淺談新時(shí)期檔案“雙套制”管理

摘 要：檔案“雙套制”即同一份文件通過電子和紙質(zhì)形式加以鑒定、整理、保存和歸檔，并使兩種版本同處存儲(chǔ)與可利用狀態(tài)。在新時(shí)期，檔案“雙套制”管理的模式必將長期存在，而這也是完善我國檔案管理的必然要求。在新時(shí)期，必須要明確歸檔范圍、做好載體間轉(zhuǎn)換、構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)環(huán)境、加強(qiáng)制度和標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)以及提高從業(yè)人員素質(zhì)，全力推進(jìn)新時(shí)期檔案“雙套制”管理工作的開展。

關(guān)鍵詞：檔案管理；雙套制；電子檔案

電子文件在信息傳輸方面具有先天的優(yōu)越性，對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件形成了巨大沖擊。當(dāng)前，電子檔案作為與紙質(zhì)檔案并存的原生信息記錄體，已廣泛形成并應(yīng)用于社會(huì)實(shí)踐中。然而，由于現(xiàn)階段人們還普遍懷疑電子文件的安全性，使得電子檔案與紙質(zhì)檔案必將長期共存發(fā)展。在新時(shí)期，必須深化對(duì)這一“雙套制”的檔案管理模式的認(rèn)識(shí)，通過有效策略更好的實(shí)施，必然將有助于檔案管理嶄新時(shí)代的到來。

1 明確“雙套制”歸檔的范圍

在實(shí)行檔案“雙套制”管理過程中，由于檔案保管部門經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)對(duì)檔案界限不清的問題，導(dǎo)致檔案劃分科學(xué)性不足，當(dāng)出現(xiàn)檔案的范圍劃分相對(duì)較大情況時(shí)，難免會(huì)造成檔案管理的人力物力浪費(fèi)；而當(dāng)出現(xiàn)檔案的范圍劃分相對(duì)較小的情況時(shí)得，則極易導(dǎo)致重要檔案的遺失或銷毀。這主要是由于在檔案管理中單純強(qiáng)調(diào)“雙套制”，并沒有明確區(qū)分需備份和不需備份的文檔。因此，應(yīng)當(dāng)對(duì)“雙套”歸檔的范圍加以明確。

在檔案“雙套制”管理的實(shí)際工作中，對(duì)于具體工作流程應(yīng)當(dāng)細(xì)致、不急躁，應(yīng)該以科學(xué)合理的順序穩(wěn)步將之向前推進(jìn)。例如，對(duì)于政府內(nèi)部文件、關(guān)乎民生文件、重大政策性文件、上級(jí)批示文件等，對(duì)其歸檔工作均需依照“雙套制”管理模式進(jìn)行；而對(duì)于機(jī)關(guān)中的一些日常性文件，要視其具體的實(shí)際情況決定是否需要采用“雙套制”管理；對(duì)于外部文件，其管理相對(duì)而言并不復(fù)雜，要視其隸屬機(jī)構(gòu)及隸屬關(guān)系情況先行雙套保存，對(duì)于無隸屬關(guān)系的文件在具體管理中要根據(jù)實(shí)際情況決定。

2 做好信息儲(chǔ)存在不同載體之間形式的轉(zhuǎn)換

不同載體間信息儲(chǔ)存在形式上的轉(zhuǎn)換主要包含兩層含義：一是將檔案的各級(jí)目錄乃至全文最終均實(shí)現(xiàn)電子化。這主要是因?yàn)閿?shù)據(jù)是否豐富是決定計(jì)算機(jī)效益大小的因素所決定的。然而，對(duì)于數(shù)量規(guī)模龐大的文本型檔案信息，要想在短時(shí)間內(nèi)將之全部轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息只是一種理想狀態(tài)，因?yàn)檫@想要在時(shí)間、資金和技術(shù)上實(shí)現(xiàn)是十分困難的，尤其對(duì)于那些歷史久遠(yuǎn)、案卷龐大的檔案館而言更難實(shí)現(xiàn)。因此，應(yīng)當(dāng)以實(shí)際情況為基礎(chǔ)，將紙質(zhì)檔案分階段、有規(guī)劃、有重點(diǎn)的轉(zhuǎn)換為電子形式，穩(wěn)步實(shí)現(xiàn)檔案電子化。

