淺談新常態(tài)下如何謀求鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社城鄉(xiāng)居保檔案工作新發(fā)展

鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層人社城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“城鄉(xiāng)居?！保n案既是歷史地、全面地了解轄區(qū)廣大城鄉(xiāng)居民辦理城鄉(xiāng)居保參保登記并按國(guó)家政策享受法定基本養(yǎng)老保險(xiǎn)金，真正保障城鄉(xiāng)居民老有所養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)“記錄一生、服務(wù)一生、保障一生”目標(biāo)的前提條件，也是實(shí)現(xiàn)全民參保登記工作的必備條件，更是城鄉(xiāng)居保檔案管理部門(mén)履行部門(mén)職能、提高工作質(zhì)量以及體現(xiàn)工作效能的必要條件。為進(jìn)一步加強(qiáng)城鄉(xiāng)居保檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)，推進(jìn)城鄉(xiāng)居保檔案管理工作的規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，不斷提高檔案管理的科學(xué)水平，全面提升檔案管理工作的整體效能。筆者現(xiàn)就遠(yuǎn)安縣自2011年7月1日全面啟動(dòng)并實(shí)施城鄉(xiāng)居保工作（遠(yuǎn)安縣為國(guó)家城鄉(xiāng)居保第三批試點(diǎn)縣）以來(lái)所從事所經(jīng)歷過(guò)的茅坪場(chǎng)、鳴鳳兩個(gè)人社服務(wù)中心，側(cè)重就遠(yuǎn)安縣人社局鳴鳳服務(wù)中心城鄉(xiāng)居保檔案工作進(jìn)行了細(xì)致的研究與思考。

1 城鄉(xiāng)居保檔案工作建設(shè)的現(xiàn)狀

遠(yuǎn)安縣人社局鳴鳳服務(wù)中心城鄉(xiāng)居保綜合檔案室是2012年4月經(jīng)過(guò)縣局整體改造、完工并交付使用，中心將縣局統(tǒng)一調(diào)配的三組鐵質(zhì)檔案柜分別置放于大廳和大廳右側(cè)一室內(nèi)，前期所有檔案基本就是隨便放在包裝盒里或擱置在檔案柜里等等。2013年2月縣局調(diào)整負(fù)責(zé)人后，中心針對(duì)這一情況果斷采取有效措施，迅速組織人員集中時(shí)間、集中精力加大對(duì)歷年城鄉(xiāng)居保檔案的收集、分類(lèi)、審核、整理并于同年4月底高質(zhì)量按縣局要求完成歸檔工作，極大地提升了我鎮(zhèn)城鄉(xiāng)居保檔案工作水平，也為我縣城鄉(xiāng)居保經(jīng)辦管理規(guī)范化示范點(diǎn)建設(shè)順利迎接省、市現(xiàn)場(chǎng)檢查考核驗(yàn)收以及最終命名獲得殊榮奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

我鎮(zhèn)居保檔案管理工作整體情況是：2012年10月，縣人社局根據(jù)整體辦公用房和檔案庫(kù)房實(shí)際，特規(guī)定：將全縣2011年7月1日前達(dá)到法定退休年齡即年滿60周歲及以上符合條件人員全部納入直接享受城鄉(xiāng)居?；A(chǔ)養(yǎng)老金對(duì)象；將2011年7月1日后陸續(xù)年滿60周歲，同時(shí)辦理居保參保登記、繳納居保保險(xiǎn)費(fèi)的人員并按規(guī)定辦理正常退休手續(xù)享受養(yǎng)老金人員以及死亡人員的檔案資料全部由中心初審上報(bào)縣局審批集中歸檔，其余檔案由所在人社服務(wù)中心負(fù)責(zé)整理并完成年度歸檔工作。中心現(xiàn)有獨(dú)立綜合檔案室一間，面積為18.9平方米。截止2015年12月底，庫(kù)房累計(jì)庫(kù)存城鄉(xiāng)居保參保檔案250卷（盒），其中參保人員登記表144卷（盒），參（續(xù)）保人員繳費(fèi)票據(jù)26卷（盒）。鳴鳳鎮(zhèn)城鄉(xiāng)居保經(jīng)辦管理規(guī)范化示范點(diǎn)建設(shè)檔案80卷（盒），居保行政管理類(lèi)（文書(shū)）檔案5卷。累計(jì)移交縣居保局歸檔城鄉(xiāng)居保檔案2462卷，其中符合條件直接享受養(yǎng)老金人員檔案1948卷。配備具有大學(xué)文化、事業(yè)編制專(zhuān)職檔案管理干部1名、兼職人員3名，檔案干部隊(duì)伍思想素質(zhì)與業(yè)務(wù)素質(zhì)明顯增強(qiáng)，健全了檔案工作人員崗位職責(zé)、檔案利用職責(zé)及檔案保管職責(zé)等，基本形成了抓細(xì)節(jié)、抓過(guò)程、抓環(huán)節(jié)“三抓”的常抓不懈治理體制。2013年主動(dòng)配合縣居保局完成省二級(jí)檔案達(dá)標(biāo)整理歸檔工作，并經(jīng)市、縣兩級(jí)檔案管理部門(mén)考核驗(yàn)收達(dá)到了省二級(jí)檔案治理工作制度化、規(guī)范化的要求。

