提升高校教務(wù)員工作效率的策略分析

王婧（華南理工大學(xué)廣州學(xué)院，廣東廣州510800）

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提升高校教務(wù)員工作效率的策略分析

王婧
（華南理工大學(xué)廣州學(xué)院，廣東廣州510800）

[摘要]在高校里，教務(wù)員的服務(wù)對(duì)象是師生，基于其工作的繁鎖性，教務(wù)員要明確自身的工作職責(zé)，樹立正確的職業(yè)價(jià)值觀，在工作中要培養(yǎng)良好的習(xí)慣，除了要有耐心與細(xì)心外，還要提高服務(wù)意識(shí)，處理工作的事情上，要懂得運(yùn)用靈活的方法去應(yīng)對(duì)各類問題?；诖耍疚木鸵越虅?wù)員工作為中心，對(duì)如何提升高校教務(wù)員工作效率進(jìn)行了策略分析。

[關(guān)鍵詞]高校；教務(wù)員；工作效率

高校教務(wù)員日常的工作任務(wù)比較繁忙，這需要從事此類工作的教師擁有較高的工作效率，才能夠滿足教務(wù)工作安排和教務(wù)管理服務(wù)的要求。通常情況下，教務(wù)員都能游刃有余地處理完手頭的工作，使學(xué)校的教學(xué)安排緊湊并按部就班地進(jìn)行。但是，一旦教務(wù)員的工作效率大幅度下降，在工作中出現(xiàn)多次失誤，就會(huì)影響到學(xué)校各項(xiàng)教學(xué)任務(wù)的進(jìn)行。

洪英認(rèn)為，高校教務(wù)員首先應(yīng)具備良好的職業(yè)道德，遵守學(xué)校的規(guī)章制度，嚴(yán)格履行自己的工作職責(zé)，同時(shí)提高自身的業(yè)務(wù)水平，積極配合好各部門的工作，從而提高教學(xué)質(zhì)量。王洪萍認(rèn)為，教務(wù)員應(yīng)認(rèn)真對(duì)待自己的工作，從個(gè)人的修養(yǎng)出發(fā)，提高職業(yè)意識(shí)，積極做好協(xié)調(diào)工作，同時(shí)培養(yǎng)勇于奉獻(xiàn)的精神，從而提高工作能力。譚哲麗總結(jié)了高校教務(wù)員所應(yīng)具備的三個(gè)素質(zhì)：第一，養(yǎng)成良好的學(xué)習(xí)習(xí)慣，提高自身的工作技能；第二，對(duì)自己的工作流程要了如指掌；第三，樹立正確的職業(yè)價(jià)值觀。如今教務(wù)員隊(duì)伍中普遍中存在許多的問題，如個(gè)人道德素質(zhì)不高，缺乏創(chuàng)新精神，工作能力不強(qiáng)，毫無(wú)競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)等。黎禎則認(rèn)為，要明確教務(wù)員的工作性質(zhì)，對(duì)教務(wù)員所應(yīng)有的素質(zhì)要求進(jìn)行合理分析，從而提高高校管理質(zhì)量。該文認(rèn)為高校教務(wù)員的工作范圍有：協(xié)助和配合各部門的工作，負(fù)責(zé)師生的信息收集與整理，做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀工作。明確教務(wù)員的工作范圍，可以對(duì)教務(wù)員實(shí)行系統(tǒng)培訓(xùn)，從而提高工作能力。

一、新時(shí)期高校教務(wù)員工作概述

（一）新時(shí)期高校教務(wù)員工作內(nèi)容和特點(diǎn)

