大數(shù)據(jù)背景下的數(shù)字檔案館與檔案數(shù)字化建設(shè)研討

陳　陽

中共商丘市委黨校，河南　商丘　476000

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大數(shù)據(jù)背景下的數(shù)字檔案館與檔案數(shù)字化建設(shè)研討

陳陽

中共商丘市委黨校，河南商丘476000

摘要：隨著數(shù)字技術(shù)的發(fā)展和延伸，人們的生活已發(fā)生翻天覆地的變化。在數(shù)字技術(shù)的推動下，當今社會已進入了大數(shù)據(jù)時代。在大數(shù)據(jù)背景下，人們的生活方式、工作方式和思維方式都已發(fā)生了改變，而對傳統(tǒng)檔案館來說，轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案館以及建設(shè)檔案數(shù)字化，也將隨著大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展，成為未來檔案館的發(fā)展方向。本文對大數(shù)據(jù)背景下的數(shù)字檔案館與檔案數(shù)字化的建設(shè)進行探討和研究，并提出行之有效的建議。

關(guān)鍵詞：數(shù)據(jù)；數(shù)字；檔案館；檔案；數(shù)字化

早在2002年，我國就頒布了《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，根據(jù)《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》的內(nèi)容，對我國的數(shù)字檔案館建設(shè)制定了明確的目標，即建成以數(shù)字資源為基礎(chǔ)，以完善的安全管理體系為保障，能夠?qū)崿F(xiàn)遠程利用的數(shù)字檔案體系。雖然不少省級以上的檔案館已經(jīng)實現(xiàn)了這一目標，但是由于受工作性質(zhì)、管理體制落后等因素的影響，還有許多檔案館在數(shù)字化建設(shè)過程中，未能跟上時代的步伐。要完全實現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)以及完善數(shù)字檔案館體系，還需要加快發(fā)展建設(shè)步伐，推動各級檔案館的數(shù)字化建設(shè)速度，并且對已經(jīng)建成的數(shù)字檔案館體系進行鞏固和完善。

一、信息資料數(shù)字化

(一)明確檔案信息資源

明確檔案信息資源是建設(shè)數(shù)字化檔案館的第一步，想要進行檔案數(shù)字化建設(shè)，首先要有檔案信息資源，然后再將這些檔案信息進行數(shù)字化的轉(zhuǎn)變，變在數(shù)字化的檔案。而數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)來源，是以傳統(tǒng)檔案館中的館藏檔案以及電子文件為主的。而數(shù)字化檔案的建設(shè)，是利用先進的科技手術(shù)，將以紙、聲像、縮微膠片等為介質(zhì)的檔案數(shù)據(jù)，轉(zhuǎn)化為能夠被計算同識別處理，以及具有序結(jié)構(gòu)的數(shù)字檔案。擁有了數(shù)字化的檔案后，才能組建成數(shù)字檔案信息資源庫，最終構(gòu)成龐大的數(shù)字化檔案館。因此檔案信息資源庫的建立，是建立數(shù)字化檔案館的基礎(chǔ)，如果沒有檔案信息資源庫，那么就無法實現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)中傳遞檔案數(shù)據(jù)，檔案數(shù)字化也就成為一紙空談。而明確的確定檔案信息資源，找到檔案信息資源的來源，則是建立檔案信息資源庫的基礎(chǔ)，是整個數(shù)字化檔案館和檔案數(shù)字化建設(shè)工作基礎(chǔ)的基礎(chǔ)。

(二)檔案信息資源數(shù)字化過程中需要具備的三個要點

首先，檔案數(shù)字化的建設(shè)過程必須具備科學(xué)性和合理性，而不是單純的將檔案信息導(dǎo)向為電子數(shù)據(jù)，而是要建立依據(jù)檔案題名，通過目錄進行檢索的模式，使檔案數(shù)字化后，更便于人們查閱和使用。除了檢索模式需要科學(xué)劃分外，對檔案是進行全部數(shù)字化，還是部分數(shù)字化，以及文件類型的區(qū)分等等，都需要依據(jù)科學(xué)性和合理性進行統(tǒng)籌劃分和指導(dǎo)。

其次，是系統(tǒng)性，檔案數(shù)字化建設(shè)并不是將傳統(tǒng)的檔案變成電子檔案、數(shù)字檔案就可以的，而是要對檔案進行系統(tǒng)的、連續(xù)的數(shù)字化，才能發(fā)揮出數(shù)字化檔案的最大作用。

