如何完善辦公室的綜合管理工作

吳廣平

摘 要：辦公室承擔(dān)著上下信息溝通、組織協(xié)調(diào)等多項(xiàng)功能，對企業(yè)工作效率有著重要影響。在辦公室的管理工作中，其內(nèi)容十分繁雜，涉及到企業(yè)的方方面面，辦公室管理工作水平與辦公室功能發(fā)揮有著密切關(guān)系。本文就在闡述辦公室管理工作問題的基礎(chǔ)上，提出綜合管理工作完善的有效措施，以為企業(yè)辦公室工作的良好開展提供幫助。

關(guān)鍵詞：辦公室；管理工作；問題；綜合管理

辦公室是為公司其它部門提供管理服務(wù)的綜合性部門，承擔(dān)著許多職責(zé)，包括溝通樞紐職責(zé)，負(fù)責(zé)上下級信息溝通；督辦職責(zé)，負(fù)責(zé)收文發(fā)集中管理與落實(shí)督辦；服務(wù)職責(zé)，負(fù)責(zé)公司的后勤保障組織；參謀職責(zé)，負(fù)責(zé)為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息參考和建議等。但當(dāng)前辦公室管理還存在許多問題，采取合適措施解決問題，完善辦公室綜合管理工作，有著重要意義。

一、辦公室管理工作存在的問題

（一）工作目標(biāo)問題

在辦公室管理工作當(dāng)中，工作目標(biāo)不明確現(xiàn)象十分普遍，導(dǎo)致工作缺乏有效計(jì)劃，影響工作效率。工作目標(biāo)不明確主要體現(xiàn)在兩個方面：一是辦公室整體層次上，沒有總體工作目標(biāo)和計(jì)劃，辦公室工作的方向、程度與方法等都模糊不清。二是辦公室各個崗位人員方面，對自身崗位認(rèn)識不到位，被動地聽從安排進(jìn)行工作，缺乏工作主動性，工作沒有目標(biāo)和規(guī)劃。

（二）工作職責(zé)問題

在辦公是管理工作中，工作職責(zé)劃分不清也是一個較為顯著的問題，具體包括：第一，沒有分清服務(wù)對象，辦公室不僅僅是為領(lǐng)導(dǎo)層服務(wù)的，基層也是辦公室服務(wù)的重要對象，但是實(shí)際當(dāng)中，大多辦公室側(cè)重于服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，對基層服務(wù)質(zhì)量較差。第二，崗位精細(xì)化水平較低，許多崗位多由其它人員兼職的，有些崗位之間存在交叉重疊，同時又有部分崗位存在空白，各個崗位之間職責(zé)不清，溝通不力，降低了辦公室管理效率[1]。

（三）工作人員問題

在辦公室工作人員當(dāng)中，受工作理念、個人素質(zhì)等因素影響，在實(shí)際工作當(dāng)中，存在著缺乏積極性，服務(wù)態(tài)度不夠熱情，工作拖沓、互相推諉等各種不良現(xiàn)象，對辦公室本身職能的發(fā)揮造成了嚴(yán)重阻礙。

二、辦公室綜合管理工作完善措施

（一）完善辦公室綜合管理的相關(guān)制度

良好的制度是辦公室綜合管理工作有效開展的重要依據(jù)，是提高工作水平的有效措施。在辦公室綜合管理工作中，其內(nèi)容十分繁雜，如果沒有良好的制度，就會出現(xiàn)工作混亂無序的情況，因此，完善辦公室綜合管理的相關(guān)制度十分必要。

在辦公室綜合管理制度的完善中，需要充分結(jié)合辦公室工作的實(shí)際情況，借鑒其它成功的制度經(jīng)驗(yàn)，并征集辦公室人員的相關(guān)意見，制定出規(guī)范、科學(xué)的管理制度，明確辦公室工作的程序和職責(zé)，確保辦公室工作的有序、高效開展，從而為其它部門提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（二）做好辦公室與其它部門間的協(xié)調(diào)

組織協(xié)調(diào)是辦公室的一個重要職能，主要包括對外聯(lián)絡(luò)和內(nèi)部其它部門間的協(xié)調(diào)，具體完善措施有：

