(duì)他人公開(kāi)所利用的檔案、利用者是否可以直接將檔案進(jìn)行出版等等。第三，作為檔案的創(chuàng)造者在檔案創(chuàng)造過(guò)程中都是依照個(gè)人的意愿去履行其所擁有的權(quán)利，而不去考慮檔案創(chuàng)造者理論上應(yīng)有的意愿和權(quán)利。這些問(wèn)題都為檔案館的工作增加了很多負(fù)擔(dān)，為檔案利用和公布設(shè)置了很多的困難和阻礙。

1.3 檔案的開(kāi)放和鑒定制約了檔案的利用

在多年的檔案工作過(guò)程中，大部分綜合檔案館都會(huì)把工作重心放在檔案資源的收集和整理上，忽視了檔案開(kāi)放和鑒定方面的工作，導(dǎo)致很多價(jià)值珍貴的檔案資源由于缺少開(kāi)放和鑒定方面的工作而變成了垃圾一樣永遠(yuǎn)不能被人們所利用的檔案。除此之外，也有很多檔案館十分重視檔案資料的保密性，將鑒定的工作流程和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的十分復(fù)雜，導(dǎo)致鑒定工作不能完全依照其標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行，可操作性很低。在綜合檔案館的檔案工作中，檔案工作并沒(méi)有體現(xiàn)其積極的一面，相反的在鑒定過(guò)程的工作中，檔案工作的工作量很大，檔案工作者的數(shù)量和硬件支持方面的投入也不是很充足，很多檔案館的硬件支持方面已經(jīng)不能夠滿足實(shí)際工作的最基本的需求，而由于傳統(tǒng)的檔案管理要求的工作人員的能力并不是很高，因此很多檔案館的工作人員并沒(méi)有足夠的素質(zhì)來(lái)勝任大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案工作，而高素質(zhì)人才的流動(dòng)性很大，導(dǎo)致整個(gè)檔案工作者的團(tuán)隊(duì)在專業(yè)技能和理論知識(shí)等方面都存在著很多的不足之處，所以間接的導(dǎo)致了檔案利用和公布方面的工作質(zhì)量不能得到發(fā)展和提高。

2 針對(duì)于檔案利用和公布過(guò)程中問(wèn)題的對(duì)策

2.1 完善檔案利用和公布的法律約束

檔案的利用是體現(xiàn)檔案價(jià)值的重點(diǎn)，這就要求檔案工作要在一定的范圍內(nèi)最大限度的減少檔案利用過(guò)程中一些不必要的程序，把檔案的利用過(guò)程變得簡(jiǎn)單，發(fā)揮檔案資料本身最大的價(jià)值。目前，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)蓬勃發(fā)展，信息化建設(shè)的水平也隨之提高，而檔案利用和公布過(guò)程需要在一個(gè)平衡的狀態(tài)下進(jìn)行，最大限度的保障公眾的利益；而對(duì)于檔案參與的三個(gè)主體，檔案創(chuàng)造者、檔案館以及檔案利用者之間的關(guān)系加以梳理和簡(jiǎn)化，最終形成只要是有合理的理由，針對(duì)于一旦被確認(rèn)為開(kāi)放的檔案或者確認(rèn)為向社會(huì)開(kāi)放的檔案，那么就允許任何自然人和社會(huì)組織都可以依照自身的需求加以利用，而對(duì)于非開(kāi)放的檔案而言，有需要的利用者可以根據(jù)申請(qǐng)流程進(jìn)行申請(qǐng)使用并在有關(guān)部門審批后方可對(duì)未開(kāi)放檔案進(jìn)行利用。由于檔案的內(nèi)容是檔案利用的主體，因此只要是符合國(guó)家法律規(guī)定范圍內(nèi)，利用、公布和出版等任何方式都應(yīng)當(dāng)屬于合法途徑。

