淺談在海外子公司開展內(nèi)部審計的重要意義及基本流程

文/夏丹

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淺談在海外子公司開展內(nèi)部審計的重要意義及基本流程

文/夏丹

摘要：隨著越來越多的中國企業(yè)走出國門，走入國際市場，對于海外子公司的管理也就越來越多的成為走出去企業(yè)所面臨的問題，所謂“將在外，軍令有所不受”，海外子公司在執(zhí)行總部的管理政策方面會有誤解或者偏差，那么如何對海外子公司進行有效的管理及監(jiān)督，成為每個走出去企業(yè)所必須要面對和解決的問題。內(nèi)部審計，作為一種獨立、客觀的保證與咨詢活動，它的目的是為機構(gòu)增加價值并提高機構(gòu)的運作效率。采取一種系統(tǒng)化、規(guī)范化的方法來對風險管理、控制及治理程序進行評價，提高它們的效率，從而幫助實現(xiàn)機構(gòu)目標。簡而言之，就是通過內(nèi)部審計的方法及手段發(fā)現(xiàn)機構(gòu)的運營問題點，解決問題，使各機構(gòu)按照既定目標順暢前行。本文將以筆者所在公司為例，簡要分析在海外子公司開展內(nèi)部審計的重要意義及基本流程。

關(guān)鍵詞：貿(mào)易公司；海外子公司；內(nèi)部審計

作為一般貿(mào)易公司，在海外的子公司，也是以一般貿(mào)易公司形式運營，業(yè)務(wù)相對簡單明了，那么在貿(mào)易型公司的子公司中，內(nèi)部審計主要劃分為哪幾類呢？依據(jù)審計的目的基本可以劃分為以下幾類：首先，為管控日常運營風險，應(yīng)定期對海外子公司的日常業(yè)務(wù)流程進行審計，可稱之為“內(nèi)部流程審計”；其次，對于海外子公司的關(guān)鍵崗位變動，需進行“離任審計”，主要包括子公司的第一負責人，及財務(wù)負責人等關(guān)鍵崗位；再次，根據(jù)對新市場開發(fā)的需要，應(yīng)進行盡職調(diào)查的審計；針對海外特殊事項，為規(guī)避運營風險，還需要進行特殊事項審計等。

一、內(nèi)部流程審計

對于海外子公司應(yīng)每年就其在日常財務(wù)管理流程的嚴謹性及科學性進行梳理，并對海外子公司本身財務(wù)制度的全面性，科學性及執(zhí)行總部下發(fā)各項管理制度的嚴格性進行監(jiān)督及管理，這就要求總部每年均需派遣相關(guān)人員對海外子公司進行內(nèi)部流程審計，一般主要分為以下幾個步驟：

(一)下發(fā)內(nèi)部審計通知書，告知被審計單位審計日期、審計范圍并要求被審計單位在三個工作日內(nèi)給予答復(fù)。

(二) 根據(jù)初步了解，編制內(nèi)部審計實施計劃，羅列重要事項與問題。

(三)進行現(xiàn)場審計，與相關(guān)人員面談，了解子公司負責人對業(yè)務(wù)熟悉度及對子公司管理的整體規(guī)劃?；蜻h程通過電話、視頻等方式進行訪談。

(四)現(xiàn)場巡視，諸如：辦公場所、倉庫等作業(yè)現(xiàn)場，使審計人員取得初步的直觀了解，可以為后續(xù)工作提供幫助。

(五)索取反映財務(wù)收支及有關(guān)經(jīng)營管理活動的會計資料及其他相關(guān)資料，被審計單位應(yīng)及時提供并對所提供的資料的真實性及準確性負責，對所提出的問題及重大事項提供說明和相關(guān)資料，實地審計結(jié)束時，審計人員應(yīng)歸還所索取的資料。

(六)審計人員執(zhí)行審計業(yè)務(wù)，應(yīng)當取得充分、相關(guān)和可靠的審計證據(jù)，作為審計結(jié)論和建議的依據(jù)。可以采用下列方法獲取審計證據(jù)：