1.服務(wù)性

教務(wù)員面對(duì)的是學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)與師生。學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任管理學(xué)校中的各項(xiàng)管理和教學(xué)的工作，工作非常繁忙，因此，不能全面地處理問題，這就需要教務(wù)員擔(dān)起配合與協(xié)助的工作，積極配合學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)處理各項(xiàng)事務(wù)，讓教學(xué)工作能順利展開。教務(wù)員的工作有：課表、分班的安排工作，負(fù)責(zé)教師與學(xué)生的考試和統(tǒng)計(jì)考試情況的工作等。并且學(xué)校的所有繁瑣的事情都由教務(wù)員處理。因此，教務(wù)員做好自己的本職工作可以讓教學(xué)工作順利開展。

2.協(xié)助性與繁雜性

學(xué)校的教學(xué)管理主要有：課程修改、考試進(jìn)度、實(shí)習(xí)計(jì)劃、畢業(yè)設(shè)計(jì)等內(nèi)容。因此，教務(wù)員要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)、主任、教師與學(xué)生的各項(xiàng)工作。如報(bào)告和數(shù)據(jù)的收集與整理，制訂教學(xué)大綱和計(jì)劃，學(xué)生的實(shí)習(xí)計(jì)劃和畢業(yè)設(shè)計(jì)，以及學(xué)生各種專業(yè)的等級(jí)考試報(bào)名等?；诠ぷ鞯姆彪s性，所以教務(wù)員要提高自身的素養(yǎng)，養(yǎng)成良好的工作心態(tài)，工作時(shí)要有韌性和耐心，不能急躁，并且要善于創(chuàng)新與總結(jié)。另外，還把工作處理得井井有條，安排好每一天的工作。同時(shí)，在工作中養(yǎng)成良好的習(xí)慣，比如，把常用的文件與不常用的文件按類分放，可方便查閱，也提高了工作效率。

3.綜合性

從學(xué)生進(jìn)入學(xué)校的第一天起到最后一天畢業(yè)離校，教務(wù)員都參與學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教師與學(xué)生的各種管理工作，如預(yù)訂和發(fā)放教科書，課程計(jì)劃、考試計(jì)劃、畢業(yè)設(shè)計(jì)，對(duì)課程、專業(yè)、課堂教學(xué)質(zhì)量、學(xué)生綜合作評(píng)估，制定、修改教學(xué)計(jì)劃起到協(xié)助作用。由此可見，教務(wù)員的工作具有綜合性，參與教學(xué)的每一個(gè)流程，因此，教務(wù)員要認(rèn)真做好每一項(xiàng)工作，才能讓教學(xué)秩序正常運(yùn)行。

（二）新時(shí)期高校教務(wù)員工作素質(zhì)要求

1.強(qiáng)烈的責(zé)任感和事業(yè)心

教務(wù)工作是非常平凡卻又不可缺少十分繁瑣復(fù)雜的一個(gè)工作，教務(wù)員應(yīng)具備強(qiáng)烈的責(zé)任感才能勝任。教學(xué)的每一個(gè)環(huán)節(jié)都離不開教務(wù)員，“教學(xué)無(wú)小事”，其中有一個(gè)環(huán)節(jié)里出現(xiàn)差錯(cuò)，就會(huì)帶來(lái)嚴(yán)重的后果。因此，教務(wù)員的工作量非常之大，并且繁雜，上班首先要安排一天的工作計(jì)劃，謀劃如何展開工作，下班后還要回憶一天的工作還有哪些紕漏，做到細(xì)而又細(xì)、慎而又慎。每天的工作精神狀態(tài)高度緊張，壓力也非常大，這就需要教務(wù)員要有強(qiáng)烈的職業(yè)道德和無(wú)私奉獻(xiàn)的精神。

2.善于溝通協(xié)調(diào)

教務(wù)員的工作內(nèi)容也包括溝通和協(xié)調(diào)，因此，教務(wù)員要具備一定的組織協(xié)調(diào)能力，對(duì)于問題和矛盾要運(yùn)用合理的手段去處理和改善，并調(diào)節(jié)好各部門的關(guān)系。教務(wù)員擔(dān)當(dāng)信息傳達(dá)的責(zé)任，工作貫穿整個(gè)學(xué)校的各個(gè)部門，上至校長(zhǎng)，下至學(xué)生，因此，教務(wù)員要明確自身的工作職責(zé)，同時(shí)擺正自己的位置，參與不干預(yù)，出謀不決策，合理協(xié)調(diào)工作讓學(xué)校管理體系整體和諧地運(yùn)行，承上啟下，合理統(tǒng)籌。