2 存在的主要問(wèn)題及原因分析

在城鄉(xiāng)居保檔案管理信息化建設(shè)、中心經(jīng)辦管理規(guī)范化示范點(diǎn)建設(shè)以及日常運(yùn)行過(guò)程中，還存在一些不容忽視的問(wèn)題。

一是對(duì)城鄉(xiāng)居保檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠。長(zhǎng)期以來(lái)，相當(dāng)一部分人包括部分干部尤其部分中層干部對(duì)城鄉(xiāng)居保檔案工作的認(rèn)識(shí)都普遍存在一些誤區(qū)，認(rèn)為城鄉(xiāng)居保檔案工作就是按照要求收一收、找個(gè)盒子（柜子）放一放，或簡(jiǎn)短整理、象征性保管下的事務(wù)性工作，或不管信息是否準(zhǔn)確就做個(gè)電子檔放這兒撐門(mén)面、我不搞自會(huì)有人搞等等，總認(rèn)為不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付、能查檔就行了。長(zhǎng)此以往必將導(dǎo)致城鄉(xiāng)居保檔案工作長(zhǎng)期處于被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài)，難以高質(zhì)量地為廣大城鄉(xiāng)居民和全民參保登記工作服務(wù)、服到務(wù)、服好務(wù)。

二是管理力量薄弱，水平不高，手段落后。我縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社服務(wù)中心是根據(jù)2010年2月10日省編委《關(guān)于加強(qiáng)和完善全省新農(nóng)保試點(diǎn)縣（市、區(qū)）勞動(dòng)保障服務(wù)平臺(tái)建設(shè)有關(guān)問(wèn)題的建議》（鄂編發(fā)【2010】3號(hào)）、2010年9月10日縣編委《中共遠(yuǎn)安縣委機(jī)構(gòu)編制委員會(huì)關(guān)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)人力資源和社會(huì)保障服務(wù)中心有關(guān)問(wèn)題的通知》（遠(yuǎn)編【2010】6號(hào)）文件精神批準(zhǔn)并于2010年10月掛牌成立的。人員編制根據(jù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)規(guī)模核定事業(yè)編制2名，同時(shí)“以錢(qián)養(yǎng)事”設(shè)立公益性崗位2名。由于大多數(shù)新進(jìn)新招人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管理要求、檔案資料的收集、整理、歸檔以及裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)相當(dāng)?shù)?。且部分檔案管理人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，日常業(yè)務(wù)往往只是將資料放入檔案盒或文件夾，而并未及時(shí)整理歸檔。同時(shí)因鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社服務(wù)中心是新成立的，所有設(shè)施與設(shè)備均由局集中采購(gòu)統(tǒng)一配置專(zhuān)門(mén)用于中心日常業(yè)務(wù)開(kāi)展。加之2011年7月我縣正式實(shí)施城鄉(xiāng)居保參保工作，人員少時(shí)間緊任務(wù)重，忙于抓參保登記、保費(fèi)收繳等，而忽略參保人員資料的及時(shí)收集，致使參保人員檔案收集整理歸檔不能得以及時(shí)完成。

