新時(shí)期背景下事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理方略談

摘 要：在新時(shí)期背景下，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)今企業(yè)的發(fā)展了。隨著計(jì)算機(jī)產(chǎn)業(yè)的日趨成熟，檔案的數(shù)字化管理的方式也成為了事業(yè)單位管理檔案的主要方式。本文主要就該問(wèn)題進(jìn)行分析和探討。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代；事業(yè)單位；檔案管理；數(shù)字化

1 事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的重要性

檔案主要是用于機(jī)關(guān)單位和組織中，以圖表、文字、音像或其他載體的形式記錄人在生活和工作中的記錄，其所涵蓋的信息十分豐富，且價(jià)值較高，但是，目前，我國(guó)檔案數(shù)字化的管理還存在著一定的不足。檔案屯放量大，文字表達(dá)不清，查找效率偏低，以及保管人員的綜合素質(zhì)不足等問(wèn)題層出不窮，在很大程度上降低了事業(yè)單位管理檔案的效率。隨著我國(guó)信息化進(jìn)程的不斷改革，檔案管理模式也產(chǎn)生了較大的變化，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化管理，事業(yè)單位只有緊跟時(shí)代的浪潮，加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理，才能夠好的實(shí)現(xiàn)檔案管理的效率化、數(shù)字化和現(xiàn)代化。

2 檔案數(shù)字化管理的意義

（一）能夠加快事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益的增長(zhǎng)

隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷完善和發(fā)展，事業(yè)單位的進(jìn)步也比較快。在不斷發(fā)展的趨勢(shì)下，事業(yè)單位內(nèi)部所涉及到的信息存儲(chǔ)也在隨之增多，樂(lè)視原有的辦公方式及管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足日益增長(zhǎng)的信息量的管理了，給信息存儲(chǔ)工作增加了很大的困難。傳統(tǒng)檔案管理的方式就是通過(guò)紙質(zhì)表達(dá)的形式進(jìn)行管理，這樣的管理較為粗放，檔案管理的效率較低，因此在管理的過(guò)程中，為了能夠保證檔案管理的質(zhì)量就必須增加相應(yīng)的管理人員，浪費(fèi)的辦公經(jīng)費(fèi)較多，這對(duì)于事業(yè)代為來(lái)說(shuō)無(wú)疑是增加了單位的成本。新時(shí)期背景下的事業(yè)單位進(jìn)行檔案數(shù)字化的管理，該種方式和以往的方式相比，具有多方面的優(yōu)點(diǎn)，比如檔案數(shù)字化管理的方案是選擇機(jī)讀檔案的方式進(jìn)行讀取，有效地節(jié)省了一定的管理費(fèi)用，還降低了存儲(chǔ)空間的占地，不用對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)印等，在某一成都上降低了紙張的使用量，這些都對(duì)加強(qiáng)事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益具有不可忽視的作用

（二）提高事業(yè)單位的檔案的利用率

采用傳統(tǒng)的檔案管理的方式，主要是通過(guò)用紙質(zhì)記錄的方式進(jìn)行管理和保存，所有的檔案記錄都是在紙之上表明的，確定檔案后將檔案移交保管室中進(jìn)行保存，雖然，采用該種方式在一定程度上是完成了檔案的保存，可是這樣的檔案保存方式的問(wèn)題非常多。因?yàn)槭聵I(yè)單位的檔案管理的數(shù)量較多，采用紙質(zhì)管理的方式將所有的檔案放在保管室中，十分不利于檔案的查找，當(dāng)檔案需要緊急查找的時(shí)候，檔案管理人員很難在短時(shí)間內(nèi)精確的找到所需要的檔案，效率很低，不但會(huì)耽誤時(shí)間，效益也較差。采用數(shù)字化管理檔案的方式，不但能夠改善檔案查找效率低的問(wèn)題，還能夠快速準(zhǔn)確的查找到所需要的檔案。數(shù)字化檔案管理的方式采用計(jì)算機(jī)查找，在空間上和時(shí)間上都解決了檔案存放和查找的問(wèn)題，對(duì)提高事業(yè)單位的檔案的利用率意義重大

（三）提高事業(yè)單位的工作效率

自從采用檔案數(shù)字化管理的方式后，事業(yè)單位的檔案管理人員能夠快速的在短時(shí)間內(nèi)對(duì)資料進(jìn)行整合歸納，及時(shí)的提交需要的部門。目前，我國(guó)的事業(yè)單位的人員流動(dòng)性很大，單位內(nèi)涉及到的員工入職、員工辭退以及員工的退休和調(diào)動(dòng)的事情頻頻出現(xiàn)，如果按照原有的方式進(jìn)行管理，很難滿足當(dāng)前的新時(shí)代的形式，因此采用數(shù)字化的檔案管理方式，在人員調(diào)動(dòng)時(shí)及時(shí)的做好歸納處理的檔案，相關(guān)部門才能夠及時(shí)的了解單位的動(dòng)態(tài)信息情況，做好統(tǒng)計(jì)工作。檔案數(shù)字化管理不但能夠準(zhǔn)確的掌握事業(yè)單位檔案信息的動(dòng)態(tài)情況，還能對(duì)信息進(jìn)行具體的分析，不但縮短了檔案查詢的時(shí)間，還提高了檔案管理的質(zhì)量。事業(yè)單位檔案中所涵蓋的信息較多，具有一定的超出空間、超出時(shí)間的特性，在實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的過(guò)程中，信息存儲(chǔ)就已經(jīng)不再僅僅是單純的檔案保存了，還可以為且提供相應(yīng)的人員信息，有效地提高了事業(yè)單位的工作效率。

