高校教務檔案在教學管理中的探究

陳少玲

(華南理工大學 廣州學院電子信息工程學院，廣州　510800)

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高校教務檔案在教學管理中的探究

(華南理工大學 廣州學院電子信息工程學院，廣州510800)

摘要：高校教務檔案不僅具有基本的參考價值、憑證價值，還具有評估驗收、教學檢查的價值功能，教務檔案的管理更從側面反映著一個學校的整體教學管理水平，為此，要運用一定的檔案學知識對教學檔案進行現(xiàn)代化、信息化的管理。

關鍵詞：教務檔案；作用；建議

檔案，是機關、組織和個人在社會活動中直接形成的，按照一定規(guī)律保存以備考查的各種形式和載體的歷史記錄。[1]從檔案定義中的“以備考查”四個字里，我們可以知道檔案的兩個基本價值在于：憑證價值和參考價值。俗話說“空口無憑，立字為證”。一個學校的教務檔案，是整個學校教學活動發(fā)生過程中的最原始的記錄，它不僅在我們的教學管理中具有憑證和參考作用，而且為學校領導在決定教學管理方針、發(fā)展策略等方面提供了有理有力的依據。所以，做好高校教務檔案管理的工作，對于開展教學研究、加強教學管理、建立良好教學運行機制有著重要的積極作用。

一、高校教務檔案管理的作用

高校的教務管理是學校教學活動正常運行的神經中樞，是高校教學工作不可或缺的重要組成部分。高校教務管理，概括來說就是學校中與教學有關的行政事務，如今，伴隨著高校教育不斷壯大的發(fā)展進程，高校的辦學規(guī)模不斷擴大，在教學過程中形成的各類教學檔案越趨豐富，各種具有保存價值的報表、信息、數(shù)據和文檔的收集匯總使得教務員的日常教務管理日益繁雜，為在如此繁雜的情況下有序的開展各項工作，教學檔案的有效管理發(fā)揮著越來越重要的作用，它不僅為我們的日常工作提供便利，更從側面反映著一個學校的整體教學管理水平。

1.教務檔案具有檔案的基本參考價值

一個學校的教務檔案，直接記錄著學校的最原始的教學發(fā)展進程，涵蓋整個學校在教學計劃、學籍管理、課表編排、實踐安排、考試事務、學生成績管理、教學考評、畢業(yè)審核、教材管理等方面的內容。這些內容，單個的看，只是教學過程中的一個細微部分，但從整體上說，學校領導在進行一項教學決策前，需要教務部門提供大量的日常教學活動中產生的數(shù)據、事實案例、各類信息等，對許多數(shù)據、信息進行整合思考，以便在整個學校的教學質量分析中分清主次，找出根本，制定符合學校實際情況的教學決策。

2.教務檔案具有檔案的基本憑證價值

這正是俗話所說的“空口無憑，立字為證”。教務員，作為一個學校教學活動順利開展的基層干事，是教學檔案的直接管理者。因此，教務員的工作牽涉范圍廣，內容多樣，種類繁多，責任卻又重大，在工作過程中要求能做到“做事有記錄，事后存依據”，保留原始的事實檔案，以免在產生問題的時候無據可依，無法查明原因與責任，也就無法找到解決問題的根本所在。

3.教務檔案還具有評估驗收、教學檢查的價值功能

為提高高校的辦學質量，國家大力開展教學評估工作，實行五年一評估。評估期間，無論是學校內評估組，還是校外的學者專家，除了到學校進行查看情況，聽取學校的自我評估報告之外，絕大部分的時間與精力都放在對各類的檔案的檢查上。學校和專家要對教學管理水平進行評估衡量，對教師們的教學進行評閱分析，很大程度依賴于學校提供的各類教學文件，比如各學年各專業(yè)的試題試卷、學生成績、成績分析報告、教學日歷、教學大綱、教案等。對這些日常教學材料的評估、分析和檢查，評估組和學者專家就能更清晰的掌握一個學校的教學活動及教學水平。一個學校能夠將這些資料有序的整理歸檔，并立取可用，則能在側面反應出整個學校教學活動的有序性。

二、教務檔案整理歸檔的幾點建議

1.教務檔案要進行現(xiàn)代化、信息化的管理

隨著學校的不斷發(fā)展與壯大，教學活動中產生的檔案資料只會越來越多，越來越繁雜，給管理檔案的各個環(huán)節(jié)都帶來了的巨大的壓力，而進行編排的工作也是更加的困難。因此，在教務檔案管理這項工作中，不能停留在以往以人力解決為主的時代，而要進行數(shù)字化、信息化的改革。建設具有大容量、高速度、穩(wěn)定安全、主題鮮明的數(shù)字化檔案信息數(shù)據庫，同時要盡快建立健全電子文件歸檔、電子檔案管理的方法和系統(tǒng)，加強電子檔案的基礎設施和應用系統(tǒng)建設。[2]以華南理工大學廣州學院為例，過去一直停留在以人力為主來收集整理所有教務檔案，數(shù)量大，存放難，人物物力投入都很大，但隨著近年學校信息化建設的展開，也對一些基本教學文件行進了數(shù)字電子歸檔，比如每學期教師們需上交檢查的教學日歷、教學大綱、教案、實驗大綱等，都集中上傳至學校統(tǒng)一的FTP文件中，這樣不僅省去了大量紙質資源，也提高了教務員整理這些基本文件的辦公效率，更科學的存檔這些材料，調用查看時也更便捷，同時也可以達到資源的共享與使用。