三是城鄉(xiāng)居保檔案管理的科學(xué)化、信息化程度不高?，F(xiàn)代化、科學(xué)化的檔案建設(shè)水平有待進(jìn)一步提高，中心場(chǎng)地有限等導(dǎo)致檔案管理硬件設(shè)施和現(xiàn)代化管理設(shè)備比較欠缺。中心計(jì)算機(jī)技術(shù)還未在城鄉(xiāng)居保檔案管理中廣泛應(yīng)用，無(wú)紙化閱檔基本沒(méi)有設(shè)施，高標(biāo)準(zhǔn)配備必要設(shè)施如復(fù)印機(jī)、計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備也未落實(shí)到位，這既不利于檔案的保管，又影響工作效率。

四是城鄉(xiāng)居保檔案利用工作水平較低。就目前中心而言，城鄉(xiāng)居保檔案還存在重保密、輕利用的現(xiàn)象，檔案開(kāi)發(fā)服務(wù)意識(shí)差。即使利用，范圍也有限，但凡前來(lái)中心咨詢、查閱的內(nèi)容大部分也只是參保人員丟失社保卡或之前領(lǐng)取拿回家隨意丟放忘記了說(shuō)沒(méi)領(lǐng)取或參保人員丟失某個(gè)年度繳費(fèi)票據(jù)而前來(lái)中心復(fù)印繳費(fèi)票據(jù)辦理退休手續(xù)等，且利用形式過(guò)于單一，往往只有需要找上門(mén)來(lái)才提供利用，工作處于被動(dòng)服務(wù)的狀態(tài)。在主動(dòng)深入轄區(qū)村（居）及居民戶中服務(wù)等方面處于欠缺狀態(tài)，導(dǎo)致檔案管理和有效利用相脫節(jié)，致使城鄉(xiāng)居保檔案的利用價(jià)值低，功能日益弱化。

3 對(duì)策及建議

一是提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，切實(shí)增強(qiáng)檔案建設(shè)的緊迫感和責(zé)任感。作為負(fù)責(zé)管理一方事務(wù)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社服務(wù)中心主任應(yīng)高度重視所屬轄區(qū)城鄉(xiāng)居保檔案管理工作，尤其主管部門(mén)特別是城鄉(xiāng)居保業(yè)務(wù)經(jīng)辦服務(wù)主管部門(mén)要將其放在單位干部隊(duì)伍建設(shè)的重要位置并納入議事日程。既要建立相應(yīng)的城鄉(xiāng)居保檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，實(shí)行嚴(yán)格的分工負(fù)責(zé)制，切實(shí)做到名副其實(shí)，絕不走過(guò)場(chǎng)、不流于形式的定期或不定期對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社服務(wù)中心檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督辦，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，也要建立必要的城鄉(xiāng)居保檔案管理達(dá)標(biāo)升級(jí)考核機(jī)制，也要對(duì)城鄉(xiāng)居保檔案管理工作實(shí)行定性定量納入目標(biāo)責(zé)任制嚴(yán)格考核兌現(xiàn)，更要實(shí)行分級(jí)分類(lèi)指導(dǎo)，等級(jí)升降動(dòng)態(tài)管理，進(jìn)一步推進(jìn)城鄉(xiāng)居保檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)。

二是加強(qiáng)檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)，提升城鄉(xiāng)居保檔案服務(wù)功能。城鄉(xiāng)居保檔案部門(mén)要積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的支持，做好檔案管理設(shè)施設(shè)備的添置與更新。一要加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)。建議縣局統(tǒng)一規(guī)劃全縣7個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社服務(wù)中心標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案室，切實(shí)

加大硬件和軟件設(shè)施的投入，既要按要求配備齊全的檔案管理設(shè)施與設(shè)備，也要根據(jù)情況必須及時(shí)配置先進(jìn)設(shè)備予以更新?lián)Q代。二要建立堅(jiān)固防火、防潮的專(zhuān)用綜合檔案庫(kù)房。要以整齊劃一的鐵質(zhì)檔案柜淘汰破損高矮不一的檔案柜；庫(kù)房?jī)?nèi)既要設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火器等設(shè)備；中心負(fù)責(zé)人和檔案管理工作人員也要及時(shí)加強(qiáng)對(duì)庫(kù)房防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施和安全措施經(jīng)常檢查。三要加大資金投入。建議縣局及時(shí)配備計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，保證及時(shí)便捷高效使用檔案，確保為居民服好務(wù)。