二是將長期永久類的電子檔案紙質(zhì)化。《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》明確規(guī)定具有長期或永久保存價(jià)值的電子文件必須制成紙質(zhì)件或縮微品。并且要求在對(duì)這些電子文件進(jìn)行歸檔時(shí)，應(yīng)將相應(yīng)的紙質(zhì)文件或縮微品一同歸檔。由此可見，在當(dāng)前的文件的歸檔中仍然以紙質(zhì)文件為主、電子文件為輔，而這兩種載體間的相互轉(zhuǎn)化在在今后一個(gè)時(shí)期內(nèi)也都是必要的。

3 構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)環(huán)境

為了更好地保障檔案管理的安全性、便捷性、高效性，在檔案管理過程中實(shí)施雙套制管理模式是必要的。尤其是在信息時(shí)代，基于良好的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)環(huán)境是有利于防治檔案資料信息遺漏問題出現(xiàn)的。通常，檔案“雙套制”管理需要的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)環(huán)境主要包括物理隔離、應(yīng)用防火墻及身份認(rèn)證等安全技術(shù)。其中，內(nèi)外網(wǎng)隔離與控制是為實(shí)踐所證明了的最為安全有效的“雙套制”管理模式。因此，在日?！半p套制”檔案管理中，應(yīng)以防火墻為基礎(chǔ)條件制定具體的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境方案。

在檔案“雙套制”管理過程中，為了確保資料信息的安全性，要根據(jù)實(shí)際情況選擇有針對(duì)性的具體管理模式。其中，要嚴(yán)格管理檔案管理室的出入情況管理，可以引入證件識(shí)別或自動(dòng)識(shí)別系統(tǒng)。也可以制定相應(yīng)的操作程序和檔案系統(tǒng)管理制度。在修改檔案數(shù)據(jù)時(shí)，需經(jīng)主管人員認(rèn)可，同時(shí)還要有相應(yīng)的安全管理人員在場。

4 加強(qiáng)電子文件管理的制度和標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)

盡管《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》以及UCAD《電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》等行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范已經(jīng)相繼出臺(tái)，但這對(duì)于我國電子文件管理方法探索道路而言只是一個(gè)開端?，F(xiàn)階段的管理方法仍過于宏觀寬泛尚欠具體，迫切需要強(qiáng)化電子文檔方面的立法與更細(xì)化的標(biāo)準(zhǔn)出臺(tái)，使之與相關(guān)法律構(gòu)成更具完整性的體系，逐步實(shí)現(xiàn)檔案“雙套制”管理的標(biāo)準(zhǔn)化與制度化。

5 提高檔案工作者素質(zhì)

相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案而言，電子檔案管理的工作更有難度行，對(duì)從業(yè)人員的要求更高。當(dāng)前，我國很多電子文件形成的執(zhí)行者在歸檔上的意識(shí)還處于較為淡漠的狀態(tài)，而對(duì)于“雙套制”管理中的電子檔案管理經(jīng)驗(yàn)也尤顯不足，加之電子文件常會(huì)給檔案管理帶來很多新的問題，等等。這些都需要檔案管理工作者具備更高的素質(zhì)。

在提高檔案工作者素質(zhì)方面，主要可以采取以下措施：一是要加快轉(zhuǎn)變管理理念，適應(yīng)新形勢、勇于探索，適應(yīng)電子文件這一新興事物帶來的新變化，并以此為契機(jī)實(shí)現(xiàn)檔案管理由傳統(tǒng)向現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)變。二是加快知識(shí)更新。檔案工作者要加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，努力掌握信息管理自動(dòng)化的基本知識(shí)、增強(qiáng)技能，熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)及其他信息設(shè)備設(shè)施，盡快進(jìn)入工作角色。三是檔案部門要重視專業(yè)人員、兼職人員及其相關(guān)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)與指導(dǎo)，協(xié)調(diào)好各相關(guān)部門間的關(guān)系，力求從根本上保障電子文件的形成與歸檔、保管工作的連貫性。四是工作人員要根據(jù)自身情況并給予實(shí)際工作，不斷探索電子文件的歸檔程序、內(nèi)容、管理方法的補(bǔ)充與完善，確保歸檔的電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性。

總之，現(xiàn)階段電子文件和紙質(zhì)文件將會(huì)長期并存，從檔案實(shí)體屬性的角度出發(fā)采用檔案“雙套制”管理模式，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

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作者簡介

苗紅梅（1975-），女，河南鶴壁，本科，檔案，中級(jí)，鶴壁市人民檢察院。