新形勢下如何做好高校辦公室機要秘書工作

文/浙江農林大學暨陽學院 何靖霞

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新形勢下如何做好高校辦公室機要秘書工作

文/浙江農林大學暨陽學院 何靖霞

【摘要】高校辦公室是高等學校辦理黨政綜合事務的運轉樞紐，在學校管理工作中具有十分重要的地位和作用，其運轉效率和效果直接影響高校發(fā)展建設的全局，高校機要工作又是集黨性、政治性、保密性、規(guī)范性為一體的一項政治工作，因此，如何做好高校辦公室機要秘書工作是值得我們探究的。

【關鍵詞】高校辦公室；機要秘書；工作特點

高校辦公室機要秘書是指在高校黨政部門從事各類文件接收登記、傳閱、處理及保管工作的相關人員。機要工作看似瑣碎單調，其實在高等教育改革不斷深化和信息技術飛速發(fā)展的今天，機要秘書必須承擔更多的職責和更大的責任。如何適應新形勢的要求，切實做好高校機要工作，一直是廣大機要秘書普遍關注的焦點問題和研究的重要課題。

一．高校辦公室機要秘書的工作職責及特點

（一）高校辦公室機要秘書的工作職責。1.各類文件處理工作。包括做好上級文件的收發(fā)、登記、呈送、傳閱、催辦、收回、清退、立卷、歸檔和查閱工作；對以學校名義上報或下發(fā)的公文和其他文字材料等進行初審、把關，并做好呈批、印發(fā)、歸檔等工作；負責機要保密文件的簽收、送閱、借閱、管理與歸檔。2.重要會議的記錄與整理工作。包括做好學校重要會議、匯報等材料的收集，記錄并及時整理出紀要。3.印章管理工作。包括學校、黨委、辦公室印章等的保管和使用，學校各部門公章刻制、發(fā)放、啟用、收繳、封存等事宜。

（二）高校辦公室機要秘書的工作特點。1.政治性。機要工作是學校黨政工作中的樞紐部分，是貫徹黨的教育路線方針，為教學科研服務的重要工作。作為一名機要秘書，需要端正的政治思想、堅定的政治立場和敏銳的政治覺悟，善于從政治上觀察和處理問題，統(tǒng)攬自身工作。因此，政治性是機要工作的前提條件。2.保密性。保密是機要秘書的靈魂和生命，是必須時刻牢記的座右銘。不該說的機密絕對不說，不該問的機密絕對不問，不該看的機密絕對不看，不該記錄的機密絕對不記錄。機要秘書身處黨政機關的心臟位置，大量接觸機要文件，一旦失密，將給工作帶來不良后果甚至嚴重損失。因此，機要秘書要樹立強烈的保密意識。3.規(guī)范性。對于公文的種類名稱、體式結構、用紙尺寸等和文件的管理、傳閱、處理和存檔等都有統(tǒng)一的規(guī)定，不得隨意標新立異，這種統(tǒng)一性，有利于維護文件的嚴肅性，促進公文工作的科學化。4.時效性。機要秘書的工作紛繁復雜而且有很強的時效性。各種政策、信息的交流，對高校的發(fā)展起著越來越重要的作用，快速傳遞上級文件精神、及時報告下級的情況，保證上下級之間的信息暢通，才能提高效率，講究時效。如果領導工作忙，機要秘書有責任提醒和督促；如遇到緊急情況，隨時需要加班加點，節(jié)假日也要堅守崗位。

二．如何做好新形勢下高校辦公室機要秘書工作

（一）責任至上，樹立牢固的保密思想，加強自身的政治修養(yǎng)。強烈的責任感才能對業(yè)務精益求精，才能在工作上做到“機要工作無小事”的處事原則。機要工作在一般人看來是一件簡單、容易的事，一不要動腦筋，二不需費力氣，無論誰都可以管理好。其實每天面對各類文件、資料，重復單調的程序，看似簡單的內容，其實都要經過好幾個流程才能完成，而辦公室的工作往往一件還沒處理完，另一件就接踵而來，如果沒有高度的責任心，就很容易在工作中出錯。另外，機要秘書一般都身兼數(shù)職，除一般的文件收發(fā)管理外，還有學校各類印鑒的保管使用，重大會議的記錄和機要的整理，因此，機要秘書一定要抓好制度關，對各項具體工作都要做出明確而嚴格的規(guī)定：一是建立文件登記制度，確保每一份收發(fā)文件的登記和運轉。二是實行督促檢查制度，做到能夠隨時向領導提供文件材料，堅持檢查記錄本登記情況和文件的漏登、漏傳情況，要有一種如履薄冰的責任意識，千萬不能自以為是，自作主張，更不能憑感情意氣用事。要按照“規(guī)范、精細、嚴密”的總體要求，精益求精地做好每一個程序，嚴格遵守保密制度。機要秘書在日常生活中接觸大量的機密材料，同時，又對領導的活動、行蹤知道得最清楚、最詳細，是單位里的“消息靈通人士”。加之，機要秘書接觸的人員廣泛而復雜，所以這些人專門向從機要秘書的嘴里“撈新聞”“探勢頭”。為此，作為機要秘書，應該時刻以黨和國家的利益為重，要有極強的嚴守機密的觀念，堅決做到“守口如瓶”；有較強的政治素質，樹立正確的人生觀、價值觀和世界觀，堅定地走具有中國特色的社會主義道路，始終堅持黨的基本理論、基本路線和基本綱領不動搖；用鄧小平理論、“三個代表”重要思想、科學發(fā)展觀武裝自己的頭腦；學會運用辯證唯物主義和歷史唯物主義的思想方法和工作方法去指導工作實踐，分析和處理工作中遇到的具體問題。

