婦幼保健院檔案管理工作的現(xiàn)狀及完善措施

管繼東

[摘 要]在目前婦幼保健院管理工作中，檔案管理作為其中非常重要的一個部分，其主要為婦幼保健院的管理及各項工作服務，而且通過加強婦幼保健院檔案管理工作，還可以有效的提高婦幼保健院管理的水平，確保婦幼保健院醫(yī)療及科研等各項工作的順利開展。文中分析了婦幼保健院檔案管理工作的現(xiàn)狀，并進一步對完善婦幼保健院檔案管理工作的措施進行了具體的闡述。

[關(guān)鍵詞]婦幼保健院；檔案管理；現(xiàn)狀；措施

婦幼保健檔案作為一項非常重要的信息資源，通過加強對婦幼保健檔案的管理，可以更發(fā)孤加快婦幼保健院現(xiàn)代化建設的步伐。在當前市場經(jīng)濟體制下，婦幼保健院檔案作為醫(yī)院管理工作的重要憑證，是醫(yī)院研究的基礎，所以需要對其管理模式進行改進，加快推動管理的規(guī)范化，從而確保新時期婦幼保健院檔案管理工作的順利開展。

一、婦幼保健檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）檔案管理制度不健全，檔案收集效率不高

在目前各級婦幼保健院的管理工作中，與自身相適合的各種管理制度都在不斷建立和完善，但這些管理制度中涉及到檔案管理的卻相對較少，而且檔案管理工作也沒有納入到婦幼保健院目標管理考試方案中，這就導致婦幼保健院在檔案管理工作中，不僅檔案收集效率較差，而且檔案缺乏完整性。

（二）對婦幼保健檔案內(nèi)容界定不清，管理范圍不明

社會的快速發(fā)展，科學技術(shù)進步速度較快，在這種情況下，檔案管理工作發(fā)生了較大的變化，但目前婦幼保健院檔案管理工作中還沒有一套科學的管理制度和標準，檔案管量模式也沒有統(tǒng)一，這就導致各級醫(yī)院在檔案管理工作中都依據(jù)自己的理解來進行管理，管理范圍不明確，導致許多需要管理的內(nèi)容都沒有納入到檔案管理工作中來。

（三）檔案意識不強，檔案利用率較低

在婦幼保健院管理工作中，很大一部分管理人員對檔案的重要性都缺乏認識，覺得檔案無法直接創(chuàng)造價值，可有可無，對醫(yī)院的發(fā)展起不到多少作用。這就導致長期以來婦幼保健院的檔案管理工作得不到重視，檔案信息資源的開發(fā)工作也較為落后，從而導致檔案資源得不到有效的利用。

（四）檔案管理分散，不利于檔案的完整和安全

目前部分婦幼保健院并沒有專門的檔案部門，檔案管理工作由各科室負責，這種分散式的管理方式不僅不利于檔案的完整性，而且不利于檔案的綜合利用，同時人力、物力和空間上也存在著較大的浪費。

（五）檔案管理人員業(yè)務水平不高

婦幼保健院在人才培養(yǎng)工作中更重視醫(yī)療技術(shù)人員的培養(yǎng)，在人才培養(yǎng)計劃中并沒有將檔案管理人員納入進來，這就導致檔案管理人員缺乏系統(tǒng)的檔案知識培誤碼，也很少有進修機會，對各種新的理念、先進的管理方法等無法有效掌握，在檔案管理工作中往往憑證以往的經(jīng)驗來進行管理，從而導致管理水平落后，管理工作缺乏創(chuàng)新。

（六）檔案工作硬件投入不足，檔案現(xiàn)代化管理水平不高

在當前信息化技術(shù)快速發(fā)展下，計算機技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)開始在檔案管理工作中進行廣泛的應用。但在很大一部分婦幼保健院檔案管理工作中，由于信息化建設投入不足，從而導致信息化技術(shù)應用水平較低，許多檔案工作還停留在手工階段，從而給檔案工作的現(xiàn)代化發(fā)展帶來了較大的影響。

二、完善婦幼保健院檔案管理工作的措施

（一）提高依法歸檔的自覺性

大力宣傳檔案工作，使婦幼保健院領導、職工都充分認識檔案的重要性，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作，從而促進全員檔案意識格局的形成?！稒n案法》規(guī)定：檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。

（二）建立健全檔案管理制度

促進檔案工作規(guī)范管理，建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進檔案工作規(guī)范管理的關(guān)鍵。婦幼保健院要結(jié)合本單位檔案工作實際，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)制訂一套切實可行的檔案管理制度。對各科室的各類檔案材料進行集中統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務同步考核評價，同步發(fā)展。

（三）加強培訓，提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平，婦幼保健院要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，全面提高檔案管理人員素質(zhì)。一是通過專業(yè)培訓、繼續(xù)教育、知識更新、進修學習等提高業(yè)務和知識水平。二是深入臨床一線調(diào)查研究醫(yī)療、教學和科研對檔案信息的需求，不斷總結(jié)探索檔案管理工作，適應檔案業(yè)務發(fā)展，推動檔案管理水平的提高。

（四）加大投入力度，實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理

一方面要提高檔案保護設備和技術(shù)現(xiàn)代化的配備，如檔案庫房的去濕、空調(diào)設備，高效滅蟲、滅火設備，這些設備和技術(shù)的應用是檔案現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容；另一方面要引進計算機管理，用計算機儲存整個婦幼保健院的各種業(yè)務、行政上的檔案，方便使用者及時查找、閱讀，提高了工作效率，同時利用計算機管理可以減少檔案的有效空間，保存信息方便簡單，也增加了其保密程度。

（五）加快檔案的開發(fā)和利用

檔案管理的最終目的就是使檔案得到充分利用，因此，婦幼保健院檔案管理人員要樹立服務意識，要多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，使婦幼保健院的檔案為臨床、醫(yī)療、教學和科研工作服務。同時，積極開展多種編研活動，對信息進行深層次開發(fā)和加工，編寫各種專題匯編，為利用者提供多層、多方面、有實效的信息。

三、結(jié)束語

婦幼保健院作為為婦女和兒童服務的醫(yī)療機構(gòu)，其集醫(yī)療、科研、保健于一體，在當前新形勢下需要加強檔案管理工作，制定科學嚴謹?shù)臋n案管理制度，從而利用檔案資源為婦幼保健院的各項工作提供良好的服務，確保更好的推動婦幼保健院管理水平的提升，使婦幼保健檔案的價值更好的挖掘出來，從而實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度和科學化。

參考文獻：

[1]岳秋玲.對婦幼保健機構(gòu)檔案管理工作的探討[J].中國婦幼健康研究，2006-06.

[2]張霞.婦幼保健檔案管理工作的幾點思考[J].辦公室業(yè)務，2014-05-05.

[3]侯素英.試析我院檔案管理的作法與體會[J].蘭臺世界，2015-02-04.