試論檔案資料管理存在的問題及對策

文/云南省昭通市檔案館 夏會

試論檔案資料管理存在的問題及對策

文/云南省昭通市檔案館 夏會

【摘要】當(dāng)前檔案資料管理中還存在著一系列的問題，嚴(yán)重影響了檔案資料管理的水平?；诖?，本文首先分析了當(dāng)前檔案資料管理存在的問題，然后再根據(jù)實際問題提出相應(yīng)的解決對策。

【關(guān)鍵詞】檔案資料；管理；對策

檔案資料管理的準(zhǔn)確性、保密性和完整性，關(guān)系著個人、企業(yè)和國家的可持續(xù)發(fā)展，所以需要不斷強化檔案資料管理，有效提升檔案資料管理水平，以便更好地為個人、企業(yè)和國家發(fā)展服務(wù)。

一、當(dāng)前檔案資料管理存在的問題

（一）仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，工作效率低下。目前，由于檔案館管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)較低，在檔案管理過程中仍然采用傳統(tǒng)的管理模式。隨著社會不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不適應(yīng)新環(huán)境發(fā)展的需要，比如說檔案管理者計算機的應(yīng)用水平還比較低，這樣則嚴(yán)重制約著檔案管理的工作效率；一些不規(guī)范的操作流程也嚴(yán)重影響著檔案管理質(zhì)量。由于檔案管理涉及的單位較多，檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)也沒有統(tǒng)一界定，這就造成了檔案在歸檔的過程中出現(xiàn)質(zhì)量和內(nèi)容不統(tǒng)一的現(xiàn)象，正是這些現(xiàn)象給檔案館增加了壓力。

（二）檔案管理缺乏科學(xué)和系統(tǒng)性，檔案資料利用率低。目前，在一些檔案資料管理過程中，大部分檔案管理人員對檔案資料管理的重要性認識不到位，缺乏科學(xué)和系統(tǒng)的管理規(guī)定，從而無法將檔案管理職責(zé)落實到個人，嚴(yán)重影響了檔案管理的水平。同時，當(dāng)前檔案館工作人員流動性較大，這樣很容易造成檔案資料歸檔不清楚，甚至出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了檔案資料的利用率。

（三）檔案資料管理保密性較低，影響了檔案資源的共享。在當(dāng)前檔案管理過程中，其資料管理形式不固定，這樣便直接降低了檔案管理的保密性，容易遭受侵入。同時，電子檔案資料信息被人們惡意改動的可能性比紙質(zhì)檔案資料管理的可能性要大，從而導(dǎo)致電子信息化檔案管理人員很難察覺到文書檔案管理資料內(nèi)容的變化現(xiàn)象。同時，檔案信息在收集的過程中來源于不同的單位，這就需要檔案管理人員分別對信息進行統(tǒng)計，這樣在統(tǒng)計的過程中便會影響到檔案資料的保密性。然而，如果為了確保檔案資料信息的保密性，而不將信息共享出來，又會在一定程度上影響到檔案信息的利用效率。

二、完善檔案資料管理的對策

（一）加強檔案信息化管理技術(shù)建設(shè)，促使檔案管理更加準(zhǔn)確。在現(xiàn)代社會經(jīng)濟快速提高的背景下，越來越多的人們認識到了檔案管理資料利用的重要性，從而推動了檔案管理工作的發(fā)展。同時，在現(xiàn)代信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，可以適當(dāng)增加信息化檔案管理資源的投入，加強檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，切實做好檔案管理的基礎(chǔ)工作。其中主要從以下幾個方面入手：其一是改善檔案庫房條件，加強對檔案進行合理的分類和處理。其二是如配備圖文影像掃描、數(shù)字音像制作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、微縮系統(tǒng)等，充實信息化檔案管理的硬件建設(shè)。其三是各個檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)自身的實際情況，建立健全檔案管理工作體系，在標(biāo)識、描述、存儲、查詢、交換、管理、使用和檢索等各個方面建立檔案資源管理的先進信息技術(shù)，在檔案收集、整理、歸檔、上網(wǎng)和檔案系統(tǒng)建設(shè)等各個環(huán)節(jié)加強有效管理，促使檔案信息管理能夠更加規(guī)范科學(xué)。

（二）深入認識檔案管理的重要性，不斷創(chuàng)新檔案管理理念。在社會快速發(fā)展的背景下，檔案堅持實行規(guī)范化管理便成為了非常重要的內(nèi)容。因此，作為檔案管理工作人員需要深化認識檔案管理的重要性，同時，各個檔案管理單位應(yīng)該根據(jù)檔案管理工作各個方面的實際情況，不斷創(chuàng)新檔案管理理念。實行統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)和立卷整理方法進行檔案管理，為檔案管理資料的安全性奠定較強的基礎(chǔ)。同時，檔案管理人員應(yīng)該不斷創(chuàng)新檔案管理理念，采用先進的檔案管理理念來應(yīng)對新形勢下檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，從而有效提高檔案管理工作水平。

（三）制定科學(xué)合理的管理機制，提高工作人員的工作積極性。在當(dāng)前檔案的管理過程中，管理水平的提升不僅需要人力、物力方面的支持，同時還需要科學(xué)合理的管理機制作保障。在當(dāng)前檔案管理工作逐漸實現(xiàn)自動化和信息化的環(huán)境下，同時也對檔案管理工作的效率性和準(zhǔn)確性提出了更高的要求。在檔案管理的過程中，科學(xué)合理的管理機制是做好檔案管理的重要保障。在通常情況下，大部分檔案管理工作人員認為自身的責(zé)任就是檔案資料的搜集和整理，就算領(lǐng)導(dǎo)提出了要求，也是被動地完成任務(wù)，很少對檔案管理的工作方式進行研究和創(chuàng)新。因此，檔案管理單位應(yīng)該根據(jù)實際情況，構(gòu)建科學(xué)的檔案管理機制，有效提高相關(guān)工作人員的工作積極性。同時，通過應(yīng)用管理機制來提高工作人員的工作責(zé)任心，讓其全身心地投入到檔案管理工作中。其中可以通過以下幾種方式：選評先進的檔案管理工作人員、檔案管理考核成績與工資待遇有效結(jié)合起來等。因此，要想完善檔案管理機制，還需要加強檔案管理內(nèi)部之間的聯(lián)系，以便檔案信息更好地為社會的發(fā)展服務(wù)。

參考文獻：

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