電子文件及時(shí)收集與積累的必要性

劉文清

[摘 要]產(chǎn)生電子檔案的環(huán)境及工作方式，是隨著電子計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用的普及深化程度，而有一個(gè)逐步發(fā)展的過程。從我國目前的情況看，電子檔案的完整保留、妥善保護(hù)等方面都存在著很多問題，這些問題不解決將會(huì)直接影響電子文件的歸檔質(zhì)量。歸納起來有以下一些問題。

[關(guān)鍵詞]電子文件；收集；積累；必要性

電子計(jì)算機(jī)的應(yīng)用在迅猛的發(fā)展，各行各業(yè)都在積極創(chuàng)造條件，采用電子計(jì)算機(jī)提高工作效率，加速現(xiàn)代化的進(jìn)程。采用電子計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及時(shí)將文件發(fā)送到各省委廳局，這些在電子計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)上運(yùn)行的，都是公務(wù)性的電子文件。電子文件如何收集、歸檔和整理，這些問題在我局還沒有得到解決，電子計(jì)算機(jī)大規(guī)模地用在辦公自動(dòng)化方面，電子文件已經(jīng)出現(xiàn)在人們面前，人們對(duì)它的特殊性、發(fā)展趨勢(shì)及內(nèi)在規(guī)律還沒有做到真正的了解，因此，電子文件及時(shí)收集與整理是很有必要的。

一、草稿性電子文件處于“自生自滅”狀態(tài)

我國使用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行辦公和事務(wù)性管理的單位，大部分是處于辦公自動(dòng)化的起步階段，多數(shù)只用電子計(jì)算機(jī)起草文件。一旦打印出紙質(zhì)正式文件，作為草稿性的電子文件就會(huì)被忽視。據(jù)了解，一些較大的部委或省級(jí)機(jī)關(guān)，每年產(chǎn)生大約2萬份草稿性電子文件。這些電子文件的絕大多數(shù)未被保留，而是被新起草的電子文件不斷地覆蓋，或因其存儲(chǔ)載體用于其他信息的存儲(chǔ)而被清洗。這是一種資源浪費(fèi)，因?yàn)椴簧賳挝辉陂_發(fā)利用檔案信息資源過程中，正在耗費(fèi)大量的人力、物力，把紙質(zhì)檔案變成電子化，即把紙質(zhì)文件掃描輸入電子計(jì)算機(jī)，有的以圖形方式存儲(chǔ)，有的還被轉(zhuǎn)換成文本文件。如果草稿性電子文件被保留著，將來若做這項(xiàng)工作就會(huì)方便得多。同時(shí)，在—些草稿性電子文件中，包含著許多重要修改過程的信息，具有查考價(jià)值，應(yīng)列為歸檔內(nèi)容進(jìn)行保存，不可任其清除。

二、輔助性電子文件處于無人管理的狀態(tài)

在一些單位的辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，雖然紙質(zhì)文件仍然是正式文件，但已開始把電子文件作為輔助性文件使用。如為提高效率，在發(fā)文時(shí)，先經(jīng)網(wǎng)絡(luò)發(fā)送電子文件，接收單位先按電子文件承辦，正式的紙質(zhì)文件隨后按正常發(fā)文程序發(fā)送。凡采用這種工作方式的單位，人們對(duì)電子文件比較重視一些，但是，一旦紙質(zhì)文件到手，電子文件就常常處于無人管理的狀態(tài)。我們了解到，這些輔助性電子文件的數(shù)量比較大，有些單位由于電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的存儲(chǔ)容量不夠，為了接收新的電子文件已開始清除部分原來的電子文件。多數(shù)單位對(duì)這部分電子文件末認(rèn)真進(jìn)行保管，人們甚至可以隨意對(duì)其進(jìn)行增刪改等操作，使其原始性、真實(shí)性、完整性受到威脅。

