淺析煤炭企業(yè)在改制過程中如何強化檔案管理工作

王玥東北煤田地質局一O三勘探隊

淺析煤炭企業(yè)在改制過程中如何強化檔案管理工作

王玥
東北煤田地質局一O三勘探隊

目前，我國的煤炭市場正處于最為困難的時期，由于煤炭需求量的不斷下降，僅煤炭企業(yè)的煤炭庫存就達到了1.1億t，通過改制來尋求煤炭企業(yè)的轉型升級成為了一眾煤炭企業(yè)的共識。而在這個改制過程中，煤炭企業(yè)的檔案管理部門如何通過強化檔案管理工作，讓檔案管理工作更好地為煤炭企業(yè)改制服務，成為了檔案管理部門必須深思的問題。

煤炭企業(yè)；改制；檔案管理

一、前言

檔案管理是企業(yè)經營管理中不可或缺的重要工作之一，它是對企業(yè)所有經營管理活動的有效記錄，貫穿著企業(yè)經營、管理、采購、生產、銷售等諸多環(huán)節(jié)，同時也是企業(yè)文化的重要組成部分之一。隨著煤炭企業(yè)尋求通過改制來實現(xiàn)轉型升級[1]，再這樣的形勢背景下，煤炭檔案管理部門也面臨著新的挑戰(zhàn)，必須積極思考如何進一步強化檔案管理工作，使其更好地應對煤炭企業(yè)在改制過程中的更多變、更多元的要求[2]。

二、改制過程中檔案管理工作存在的問題

首先，忽視檔案管理工作。即使是在改制前，許多煤炭企業(yè)也并未對檔案管理工作引起足夠重視，并未將“檔案”看作企業(yè)重要的無形資產來看待，也就不可能檔案管理工作作為企業(yè)軟實力來加以打造了。而在改制過程中，企業(yè)的工作重心也更加投向了企業(yè)改制，因此對企業(yè)檔案管理工作也就更加忽視了。其次，檔案管理相關制度不完善。煤炭企業(yè)在改制過程中，主要有兩條準繩橫貫在檔案管理工作中，一是檔案管理相關法律法規(guī)，二是各煤炭企業(yè)內部制度對檔案管理工作的規(guī)范與監(jiān)督。但是這些法律法規(guī)以及規(guī)則制度中的條款大多比較大條，沒有在細節(jié)上對檔案管理工作給予詳細的規(guī)定，也就無法有效指導檔案管理工作更好地開展。再次，檔案管理手段較為單一。雖然目前計算機信息技術在各個行業(yè)都得到了廣泛且充分的應用，為人們的各項工作帶來了諸多便利。但是由于煤炭企業(yè)對檔案管理工作的不重視，導致目前煤炭企業(yè)的檔案管理手段仍然較為單一、落后，現(xiàn)代化水平不高，信息化程度不足。當企業(yè)在改制過程中需要調用大量檔案的時候，此時檔案管理部門的服務效率就顯得捉襟見肘，間接影響了煤炭企業(yè)的改制進程。最后，檔案管理人員綜合素質不高。由于平時對檔案管理工作的不重視，因此在改制過程中，管理層對于檔案管理人員的解聘或任用也就顯得不是很在意和慎重，這就導致新任用的檔案管理人員也許并不具備充足的檔案管理專業(yè)知識以及熟練的專業(yè)技能，有的企業(yè)甚至還可能存在其他崗位人員兼職檔案管理工作的情況。這些都可能導致原本應當詳細記載的文件被草草記錄，原本應當及時整理的檔案文件沒有獲得及時整理等等，當企業(yè)改制需要調用這部分檔案的時候，檔案部門無法立即拿出來。

三、改制過程中強化檔案管理工作的對策

（一）提高檔案管理工作意識

煤炭企業(yè)領導層對于檔案管理工作的重視程度將直接影響企業(yè)全體成員對檔案管理工作的重視程度，直接影響煤炭企業(yè)的檔案管理工作能否做好，尤其是在煤炭企業(yè)改制的關鍵時期，煤炭企業(yè)領導層更應當充分認識到檔案管理工作在企業(yè)改制過程中發(fā)揮的重大作用，從而對檔案管理工作引起充分重視，并積極采取可行措施來提高企業(yè)全體成員的檔案管理意識，要求企業(yè)各個部門、各個成員必須積極配合檔案管理相關工作，從而在全企業(yè)形成一股良好的檔案管理氛圍，讓企業(yè)檔案管理部門也能趁企業(yè)改制這個關鍵時期對自身也進行改制，對檔案管理相關工作積極予以改革和完善，努力促使檔案管理工作更加高效化，從而更好地為企業(yè)改制服務，為企業(yè)后續(xù)發(fā)展服務。

