新形勢下的水利工程檔案管理工作分析

叢麗

[摘 要]水利工程檔案管理工作在整個水利工程進(jìn)行的過程和前后都起到重要的作用，是輔助進(jìn)行工程質(zhì)量評定、工程驗(yàn)收或相關(guān)工作的重要資料。本文圍繞新形勢下水利工程檔案管理工作中暴露出來的檔案收集不完整、檔案信息化建設(shè)落后等一系列問題進(jìn)行探討，提出了針對性的改進(jìn)方案，為水利工程檔案管理工作的有效開展和水利工程的順利實(shí)施起到了借鑒和推動作用。

[關(guān)鍵詞]新形勢；水利工程；檔案管理工作

檔案管理工作對確保水利工程的順利實(shí)施有重要的意義，是水利工程建設(shè)前后及過程中各項(xiàng)資料的儲備、整理、更新、維護(hù)、保管等工作開展的必要途徑。出于保障水利工程科學(xué)、規(guī)范、合理、合法的建設(shè)推進(jìn)，必須要進(jìn)一步完善水利工程檔案管理的工作細(xì)節(jié)，做到客觀、公正、嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致，為水利工程建設(shè)和相關(guān)管理等提供詳盡的資料、數(shù)據(jù)等。

一、水利工程檔案管理工作存在的問題和不足

1、檔案資料整理不完整。水利工程建設(shè)中檔案資料收集整理不齊全的情況普遍存在。一方面是由于水利工程的周期性較長，關(guān)聯(lián)的單位、部門、人員特別多，檔案收集的工作量非常大；另一方面是由于參加水利工程建設(shè)的相關(guān)單位、部門負(fù)責(zé)檔案收集整理和傳達(dá)的人員出現(xiàn)崗位變動或人事調(diào)整等，往往造成頭緒混亂、無人負(fù)責(zé)或多人負(fù)責(zé)的情況，相關(guān)檔案資料的收集整理不能完全接洽[1]。相關(guān)的檔案管理人員在整理檔案方面的經(jīng)驗(yàn)不足也是造成檔案資料不完整的原因之一，以為有很多參建企業(yè)負(fù)責(zé)檔案推送的人員并非專業(yè)的檔案管理人員，而是企業(yè)的文職人員或辦公室人員等，對專業(yè)的檔案資料整理工作不適應(yīng)。

2、檔案管理的制度有所欠缺。水利檔案管理工作中制度不健全、監(jiān)督管理體系欠缺的情況普遍存在。當(dāng)管理人員向各方收集檔案資料的時候，往往缺乏有效的制度規(guī)范，導(dǎo)致對方口頭答應(yīng)卻無人監(jiān)督落實(shí)，影響了檔案收集整理的效率。由于檔案管理工作沒有專門的負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督，工作人員只能做到自己遵守制度，卻無法要求相關(guān)參加單位也遵守相關(guān)規(guī)章制度，這就大大弱化了檔案管理制度的有效性，成為空頭文件。

3、檔案管理人員的專業(yè)性不高。檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的學(xué)科，并非簡單的收集資料并存放那么簡單。然而在水利工程檔案管理工作中會發(fā)現(xiàn)有部分人員并非專業(yè)的檔案管理工作者，而是辦公室文職工作者充當(dāng)。這樣就使得整個檔案管理工作比較混亂，容易在具體細(xì)節(jié)上出現(xiàn)問題，比如檔案分類不清楚、檔案資料混淆、檔案資料丟失或不全等，對檔案管理工作的有效性造成不良影響。

4、檔案管理信息化遲滯落后。以信息化技術(shù)為基礎(chǔ)的檔案管理是傳統(tǒng)檔案管理工作的一大弱項(xiàng)。包括信息檔案管理庫的設(shè)計研發(fā)和應(yīng)用、紙質(zhì)檔案資料的錄入、檔案信息的篩查和調(diào)用以及安全防范等工作都不到位。

