高職院校檔案建設(shè)的探索與實(shí)踐

王文雪

【摘要】近些年我國(guó)經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的發(fā)展極大的促進(jìn)了高職院校的發(fā)展。據(jù)統(tǒng)計(jì)截止到2008年底，我國(guó)已經(jīng)擁有1069所獨(dú)立設(shè)置的高等職業(yè)學(xué)院，占到所有高等學(xué)院的60%，而生源占到42%。高職院校內(nèi)專業(yè)設(shè)置眾多，幾乎涵蓋了社會(huì)上所有的行業(yè)，高職院校的崛起為培養(yǎng)更加專業(yè)的應(yīng)用型人才奠定基礎(chǔ)。正因如此，加大對(duì)高職院校的檔案建設(shè)工作是時(shí)代的必然要求。本文主要分析了當(dāng)前高職院校檔案工作中存在的問(wèn)題，進(jìn)而得出相應(yīng)的改進(jìn)措施。

【關(guān)鍵詞】高等職業(yè)學(xué)院，檔案建設(shè)，探索與實(shí)踐

一、前言

為了滿足當(dāng)前快速發(fā)展的高職院校的教學(xué)與日常管理工作，加大對(duì)高職院校的檔案建設(shè)工作，盡快使檔案工作達(dá)到規(guī)范化的目的非常重要。基于此，我國(guó)高職院校的檔案工作人員應(yīng)該努力探索和實(shí)踐，找到檔案建設(shè)的新思路、新方法。

二、高職院校檔案建設(shè)工作的現(xiàn)狀以及存在的不足

我國(guó)的多數(shù)高職院校始建于上世紀(jì)八十年代，那時(shí)的高等職業(yè)學(xué)院人員少、規(guī)模小、檔案簡(jiǎn)單，隨著近些年國(guó)家對(duì)重點(diǎn)大學(xué)以及普通高等學(xué)院體制改革完成后，改革方向逐漸轉(zhuǎn)向高職高專學(xué)院。而當(dāng)前的高職高專學(xué)院多數(shù)是由原來(lái)的成人高校、中等專業(yè)技術(shù)學(xué)校改制合并組建升格而成，同時(shí)也產(chǎn)生了一些民辦高職學(xué)院。就目前來(lái)看，高職院校的檔案建設(shè)工作主要有以下三個(gè)方面的問(wèn)題。

1.亂

由于當(dāng)前的高職院校多數(shù)是由原來(lái)的多個(gè)學(xué)校合并而成，而原來(lái)的這些學(xué)校由于屬于不同的行業(yè)部門，因而導(dǎo)致檔案建設(shè)的重點(diǎn)、檔案管理的主體以及規(guī)范要求都不盡相同，要想把這些屬于不同部門的數(shù)量與種類都很繁雜的檔案組合在一起，是一件很困難的事情。

2.雜

因?yàn)楦呗氃盒Ｊ怯稍瓉?lái)的成人教育學(xué)院、中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校以及職工大學(xué)合并而成，因而原檔案的設(shè)立方式以按照各學(xué)校、各專業(yè)、各隸屬部門進(jìn)行的，從內(nèi)容上具體可分為教育教學(xué)檔案、人事檔案以及學(xué)生檔案等，而人事檔案又包含原始個(gè)人檔案、教職工業(yè)務(wù)進(jìn)修檔案、教職工考核晉級(jí)檔案、人事編制檔案以及教職工獎(jiǎng)懲檔案等。而學(xué)生檔案包括學(xué)生的實(shí)習(xí)、成績(jī)、獎(jiǎng)懲以及入學(xué)畢業(yè)分配檔案等。若從時(shí)序上對(duì)檔案進(jìn)行分類可分為建校時(shí)期、文化大革命前、改革開(kāi)放后、組建職業(yè)學(xué)院等檔案?？梢?jiàn)分類的方式以及種類是多么的雜亂。

3.低

所謂“低”只要是指由于以前的檔案少、對(duì)檔案管理工作不重視等原因使檔案建設(shè)的檔次較低、檔案室設(shè)備簡(jiǎn)單，同時(shí)檔案保管與借閱的條件差、保管環(huán)境不完善、相關(guān)設(shè)備落后等，完全跟不上時(shí)代的步伐。而從事檔案工作的人員很多都是從原來(lái)中等職業(yè)學(xué)校出來(lái)的同志，他們并沒(méi)有系統(tǒng)的檔案管理的相關(guān)專業(yè)知識(shí)，只是走上工作崗位后邊工作邊學(xué)習(xí)，通過(guò)實(shí)踐不斷積累相關(guān)知識(shí)，因而要想加大檔案建設(shè)的力度，必須加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)工作。