最后是特色性。即便是檔案進入網(wǎng)絡(luò)，每個檔案館在數(shù)字化建設(shè)完成后，也要各有各的特色，這是為了避免信息的重復(fù)。數(shù)字化檔案館的建設(shè)，就如同一個有差別的市場一般，每個數(shù)字化檔案館都有其獨特的特點，比如某一檔案為該館獨有，或該館在某一方面的檔案資料最全面、最權(quán)威等等，各個檔案館各有所長，有利于數(shù)字化檔案館之間的良性競爭，同時也為在進入數(shù)字化后，實現(xiàn)信息資源優(yōu)勢互補和資源共享打下了基礎(chǔ)，開辟了道路。

二、數(shù)字化檔案館建設(shè)要高科技化

人們提出檔案數(shù)字化的理念，就是因為科技的發(fā)展大幅度的改變了人們的生活、工作和思維模式，因此在數(shù)字化檔案館及檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，自然也是離不開高科技技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用。

首先，要將傳統(tǒng)的以紙質(zhì)、聲像、縮微膠片為介質(zhì)的數(shù)據(jù)，轉(zhuǎn)化化可壓縮并能存放于計算機中，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享、傳遞、儲存等功能的數(shù)字化數(shù)據(jù)，就離不開數(shù)碼相機、掃描儀、計算機等硬件設(shè)備的支持，甚至語音輸入等軟件的支持，對于數(shù)字化檔案建設(shè)都是至關(guān)重要的。

其次，想要實現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化以及資源共享，不僅需要網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持，還需要通信技術(shù)的支持。以寬帶為通道，實現(xiàn)高速網(wǎng)絡(luò)化，使檔案信息不再受到空間和地域的約束，更為廣泛的傳播和共享，就要加大網(wǎng)絡(luò)和通信建設(shè)，如局域網(wǎng)的建設(shè)、移動網(wǎng)絡(luò)平臺的搭建、維護等等，這些都是當今社會的尖端和前沿技術(shù)，數(shù)字化檔案館和檔案數(shù)字化體系的建設(shè)，需要這些技術(shù)的大力支持。

第三，如何保證數(shù)字檔案的安全，也離不開高科技技術(shù)。如為了保障檔案的原始性，不被非法篡改，那么就需要最基本的網(wǎng)絡(luò)密鑰等加密技術(shù)的支持和幫助。此外還有對用戶的身份驗證技術(shù)、局域網(wǎng)與外網(wǎng)之間的防火墻技術(shù)、防非法改寫技術(shù)、防非法訪問技術(shù)等等，這些技術(shù)不僅對數(shù)字檔案進行了保護，也降低了發(fā)生法律糾紛的概率。

最后，新的科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，會使數(shù)字檔案館以及檔案數(shù)字化建設(shè)的相關(guān)工作變得更加簡便，但相應(yīng)的體系和功能卻會更加詳細和完善。既減輕了工作人員在建設(shè)過程中的工作量和建設(shè)成本，更方便了用戶，使用戶能夠以更便捷的方式，獲得更多的所需信息。

三、數(shù)字化檔案館管理方式

雖然傳統(tǒng)的檔案管理模式存在已久，但在新的環(huán)境下，面對數(shù)字化檔案館，這種傳統(tǒng)的管理模式有許多弊端和漏洞，已無法適應(yīng)大數(shù)據(jù)背景下數(shù)字化檔案館和檔案數(shù)字化的建設(shè)及發(fā)展。

第一，任何事物都是不斷變化、向前發(fā)展的，管理模式也是如此。隨著傳統(tǒng)的檔案館變?yōu)閿?shù)字化檔案館，檔案的收藏、儲存、編輯、整理、檢索方式、分類方法等都將隨著檔案的數(shù)字化而發(fā)生改變，這些改變必然是以傳統(tǒng)模式完全不同的，此時再以傳統(tǒng)的檔案管理方式來管理數(shù)字檔案，就顯得不合時宜了。因此，隨著數(shù)字檔案館和檔案數(shù)字化的建設(shè)，對檔案的管理方式進行變革也是必需的。一個全新的、符合大數(shù)據(jù)背景、符合數(shù)字檔案館和檔案數(shù)字化建設(shè)的全新的管理方式必將被隨著數(shù)字檔案館和檔案數(shù)字化的建設(shè)而建立。