2.2 對(duì)檔案利用和公布工作的參與者進(jìn)行權(quán)責(zé)劃分

由于檔案利用和公布的參與者的權(quán)責(zé)不明確嚴(yán)重制約了檔案工作的發(fā)展，因此要建立專門的機(jī)構(gòu)對(duì)檔案的利用和公布制定專業(yè)化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，即在檔案創(chuàng)造后移交到檔案館的過(guò)程中，要對(duì)檔案的開(kāi)放程度和檔案利用的相關(guān)條件加以說(shuō)明。例如限制檔案利用的年限、檔案利用的用途范圍和使用條件等。還可以通過(guò)對(duì)其利用到達(dá)期限后加以限制，例如到達(dá)期限后不能再次開(kāi)放利用，通過(guò)檔案館保存多少年后方可重新被利用等，如果檔案相關(guān)部門不能保障檔案的鑒定和審查的科學(xué)性，那么檔案館就可以進(jìn)行自主進(jìn)行鑒定并對(duì)檔案進(jìn)行開(kāi)放利用。此外取消不必要的檔案相關(guān)的限制開(kāi)放的一系列制度，并建立檔案資料的標(biāo)識(shí)的相關(guān)制度、檔案鑒定的專業(yè)化規(guī)范化委員會(huì)的審查的相關(guān)制度等，換句話說(shuō)，檔案創(chuàng)造的機(jī)構(gòu)必須對(duì)進(jìn)入綜合檔案館的每一份檔案資料的開(kāi)放利用的要求加以說(shuō)明，有序規(guī)范的對(duì)檔案館進(jìn)行移交工作。反過(guò)來(lái)檔案館也要依據(jù)檔案創(chuàng)造機(jī)構(gòu)的要求最大限度的保存檔案并對(duì)其開(kāi)放利用，對(duì)于限制期滿的檔案資料一般是通過(guò)綜合檔案館和檔案創(chuàng)造機(jī)關(guān)進(jìn)行審查無(wú)誤后才能夠開(kāi)放使用，一旦雙方存在分歧，就必須交由專業(yè)的檔案鑒定委員會(huì)進(jìn)行科學(xué)的鑒定處理。而鑒定委員會(huì)的成員必須是資深的檔案工作者才能勝任，可以從檔案館、檔案創(chuàng)造部門、檔案管理機(jī)構(gòu)中招募專家來(lái)構(gòu)成。

2.3 對(duì)檔案開(kāi)放和利用的基礎(chǔ)工作進(jìn)行加強(qiáng)

第一，當(dāng)前的時(shí)代要求檔案館要以服務(wù)為第一目標(biāo)，因此檔案資源的精益化要作為檔案館的基石，而使用者的真正需求應(yīng)當(dāng)是檔案館發(fā)展的方向，在這些基礎(chǔ)上對(duì)檔案館的業(yè)務(wù)進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)。這就要求檔案館的檔案資源的收集和組織、檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)、檔案查找系統(tǒng)的優(yōu)化都應(yīng)當(dāng)在此基礎(chǔ)上重新開(kāi)發(fā)和編寫，最終達(dá)到其目的，而檔案服務(wù)除了為人服務(wù)之外，還可以對(duì)人們的需求加以收集整理并形成需求報(bào)告反饋給檔案管理者，這樣可以使檔案管理著及時(shí)對(duì)檔案服務(wù)工作加以調(diào)整，使檔案服務(wù)更好的滿足檔案利用者的需求。此外，檔案工作者要運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)思維改變傳統(tǒng)的檔案管理思維，在日常工作中多思考如何能夠?qū)n案工作進(jìn)行優(yōu)化和完善，如何能夠把檔案工作做的盡善盡美等問(wèn)題，檔案館同時(shí)要加大員工培訓(xùn)和硬件支撐方面的資金投入，所謂工玉成其事必先利其器，必要的投入必然會(huì)換來(lái)檔案管理工作更好的發(fā)展。這些相關(guān)的措施和建議都可以在一定程度上對(duì)檔案開(kāi)放和利用加以完善。

3 結(jié)論

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代發(fā)展的今天，綜合檔案館檔案利用與公布中的問(wèn)題越來(lái)越明顯，而作為檔案工作者這些問(wèn)題既是困難也是機(jī)遇，本文通過(guò)對(duì)綜合檔案館檔案利用與公布中的問(wèn)題的分析，提出了幾點(diǎn)建議和措施，希望能為檔案工作者提供一些幫助。

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