淺談檔案工作機(jī)制創(chuàng)新

文/唐山市中醫(yī)醫(yī)院辦公室 劉昌嶺

檔案是對歷史的真實(shí)記錄，具有重要的查考和研究作用。檔案工作專業(yè)性很強(qiáng)，需要不斷創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制才能最大限度地發(fā)揮檔案資源的作用，充分利用好這一無形資產(chǎn)為企業(yè)發(fā)展提供有力支持。

一、創(chuàng)新檔案工作機(jī)制是時代發(fā)展的需要

改革開放以來，經(jīng)不懈努力和大膽探索，我國的檔案事業(yè)得到了長足的發(fā)展，檔案工作逐步被人們廣泛認(rèn)識，進(jìn)而被確定為重要工作內(nèi)容之一。但是，由于歷史的原因，一些單位對檔案工作還沒有給予足夠地重視，有的領(lǐng)導(dǎo)甚至簡單地認(rèn)為檔案工作就是保存好文字材料，觀念陳舊、設(shè)施落后致使檔案服務(wù)難以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的要求。一是職工檔案意識差，對形成的檔案材料不知道該如何歸檔，許多檔案資料分散在個人的手里。二是檔案工作人員墨守成規(guī)，缺乏主動工作的作風(fēng)，檔案知識宣傳不到位。三是客觀上存在著領(lǐng)導(dǎo)不重視、部門不支持，對檔案資料只用不管，用而不存，用后即棄。四是缺乏應(yīng)有的競爭、獎懲機(jī)制，檔案工作人員長期以來干與不干一個樣，干好干壞一個樣。五是缺乏前瞻性，檔案工作仍停留在接檔案、管檔案這個標(biāo)準(zhǔn)上，未能瞄準(zhǔn)企業(yè)急需的、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的問題開展工作。六是檔案管理現(xiàn)代化、信息化建設(shè)沒有跟上時代發(fā)展，設(shè)施硬件差、軟件缺乏，阻礙了檔案服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新步伐。這些檔案工作中存在的問題，迫切需要我們以改革的精神、創(chuàng)新的辦法，不斷推進(jìn)檔案服務(wù)工作理論創(chuàng)新、體制創(chuàng)新、制度創(chuàng)新、服務(wù)手段創(chuàng)新，從根本上消除影響和阻礙企業(yè)檔案發(fā)展的各種障礙，推進(jìn)企業(yè)檔案的不斷發(fā)展。創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制是應(yīng)對時代變革，推進(jìn)檔案工作開創(chuàng)新局面的必由之路和必然選擇。

二、創(chuàng)新檔案工作機(jī)制的途徑

（一）理念創(chuàng)新。檔案是一種信息資源，只有充分地利用，才能體現(xiàn)這種信息資源的重要作用。要解放思想、更新觀念，確立檔案工作在企業(yè)管理和生產(chǎn)中的地位。一要為部門工作和領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。首先要準(zhǔn)確把握企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動各個環(huán)節(jié)的主要任務(wù)和重點(diǎn)任務(wù)，緊緊圍繞工作大局，及時、準(zhǔn)確、全面地為領(lǐng)導(dǎo)提供翔實(shí)的數(shù)據(jù)、信息。做好超前服務(wù)，不要等領(lǐng)導(dǎo)要什么，才去找什么。要主動掌握本企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營、重要事項(xiàng)等方面的檔案信息，及時為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。其次要圍繞不同時期的工作重點(diǎn)，加強(qiáng)與各科室的聯(lián)系，了解各部門對檔案的需求情況，積極提供相關(guān)檔案資料，同時從提供的檔案資料中收集更多的信息，使新的文件材料保持原有的連貫性和整體性。二要為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。要開拓創(chuàng)新，全方位、多層次、多角度做好檔案工作。在實(shí)踐中樹立服務(wù)意識，提高創(chuàng)新能力，拓展新的服務(wù)領(lǐng)域，根據(jù)不同的服務(wù)對象，制定有針對性的工作措施。緊跟企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動，大膽實(shí)踐，充分利用各種現(xiàn)有的設(shè)備和手段進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，改造傳統(tǒng)的檔案管理和利用方式，根據(jù)企業(yè)發(fā)展要求提出新對策，拿出新措施，以檔案服務(wù)帶動和促進(jìn)企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)。

（二）手段創(chuàng)新。在浩瀚的檔案資料中篩選和甄別出有用的信息，沒有現(xiàn)代化的工作手段將會是非常困難的，當(dāng)前檔案資料的使用和利用都離不開檔案檢索工具，檔案檢索工具是記錄、報(bào)道、查找檔案材料的重要手段。編制和使用檢索工具，是檔案管理工作科學(xué)化的要求和重要內(nèi)容?？茖W(xué)進(jìn)步和信息化發(fā)展的要求，使原有的檔案檢索工具已不能適應(yīng)先進(jìn)的電子檔案管理，所以檔案檢索工具應(yīng)由原來的手工檢索盡快轉(zhuǎn)化成具有現(xiàn)代化氣息的微機(jī)存儲、檢索?，F(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)的存貯與檢索，將與傳統(tǒng)的手工檢索長期并存，互相補(bǔ)充。在實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檢索的同時，又要對傳統(tǒng)的手工檢索予以足夠的重視，不斷改進(jìn)和革新，并使二者互相結(jié)合、促進(jìn)、日臻完善。

（三）業(yè)務(wù)創(chuàng)新。檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，必須圍繞檔案的科學(xué)管理和安全保護(hù)這兩個方面開展工作。檔案的管理和利用開發(fā)是企業(yè)檔案工作的主要職責(zé)。

三、人才培養(yǎng)和技術(shù)更新是檔案工作機(jī)制創(chuàng)新的重要保障

人才資源是最寶貴的資源。一般來說，檔案人才隊(duì)伍應(yīng)由若干群體構(gòu)成：足夠的檔案專業(yè)人才、歷史人才、現(xiàn)代科技人才、外語人才及其他不同學(xué)科人才。隨著辦公自動化、文檔一體化程度的提高和電子文件的產(chǎn)生，檔案工作需要具有懂得現(xiàn)代化管理基礎(chǔ)知識、熟練操作、靈活使用檔案管理軟件的人才。如果沒有適應(yīng)改革和信息化建設(shè)的高素質(zhì)人才，就不能推動檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。同時在信息時代，檔案機(jī)構(gòu)的功能由傳統(tǒng)的以實(shí)體為中心轉(zhuǎn)變?yōu)橐詸n案信息管理為中心，根據(jù)不同需要為利用者快速、及時、準(zhǔn)確、全面地提供所需的信息。檔案工作服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新，在很大程度上，依賴于現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)的支持。因此，加大現(xiàn)代化技術(shù)與設(shè)備的建設(shè)、應(yīng)用及資金投入，加快現(xiàn)代化技術(shù)人才的培養(yǎng)，已成為檔案部門搞好服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新的當(dāng)務(wù)之急。

[1] 張曉燕. 關(guān)于創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制的思考[J]. 安陽工學(xué)院學(xué)報(bào)，2011(6)：87～88.

[2] 楊晶. 淺談檔案人才資源和知識結(jié)構(gòu)的重要性[J]. 農(nóng)民致富之友，2010(6)：59.