3.提高創(chuàng)新能力

如今高校教務(wù)員還是以傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)的管理模式進(jìn)行管理工作，使得教務(wù)員的思想保守，缺乏探索與創(chuàng)新的精神，在工作中一成不變、信息閉塞，滿足不了新時(shí)代的教學(xué)管理的需求。因此，為了跟上新時(shí)代的進(jìn)程，當(dāng)今的教務(wù)員要有勇于創(chuàng)新的精神，不畏困難，大膽工作，并要養(yǎng)成動(dòng)腦的良好習(xí)慣，如在做匯總工作時(shí)，找到工作的技巧，靈活地運(yùn)用，節(jié)約時(shí)間，以提高工作的效率。同時(shí)，教務(wù)員應(yīng)具備隨機(jī)應(yīng)變的能力，工作時(shí)做到游刃有余，對(duì)工作積極探索和創(chuàng)新，才能跟得上新時(shí)代的腳步。

二、高校教務(wù)員工作效率不高的原因

（一）事務(wù)的龐雜性。教務(wù)員管理學(xué)籍、成績(jī)、教學(xué)檔案的基本工作，同時(shí)大部分的教務(wù)員還擔(dān)任行政事務(wù)。除了對(duì)于上級(jí)安排的事情要及時(shí)做完外，還要處理突發(fā)性事件等，工作繁雜，量大，難度高，特別是做一些統(tǒng)計(jì)工作時(shí)，會(huì)很容易出錯(cuò)。這幾年來(lái)高校一直在擴(kuò)招，教師與學(xué)生的人數(shù)不斷上升，造成教務(wù)員的工作更加地龐雜。

（二）服務(wù)的事后性。教務(wù)員常常會(huì)面臨事后性問題，比如，有些粗心大意的學(xué)生丟失準(zhǔn)考證，忘記教學(xué)管理系統(tǒng)登錄密碼等。為落實(shí)“以人為本”的教學(xué)管理理念，教務(wù)員為了幫助每一位學(xué)生順利完成學(xué)業(yè)，把大部分時(shí)間都放在處理各種具體事件上。所以，教務(wù)員的時(shí)間是非常寶貴的，在做好自己分內(nèi)的事情后，還要提高自身的素質(zhì)水平，付出比一般人更多的努力。

（三）服務(wù)的被動(dòng)性。教務(wù)員的工作是被動(dòng)性的，因?yàn)榻虅?wù)員的工作基本是領(lǐng)導(dǎo)安排，并及時(shí)地完成，過程中不能有一絲懈怠與遺漏；協(xié)助教師的教學(xué)工作，統(tǒng)計(jì)表冊(cè)、匯編和歸檔的工作；還要處理學(xué)生學(xué)習(xí)的一些事務(wù)，如招生、統(tǒng)計(jì)錄取情況，學(xué)生的考試。從開學(xué)的報(bào)名到實(shí)習(xí)畢業(yè)等，都需要教務(wù)員的參與，進(jìn)行配合與協(xié)調(diào)的工作，所以在工作上會(huì)存在被動(dòng)的情況，其工作更像“勤雜工”，缺乏工作動(dòng)機(jī)，有時(shí)還會(huì)受委屈，導(dǎo)致教務(wù)員沒有上進(jìn)心，降低了工作的效率，發(fā)揮不了其應(yīng)有的作用。