第二，全新的、數(shù)字化檔案的管理方法需要變得更加知識化，以知識管理，為用戶提供便加完美的服務(wù)。知識管理的過程主要用四個部分，即知識的創(chuàng)造、存貯、分配和應(yīng)用。其基礎(chǔ)是知識組織和應(yīng)用，其最終目的是體現(xiàn)出知識的價值。

在數(shù)字檔案館和檔案數(shù)字化建立后，信息的共享、傳輸都將不再成為問題，但如何在浩瀚如同海洋的知識里，提取出自己想要的知識，將成為廣大用戶面臨的一道難題。要解決用戶的這一難題，就要對知識進行深入的精簡和挖掘，找出并提取出隱含在檔案信息中的關(guān)鍵，通過分析、歸納和整合之后，完美的表達出來。當用戶需要某些知識而來查尋檔案時，就可以根據(jù)這些總結(jié)出來的關(guān)鍵，準確的找到自己所需要的檔案，節(jié)省了用戶的精力和時間。

這便是知識管理的最大特色，不管是數(shù)字檔案的建設(shè)，還是管理，最終的目的都是服務(wù)于人，因此在管理方式的改革中，也不能偏離這一目標。一切變革，都是以服務(wù)于人為核心的，一旦偏離這個核心，變革必定是不成功的。

四、人員素質(zhì)的復(fù)合化

無論何時，工作人員素質(zhì)的提高，都是極為重要的。數(shù)字化檔案館和檔案數(shù)字化的建設(shè)工作，將是檔案管理體系歷史中的一次重大變革，將顛覆以前的檔案管理體制，改變?nèi)藗儗n案館、檔案以及檔案管理等概念的認知。此時，在這項工作的建設(shè)過程中，提高現(xiàn)有檔案工作人員的能力和素質(zhì)，將是必不可少的。

檔案工作人員的能力和素質(zhì)包括專業(yè)知識、技術(shù)知識、管理能力等等。提高工作人員的能力和素質(zhì)，主要是要對工作人員進行跨學(xué)科和跨領(lǐng)域的培訓(xùn)。

傳統(tǒng)的檔案館體系單一，導(dǎo)致很多工作人員懂得檔案管理，卻不懂現(xiàn)代信息技術(shù)，而這一點，將成為對數(shù)字化檔案館和檔案數(shù)字化的建設(shè)工作的制約。因此培養(yǎng)復(fù)合型檔案工作人才，就成為數(shù)字化檔案館和檔案數(shù)字化的建設(shè)工作中必須要解決的一個難題，也是數(shù)字化檔案館和檔案數(shù)字化的建設(shè)工作對工作人員的要求。

要提高檔案工作人員的能力和素質(zhì)，使之成為大數(shù)據(jù)時代背景下符合要求的復(fù)合型人才，主要有兩種方法，一是對檔案工作人員進行培訓(xùn)，包括現(xiàn)代化知識培訓(xùn)、管理科學(xué)培訓(xùn)、計算機技術(shù)培訓(xùn)和外語培訓(xùn)等等，這是靜態(tài)的方法。動態(tài)的方法是通過組織或參加學(xué)術(shù)界與檔案界之間的學(xué)術(shù)研討會，進行研討和交流，促進兩界的交流和溝通，達到互相推動的效果。而這種“走出去”的方法，將帶來許多新的理念的思維，對跟上時代發(fā)展的步伐、促進數(shù)字化檔案館和檔案數(shù)字化的建設(shè)和發(fā)展，將起到推動作用。

五、結(jié)束語

隨著全球社會科學(xué)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代的來臨是無法阻擋的，而在這種背景，數(shù)字化檔案館和檔案數(shù)字化的建設(shè)也是未來發(fā)展的必然趨勢。面對這種重大的改變，我們應(yīng)及時做好應(yīng)對措施和準備，以便順應(yīng)時代發(fā)展的潮流，促進和推動新制度的發(fā)展，從而促進整個社會的發(fā)展，使人們在未來的生活中，能夠享受到更加便利和快捷的服務(wù)。

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中圖分類號：G270.7

文獻標識碼：A

文章編號：1006-0049-(2016)14-0065-02