新時(shí)期高校教學(xué)檔案的信息化管理探析

董毅

摘 要：本文首先分析了高校教學(xué)檔案的特點(diǎn)是多種學(xué)科的專業(yè)性以及檔案載體的多樣性，接著從適應(yīng)時(shí)代和科技發(fā)展的需要、有利于教學(xué)檔案的規(guī)范化管理等角度闡述了新時(shí)期高校教學(xué)檔案信息化管理的重要性，最后提出了建設(shè)教學(xué)檔案管理信息發(fā)布平臺(tái)等管理策略。

關(guān)鍵詞：高校教學(xué)檔案；信息化管理；建設(shè)

所謂高校教學(xué)檔案，主要是記載教學(xué)活動(dòng)的材料，形成于教學(xué)管理中，客觀反映了教學(xué)狀況，屬于高校管理中的重要一環(huán)，伴隨著高校管理全過程。在計(jì)算機(jī)技術(shù)迅猛發(fā)展的時(shí)代，傳統(tǒng)教學(xué)檔案管理的弊端已經(jīng)非常明顯，信息化管理模式成為大勢所趨。高校教學(xué)檔案的信息化管理可以提高教學(xué)檔案管理的效率，讓工作人員快捷方便的處理和查找數(shù)據(jù)，成為高校信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)。

一、高校教學(xué)檔案的特點(diǎn)

高校教學(xué)檔案包含的有教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)計(jì)劃等等，是教學(xué)過程中所有材料的統(tǒng)稱。根據(jù)高校教學(xué)檔案的形成規(guī)律，可以看出教學(xué)檔案的特點(diǎn)表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）多種學(xué)科的專業(yè)性

對于高校教學(xué)檔案來說，其資料來源相對比較分散，包含的信息量也比較大，各科教師在教學(xué)活動(dòng)中的教學(xué)資料、科研成果、學(xué)生的實(shí)踐活動(dòng)、學(xué)習(xí)狀況等都屬于教學(xué)檔案的范疇，都具備很強(qiáng)的保存價(jià)值。伴隨著高校各項(xiàng)改革如火如荼的進(jìn)行，加上教學(xué)體制在不斷創(chuàng)新，各類高校都在位社會(huì)發(fā)展輸送著專業(yè)人才，在市場化為導(dǎo)向的人才培養(yǎng)觀念中，高校的專業(yè)設(shè)置以及課程設(shè)置也在與時(shí)俱進(jìn)，導(dǎo)致教學(xué)檔案多種學(xué)科的專業(yè)性越來越明顯。

（二）檔案載體的多樣性

縱觀傳統(tǒng)高校教學(xué)檔案的載體，可以看出除了紙質(zhì)檔案之外，還有其他形式的檔案記錄材料。而伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，檔案形式也變得多樣化，像電子化的文檔、圖像、錄音、視頻等等。這些檔案材料在收集、整理的時(shí)候，基本是按照學(xué)年或者學(xué)期等周期進(jìn)行歸檔，這些都是教學(xué)檔案獨(dú)特之處。

二、新時(shí)期高校教學(xué)檔案信息化管理的重要性

（一）適應(yīng)時(shí)代和科技發(fā)展的需要

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展帶動(dòng)了高等院校教育改革的實(shí)施。就當(dāng)前情況來看，各大高校都在運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)來進(jìn)行教學(xué)檔案管理工作，讓科學(xué)化、規(guī)范化的教學(xué)檔案更好的為高校發(fā)展服務(wù)。只有不斷加快高校教學(xué)檔案的信息化與數(shù)字化建設(shè)，才能為高校管理工作的開展提供保障，才能更好的適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要。

（二）有利于教學(xué)檔案的規(guī)范化管理

眾所周知，計(jì)算機(jī)技術(shù)具備很強(qiáng)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)功能，在計(jì)算機(jī)中建立完備的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是教學(xué)檔案信息化工作的重要方面，具備無可比擬的優(yōu)越性。高校檔案教學(xué)信息化管理能夠提高教學(xué)檔案的管理效率，保證數(shù)據(jù)的安全，讓規(guī)范化管理成為可能。在利用教學(xué)檔案的時(shí)候，只要具備使用權(quán)限，直接進(jìn)行系統(tǒng)就可以查看相關(guān)內(nèi)容，從而實(shí)現(xiàn)信息檢索、查找，這給檔案使用人員提供了很大的便利，滿足了不同人員對于教學(xué)檔案的需求。

（三）拓寬了教學(xué)檔案利用的局限性

教學(xué)檔案的信息化管理能夠保證檔案信息的及時(shí)更新，畢竟這些數(shù)據(jù)是靜態(tài)與動(dòng)態(tài)之間的結(jié)合，運(yùn)用信息技術(shù)能夠保證快捷、方便的處理教學(xué)檔案信息。事實(shí)上，教學(xué)檔案管理的主要目的就是在于檔案的利用，這點(diǎn)就要對比傳統(tǒng)教學(xué)檔案，傳統(tǒng)檔案在利用上很不方便，紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存條件苛刻，查找也比較費(fèi)力。而信息化檔案就解決了這些難題，傳統(tǒng)高校教學(xué)檔案管理的瓶頸已經(jīng)突破，如前文所述，用戶通過權(quán)限設(shè)置就能進(jìn)行檢索利用，拓寬了教學(xué)檔案利用的局限性。

三、新時(shí)期高校教學(xué)檔案的信息化管理策略

（一）建設(shè)教學(xué)檔案管理信息發(fā)布平臺(tái)

