學(xué)生檔案管理提升中職學(xué)校整體工作的探討

郝文麗

摘 要： 在當(dāng)前發(fā)展新形勢下，中職學(xué)校想要取得很好的發(fā)展，就必須意識到檔案管理工作的重要性。檔案信息的有效性和真實(shí)性及完整性對促進(jìn)學(xué)校整體發(fā)展起到很明顯的作用，既可以完成對教師隊(duì)伍的建設(shè)，又詳細(xì)記錄著學(xué)校發(fā)展的各項(xiàng)工作，確保中職學(xué)校順利改革和穩(wěn)定發(fā)展。本文主要對學(xué)生檔案管理提升中職學(xué)校整體工作的問題進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞： 學(xué)生檔案管理 中職學(xué)校 整體工作

相關(guān)調(diào)查表明，我國在中職學(xué)校發(fā)展過程中，并未意識到學(xué)生檔案管理工作的重要性。對于中職學(xué)校發(fā)展的來講，檔案資料既可以為教師教育教學(xué)提供參考作用，又可以為高校領(lǐng)導(dǎo)者開展各項(xiàng)活動(dòng)提供有利依據(jù)。隨著我國各所學(xué)校越來越重視檔案管理的重要性，檔案資料所發(fā)揮的作用也越發(fā)廣泛和豐富。所以，中職學(xué)校應(yīng)高度重視檔案管理，促使檔案資料充分發(fā)揮其使用價(jià)值，從而促進(jìn)中職院校取得更好的發(fā)展。

一、檔案管理能記錄中職學(xué)校的發(fā)展歷程

信息檔案中記錄著中職院校發(fā)展的點(diǎn)點(diǎn)滴滴。一方面，詳細(xì)地記錄學(xué)校的教學(xué)改革和教學(xué)演變，總結(jié)著教學(xué)中的不足，為中職學(xué)校進(jìn)行教學(xué)改革提供有利依據(jù)。另外一方面，歸納和總結(jié)中職學(xué)校自身教育教學(xué)和價(jià)值觀建設(shè)中的不足之處。從這兩方面講，檔案管理工作也就是記錄著中職學(xué)校在發(fā)展中所開展的各項(xiàng)教育教學(xué)工作，引導(dǎo)著中職學(xué)校樹立起良好的校風(fēng)和制定科學(xué)的校規(guī)，從某種程度上講，檔案已經(jīng)成為中職學(xué)校的無形資產(chǎn)，也是中職學(xué)校在發(fā)展中所收獲的最寶貴財(cái)富。目前，中職學(xué)校在發(fā)展中面臨巨大挑戰(zhàn)，中職學(xué)校必須抓住每一次發(fā)展機(jī)遇，正確審視每一次競爭環(huán)境和每一次競爭機(jī)遇，抓住機(jī)遇實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。檔案記錄著中職學(xué)校的每一次質(zhì)的飛躍，這就要求中職學(xué)校加大力度宣傳學(xué)校的教育優(yōu)勢和教學(xué)優(yōu)勢，確保檔案信息的有效性和真實(shí)性。中職學(xué)校檔案管理工作始終應(yīng)以立卷歸檔為基本原則，針對信息資料的不同載體和不同門類對這些信息資料進(jìn)行整理，確保中職學(xué)校歷史記錄的有效性和完整性。同時(shí)應(yīng)該結(jié)合學(xué)校實(shí)際發(fā)展情況，建立健全的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，保證學(xué)生檔案資料具有完整性和真實(shí)性。

