淺析電算化會計下的內(nèi)部控制

殷敏 西安外事學(xué)院商學(xué)院

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淺析電算化會計下的內(nèi)部控制

殷敏 西安外事學(xué)院商學(xué)院

摘 要：內(nèi)部控制制度作為企業(yè)實(shí)現(xiàn)其經(jīng)營管理目標(biāo)完成受托責(zé)任的一種手段，本文基于會計電算化環(huán)境下淺析內(nèi)部控制的特點(diǎn)及變化，并構(gòu)建信息化下內(nèi)部控制實(shí)施的模式。

關(guān)鍵詞：會計電算化 內(nèi)部控制 信息化

一、會計電算化下內(nèi)部控制的特點(diǎn)

（一）控制對象發(fā)生改變

電算化條件下，內(nèi)部控制的控制對象由對人的控制為主轉(zhuǎn)變?yōu)閷θ撕蜋C(jī)的控制。在一項(xiàng)交易發(fā)生時，有關(guān)該項(xiàng)交易的有關(guān)信息由業(yè)務(wù)人員直接輸入計算機(jī)， 并由計算機(jī)自動記錄，原先使用的每項(xiàng)交易必備的各種憑證、單據(jù)被部分取消，原來在核算過程中所需要履行的程序，有相當(dāng)一部分變?yōu)橛捎嬎銠C(jī)自動完成。

（二）會計人員的分工與職能的分割發(fā)生很大變化

為適應(yīng)新時期企業(yè)管理層、決策層的需要，財務(wù)人員的職能逐漸細(xì)分為會計核算和財務(wù)管理兩大部分，一部分財務(wù)人員進(jìn)行會計核算工作，為財務(wù)管理人員提供基礎(chǔ)會計信息；另外一部分財務(wù)人員則進(jìn)行財務(wù)管理工作，在會計核算人員核算的基礎(chǔ)上進(jìn)行財務(wù)數(shù)據(jù)的匯總、分析、計算，為企業(yè)管理層、決策層提供財務(wù)信息。但這兩部分又相互聯(lián)系、相互配合，缺一不可。

（三）計算機(jī)的使用使會計檔案的保管形式發(fā)生改變改變

妥善保管存有會計信息的磁性介質(zhì)或其他介質(zhì)，存放地點(diǎn)應(yīng)防高溫、防漏、防塵、遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場，并定期進(jìn)行檢查和復(fù)制，堅持雙重備份制度，防止會計檔案丟失。為了確保數(shù)據(jù)和信息安全、完整，便于調(diào)用、更新和檢查，應(yīng)當(dāng)對存儲數(shù)據(jù)的各種磁盤或光盤做好標(biāo)識，妥善存檔，有關(guān)文件的修改、更新等操作都應(yīng)附有書面授權(quán)證明，并登記整個操作過程，同時系統(tǒng)應(yīng)具有自動記錄能力，以便查詢或跟蹤檢查。

二、構(gòu)建會計電算化下內(nèi)部控制模式

（一）電算化會計系統(tǒng)的一般控制

管理制度操作管理制度是針對每一個上機(jī)操作會計軟件的人員而制訂的，主要用來規(guī)范每一個操作人員的行為以及各自之間的權(quán)限限制。除了軟件對操作方面作了一定的設(shè)計以外，制訂并嚴(yán)格操作管理制度，將會有效地保證會計軟件的安全運(yùn)行；同時，也有利于內(nèi)部牽制制度的執(zhí)行。操作管理制度從內(nèi)容上來看，一般包括以下幾項(xiàng)：操作人員的工作職責(zé)和工作權(quán)限。盡管軟件一般都已有用戶管理功能，但其用戶管理的設(shè)置是由人工進(jìn)行的，這就需要從制度上對操作人員的工作職責(zé)和工作權(quán)限加以規(guī)定，用來在用戶管理的設(shè)置和具體的操作中執(zhí)行。預(yù)防原始憑證和記賬憑證等會計數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而輸入計算機(jī)的措施。如規(guī)定原始憑證必須經(jīng)有關(guān)審核人員審核并簽章后才能輸入計算等。預(yù)防已輸入計算機(jī)的原始憑證和記賬憑證等未經(jīng)核對而登記機(jī)內(nèi)賬簿的措施。如規(guī)定已輸入計算機(jī)的憑證需由審核人員核對并簽章后方可登記機(jī)內(nèi)賬簿等。建立必要的上機(jī)操作記錄制度。如規(guī)定用操作日記的形式記錄每天的上機(jī)操作內(nèi)容等建立計算機(jī)硬件和軟件管理制度，對于擁有計算機(jī)的單位，無論是用于會計核算，還是用來其他工作，一般都要求制定硬、軟件管理制度。通常，硬件和軟件管理制度包括以下一些內(nèi)容：保證機(jī)房設(shè)備安全的措施。如機(jī)房防火規(guī)定等。保證計算機(jī)正常運(yùn)行措施。如機(jī)房防潮、防磁及恒溫等方面的規(guī)定等。會計數(shù)據(jù)和會計軟件安全保密的措施。如數(shù)據(jù)備份、不準(zhǔn)在計算機(jī)上玩電腦游戲等規(guī)定。修改會計核算軟件的審批和監(jiān)督制度。如規(guī)定會計核算軟件的修改需報經(jīng)單位總會計師批準(zhǔn)等。