三、正式電子文件往往只進(jìn)行了邏輯歸檔

我國已有一些單位開始將電子文件作為正式文件使用，而其紙質(zhì)拷貝件則作為輔助性文件。對(duì)這些電子文件在網(wǎng)絡(luò)中的安全保護(hù)，已引起一定程度的重視，但就其歸檔管理來說，存在著很多問題。最突出的是大多數(shù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)沒有檔案工作者參于意見，因此，對(duì)電子文件的歸檔考慮不周，設(shè)計(jì)得不夠穩(wěn)妥，措施不夠嚴(yán)密。多數(shù)系統(tǒng)只設(shè)計(jì)了邏輯歸檔功能，也就是說電子文件生成時(shí)存在什么位置，歸檔后仍末改變。只是把與其相關(guān)的目錄信息歸并到檔案部門使用的終端上，而沒有把這些電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上。這樣，一旦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)出現(xiàn)問題，電子文件就會(huì)被搞亂，甚至全部丟失。

四、有些電子文件的存儲(chǔ)載體不安全，信息記錄格式不標(biāo)準(zhǔn)

由于沒有統(tǒng)一的規(guī)定，對(duì)電子文件的載體選擇難免帶有隨意性。很多單位的電子文件就直接存在硬盤存儲(chǔ)器上。一般情況下硬磁盤比較可靠且存取效率較高，但它不便于脫機(jī)保管。所以，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)故障或被病毒感染，就極容易造成數(shù)據(jù)的損失。有一些單位的電子文件以軟磁盤作為存儲(chǔ)載體，由于軟磁盤極易損壞，其可靠性和保管期限都存在較大問題。還有一些單位的電子文件以光盤為存儲(chǔ)載體，光盤有許多種，其中有不少種也存在一些不利于歸檔保存的問題。如多數(shù)光盤的存儲(chǔ)格式是非標(biāo)準(zhǔn)的，或者只是企業(yè)和廠商標(biāo)準(zhǔn)，互換性差，也有—些光盤在可靠性和保存壽命上存在問題等。

五、對(duì)電子文件生成的設(shè)備環(huán)境數(shù)據(jù)，缺少登記，對(duì)一些相關(guān)軟件參數(shù)也缺少妥善的保護(hù)措施

電子文件的生成環(huán)境是很復(fù)雜，而且電子文件對(duì)設(shè)備有依賴性。一些單位保留電子文件時(shí)，沒有注意保存其生成的軟硬件等方面參數(shù)，如果某系統(tǒng)被毀，那么由它生成的電子文件就可能難以讀取。所以，保留電子文件的同時(shí)，也應(yīng)特別注意保留其相關(guān)軟件及設(shè)備的各種必要參數(shù)。

六、結(jié)論

電子文件的形成到歸檔，跨多個(gè)部門。這些部門通過電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)聯(lián)成一個(gè)有機(jī)的整體，有時(shí)工作互有交錯(cuò)，職責(zé)界限難以區(qū)分清楚。所以，應(yīng)當(dāng)由單位的綜合主管部門或主要負(fù)責(zé)人統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專門機(jī)構(gòu)或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)。電子文件的形成、承辦、歸檔等工作應(yīng)當(dāng)由電子文件形成部門負(fù)責(zé)，檔案保管部門予以指導(dǎo)監(jiān)督，并對(duì)保管方法提出意見和建議。對(duì)歸檔后形成電子檔案的管理工作應(yīng)由檔案保管部門負(fù)責(zé)，電子文件形成部門提供協(xié)助和支持?？傊麄€(gè)過程既要有統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，明確分工，嚴(yán)格管理，還要有相互支持，才能保證電子文件及其歸檔后形成電子檔案的原始性、真實(shí)性和完整性。

歸檔是電子文件轉(zhuǎn)換成電子檔案的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，它的質(zhì)量好壞關(guān)系整個(gè)電子檔案的管理水平，因此必須有質(zhì)量控制措施，保證這項(xiàng)工作的正常進(jìn)行。因?yàn)檗k公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）和電子計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)（CAD）、輔助制造（CAM）系統(tǒng)不屬于檔案部門內(nèi)部的工作，而是外部環(huán)境，涉及許多部門，這就需要理順電子檔案管理與有關(guān)部門的工作關(guān)系。如上所述，電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔是公務(wù)員、科技人員職責(zé)范圍內(nèi)的工作，但它又是電子檔案管理的基礎(chǔ)。不處理好它們的結(jié)合問題，就會(huì)使電子檔案的管理永遠(yuǎn)處于被動(dòng)地位。

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