（四）工程預(yù)算設(shè)計(jì)的管理制度不夠完善

在施工階段，工程項(xiàng)目存在一定的隨意性變更，在現(xiàn)有的工程管理的制度中，建設(shè)單位并不是十分的重視設(shè)計(jì)工作的情況，對(duì)設(shè)計(jì)的方案認(rèn)識(shí)不夠，同時(shí)設(shè)計(jì)單位也會(huì)因?yàn)閱挝坏南揞~設(shè)計(jì)和缺乏相應(yīng)激勵(lì)制度，初期的時(shí)候不會(huì)對(duì)工程項(xiàng)目的方案進(jìn)行優(yōu)化及改進(jìn)，另一方面，在工程項(xiàng)目實(shí)施的過(guò)程中并沒有嚴(yán)格的按照設(shè)計(jì)招標(biāo)的制度進(jìn)行，因?yàn)楣こ填A(yù)算設(shè)計(jì)的管理制度不夠完善，缺乏對(duì)設(shè)計(jì)單位的約束機(jī)制，從而導(dǎo)致設(shè)計(jì)單位在設(shè)計(jì)的過(guò)程中敷衍了事，缺少精品意識(shí)，只是單純的追求經(jīng)濟(jì)效益，所以再設(shè)計(jì)是采用較為保守的設(shè)計(jì)方案，從而造成資源浪費(fèi)，提高了工程項(xiàng)目的成本。

3 提高事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的方略

（一）增加事業(yè)單位的檔案數(shù)字化管理的意識(shí)

隨著新時(shí)代浪潮的迎來(lái)，事業(yè)單位的管理人員應(yīng)該及時(shí)的做出反應(yīng)，順應(yīng)時(shí)代的進(jìn)步和發(fā)展，采用先進(jìn)的方式進(jìn)行管理。與此同時(shí)，相應(yīng)的管理人員應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到科技的進(jìn)步對(duì)單位發(fā)展的重要性，努力提高自身素質(zhì)，全方面發(fā)展自己，不斷地吸收先進(jìn)的文化和技能，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理的方式進(jìn)行改善，從根本上改變單位傳統(tǒng)的檔案管理的觀念。管理過(guò)程勇于采用最新型的信息管理方式，用數(shù)字化管理的方式對(duì)檔案進(jìn)行整理。實(shí)際工作中，相關(guān)人員只有不斷的完善自己的專業(yè)技能，才能夠游刃有余的處理好本質(zhì)工作，從而使檔案管理的工作達(dá)到最高的效益。

（二）確保事業(yè)單位的檔案管理的安全性

事業(yè)單位和一些其他的單位不同，在檔案中保管的信息內(nèi)容對(duì)工作的員工和整個(gè)單位的發(fā)展都有著很大的影響。因此，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案數(shù)字化管理的過(guò)程中，管理人員應(yīng)該對(duì)較為重要的數(shù)據(jù)和電腦檔案在多個(gè)角度上進(jìn)行包裙，同時(shí)還應(yīng)該定時(shí)對(duì)電腦軟件進(jìn)行更新和殺毒，做好相應(yīng)的防火墻裝置等，從而盡量減少意外的發(fā)生，確保信息檔案保存的安全性。

（三）加強(qiáng)檔案管理的有關(guān)制度的制定

檔案管理部門應(yīng)該結(jié)合當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展，對(duì)事業(yè)單位的特點(diǎn)進(jìn)行分析，根據(jù)實(shí)際情況，建立符合事業(yè)單位的需求，能夠保證事業(yè)單位檔案應(yīng)用的多方面的檔案管理制度，因此事業(yè)單位就必須選擇具有較高素質(zhì)和能力的檔案管理人員。在檔案的整理保存的過(guò)程中，檔案管理人員必須做好相應(yīng)的保密工作因此就必須制定相應(yīng)的制度，如檔案的使用、檔案的安全等多方面。在多種制度的制定下，不應(yīng)單獨(dú)的選擇某個(gè)制度制定，而是要將所有的制度綜合為一個(gè)整體，有機(jī)的結(jié)合起來(lái)，從而達(dá)到建立科學(xué)、可行的檔案管理的制度的目的。

（四）加強(qiáng)檔案文書數(shù)字化的管理

日常工作中，事業(yè)單位涉及到的文字處理比較多，因此，在單位加強(qiáng)檔案文書數(shù)字化的管理十分重要，單位能夠借用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行收發(fā)文件，從而大幅度的提高工作效率，減少文書歸檔的時(shí)間，在一定程度上降低了檔案管理人員的工作量。

4 結(jié)束語(yǔ)

隨著我國(guó)社會(huì)的不斷發(fā)展，信息化已經(jīng)成為了當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展潮流。隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，新時(shí)代的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展變得越來(lái)越重要，事業(yè)單位也應(yīng)該逐漸的吸收先進(jìn)的科技，利用互聯(lián)網(wǎng)信息化平臺(tái)，不斷的提高企業(yè)自身的檔案數(shù)字化管理，降低工作人員的工作量，提高檔案管理的利用價(jià)值和功能，從而不斷的完善單位的檔案數(shù)字化管理的水平。

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作者簡(jiǎn)介

戚科峰（1980-），男，漢族，河南新蔡人，新蔡縣人力資源和社會(huì)保障局，本科學(xué)歷，現(xiàn)任人才交流中心支部副書記，新蔡縣職業(yè)鑒定指導(dǎo)中心主任。