淺析圖書情報(bào)資料和檔案的共同管理

徐薇

[摘 要]近年來隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，圖書情報(bào)資料和檔案的共同管理的方法與技術(shù)也相應(yīng)得到進(jìn)一步地發(fā)展、完善。它們作為資源優(yōu)化配置的重要手段，對提高資源查找效率起著積極地促進(jìn)作用。但目前三者共同管理程度仍然不高，依舊在管理技術(shù)與管理方法上存有一些問題。本文就圖書情報(bào)資料和檔案共同管理的現(xiàn)狀作了簡單分析，并在此基礎(chǔ)上，提出了圖書情報(bào)資料和檔案共同管理的方略。

[關(guān)鍵詞]圖書情報(bào)資料；檔案；共同管理

圖書作為傳遞知識、情感的工具，能夠幫助人們按照一定的規(guī)律記錄文字資料、圖像符號等文化信息；同樣具有知識性與傳遞性的情報(bào)，可以幫助人們解決現(xiàn)實(shí)中的各類問題；檔案則是社會化的產(chǎn)物，是用于記錄國家、社會政治或個人的活動的一種載體。三者在信息化的時代實(shí)現(xiàn)了共同管理的新模式，從整體上提升了服務(wù)效率，增加了經(jīng)濟(jì)效益。

一、圖書情報(bào)和檔案管理的現(xiàn)狀

隨著人類的進(jìn)步、科技的發(fā)展和社會文明程度的提高，尤其是邊緣學(xué)科、信息技術(shù)的快速發(fā)展，圖書情報(bào)管理和檔案的資料越來越豐富的同時，人們尤其是高校師生對對綜合性知識和信息的需求也變得越來越高，但由于這些知識、信息過于分散，給人們查閱帶來了很大的不便，因此實(shí)現(xiàn)圖書情報(bào)和檔案的統(tǒng)一化管理，順應(yīng)了大多數(shù)人的需求。與此同時，也存在著諸多缺陷，體制與管理技術(shù)尚不健全，需要進(jìn)一步的發(fā)展與研究。

二、圖書情報(bào)和檔案共同管理的方略

1、結(jié)合理論共同管理

在我國，圖書情報(bào)資料和檔案的共同管理已有一定的歷史性。早在上世紀(jì)80年代末，我國的圖書情報(bào)資料和檔案的管理模式就逐漸顯露出來。到了90年代，圖書情報(bào)資料和檔案的統(tǒng)一管理有了一定雛形。經(jīng)過長期的實(shí)踐，大量的基礎(chǔ)理論便應(yīng)運(yùn)而生。實(shí)際上，資源的優(yōu)化配置是圖書情報(bào)資料和檔案的共同管理的結(jié)果。管理理論、管理方式的不斷創(chuàng)新，造就了三者資源管理模式的不斷優(yōu)化，也就促成了更加便捷的資料管理和查找平臺。

2、依據(jù)實(shí)際效率管理

依據(jù)國外的一些管理經(jīng)驗(yàn)，將圖書、情報(bào)資料、檔案創(chuàng)建一個共同綜合的管理模式是社會發(fā)展的必然趨勢，也是效率管理的重要保證。這種管理模式既整合了資源，規(guī)范了資源的管理與查找系統(tǒng)，又提高了資源管理效率，減少了人力物力等資源的投入，當(dāng)然，對于這種新型管理模式，我們還需依據(jù)實(shí)際的管理需求，從各個方面作相應(yīng)的調(diào)整。包括外對資源的開放程度，資料保存方式等相關(guān)規(guī)定的明確了解。此外，三者的數(shù)字化、智能化管理是通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得以實(shí)現(xiàn)的，因此對圖書情報(bào)資料和檔案的管理必須要突顯其信息化的特點(diǎn)，這就要求相關(guān)工作人員依據(jù)現(xiàn)實(shí)，及時調(diào)整管理手段，確保科學(xué)而有效的信息管理。