1.審閱復(fù)核會計憑證、會計賬簿、會計報表、各項管理制度和其他與審計項目有關(guān)的文件、資料；

2.抽查盤點被審計單位現(xiàn)金、存貨等各種實物資產(chǎn)；

3.實地察看被審計單位的經(jīng)營場所、實物資產(chǎn)和有關(guān)業(yè)務(wù)活動；

4.了解被審計單位各項業(yè)務(wù)流程，分析其合理性，并執(zhí)行“穿行測試”；

5.為印證被審計單位會計記錄所載事項向有關(guān)單位和人員詢問；

6.復(fù)核被審計單位原始憑證及會計記錄中的數(shù)據(jù)；

7.分析被審計單位重要的比率或趨勢。

8.將審計過程、審計證據(jù)、審計判斷等記錄于書面底稿中。

(七)對上次內(nèi)部審計問題點進行復(fù)核，追蹤整改情況。

(八)實地工作終結(jié)，應(yīng)與被審計單位溝通，主要內(nèi)容包括審計概況、審計結(jié)論、審計建議等重要問題，與被審計單位達成共識，初步形成問題的改進方案。

二、內(nèi)部關(guān)鍵崗位離任審計

內(nèi)部關(guān)鍵崗位在離職時，尤其作為海外子公司的主要管理崗位在離職時，總部應(yīng)派遣權(quán)威的審計人員對其在職期間的履職情況進行審計，就其在履職期間是否存在重大違規(guī)違紀行為、是否存在重大營私舞弊行為、是否對關(guān)鍵工作內(nèi)容進行交接等內(nèi)容進行審計，主要可采取以下步驟：

(一)了解審計目的：

◆ 任職人的離職背景(正常離任審計、違紀離任審計 、其他非正常原因)以及基本任職情況，結(jié)合不同背景和離職原因，制定相應(yīng)審計策略及審計側(cè)重點。

◆ 取得職位說明書，了解職位工作目標與職責。

(二)根據(jù)初步了解，編制內(nèi)審實施計劃，羅列重要事項與問題。

(三)與相關(guān)人員訪談，審核任職者的職責履行情況或者遠程通過電話、視頻等設(shè)施進行訪談。

(四)查閱相關(guān)業(yè)務(wù)資料、財務(wù)資料，審核任職期間公司或經(jīng)辦項目的財務(wù)狀況，落實取得業(yè)績、披露存在問題、明確責任。包括業(yè)績目標的實現(xiàn)情況、所管轄事務(wù)的開支狀況、公司資產(chǎn)負債狀況、盈利或虧損狀況以及項目效益狀況、所簽訂的重要合同及其財務(wù)結(jié)果等。

(五)與相關(guān)人員訪談、查閱業(yè)務(wù)記錄，審核任職期間的管理狀況

包括部門或單位的組織結(jié)構(gòu)建設(shè)、管理系統(tǒng)建設(shè)及其實施情況；人員結(jié)構(gòu)、知識結(jié)構(gòu)與職責的匹配性、組織系統(tǒng)的通暢性和效率性；管理風格是否符合發(fā)展需求；團隊的信任機制是否正常等等。

(六)任職期間風險狀況審核

包括管理不善或涉及違規(guī)操作導(dǎo)致公司存在風險或面臨罰款，如項目失敗風險、管理不力或違規(guī)操作涉及國家、行業(yè)法規(guī)風險、業(yè)務(wù)的法律漏洞或其他條 款導(dǎo)致公司損失風險、管理控制風險等等。

