依托信息技術更新服務理念積極推進檔案管理工作科學化建設

胡靜

摘 要：對檔案進行合理充分的利用，有助于實現檔案的真正價值，但是要想真正的發(fā)揮出檔案的價值所在，還是要從檔案管理這一方面入手，在檔案管理的過程中不僅要應用現代化的管理手段加強其科學化的發(fā)展，并且在管理的過程中還要充分的認識到檔案管理的潛在價值，并將其挖掘出來，只有做到這兩點，才能使得我國的檔案管理事業(yè)朝著更加科學化的方向發(fā)展。本文重點介紹了在信息技術支持下，如何運用全新的服務理念來推進檔案管理工作的科學化建設。

關鍵詞：依托；信息技術；更新；服務理念；檔案管理；科學化

在檔案管理建設與發(fā)展的過程中，我國經歷了許多重要的階段，最終才形成了當前較為穩(wěn)定的管理模式，但是前進的腳步是不會停止的，必須要加強對檔案的深化管理，促進檔案管理朝著更加科學化的方向發(fā)展，才能適應時代的發(fā)展需要，同時將人性化的服務應用在檔案管理的過程中，有助于檔案管理品質的提升，最終實現檔案真正的價值所在。在企業(yè)中的檔案管理更是具有十分重要的作用，其有助于企業(yè)朝著全方位現代化的方向發(fā)展，因此本文中的檔案管理將以企業(yè)為例，探索如何實現檔案的科學化管理。

1 打造“標準化”硬件設施

實現科學化檔案管理的前提條件是硬件設施必須要滿足檔案發(fā)展的要求。檔案基礎設施的建設是促進企業(yè)發(fā)展的根本前提，只有檔案管理到位，才能實現檔案的真正價值，并且實現企業(yè)現代化的發(fā)展目標，由此可見，這些目標的實現都是息息相關的，并具有密不可分的聯系，在時代發(fā)展的今天，傳統的檔案管理硬件設施已經不能滿足檔案管理發(fā)展的需要，必須要立足于現代化的發(fā)展方向，實現多方面的全方位發(fā)展，以信息化為基本前提，實現檔案的有效管理。因為企業(yè)在發(fā)展的過程中，相關資料也是在不斷增加的，傳統的紙質資源不僅占用了較多的空間，并且在查找時也不方便，雖然各個企業(yè)已經建立了相對應的檔案管理室，但是仍然不能滿足檔案發(fā)展的要求，對此有必要對當前的檔案管理室進行升級改造，加強檔案管理的硬件設施建設，以實現檔案管理真正意義上的發(fā)展。

除此之外，檔案管理的發(fā)展與現代化的技術手段具有密切的聯系，當前社會的發(fā)展呈現一種現代化的發(fā)展管理趨勢，沒有先進的管理手段就無法達到現代化的發(fā)展需要，因此有必要在檔案管理室中設置先進的設備，如計算機、打印機以及相關的保護措施等，這樣才能實現真正意思上的現代化管理，使得檔案管理室的硬件設施達到高標準的要求，不僅滿足了檔案管理的科學化發(fā)展，同時檔案管理的工作效率也得到了有效的提高，對于今后的工作而言，具有重要的意義，企業(yè)要想在檔案管理上得到發(fā)展，實現科學化的發(fā)展目標，就要從基本的硬件設施建設上多下功夫，這是一切工作開展的前提。

2 推進“規(guī)范化”檔案管理

上文中已經提到硬件設施的建設是檔案管理的基本前提，那么規(guī)范化的檔案管理發(fā)展就是外在的表現形式，沒有規(guī)范化的發(fā)展目標，檔案管理就會呈現一片混亂的局面，企業(yè)的發(fā)展也會受到嚴重的影響，因此，可以將檔案的規(guī)范化管理看作是實現企業(yè)有序發(fā)展的前提條件，實現檔案管理的全方位發(fā)展，就要以規(guī)范化為基本前提。在規(guī)范化管理的過程中，企業(yè)可以從幾個不同的方面實施。