3、加強(qiáng)倉庫信息管理

信息庫是圖書情報(bào)資料和檔案統(tǒng)一管理的重要輔助工具，對整個信息系統(tǒng)起著有效的促進(jìn)作用。因此實(shí)現(xiàn)三者的統(tǒng)一管理，必須加強(qiáng)信息庫的建設(shè)，確保信息庫中信息的有效流通，信息庫的建設(shè)使傳統(tǒng)資源的管理方式被逐漸打破，把分布于不同地點(diǎn)的數(shù)字化圖書、情報(bào)、檔案信息資源用網(wǎng)絡(luò)化的方式串聯(lián)起來，而圖書情報(bào)資料和檔案共享的效率被提高，同時也方便了圖書資料的統(tǒng)一管理。從而實(shí)現(xiàn)資源共享。

4、針對問題靈活解決

由于圖書情報(bào)資料和檔案共同管理在短時間內(nèi)得到了迅速發(fā)展，因此其相關(guān)程序還有許多不完善的地方，在實(shí)際運(yùn)行和使用過程中還存在著不少以前從未遇過的問題。也因此在遇到這些問題時，管理者要采取靈活的方式，有針對性地解決這些難題。筆者認(rèn)為，在相關(guān)機(jī)構(gòu)建立統(tǒng)一的網(wǎng)站，對問題處理及相關(guān)的解決方案的提出是很好的途徑。選擇最適合的解決方式，才能將共同管理的效率最大化地發(fā)揮。

5、加強(qiáng)知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)

要加強(qiáng)知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)意識，形成既尊重他人知識產(chǎn)權(quán)，又注重自身智力勞動成果的良好氛圍。在實(shí)際生活中，我們要拒絕侵犯知識產(chǎn)權(quán)的違法行為，尤其要一些網(wǎng)絡(luò)知識產(chǎn)權(quán)加強(qiáng)教育。如大部分網(wǎng)民都有通過網(wǎng)絡(luò)下載電影、電視劇的經(jīng)歷，卻很少有人在意這是一種侵權(quán)行為。因此只有不斷加強(qiáng)對網(wǎng)民與網(wǎng)站運(yùn)營商產(chǎn)權(quán)意識的教育，才能從根本上杜絕侵權(quán)行為，避免侵權(quán)現(xiàn)象的發(fā)生，從而確保圖書情報(bào)資料和檔案產(chǎn)權(quán)享有者的利益，促進(jìn)三者共同管理的發(fā)展。

6、實(shí)施問題協(xié)調(diào)處理

要針對圖書、情報(bào)、檔案機(jī)構(gòu)現(xiàn)實(shí)操作中遇到的問題進(jìn)行協(xié)調(diào)處理，保證組織編制能夠?qū)ο到y(tǒng)的分類、著錄、標(biāo)引等，盡快實(shí)現(xiàn)管理模式的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。這些都有助于對公共管理策略的執(zhí)行起促進(jìn)作用，也是實(shí)現(xiàn)資源共享和現(xiàn)代化公共管理的必然要求，使網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫的合理建設(shè)能夠不斷完善。如果從數(shù)字館藏角度來說，管理者必須形成良好的管理準(zhǔn)則，按照數(shù)字信息管理理想的狀態(tài)分布，從多個方面對信息資源合理規(guī)劃。將智能檢索技術(shù)充分利用，把寬帶高速網(wǎng)作為傳輸通道，使用a戶享有各種形式的多媒體信息。這樣就使得館藏實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，當(dāng)然還要關(guān)注與館藏信息資源的形成、整理、存儲、檢索、傳遞、保管等操作流程。

三、結(jié)束語

總之，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、社會的進(jìn)步，實(shí)現(xiàn)資源共享將成為人們共同的需求。而圖書情報(bào)資料和檔案的共同管理，是促成資源共享的最佳途徑，也是提高信息資源管理效率，加進(jìn)資源優(yōu)化整合的有效手段。當(dāng)前，仍處于初級階段的圖書情報(bào)資料和檔案的共同管理，在制度和管理方法依舊不夠完善。所以，加強(qiáng)三者共同管理的理論建設(shè)，依據(jù)實(shí)際實(shí)現(xiàn)效率管理，加強(qiáng)倉庫信息管理，采用靈活管理方式，提高知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)意識，實(shí)現(xiàn)三者統(tǒng)一管理的發(fā)展是必要的發(fā)展過程。

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