干部人事檔案管理和利用存在的主要問題及對策分析

文/常州機(jī)電職業(yè)技術(shù)學(xué)院 陸冬梅

干部人事檔案管理和利用存在的主要問題及對策分析

文/常州機(jī)電職業(yè)技術(shù)學(xué)院 陸冬梅

【摘要】本文針對目前干部人事檔案管理和利用存在的主要問題進(jìn)行了分析討論,并在此基礎(chǔ)上提出相應(yīng)的解決對策,從而促進(jìn)我國干部人事檔案工作的順利開展。

【關(guān)鍵詞】干部人事檔案；管理和利用；主要問題；分析

干部人事檔案對干部的個(gè)人信息、經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)等進(jìn)行了如實(shí)的記載,是選拔干部人才、組織人事歷史的重要參考依據(jù)。在人事的管理工作中，干部人事檔案館里可以為其提供決策性的依據(jù)。因此解決好干部人事檔案管理和利用中的主要問題是當(dāng)前檔案管理工作的主要內(nèi)容之一。

一、目前干部人事檔案管理和利用存在的主要問題

(一)對人事檔案管理工作認(rèn)識不足。有些領(lǐng)導(dǎo)對于干部人事檔案工作的認(rèn)識不足,沒有正確認(rèn)識到其存在的重要性,從而使得在基礎(chǔ)建設(shè)、人員配置以及日常的管理過程中不重視,導(dǎo)致了干部人事檔案管理工作與主要業(yè)務(wù)工作的步伐不一致。

(二)工作人員的素質(zhì)不高。有些單位在干部人事檔案管理人員的設(shè)置上,根本沒有充分考慮管理人員的專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)能力,認(rèn)為檔案管理只是一項(xiàng)簡單的工作,從而沒有把管理人才安排到檔案管理的崗位上,導(dǎo)致干部人事檔案管理的工作人員素質(zhì)不高,具體表現(xiàn)為缺乏責(zé)任感，不具備扎實(shí)的管理專業(yè)知識，正是由于工作人員工作素質(zhì)上無法滿足工作的要求，其工作效果自然無法達(dá)到管理工作的要求。

(三)工作任務(wù)中與檔案管理人員之間的矛盾突出。在人員配置上面,目前很多單位的人事檔案管理崗位沒有安排足夠的人員去負(fù)責(zé)，而是由其他部門的人員兼職。同時(shí)由于人事工作的工作內(nèi)容比較多,除了負(fù)責(zé)檔案管理,還負(fù)責(zé)老干部管理和工資管理等,所以很難專心于檔案管理工作,從而導(dǎo)致了檔案管理水平不高,不能滿足現(xiàn)代化檔案管理工作的要求。

(四)基礎(chǔ)性建設(shè)缺乏規(guī)范性。有一部分單位不能夠?yàn)楦刹咳耸聶n案管理工作提供相應(yīng)的基礎(chǔ)性建設(shè),硬件設(shè)置根本就不健全，更談不上完善,各項(xiàng)管理制度不合理,辦公條件差等,從而在最大程度上限制了干部人事檔案管理質(zhì)量的提高。

(五)檔案的交接手續(xù)比較混亂。一些單位的領(lǐng)導(dǎo)并不重視檔案交接工作環(huán)節(jié)，沒有制定專門的制度和安排人員對其進(jìn)行監(jiān)管。老檔案管理人員離開與新檔案管理人員上崗的過程中,交接手續(xù)辦理得不夠嚴(yán)密和規(guī)范。移交程序沒有按照規(guī)章制度辦事,監(jiān)督工作也沒有盡到監(jiān)督的職責(zé),一旦檔案出現(xiàn)問題的時(shí)候,便會(huì)出現(xiàn)職責(zé)不明、界限不清的現(xiàn)象,從而使得檔案容易被損壞和丟失。

二、解決干部人事檔案管理和利用中主要問題的對策

（一）提高單位領(lǐng)導(dǎo)對干部人事檔案管理的認(rèn)識。首先，單位的領(lǐng)導(dǎo)要重視工作制度的建設(shè)。其次，人事檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)主動(dòng)向單位領(lǐng)導(dǎo)介紹有關(guān)人事檔案管理的重要性，以增進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作的了解，從而讓領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到人事檔案管理工作的重要性，并采取相關(guān)的措施支持工作。最后，可以不定期地同周圍或相關(guān)的單位開展人事檔案管理的交流活動(dòng)，以促進(jìn)各單位間經(jīng)驗(yàn)以及工作制度等的協(xié)同進(jìn)行，同時(shí)也有利于發(fā)現(xiàn)本單位人事檔案管理上存在的不足，從而改進(jìn)。

（二）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高人員素質(zhì)。首先，在聘用檔案管理人員時(shí)，要選用黨性高、責(zé)任心強(qiáng)且忠于崗位的人。其次，要不斷加強(qiáng)對人事檔案管理人員職業(yè)技能和專業(yè)素養(yǎng)的培訓(xùn)，如開展崗前培訓(xùn)，定期進(jìn)行在崗培訓(xùn)，開展知識競賽，從而更新檔案管理人員的管理知識和理論。最后，要給予人事檔案管理工作適當(dāng)?shù)恼邇A斜，以保證檔案管理人員待遇的合理性，從而將檔案管理人員留在工作崗位上，最大化地發(fā)揮出人事檔案在黨建、經(jīng)濟(jì)發(fā)展及干部管理工作中的作用。

（三）切實(shí)抓好檔案管理的基礎(chǔ)性工作。人事檔案管理工作要想在質(zhì)量上有所提高，就需切實(shí)抓好檔案管理的基礎(chǔ)性工作。一是建立一套完善的檔案管理制度，為檔案工作提供制度保障。二是加強(qiáng)對干部人事檔案材料的收集，以保證歸檔材料的完整、對象明確和真實(shí)性。

(四)提高干部人事檔案的安全性和完整性。檔案管理人員在審核檔案資料的過程中需要做好收集工作,確保檔案的真實(shí)性,從而為干部的選拔和任用提供參考資料,堅(jiān)決拒絕檔案虛假材料的出現(xiàn)。同時(shí)還需要加強(qiáng)干部人事檔案的保密性,堅(jiān)守職責(zé),嚴(yán)格按照相關(guān)的制度要求,做好保密工作,防止檔案材料出現(xiàn)泄露問題。盡力做到檔案不損壞、不丟失。

(五)加強(qiáng)干部人事檔案管理的現(xiàn)代化水平。隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展,計(jì)算機(jī)的廣泛運(yùn)用,各個(gè)單位的干部人事檔案管理工作也應(yīng)該根據(jù)新形勢的發(fā)展趨勢,提高干部人事檔案管理的現(xiàn)代化水平,利用現(xiàn)代先進(jìn)的管理技術(shù)對檔案工作進(jìn)行動(dòng)態(tài)地管理；利用計(jì)算機(jī)技術(shù),將干部檔案資料全部輸入電腦,從而提高檔案的信息化和數(shù)據(jù)化,為人事檔案工作的查閱、統(tǒng)計(jì)等工作提供極大的方便。

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