（二）電算化會計系統(tǒng)的應(yīng)用控制會計數(shù)據(jù)輸入功能的基本要求

會計核算軟件應(yīng)當(dāng)具備以下初始化功能：輸入會計核算所必需的期初數(shù)字及有關(guān)資料，包括總分類會計科目和明細(xì)分類會計科目名稱、編號、年初數(shù)、累計發(fā)生額及有關(guān)數(shù)量指標(biāo)等；輸入需要在本期進(jìn)行對賬的未達(dá)賬項(xiàng)；選擇會計核算方法，包括記賬方法、固定資產(chǎn)折舊方法、存貨計價方法、成本核算方法等。會計核算軟件對會計核算方法的更改過程，在計算機(jī)內(nèi)應(yīng)當(dāng)有相應(yīng)的記錄；定義自動轉(zhuǎn)賬憑證，包括會計制度允許的自動沖回憑證等；輸入操作人員崗位分工情況，包括操作人員姓名、操作權(quán)限、操作密碼等；提供必要的方法對輸入的初始數(shù)據(jù)進(jìn)行正確性校驗(yàn)。

會計數(shù)據(jù)處理是對數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性和可靠性的控制。計算機(jī)處理數(shù)據(jù)，只要操作正確，一般不會錯，但也避免不了由于程序邏輯錯誤、處理非法數(shù)據(jù)、重復(fù)輸入等情況造成數(shù)據(jù)處理錯誤，加之在電算化會計信息系統(tǒng)的處理過程中許多數(shù)據(jù)和資料可以整批處理。

會計信息輸出的方式有顯示輸出、打印輸出、磁盤輸出、網(wǎng)絡(luò)輸出，通過這幾種輸出方式可以滿足用戶對各種會計信息的需要，但是不管以何種方式輸出會計信息都必須經(jīng)過嚴(yán)格的控制。

企業(yè)應(yīng)該采用各種技術(shù)手段以保證數(shù)據(jù)在傳輸過程中的準(zhǔn)確、安全、可靠，以防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中發(fā)生錯誤、丟失、泄密等事故的發(fā)生。如將大量的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)劃分成小批量傳輸，數(shù)據(jù)傳輸時應(yīng)順序編碼，傳輸時要有發(fā)送和接收的標(biāo)識，收到被傳輸?shù)臄?shù)據(jù)時要有肯定確認(rèn)的信息反饋，每批數(shù)據(jù)傳輸時要有時間、日期記號等等。

三、結(jié)論

隨著電子計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，會計電算化會更加廣泛應(yīng)用于內(nèi)部控制中，這不僅會使會計工作工具發(fā)生改變，而且還會引起會計工作程序和會計工作方法的變革，這些變革無疑給企業(yè)帶來了巨大的效益，但同時也給企業(yè)帶來了新的問題和挑戰(zhàn)，因此構(gòu)建會計電算化系統(tǒng)條件下的內(nèi)部控制制度模式對我們來說就顯得尤為重要，只有不斷地去完善它企業(yè)才能夠安全、有序的運(yùn)行下去。

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作者簡介：殷敏（1981-），女，陜西漢中人，西安外事學(xué)院商學(xué)院教師，講師，研究方向：會計。