（二）效率優(yōu)先，培養(yǎng)無私的奉獻精神，增強主動的服務意識。效率觀念的確立可以沖擊一系列舊觀念，帶動一系列新觀念的增強。機要秘書要培養(yǎng)效率意識，樹立輕重緩急的辦事觀念，秉持有交必辦、急事急辦、特事特辦的雷厲風行的辦事作風，在日常繁雜的綜合性事務中，善于分析，抓住問題的主要矛盾，從而選擇最佳的工作方案。由于文秘工

（三）嚴于律己，注重培養(yǎng)和鍛煉廣博精深的業(yè)務能力。

機要秘書要勝任本職工作，起到自身崗位應有的作用，必須具有一定的業(yè)務能力。首當其沖的是要具備扎實的寫作能力。高校機要秘書主要職責之一是文件初審、會議記錄并整理紀要，由于與領導的日常接觸比較頻繁，時常需要服務領導的辦文、寫稿需要，這就需要具備較強的寫作能力，文字上的功夫不是靠天資，寫作功底的練就和夯實非下苦功夫不可，要通過勤學多讀，積累素材，常寫多練，模仿借鑒，總結創(chuàng)新等，要當?shù)谩翱嘈猩保龀伞坝行娜恕?。其次要具備研究能力。在網絡全球化和科技化的今天，網絡技術的發(fā)展和運用已經成為不可阻擋的大趨勢，辦公自動化也正逐漸取代傳統(tǒng)的文件流轉模式，正在逐步走向“無紙化辦公”。在這一新形勢下，高校機要秘依靠優(yōu)秀的人才來實現(xiàn)，因此，作為醫(yī)院必須要加強人才隊伍的建設，要注重人才隊伍的梯隊建設，構建黨務人才工作機制，創(chuàng)新黨務人才工作思路，從人才的引入、培養(yǎng)，發(fā)展等各個環(huán)節(jié)入手，形成一個循環(huán)科學的“閉環(huán)”，讓醫(yī)院黨務人才的培養(yǎng)工作能夠更加緊貼地氣，更加具有操作性，能夠更好地服務醫(yī)院的發(fā)展。

同時，隨著現(xiàn)代社會的發(fā)展，醫(yī)院中各種矛盾和糾紛頻發(fā)易發(fā)，在這些矛盾和糾紛面前，作為醫(yī)院黨務工作更要有擔當?shù)囊庾R，要有勇氣，能夠運用正確的方式和方法，緩解各種存在突出的矛盾和糾紛；對于一些不良風氣，要敢于出面，要能夠弘揚正氣，這也是新時期黨務示范工作的重點目標，是我們在黨務實踐工作應該努力的方向。

四、結論

加強黨務示范工作是新時期社會發(fā)展的需要，是新時期廣大群眾的呼聲，對于筑牢黨的執(zhí)政根基，對于增強黨和群眾的聯(lián)系，對于發(fā)揮黨員的先鋒模范作用，弘揚社會正能量等都具有重要的作用和價值，本文對黨務示范工作展開探討，論述黨務工作的作用價值，目前醫(yī)院黨務工作存在的一些共性問題，同時，以醫(yī)院為例，對黨務示范工作建設提出了個人的建議，即明確中心，抓住核心、思想引領，模范表率、精品建設，塑造品牌、人才建設，弘揚正氣等，對于更好地發(fā)揮黨組織的戰(zhàn)斗堡壘作用，對于更好地促進黨務示范工作建設等都將起到一定的實踐參考價值。書更需要與時俱進，積極學習和研究相關辦公軟件的應用；不斷更新和了解信息技術的基本原理、知識和方法；了解信息科學技術應用于信息保密與安全領域的發(fā)展狀況；熟練運用計算機處理機要事務等。要不斷加強自身的學習，樹立“終身學習”的觀念，經常參加一些相關的業(yè)務培訓和學習，并注重理論聯(lián)系實際，不斷推敲總結，進一步提高業(yè)務能力和水平。

（四）自我調節(jié)，不斷加強自我訓練，增強綜合素質。機要工作內容繁瑣且稍顯單調機械，工作環(huán)境相對獨立封閉，這種單一特殊性，難免會讓人覺得枯燥乏味，失去成就感和創(chuàng)新感，這就要學會在各種沉浮中自我調節(jié)，把握自己，增強自我訓練，保持良好的精神狀態(tài)，鍛煉較強的思維能力和堅強的意志。唐代文學家韓愈說：“行成于思，毀于隨。”機要秘書必須勤于動腦，善于動腦，培養(yǎng)好的思想作風和心理素質，鍛煉健康的體魄，才能面對新形勢下機要工作帶來的新挑戰(zhàn)，才能以飽滿的熱情、堅定從容的意志、無私奉獻的精神和廣博精深的能力為高校的建設和發(fā)展發(fā)揮更大的作用、做出更大的貢獻。

參考文獻：

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