（二）完善檔案管理工作制度

健全完善的檔案管理工作制度即使煤炭企業(yè)提升檔案管理工作水平的根本舉措，同時也是加強檔案管理制度約束力度的重要手段。完善的檔案管理工作制度應當包含詳細的檔案歸檔制度、檔案保管制度、檔案利用制度等等各個方面，要涵蓋檔案管理工作的方方面面。此外，檔案管理工作畢竟涉及到煤炭企業(yè)各個部門，涉及到企業(yè)每個成員，不能僅僅依靠檔案管理部門獨自作戰(zhàn)，而是要各個部門、各個成員積極配合企業(yè)檔案管理工作的相關流程，因此煤炭企業(yè)還應當對這方面制定相關規(guī)章制度，用于約束和促使大家對檔案管理工作的重視力度與配合力度，進而提高檔案管理工作效率。

（三）更新檔案管理方式方法

為了有效提高檔案管理工作水平，煤炭企業(yè)檔案管理部門應當積極地將先進的計算機信息技術應用到檔案管理中來，更新檔案管理方式方法，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化。這直接影響著檔案錄入的靈活性與及時性，影響著檔案管理工作的成效和成果。為了實現(xiàn)企業(yè)檔案資源的最大化利用，檔案管理部門還應當增強檔案工作服務意識，積極采取可行的措施為企業(yè)快捷提供檔案服務。比如檔案部門可以在企業(yè)官網(wǎng)中建設檔案部門網(wǎng)頁，為企業(yè)成員提供檔案查詢、瀏覽、下載等服務。比如為了提高企業(yè)電子文件、數(shù)據(jù)資源等檔案信息的利用效果，統(tǒng)一提升企業(yè)總體的數(shù)據(jù)資源應用效果，大型煤炭企業(yè)還可以根據(jù)自身組織管理、業(yè)務規(guī)范、數(shù)據(jù)標準、儲存安全等實際情況，構建企業(yè)統(tǒng)一的數(shù)字檔案館[3]，有效解決下屬企業(yè)較多，每個分支企業(yè)都有自己的檔案數(shù)據(jù)標準，都有自己的檔案管理標準這一弊端。

（四）提升檔案管理人員素質

為了有效提升檔案管理人員綜合素質，使其更好地滿足新形勢下煤炭企業(yè)檔案管理工作的需要，煤炭企業(yè)還應當對檔案管理人員加強教育培訓。一方面，對檔案管理人員加強檔案管理專業(yè)知識、專業(yè)技能培訓。煤炭企業(yè)可以通過開展各類學習交流活動[4]或者專業(yè)知識技能培訓活動，不斷提升檔案管理人員的專業(yè)知識儲備、專業(yè)技能水平。一方面，對檔案管理人員加強計算機信息技術方面的知識和操作技能的培訓，使其更好地滿足檔案管理信息化實際需要。一方面，要提升檔案管理人員的檔案管理意識，要使其充分認識不斷提升檔案管理水平對于煤炭企業(yè)改制、以及后續(xù)發(fā)展的重要意義，只有當檔案管理人員形成了正確的思想認識后，才能有助于煤炭企業(yè)檔案管理工作獲得突破性的進展。

[1]仵明麗.新常態(tài)下煤炭企業(yè)轉型發(fā)展的思考與實踐[J].中國煤炭，2015，（03）：30-32.

[2]王紅.新常態(tài)下對煤炭企業(yè)轉型發(fā)展的思考[J].經貿實踐，2016，（02）：345.

[3]李艷梅,趙敏.煤炭企業(yè)檔案服務工作創(chuàng)新[J].山東煤炭科技，2016，（05）：192+194.

[4]郭莉.新時期推動煤炭企業(yè)檔案工作創(chuàng)新發(fā)展的研究[J].辦公室業(yè)務，2016，（07）：90.