(七)未決事項審核

包括尚未執(zhí)行完的合同、尚未結(jié)束的項目、財務(wù)事宜、技術(shù)事宜或法律事宜等等。

(八)其他事項，如可能涉及的舞弊問題等等

三、內(nèi)部專項審計

內(nèi)部專項審計是針對財務(wù)強相關(guān)的、在內(nèi)部管理出現(xiàn)漏洞的事項，需要專業(yè)審計部門或者財務(wù)人員對此事項進行審計，調(diào)查出現(xiàn)漏洞的原因及相應(yīng)的責任人并最終出具處理意見。主要應(yīng)由以下幾個步驟：

(一)制定審計調(diào)查方案，編寫審計計劃。

(二)審計部門應(yīng)根據(jù)專項審計調(diào)查事項的大小和工作難易程度及要求，指派能足夠勝任該項工作的人員，或組成調(diào)查組，確定調(diào)查組組長，實行組長負責制，明確責權(quán)

(三)進行現(xiàn)場調(diào)查，與相關(guān)人員訪談、翻閱相關(guān)資料。對發(fā)現(xiàn)的問題進行描述，并提出改進建議。

(四)完成現(xiàn)場審計后，編寫審計報告。

(五)審計報告內(nèi)容應(yīng)征求被審計單位的意見，就報告中所列的問題和情況作進一步核實

(六)審計報告逐層上報上級領(lǐng)導(dǎo)審閱，涉及被審計單位相關(guān)負責人經(jīng)濟責任的應(yīng)將審計報告同時送交人力資源部，由其出具相應(yīng)的懲處措施。

四、內(nèi)部審計報告的撰寫基本要求

內(nèi)審人員完成現(xiàn)場審計后，應(yīng)撰寫內(nèi)部審計報告。

(一)內(nèi)審報告應(yīng)包括以下內(nèi)容：標題 正文 撰寫人 報告日期(二) 內(nèi)審報告的正文應(yīng)包括以下主要內(nèi)容：

1.審計調(diào)整：針對會計核算中的主要問題提出的調(diào)整意見,并重述被審計單位的資產(chǎn)負債表和利潤表。

2.審計結(jié)論：對被審計單位在制度建設(shè)、財務(wù)管理、業(yè)務(wù)流程、內(nèi)部控制等方面存在的問題作出評價,并對影響企業(yè)經(jīng)營的重大事項、相關(guān)風險予以揭示。對于審計中發(fā)現(xiàn)的重大違規(guī)違紀行為需單獨列示，并詳細描述問題及可能帶來的損失及風險，明確整改期限及相關(guān)責任人。

3.審計建議：針對審計發(fā)現(xiàn)的主要問題提出改進建議。

五、結(jié)束語

內(nèi)部審計作為一個行之有效的管理工具，在公司日常的運營管理上非常重要，尤其對于在海外開辟子公司的國內(nèi)企業(yè)，可以通過一定周期內(nèi)的內(nèi)部審計，有效的實現(xiàn)對海外子公司日常運營事項的監(jiān)督及管理。同時，在進行內(nèi)部審計工作時，對于內(nèi)部審計人員需要有一定的要求，審計人員要持續(xù)學習財務(wù)、稅法、內(nèi)部控制、風險管理、公司治理、法律等方面的知識，以保持應(yīng)有的專業(yè)能力。應(yīng)具備一定的職業(yè)敏感度，發(fā)現(xiàn)問題，并能夠提出建設(shè)性改進意見。應(yīng)具備必要的組織協(xié)調(diào)能力、溝通能力以及報告和分析能力。具備一定審計能力的其他財務(wù)人員在出差期間可以對子公司進行兼職審計。

(作者單位：天津天士力國際營銷控股有限公司)

上接(第157頁)

三是盡量了解真實財務(wù)狀況，對可疑財務(wù)數(shù)據(jù)進行認真核查，了解企業(yè)資金的回籠及流動情況。

(三)跟蹤審計，編制工作底稿

工作底稿是對審計檢查全過程的跟蹤記錄，審計員應(yīng)將對賬情況及發(fā)現(xiàn)的問題及時做詳細記錄，如發(fā)現(xiàn)嚴重違規(guī)情況，應(yīng)將記錄情況由被核查人簽名確認，確保證據(jù)確鑿，以防事實確認時推諉扯皮。

