檔案資料數(shù)字現(xiàn)代化管理探究

文/云南省昭通市檔案館 夏會(huì)

在社會(huì)快速發(fā)展的環(huán)境中，高效利用數(shù)字現(xiàn)代化技術(shù)加強(qiáng)檔案管理，不斷提高檔案管理工作的效率是各個(gè)檔案館非常重視的問題。因此，我們應(yīng)該認(rèn)識(shí)到數(shù)字現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理中的作用，促使檔案資料更加準(zhǔn)確、更加真實(shí)，推動(dòng)現(xiàn)代檔案管理朝著更加科學(xué)的方向發(fā)展。

一、檔案資料數(shù)字現(xiàn)代化管理的優(yōu)點(diǎn)

（一）提高檔案管理工作效率。傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是利用人工加強(qiáng)對(duì)檔案資料的整理和管理，這樣便需要花費(fèi)大量的時(shí)間。這樣的工作方式效率低下，發(fā)展步伐較慢，已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)形式發(fā)展的需要。通過在檔案管理中應(yīng)用數(shù)字現(xiàn)代化技術(shù)，能夠快速搜索到所需要的資料，從而在較大的程度上提高了檔案信息的利用效率，大量節(jié)約了花費(fèi)的時(shí)間和人力資源。

（二）拓寬檔案資料服務(wù)領(lǐng)域。通過應(yīng)用數(shù)字現(xiàn)代化技術(shù)，能夠在較大的程度上增加檔案管理的資源量，并且能夠?qū)⒏鞣N檔案信息分得更加清楚，從而提高檔案管理資料的利用率。其中主要表現(xiàn)在：為用戶利用檔案資料提供便捷，實(shí)現(xiàn)多項(xiàng)信息資源共享，促使檔案管理由單一朝著全面的方向發(fā)展，從而確保單位檔案資料管理的真實(shí)性和系統(tǒng)性；同時(shí)通過在檔案管理中強(qiáng)化計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用，提高檔案資料的利用效率，從而有利于提高檔案資料的價(jià)值。

（三）減少信息空間浪費(fèi)現(xiàn)象。數(shù)字現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，減少了信息錄入和整理的工作量，擴(kuò)大了信息存儲(chǔ)的容量、降低了成本投入、避免了信息的錯(cuò)漏和遺失，可謂有百利而無一害。數(shù)字現(xiàn)代化技術(shù)資源儲(chǔ)存量大，這個(gè)優(yōu)點(diǎn)是其他信息儲(chǔ)備載體無法比擬的。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，人民的生活、學(xué)習(xí)、工作中的信息傳播量越來越大，導(dǎo)致各種各樣的文件、圖像信息、技術(shù)質(zhì)量等等大量生成，緊接著就必須對(duì)這些資料進(jìn)行有效的整理，為以后方便、快捷地使用提供條件。而信息量日益增多，數(shù)字現(xiàn)代化技術(shù)可以很好地解決這個(gè)問題，一張光盤就能儲(chǔ)存幾千萬的信息，有效避免了信息空間出現(xiàn)浪費(fèi)的現(xiàn)象，也降低相關(guān)成本的支出。

（四）簡化檔案資料歸檔過程。充分利用數(shù)字現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行檔案編目、指引、查閱等等，能讓檔案管理工作更加規(guī)范化。數(shù)字現(xiàn)代化技術(shù)檔案管理能有效提升檔案工作人員的工作質(zhì)量與效率，也能提高服務(wù)質(zhì)量；有助于深層管理各種檔案信息，將信息市場化，充分實(shí)現(xiàn)檔案信息深層管理的高效傳播；能將檔案信息的歸檔過程進(jìn)行最大限度的簡化，每一個(gè)歸檔單位將本單位數(shù)字化的文件，傳輸?shù)綑n案管理中心，檔案管理中心經(jīng)過對(duì)文件進(jìn)行對(duì)檔處理之后，再以分類的方式放到對(duì)應(yīng)的區(qū)域，有效簡化了工作人員對(duì)復(fù)雜檔案的歸檔工作過程。

二、強(qiáng)化檔案資料數(shù)字現(xiàn)代化技術(shù)管理的對(duì)策

（一）建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化?，F(xiàn)代電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理在存儲(chǔ)上、搜索上都較為麻煩，而檔案的信息化管理卻有著很多優(yōu)點(diǎn)。因此，在今后的發(fā)展過程中，檔案館要以收藏容量大、高密度、聯(lián)機(jī)能力強(qiáng)的電子檔案介質(zhì)作為未來收藏的主要方式。檔案網(wǎng)站與數(shù)字檔案的建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的主要體現(xiàn)，隨著網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的不斷深入，檔案信息網(wǎng)絡(luò)使用已經(jīng)出現(xiàn)，可以利用互聯(lián)網(wǎng)快捷地進(jìn)行查詢，有效突破了地域性的限制。信息資源要實(shí)現(xiàn)共享，將焦點(diǎn)集中在計(jì)算機(jī)硬件配置與軟件配置上，讓檔案管理更加現(xiàn)代化。

（二）工作人員的復(fù)合化，需要更多高素質(zhì)管理人才。在檔案管理過程中，計(jì)算機(jī)技術(shù)的高效利用，能夠提高各項(xiàng)信息的搜集、整理速度，同時(shí)能夠?qū)Ω黜?xiàng)檔案管理信息快速進(jìn)行分類和處理。在這樣的背景下，便需要工作人員具備較高的綜合素質(zhì)。未來的檔案管理工作必須要有專業(yè)的管理人才，傳統(tǒng)的管理人才已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作要點(diǎn)，因?yàn)?，未來檔案管理工作的人員需要具備多種多樣的技術(shù)，這些技術(shù)不僅僅包含了堅(jiān)定的政治素質(zhì)，要需要未來的檔案管理人才在計(jì)算機(jī)信息知識(shí)方面進(jìn)行更加深入的研究，并且具備堅(jiān)實(shí)的外語基礎(chǔ)，尤其是現(xiàn)在很多檔案管都會(huì)與外國進(jìn)行交流，很多歸檔文件都需要用到其他外語，這種形勢(shì)下必須讓檔案管理人員具備這些能力。因此，隨著信息化技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的發(fā)展，相關(guān)工作人員必須具備多種技能，成為復(fù)合型新人才。

（三）檔案收集逐漸電子化，利用管理系統(tǒng)完善個(gè)人信息。傳統(tǒng)的檔案收集是個(gè)人或集體通過記錄的方式，而未來的檔案收集方式完全可以利用信息網(wǎng)絡(luò)。用戶通過登錄相應(yīng)的管理系統(tǒng)將信息完善，然后通過網(wǎng)絡(luò)將信息傳輸?shù)綌?shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)利用特定的編號(hào)方式對(duì)每一個(gè)檔案進(jìn)行編號(hào)，管理人員完全可以在終端計(jì)算機(jī)前面對(duì)檔案進(jìn)行管理，而這個(gè)過程不要面對(duì)面，只要準(zhǔn)備一臺(tái)機(jī)器與一個(gè)網(wǎng)絡(luò)。

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[2] 鄧成梅.淺談檔案數(shù)字化管理[J].湖北廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2014(3)：159～160.