三、對(duì)于高職院校檔案規(guī)范化建設(shè)要勇于探索大膽實(shí)踐

隨著高職院校的快速發(fā)展，為了解決當(dāng)前高等職業(yè)學(xué)院檔案建設(shè)中存在的“雜、亂、低”問(wèn)題，不斷提升檔案的管理水平，更好地服務(wù)于教育教學(xué)，我們應(yīng)該在工作中勇于探索并積極大膽實(shí)踐。

第一，領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)檔案管理工作充分重視，通過(guò)加強(qiáng)宏觀指導(dǎo)以及統(tǒng)籌安排，落實(shí)相關(guān)工作。學(xué)院應(yīng)該成立院長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)下的辦公室來(lái)對(duì)檔案建設(shè)相關(guān)工作具體負(fù)責(zé)，同時(shí)在具體建設(shè)中，按照統(tǒng)一部署、統(tǒng)一步驟、統(tǒng)一要求、分工負(fù)責(zé)的要求，按計(jì)劃分步驟進(jìn)行檔案建設(shè)工作，把檔案建設(shè)的計(jì)劃與工作納入到組建高職學(xué)院整體工作部署之中。

第二，依據(jù)普通高等學(xué)院檔案管理工作的具體要求，結(jié)合本單位的實(shí)際工作情況制定出相應(yīng)的檔案管理工作規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，同時(shí)加大對(duì)檔案館室的現(xiàn)代化建設(shè)力度，提高檔案管理人員工作能力，最終使檔案管理工作逐漸走向集中分類、規(guī)范手續(xù)、現(xiàn)代設(shè)備、嚴(yán)格管理、借閱方便快捷的方向，使檔案工作最大限度的服務(wù)于學(xué)院的中心工作。

第三，依據(jù)普通高等學(xué)院檔案管理的新標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，從新移交下來(lái)的檔案，重新分為以下兩類：其一，對(duì)原來(lái)的存在的檔案進(jìn)行重新分類組建并保存原貌，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行裝訂編目建檔封存，以便以后查閱；其二，在檔案組建升格后，依據(jù)普通高等學(xué)院規(guī)定，應(yīng)該重新建立新檔案并與原檔案結(jié)合在一起。

第四，通過(guò)參考普通高等學(xué)院檔案管理工作條例，同時(shí)依據(jù)當(dāng)前普通高等院校檔案管理工作的具體要求以及本學(xué)院檔案工作的實(shí)際情況來(lái)制定相關(guān)工作制度，以便充分發(fā)揮出檔案的借閱、保管作用，同時(shí)要把制定好的工作制度通過(guò)張貼、上墻的方式加大宣傳，以此來(lái)鼓動(dòng)檔案管理人員對(duì)檔案工作制度的貫徹執(zhí)行。

第五，加大對(duì)檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。當(dāng)前高職院校的檔案呈現(xiàn)數(shù)量多、類別多、層次多的特點(diǎn)，需要大量的檔案管理人員，而管理人員的知識(shí)基礎(chǔ)參差不齊，業(yè)務(wù)能力差別大，因而為了切實(shí)提升檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力并提高工作效率，必須定期組織檔案工作人員參加檔案工作培訓(xùn)會(huì)，通過(guò)邀請(qǐng)檔案工作專家來(lái)對(duì)培訓(xùn)人員講述檔案工作的現(xiàn)狀并傳授現(xiàn)代檔案管理工作的技能，讓檔案工作人員在最短時(shí)間內(nèi)快速掌握現(xiàn)代檔案管理工作新技能，進(jìn)而不斷提升檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量。

第六，加大對(duì)檔案工作人員的職業(yè)道德修養(yǎng)的培訓(xùn)。通過(guò)在檔案工作人員之間開(kāi)展學(xué)習(xí)實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀并讓其快速領(lǐng)會(huì)其精神實(shí)質(zhì)來(lái)不斷提升檔案工作人員與時(shí)俱進(jìn)的工作意識(shí)、主動(dòng)為教育教學(xué)服務(wù)的意識(shí)、對(duì)檔案的保密意識(shí)、學(xué)習(xí)新技能的意識(shí)、在工作中盡職盡責(zé)的意識(shí)以及為推動(dòng)高職學(xué)院檔案建設(shè)工作進(jìn)入新階段的奉獻(xiàn)意識(shí)。

四、結(jié)束語(yǔ)

總之，高職院校的檔案相關(guān)工作人員應(yīng)該擁有積極奮進(jìn)的創(chuàng)新精神和迎難而上的拼搏精神，依據(jù)高職院校的檔案建設(shè)的具體規(guī)定，緊跟時(shí)代步伐，通過(guò)勤奮學(xué)習(xí)以及不懈努力，一定能夠徹底改變?cè)趯W(xué)院剛組建時(shí)的各類工作的混亂局面，最終實(shí)現(xiàn)檔案建設(shè)工作走向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化。

參考文獻(xiàn)

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