（四）心理問題日益明顯?；诮虅?wù)管理工作的特性，需要其在處理事情的過程中常常要很謹(jǐn)慎和細(xì)心，造成工作壓力大，讓精神長(zhǎng)期處在一個(gè)高度緊張的狀態(tài)中，會(huì)讓教務(wù)員產(chǎn)生不健康的心理。據(jù)調(diào)查結(jié)果發(fā)現(xiàn)，大部分教務(wù)員都存在不同程度的強(qiáng)迫癥，如教務(wù)員在做相關(guān)的統(tǒng)計(jì)工作時(shí)，總懷疑有些數(shù)據(jù)遺漏，要一遍又一遍地核對(duì)確認(rèn)，從而產(chǎn)生焦慮。同時(shí)，教務(wù)員的工作責(zé)任很大，也容易出錯(cuò)，心理素質(zhì)弱的人就容易形成不同程度的抑郁癥。

三、提高高校教務(wù)員工作效率的方法

（一）正確定位高校教務(wù)員角色。教務(wù)管理存在科學(xué)性、方向性、實(shí)踐性等特點(diǎn)。雖然其工作量大且繁雜，有其崗位特殊的一面，但這就是教務(wù)員的職責(zé)所在，要用正確的態(tài)度去面對(duì)?？茖W(xué)地對(duì)教務(wù)員角色實(shí)施定位，規(guī)范其職責(zé)所在，可以讓教務(wù)員樹立正確的職業(yè)價(jià)值觀，端正工作態(tài)度，提高工作的主動(dòng)性，從而全身心投入到工作中，提高工作效率。

（二）運(yùn)用合理的方式，有效解壓。教務(wù)員不斷地提高自身的心理素質(zhì)，運(yùn)用合理的方式進(jìn)行自我調(diào)節(jié)。如利用工作之余進(jìn)行體育鍛煉，既可強(qiáng)健體魄，又可以修身養(yǎng)性。同時(shí)，可以看一些關(guān)于激勵(lì)人生的書籍，樹立正確的人生價(jià)值觀，培養(yǎng)積極樂觀的精神，養(yǎng)成良好的心理品格。

（三）提高主動(dòng)性，提高個(gè)人素質(zhì)。提高工作的主動(dòng)性，培養(yǎng)良好的工作習(xí)慣，善于總結(jié)，找到科學(xué)合理的工作方式，工作經(jīng)驗(yàn)與創(chuàng)新理念相互結(jié)合，將理論與實(shí)踐相聯(lián)系，努力提高工作效率，讓教學(xué)管理不斷創(chuàng)新。

（四）讓學(xué)生參與管理，提高管理意識(shí)。隨著教育事業(yè)不斷發(fā)展，教務(wù)管理還面臨著非常重要的問題：如今的學(xué)生多為獨(dú)生子女，在家長(zhǎng)的庇護(hù)中成長(zhǎng)，對(duì)父母非常依賴，缺乏自身的主動(dòng)管理，對(duì)學(xué)校的各種規(guī)章制度漠不關(guān)心。教務(wù)員為了讓學(xué)生能參與到學(xué)校的管理當(dāng)中，要探索一些提高學(xué)生自主性的方法，讓學(xué)生積極地參與教務(wù)的管理工作，了解學(xué)校的各種政策和程序，從而提高學(xué)生的自我管理意識(shí)。

（五）學(xué)習(xí)現(xiàn)代化技術(shù)。高科技的迅速發(fā)展，以及更多現(xiàn)代化辦公的介入，讓辦公更加方便與快捷。如數(shù)據(jù)庫(kù)是存儲(chǔ)和管理數(shù)據(jù)的倉(cāng)庫(kù)，可以輕松地統(tǒng)計(jì)各種數(shù)據(jù)，只要把相關(guān)的數(shù)據(jù)輸入，就可自行完成相應(yīng)的處理，不容易出錯(cuò)，還節(jié)省時(shí)間。因此，教務(wù)員可以合理地運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行工作，以提高工作效率。

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[中圖分類號(hào)]G645

[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A

[文章編號(hào)]1673- 0046（2016）1- 0037- 02