二、水利工程檔案管理工作的改進(jìn)建議

1、強(qiáng)化檔案資料的監(jiān)督管理，保證檔案收集到位。水利工程監(jiān)督管理部門和責(zé)任單位要建立更加完善的檔案管理制度，敦促各個參建單位完全按照標(biāo)準(zhǔn)提供檔案資料，交付指定的部門或人員進(jìn)行檔案資料的收發(fā)管理。要強(qiáng)化檔案資料管理程序的監(jiān)督審查，下發(fā)規(guī)范的檔案資料整理辦法，對檔案的格式、分類等提出更加明確、細(xì)化的要求，敦促所有單位、部門嚴(yán)格落實(shí)。對檔案資料提交不積極、不合格等情況進(jìn)行嚴(yán)肅處理，實(shí)行檔案資料管理責(zé)任制和對口負(fù)責(zé)，保障檔案資料管理工作的有序開展。

2、做好檔案管理人員的資質(zhì)考核與培訓(xùn)。檔案管理人員的素質(zhì)不高、專業(yè)性不強(qiáng)是制約檔案管理工作有效性的重要因素。要做好檔案管理人員的資質(zhì)考核與培訓(xùn)；一方面加大專業(yè)檔案管理人員的引進(jìn)聘用；另一方面做好現(xiàn)有檔案管理工作人員的培訓(xùn)，在檔案資料的分類管理、檔案資料的安全保護(hù)意識、檔案資料的制度規(guī)范、檔案信息化建設(shè)等方面提升素質(zhì)和水平，為檔案管理工作的進(jìn)一步升級改善打下基礎(chǔ)，創(chuàng)造條件。對于在檔案管理工作中屢次出現(xiàn)過失、態(tài)度表現(xiàn)不積極的管理人員應(yīng)當(dāng)及時糾正或辭退，避免檔案管理工作受到干擾和負(fù)面影響。

3、進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。檔案管理的信息化是傳統(tǒng)檔案管理工作的有效輔助，對于提高檔案管理效率，降低檔案管理工作量，保障檔案資料的安全有效等都有重要意義。要強(qiáng)化檔案管理的信息化建設(shè)，從網(wǎng)站建設(shè)、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、終端開發(fā)、網(wǎng)站安全防護(hù)、檔案調(diào)閱和檢索等功能的開發(fā)等方面入手，建立完善的檔案管理信息渠道[2]。此外，要根據(jù)檔案信息化管理的特點(diǎn)制定相關(guān)的規(guī)章制度，避免存在任意瀏覽或刪改檔案資料的情況出現(xiàn)。

4、提高檔案資料的利用率。傳統(tǒng)的檔案資料管理普遍是以封閉管理為主，除非遇到工程糾紛、監(jiān)管、調(diào)閱等需要，一般不開放檔案的瀏覽權(quán)限，也沒有實(shí)現(xiàn)對檔案資料的有效利用。其實(shí)，完整的詳盡的檔案資料對于企業(yè)擴(kuò)展業(yè)務(wù)渠道、尋找優(yōu)秀的工程建設(shè)合作伙伴、探尋好的工程施工方案或?qū)ふ覂?yōu)秀的工程案例等都有重要意義。逐步提高檔案資料的利用率，是企業(yè)不斷完善、發(fā)展的重要支撐，也是檔案管理工作未來發(fā)展的一個重點(diǎn)職能和方向。

三、總結(jié)

水利工程檔案管理工作目前還存在很多問題，對檔案管理工作的有效開展和水利工程建設(shè)等工作都造成了一定的不利影響。隨著時代發(fā)展和科技的進(jìn)步，檔案資料管理工作也迫切需要進(jìn)行完善和升級。做好檔案資料管理的制度化、規(guī)范化、信息化、專業(yè)化建設(shè)，做好檔案資料的開發(fā)利用，對水利工程建設(shè)有重要意義，是檔案管理工作者努力的方向。

參考文獻(xiàn)：

[1]馬進(jìn)江.淺談我國水利工程檔案管理存在的問題與解決措施[J].無線互聯(lián)科技.2014（04）

[2]趙洋.農(nóng)場檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施中的問題解析[J].科技致富向?qū)?2014（09）