首先是制度的制定，在企業(yè)內部，管理制度的制定可以說是約束檔案管理的最有效的途徑，將其看作是實現檔案規(guī)范化管理的重要保障也不足為奇。企業(yè)的發(fā)展是依靠對內部進行有序管理得以實現的，沒有全面的檔案管理制度，檔案管理人員就不能嚴格要求樹立正確的工作態(tài)度，高效的完成檔案管理的工作任務，更不必說在今后的發(fā)展中實現科學化的管理了，為此，建立起完善的檔案管理制度是實現現代化檔案管理的保證，能夠進一步確保日常工作的順利執(zhí)行，使企業(yè)上下形成完整的檔案管理系統。

其次，還要將檔案管理的具體標準進行進一步的細化，這項工作的實現應該從不同的方面得以實現。一是在記錄管理方面，檔案管理工作的落實應該記錄在案，企業(yè)在發(fā)展過程中的每一項資料都極有可能成為未來發(fā)展方向的重要依據，因此在具體的檔案管理工作中，應該更加重視檔案管理的記錄管理。二是在實現信息化的管理過程中，計算機系統的作用功不可沒。通過建立起一套完善的檔案管理系統，能夠縮短檔案管理的時間，實現精細化的管理，將每一項管理內容都有序的實現在計算機系統的管理中。

第三，流程的固定和統一，是檔案工作規(guī)范化的基本依據。確保紙質檔案與電子檔案一致性；按時更換防蟲劑，查錄、調整庫房溫濕度，保證庫房環(huán)境穩(wěn)定性；嚴格執(zhí)行檔案查借閱制度，履行審批確認流程，確保檔案“無簽字不借閱、無抵押不借出”，保證查借閱檔案的“始終在控”；嚴格執(zhí)行《檔案上報制度》，做到上報資料有錯誤不接收、分管領導或工程師不簽字不接收、電子檔案未上傳不接收、不填寫資料移交清單不接收的“四不收”，維護檔案工作的嚴肅性，堅持檔案的準確性。

3 構建“信息化”檔案體系

傳統紙質保存，檔案材料往往由于時問的影響、查借閱過程，產生皺褶等，從而影響有效信息的可讀性，從另一角度來講，由于原始資料的唯一性，無法實現多人的同時借閱，且一旦出現丟失、毀損，造成的損失也是無法挽回的。為此，企業(yè)應該自主研發(fā)能夠實現檔案紙質、電子雙保險安全存儲的“電子檔案管理系統”。把檔案室紙質資料掃描轉變成電子文檔后，上傳存儲在電子檔案管理系統的指定區(qū)塊，公司全員根據賬號權限，只需登錄檔案管理系統，就可以輕松查閱到相關資料，方便快捷，提高了工作效率，實現了資源共享，降低了紙質檔案使用率，為確保工作的常態(tài)化、動態(tài)下更新運作，制定了配套電子檔案上傳的制度，明確上傳資料的種類范圍和責任分工，建立了定置存儲、監(jiān)督上傳、糾正錯誤的閉合體系，確保了電子檔案的完整性、準確性。

檔案的價值在于利用，利用的關鍵在于便捷。在電子檔案管理系統的基礎上，還應該拓展更多的板塊，對檔案進行分門別類的整理，涵蓋文件、制度、規(guī)定、規(guī)劃、措施、總結以及好經驗、好做法，乃至技術管理標準、規(guī)范和各類控制程序等，形成了一個廣闊資源平臺；文庫還具備動態(tài)檢索、百度文庫積分互換等“時髦”功能，實現了在辦公室就能夠輕松學習、查閱、借鑒資料，有效提升了信息資源共享速率。

4 結語

隨著現代科學技術，特別是計算機網絡技術的發(fā)展，實現“檔案管理電子化”成為現代辦公信息化的一項重要內容。檔案工作只有把握發(fā)展的脈搏，步入創(chuàng)新之路，才能找準檔案工作的切入點，不斷加強服務能力，提升服務水平，有效地促進檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

[1]王碧蓮.淺談企業(yè)檔案編研存在的問題及對策[J].湖北檔案.2012（02）

[2]陳碧孜.信息技術在檔案管理中的運用[J].黑河學刊.2011（06）

[3]張雪莉.論電子信息技術在檔案管理中的運用[J].現代商貿工業(yè).2010（02）