二、學(xué)生檔案管理制度規(guī)范化

近幾年來，各中職院校都在對學(xué)生積極開心理健康教育，對學(xué)生當(dāng)下的心理健康情況也做出了進(jìn)一步跟蹤調(diào)查，積累了許多學(xué)生心理健康情況的素材，各中職院?？梢詫⑦@些素材加以整理及收集，最終形成學(xué)生心理健康狀況的檔案。就目前各中職院校的教育管理情況，可以利用心理檔案分析及判斷不同學(xué)生的心理特征，并針對不同的心理特征作出相應(yīng)的心理疏導(dǎo)，以便學(xué)生能夠健康成長。從未來就業(yè)的角度說，用人單位可以通過學(xué)校收集整理出的心理檔案及時(shí)了解每個(gè)學(xué)生的心理健康情況是否良好，以便挑選最適合用人單位的優(yōu)秀人才。所以，各中職院校應(yīng)該加強(qiáng)心理檔案的收集整理工作，并加以有效運(yùn)用。中職院校為了使檔案信息的準(zhǔn)確性及完整性得到保證，可以根據(jù)學(xué)生檔案不同的形成特點(diǎn)，制定相應(yīng)的檔案管理制度。首先，學(xué)生檔案管理需成立相應(yīng)的主管部門，并根據(jù)形成檔案的需求問題，劃分出與之相關(guān)的其他部門，并將其職責(zé)范圍落實(shí)到位，真正做到各盡其責(zé)，分工明確。其次，檔案材料必須制定相應(yīng)的歸檔時(shí)間，做到及時(shí)形成檔案、及時(shí)歸檔，讓檔案材料能保持連貫和齊全。及時(shí)歸檔能讓檔案管理的工作量減輕，同時(shí)讓檔案信息的最新性及完整性得到保證。最后，檔案的存檔要形式統(tǒng)一，檔案的傳遞、管理、存放、接受等工作必須嚴(yán)格按照要求完成，讓檔案更加安全和真實(shí)。

三、學(xué)生檔案管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化

目前各行業(yè)對計(jì)算機(jī)的應(yīng)用越來越廣泛，各院校的畢業(yè)、錄取等環(huán)節(jié)都漸漸走向網(wǎng)絡(luò)化，這也促進(jìn)各中職院校推廣及形成電子檔案的基礎(chǔ)。檔案管理人員要注意其客觀規(guī)律，有效運(yùn)用新時(shí)代下的計(jì)算機(jī)技術(shù)，有步驟、有計(jì)劃地進(jìn)行學(xué)生檔案的歸檔及分類處理，讓學(xué)生檔案真正實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。從2001年起，教育部門運(yùn)用了大量存儲(chǔ)技術(shù)、高速掃描儀、管理軟件等，制定出高等教育學(xué)歷相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)電子注冊制度，對學(xué)生的學(xué)歷證書等信息采取數(shù)字管理的方式，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行查閱。中職院校同樣可以借鑒這種方式，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化。各中職院校目前已經(jīng)基本形成校園網(wǎng)，這也為構(gòu)建學(xué)生檔案管理網(wǎng)絡(luò)化奠定了基礎(chǔ)。中職院校可以通過多媒體技術(shù)，將檔案資料中的錄像、錄音、藝術(shù)作品、照片、文本等資料完成數(shù)字化的處理，形成電子檔案，構(gòu)建檔案信息資料的相關(guān)數(shù)據(jù)庫，讓檔案信息真正實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化檢索、電子化存儲(chǔ)，這也是學(xué)生檔案管理未來的發(fā)展目標(biāo)。網(wǎng)絡(luò)化的學(xué)生檔案管理能夠減少人力資源，讓學(xué)生檔案管理工作者的工作效率得到提高，同時(shí)方便查閱學(xué)生檔案，讓原本繁瑣的查閱方式得到改革，讓檔案資源的利用率得到提高。

四、結(jié)語

檔案管理對中職學(xué)校工作具有明顯的促進(jìn)作用，既可以推進(jìn)各項(xiàng)教育教學(xué)的順利開展，又可以詳細(xì)記載學(xué)校的發(fā)展歷史。檔案管理作為中職學(xué)校多項(xiàng)工作中比較重要的一項(xiàng)工作，對促進(jìn)中職學(xué)校的發(fā)展具有積極作用。這就要求中職學(xué)校因地制宜地健全檔案管理工作，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，確保檔案管理工作最大限度地滿足學(xué)校發(fā)展需求。

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