三是加強(qiáng)城鄉(xiāng)居保檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)。實(shí)現(xiàn)城鄉(xiāng)居保檔案管理現(xiàn)代化，既是人社部門(mén)服務(wù)于城鄉(xiāng)居保工作、服務(wù)于全民參保登記工作，真正實(shí)現(xiàn)“記錄一生、服務(wù)一生、保障一生”的目的，也是適應(yīng)社會(huì)對(duì)檔案信息需求日益增強(qiáng)的客觀要求。這就要求檔案管理部門(mén)進(jìn)一步提高工作效率，準(zhǔn)確、及時(shí)地傳輸城鄉(xiāng)居保信息，提高居保信息管理的時(shí)效性。一要提高工作效率，對(duì)城鄉(xiāng)居保檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理，通過(guò)計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備和技術(shù)，將文字、圖片、聲像等檔案資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料。實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)居保檔案與數(shù)據(jù)格式并存。二要加強(qiáng)居保檔案數(shù)據(jù)整理整合，建成統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)“同人同城同庫(kù)”向“同人異城同庫(kù)”轉(zhuǎn)變。建成居保檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，橫向?qū)崿F(xiàn)與村（居）委會(huì)及協(xié)理員、檔案管理部門(mén)等的連接，縱向?qū)崿F(xiàn)與縣局檔案管理部門(mén)的連接，做到信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的互連互通，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。增強(qiáng)居保檔案信息網(wǎng)絡(luò)功能，提供網(wǎng)上信息查詢與業(yè)務(wù)辦理服務(wù)。

四是提高檔案利用服務(wù)水平，推動(dòng)檔案工作創(chuàng)新發(fā)展。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行居保檔案管理創(chuàng)新，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，不屬于保密范圍的檔案信息向社會(huì)共享，主動(dòng)提供服務(wù)，提升業(yè)務(wù)水平，增強(qiáng)檔案利用服務(wù)能力，實(shí)現(xiàn)居保檔案信息資源的有力共享。人社中心服務(wù)大廳、村（居）委會(huì)等服務(wù)窗口既方便廣大參保居民又提高了居保檔案工作的效率和質(zhì)量，更大大提高檔案的利用率。

五是加強(qiáng)居保檔案管理人員隊(duì)伍的自身建設(shè)，提高居保檔案管理人員素質(zhì)。居保檔案工作是一項(xiàng)政策性和業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，集服務(wù)性與保密性于一體，加強(qiáng)居保檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，就必須選擇政治上堅(jiān)定可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任性強(qiáng)的同志從事居保檔案管理工作，加強(qiáng)教育培養(yǎng)，關(guān)心其生活與工作。充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。并定期組織業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，讓其掌握新的知識(shí)和先進(jìn)的管理技術(shù)，更進(jìn)一步了解管理檔案的重要性，提升能力和素質(zhì)，提高檔案管理水平。

六是加強(qiáng)檔案調(diào)查研究，建立健全更加規(guī)范的管理制度。結(jié)合居保檔案管理工作的實(shí)際和社會(huì)現(xiàn)實(shí)需要，進(jìn)一步完善各項(xiàng)檔案管理制度，并在抓落實(shí)上下功夫。尤其要建立居保檔案計(jì)算機(jī)輔助管理制度，如《立卷歸檔制度》、《檔案查（借）閱制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案鑒定銷(xiāo)毀制度》、《檔案管理人員考核辦法》等，細(xì)化流程，精益求精，做好過(guò)程審核，嚴(yán)守檔案收集歸檔和轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出環(huán)節(jié)，守住檔案安全關(guān)。熟練掌握調(diào)查研究方法，完善居保檔案案卷整理工作細(xì)則，對(duì)成熟做法能及時(shí)上升為本單位的管理制度，使居保檔案案卷的整理更加科學(xué)、全面、完整，為廣大城鄉(xiāng)居民和參保者以及上級(jí)主管部門(mén)科學(xué)決策提供真實(shí)、準(zhǔn)確、實(shí)用的個(gè)人信息。

作者簡(jiǎn)介

王休宏，湖北省遠(yuǎn)安縣人社局鳴鳳服務(wù)中心，本科。