四、整理歸納，組織事實認定

信貸客戶的抽樣對賬工作完成后，檢查人員應(yīng)對相關(guān)資料進行清查疏理，依據(jù)實事求是的原則，對發(fā)現(xiàn)的問題客觀評價，不夸大不縮小。

1.事實確認書中的檢查事實以問題闡述為主，語言平實通暢，不得帶有主觀色彩，不得使用形容詞等夸張性的詞匯。

2.事實確認書中的問題描述應(yīng)邏輯清晰、證據(jù)充分、定性準確，不得以推斷代替結(jié)論，盡可能讓被審對象心服可服。

3.抓大放小，對一些因操作失誤且無關(guān)違規(guī)的小問題如能現(xiàn)場整改，可在工作底稿中注明現(xiàn)場已整改，無需事實確認；對性質(zhì)惡劣的違規(guī)事項，即使現(xiàn)場已整改，也必須出具事實確認書并由責任人簽字認可。

4.對一些證據(jù)不足、有爭議的問題列入到風險提示中，在后續(xù)審計或其他條線檢查時作為檢查重點，持續(xù)關(guān)注其風險狀況。

五、據(jù)實剖析，揭示信貸風險

貸款風險是金融企業(yè)最重要的風險之一，通過對貸款人的核查對賬，對貸款風險狀況認真進行評估分析，對生產(chǎn)、經(jīng)營中可能出現(xiàn)的風險進行充分揭示，可及時制訂針對性的辦法，盡早采取有效措施，降低貸款損失。

1.自然人貸款。在自然人貸款對賬過程中，如發(fā)現(xiàn)借款人生產(chǎn)規(guī)模與貸款額度不相匹配，還款來源不足、融資還貸、短貸長用、貸款多次轉(zhuǎn)據(jù)等情況，均可列入風險提示，如風險提示的戶數(shù)較多，可合計匯總提示。

2.企業(yè)貸款。在企業(yè)貸款對賬的基礎(chǔ)上，認真分析、判斷和歸納，對企業(yè)貸款運營和管理中有可能出現(xiàn)的各種風險予以揭示，主要有以下幾點：

(1)貸款企業(yè)所屬行業(yè)為宏觀調(diào)控限制行業(yè)、行政許可事項不符合相關(guān)規(guī)定或其他國家不支持的行業(yè)等；

(2)貸款企業(yè)財務(wù)指標異常，如資產(chǎn)負債率偏高、現(xiàn)金流量不足、銷貸比過低、銷售額或利潤下降、存貨積壓貶值、產(chǎn)成品滯銷、資產(chǎn)固化率高流動性不足、銷售集中度高等；

(3)企業(yè)貸款周轉(zhuǎn)不正常。貸款發(fā)放后資金去向與申請貸款理由不符；有融資還貸的現(xiàn)象；利息不能正常按期支付等；

(4)借款企業(yè)經(jīng)營情況較為復(fù)雜。借款企業(yè)有多家關(guān)聯(lián)企業(yè)，關(guān)聯(lián)情況較為復(fù)雜，財務(wù)情況難以核實等；

(5)擔保企業(yè)情況異常。擔保企業(yè)或有負債較多；凈資產(chǎn)不足擔保金額；與貸款企業(yè)相互擔保；多家企業(yè)連環(huán)擔保形成擔保鏈等。

六、強化整改，加大問責力度

對審計檢查發(fā)現(xiàn)的問題提出針對性整改意見，同時對存在的不足根據(jù)制度規(guī)定進行處理處罰，處理處罰的適用條款要恰當，真正起到罰一儆百的警示作用。對存在的風險隱患，及時向被審單位提出管理、防范與化解風險的明確要求，并做好跟蹤監(jiān)督，保證整改事項落到實處。

(作者單位：江都農(nóng)村商業(yè)銀行股份有限公司)