傳統(tǒng)高校教學(xué)檔案管理的勞動(dòng)強(qiáng)度比較大，工作人員查閱起來也存在一定的難度，還占據(jù)庫存空間，管理的成本比較高。而高校檔案信息化管理過程中，積極完善教學(xué)檔案管理信息，建設(shè)教學(xué)檔案管理信息發(fā)布平臺(tái)，把信息呈現(xiàn)在學(xué)校網(wǎng)站上，還會(huì)在檔案管理信息化平臺(tái)上展示出來，通過信息展示為學(xué)校師生服務(wù)，與此同時(shí)，還要定時(shí)收集廣大教師、學(xué)生對于教學(xué)檔案信息的理解與反饋，提出他們的意見與建議，不斷調(diào)整教學(xué)檔案信息化管理工作，這樣才能保證檔案信息的時(shí)效性，這些公開化的檔案信息更加方便管理。對所有的學(xué)生信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，管理權(quán)限交給特定人員，定期檢查、整合平臺(tái)信息。

（二）完善教學(xué)檔案服務(wù)系統(tǒng)建設(shè)

高校教學(xué)檔案可以分為教學(xué)管理類的檔案、教師隊(duì)伍建設(shè)類的檔案、教學(xué)文檔類的檔案等等。在高校檔案信息化管理過程中，要不斷完善教學(xué)檔案服務(wù)系統(tǒng)，爭取更加方便、快捷的為師生提供服務(wù)。比如，在每年九月份大一新生去學(xué)校報(bào)到的時(shí)候，每個(gè)學(xué)院都會(huì)對學(xué)生的住宿問題進(jìn)行統(tǒng)一的安排，把學(xué)生的資料錄取到數(shù)字化檔案庫，運(yùn)用信息化系統(tǒng)對學(xué)生的住宿狀況進(jìn)行分配和登記，有條件的院?？梢越o學(xué)生辦理一卡通。把學(xué)生入校的信息、學(xué)生證信息都用計(jì)算機(jī)記錄下來，減少其中可能出現(xiàn)的遺漏。再比如，學(xué)生可以進(jìn)行學(xué)校的信息化檔案庫進(jìn)行選修課的挑選，根據(jù)自己的興趣愛好選擇喜歡的課程，自主錄入信息并對服務(wù)進(jìn)行評價(jià)，這些都是教學(xué)檔案信息化建設(shè)的重要成果。

（三）加大教學(xué)檔案信息化建設(shè)力量投入

縱觀當(dāng)前各個(gè)院校的教學(xué)檔案信息化水平跟發(fā)達(dá)國家相比還是有待提高的，其中一個(gè)重要的原因就是建設(shè)力量投入有限。作為高校管理者，要認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案信息化建設(shè)投入的重要性。比如，給檔案室配備專門的計(jì)算機(jī)設(shè)備，優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)設(shè)置，積極組建局域網(wǎng)來保障信息的更新完善；有條件的院?？梢宰孕虚_發(fā)檔案管理系統(tǒng)，沒有條件的院?？梢再徺I一些先進(jìn)的系統(tǒng)軟件。下?lián)軐Ｓ觅Y金聘請專家來給檔案管理人員進(jìn)行軟件或者系統(tǒng)的應(yīng)用培訓(xùn)。此外，還要給進(jìn)行教學(xué)檔案管理的計(jì)算機(jī)配備專門的殺毒軟件，防止由于病毒入侵導(dǎo)致的數(shù)據(jù)信息丟失。

（四）完善教學(xué)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

當(dāng)前很多高校的檔案管理人員都屬于教師或者其他人員兼職，還有的院校甚至是其他部門競聘不合格的人員負(fù)責(zé)，專門配備檔案管理人員的地方比較少，教學(xué)檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)跟不上的現(xiàn)象突出，這些會(huì)影響教學(xué)檔案的信息化建設(shè)。所以，作為高校管理者來說，要加大教學(xué)檔案管理隊(duì)伍的重視度，采取積極措施來穩(wěn)定人員，創(chuàng)造條件提高人員專業(yè)素質(zhì)。比如，專門招聘檔案管理專業(yè)的人員來負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作，擴(kuò)充教學(xué)檔案管理人員的數(shù)量，提高這部分人員的工資待遇，這樣才能提高他們的工作積極性，才會(huì)吸引更好專業(yè)人才的加盟；再比如，對現(xiàn)有的教學(xué)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提高他們的計(jì)算機(jī)管理水平，為他們提供條件學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息化管理理念和模式，為高校教學(xué)檔案管理人員舉行相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)競賽活動(dòng)，鼓勵(lì)他們創(chuàng)新思維，結(jié)合院校實(shí)際去開發(fā)教學(xué)檔案信息化管理資源庫，通過這些強(qiáng)有力的措施，不斷完善教學(xué)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。

結(jié)論

綜上所述，高校的學(xué)生比較多，傳統(tǒng)教學(xué)檔案管理存在很大的不足，層層傳達(dá)的信息容易喪失其時(shí)效性，并且效率也不高。實(shí)施教學(xué)檔案信息化管理，能夠很好的彌補(bǔ)傳統(tǒng)教學(xué)檔案的不足，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的數(shù)字化、自動(dòng)化管理。在新時(shí)期，高校要加大在教學(xué)檔案信息化方面的投入，完善教學(xué)檔案管理系統(tǒng)，加大檔案管理人才建設(shè)，從而為高校的有序化管理提供保障。（作者單位：武漢科技大學(xué)）

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