首先，在對外聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)方面。對外聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)根據(jù)聯(lián)絡(luò)對象的不同，可以分為橫向、縱向協(xié)調(diào)兩種，在聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)過程中，辦公室人員要注重自身形象，做好信息共享、保證信息的時效性，在維護(hù)企業(yè)形象的同時，為企業(yè)創(chuàng)造良好外部環(huán)境，贏得各個方面的大力支持，為企業(yè)發(fā)展提供助力。

其次，在內(nèi)部部門協(xié)調(diào)方面。辦公室與其它內(nèi)部部門之間是相互補(bǔ)充、相互作用的，在日常工作中，辦公室要與內(nèi)部部門間建立良好的溝通、協(xié)調(diào)機(jī)制，第一時間完成相關(guān)工作命令、匯報(bào)文件等的下達(dá)或上交，并做好內(nèi)部部門彼此間矛盾的調(diào)解，使基層更好領(lǐng)會工作要求、領(lǐng)導(dǎo)層對日常工作情況有全面、實(shí)時的了解，從而確保決策與執(zhí)行的有效性，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步[2]。

（三）加強(qiáng)辦公室人員整體素質(zhì)的培訓(xùn)

辦公室人員素質(zhì)水平是決定辦公室綜合管理工作效果的重要因素，因此，加強(qiáng)對辦公室人員整體素質(zhì)的培訓(xùn)十分必要，具體培訓(xùn)要點(diǎn)包括：

首先，業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)。業(yè)務(wù)能力是工作人員高效、準(zhǔn)確完成辦公室工作任務(wù)的基本保障，對工作效率、效果起著重要影響。在業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)中，要根據(jù)辦公室工作內(nèi)容開展針對性的培訓(xùn)，并加強(qiáng)對人員基本能力的考核，提升人員對工作方法、工作思路的掌握水平，從而實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)能力的提高。

其次，工作態(tài)度的培訓(xùn)。辦公室工作是瑣碎、枯燥的，長期的重復(fù)性工作會使人員出現(xiàn)煩躁、應(yīng)付等情況，對辦公室工作造成嚴(yán)重不良影響。因此，必須加強(qiáng)對人員工作態(tài)度的培訓(xùn)，提高其工作責(zé)任心，以認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度對待工作，培養(yǎng)其良好服務(wù)意識，保證辦公室服務(wù)職能的有效實(shí)現(xiàn)。

（四）創(chuàng)新辦公室綜合管理工作的方法

在現(xiàn)代社會中，辦公室工作方式已經(jīng)與過去有了很大程度改變，創(chuàng)新工作方式，是提高辦公室綜合管理工作水平的重要保障。在工作方法創(chuàng)新中，主要是加強(qiáng)對信息化技術(shù)的應(yīng)用，運(yùn)用先進(jìn)的辦公軟件、設(shè)備，建立統(tǒng)一的辦公室管理系統(tǒng)，提高信息傳輸和處理效率，實(shí)現(xiàn)信息共享，節(jié)省文件傳遞所需時間，確保文件按時傳達(dá)，提高工作效率，保證工作質(zhì)量[3]。

三、結(jié)語

綜上所述，辦公室管理工作在企業(yè)中占據(jù)著十分重要的地位，加強(qiáng)對辦公室管理工作的研究有著重要意義。在當(dāng)前辦公室管理工作中，還存在一些問題，比如目標(biāo)不明確、職責(zé)不清、人員素質(zhì)低等，影響了辦公室功能發(fā)揮，對此，采取有效的完善措施，提升辦公室管理工作，是企業(yè)應(yīng)當(dāng)關(guān)注的內(nèi)容。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳飛飛.淺析如何做好辦公室的綜合管理工作[J].東方企業(yè)文化，2013，06：103.

[2]沈雪明.提高工作效率提升管理服務(wù)能力——淺談如何提高綜合辦公室的工作效率[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013，21：1-2.

[3]唐麗.試論如何做好辦公室綜合管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)， 2014，05：9.