2.教務檔案的直接管理者要具備一定的檔案學知識

在學校的教學管理中，教務員作為其中的基層干事，與教務檔案的整理歸檔存在著密切聯(lián)系，教學檔案是否存檔合理有序，與教務員是否具有檔案意識有關。教務檔案想要完整、如實、有序、有規(guī)律的保存，作為教務檔案的管理者就應該遵循文件產生的規(guī)律，區(qū)分各類文件具有的不同價值，把握好教務檔案的質量。因此，筆者認為教務員需從以下幾點來提高檔案知識：一是教務員應要善于利用學校講座、繼續(xù)教育等有效途徑，系統(tǒng)學習檔案整理的有關知識，了解一些關于檔案管理的收集知識、整理原則、歸檔方法、編碼原則等。二是現(xiàn)今是互聯(lián)網高速發(fā)展的時代，檔案的管理更離不開數(shù)字化的處理，所以教務員也要努力學習辦公自動化的技能，熟練掌握計算機基本操作知識，以便運用到日常教務檔案的分類、整理、排列中；三是實踐是檢驗真理的唯一標準，教務員應注重運用學到的檔案學知識與技能，使之能有效指導自身實際教學檔案的整理歸檔的工作，并能從中發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，總結經驗教訓，以便進一步的學習和實踐，讓教務檔案管理工作在紛繁復雜中分清主次，看清檔案之間的聯(lián)系，分門別類的存放整齊，提高工作效率。

3.教務檔案的管理需要共同努力

教務檔案從產生開始，就不是一個人的活動，而是由所有與教務檔案相關人員共同完成的一項工作的實際記錄，它凝聚著參與此項教學活動的人的所有心血，所以，對教務檔案的管理，也不僅僅是教務員一個人能夠做好的，而是需要相關人員的鼎力協(xié)作，共同完成的。首先，一個學校的教務檔案管理是否有序，需要大量的物力支持，其所需要的存放地點、存放柜子等，都需要由學校領導批準經費建設、購買，從而進行良好規(guī)劃，使檔案的存放地點干凈、整潔、有序，以免檔案存放日久損壞、遺失等。其次，教務檔案中包含了許多任課老師填寫的各類表格，比如教學日志、大綱、教案、學生成績表等，它們的完整性、準確性和有序性，離不開任課教師的認真努力，也離不開教研室的協(xié)作檢查與配合，因此，在進行檔案整理歸檔的時候，也應與教研室、任課教師多溝通，發(fā)揮好紐帶作用，把各類文件及時與任課教師分享，以便及時更新、填制等，以免返工，增加檢查和歸檔的工作時間?？傊?，一個學校的教務檔案管理工作需要領導的重視并給予人力、物力上的幫助，也需要所有任課老師的認真協(xié)助，才能往好的方向持續(xù)發(fā)展。

總而言之，教務檔案管理工作是學校教學管理工作的重要組成部分，為學校的正常運行起到保駕護航的作用。[3]而學校的教務檔案工作水平，對于加強教學有序性管理有著重要的積極作用，因此，教務員不僅要強化學習檔案整理歸檔的基本知識與方法原則，以指導自身在日常工作中科學有序的收集、檢查、整理、立卷、歸檔各類教務檔案；還要不斷更新知識技能，學習新理念，大膽創(chuàng)新，開拓實踐，努力探索教務檔案管理的規(guī)律，做好教務檔案整理歸檔工作，為學校領導的決策提供優(yōu)質的、準確的、原始的各類信息文件，促進學校的教學活動有序開展。

參考文獻：

[1]陳兆祦.檔案管理學[M].北京:中國人民大學出版社,1980.

[2]李洪梅.影響高校檔案管理因素分析[J].內蒙古財經學院學報,2012(1):109-111.

[3]姚蕾.關于高校教務檔案管理的新思考[J].長春教育學院學報,2013(6):86-87.

責任編輯：力草

中圖分類號：G472.2

文獻標識碼：A

文章編號：1671-8275(2016)02-0055-02

作者簡介：陳少玲(1986-)，女，廣東英德人，教務員，研究方向為檔案管理。

收稿日期：2016-02-02